11 اختراق مجاني للبريد الإلكتروني لزيادة كفاءتك

إذا كنت مثلي ، فإن جزءًا كبيرًا من يوم عملك هو غربلة صندوق الوارد الخاص بك ، وإرسال رسائل البريد الإلكتروني إلى البريد غير الهام ، والرد على رسائل البريد الإلكتروني الحساسة للوقت.

يجب أن يكون لديك بعض تمكين السيطرة عليه؟ لقد حصلنا على عمليات اختراق للبريد الإلكتروني بدون تكلفة والتي ستمكنك من التحكم بشكل أفضل في صندوق الوارد الخاص بك حتى تتمكن من استهداف الأشياء الأساسية.

11 مجرّد بريد إلكتروني مجاني تمامًا لزيادة إنتاجيتك

1. قم بتحويل إخطاراتك أو إيقاف رسائل البريد الإلكتروني مؤقتًا.

بخلاف وسائل التواصل الاجتماعي ، يعد البريد الإلكتروني هو المكان الذي يغمره معظم الناس بالإشعارات. يمكن أن يكون هذا مجرد واحد من أهم العوائق للكفاءة مع الأخذ في الاعتبار أن وعيك يظل منجذبًا إلى أماكن أخرى.

حل؟ قم فقط بتحويل إشعارات البريد الإلكتروني للتركيز على مسؤولياتك الأكثر إلحاحًا. ومع ذلك ، فمن الأفضل بكثير ، أنه يمكنك إيقاف رسائل البريد الإلكتروني الواردة مؤقتًا حتى من الظهور في صندوق الوارد الخاص بك - إذا سمحت شركة البريد الإلكتروني الخاصة بك بذلك.

المورد البياني

يمكن للأشخاص في Outlook إيقاف الإشعارات مؤقتًا كنتيجة لتطبيق Boomerang وإلغاء الإيقاف المؤقت عندما يكونون مستعدين للتعامل معها.

2. أوقات الحظر لتقييم دفعة البريد الإلكتروني.

يمكن أن يأتي البريد الإلكتروني في عدة ساعات من يوم العمل ، وإذا كنت تعمل مع طاقم غير متزامن ، فلا توجد ساعات خارج.

لذلك ، كبديل للفحص المستمر لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك والرد على كل شخص كما سيأتي ، ضع جانباً فترات زمنية خلال يومك لتقييمها.

يمكن أن يكون هذا في الصباح الباكر أو في وقت متأخر بعد الظهر أو في أي وقت تتوقع فيه بعض الوقت.

اقتراح احترافي: بمجرد تحديد مجموعة الوقت هذه ، قم بإدراجها في التقويم الخاص بك للبقاء بعيدًا عن التعارضات مع أنشطة التشغيل الأخرى.

3. توليد القوالب.

أنت تعرف كيف تحتوي مواقع الويب على أقسام الأسئلة الشائعة؟ في المهن ذات الخبرة لدينا ، عادة ما ننقل نفس التفاصيل أكثر وأكثر إلى عملائنا وزملائنا وأصحاب المصلحة.

لجعل هذا الأمر أسهل قليلاً ، قم بإنشاء قوالب لتجنب البدء من نقطة الصفر في كل مرة تقوم فيها بصياغة رسالة بريد إلكتروني.

ستعتمد القوالب الخاصة بك بشكل أساسي على الاستعلامات التي تتلقاها بشكل متكرر ، والعبارات التي تستخدمها كثيرًا ، والرسائل التي تشاركها أكثر من غيرها. اشياء مثل:

• رسائل البريد الإلكتروني الباردة
• عمليات إعادة التوجيه إلى مجموعات أخرى
• إخطارات الفريق الأسبوعية
• مفهوم OOO

لإعداد هذا في Gmail ، انتقل إلى الإعدادات الخاصة بك ، وانقر فوق علامة التبويب متطورة ، وانقر فوق "تمكين" للوصول إلى جزء القوالب.

4. إنتاج المجلدات.

الأعمال هي أهم شيء للإنتاجية وغالبًا ما تقع رسائل البريد الإلكتروني في الخلف مرة أخرى. المفارقة هي أنهم من المحتمل أن يحتفظوا ببعض المعلومات الأكثر أهمية التي نستخدمها في يوم عملنا.

لن يؤدي إنشاء مجلدات داخل بريدك الإلكتروني إلى تسهيل الوصول إلى العناصر فحسب ، بل سيسهل أيضًا إدارتها عند تحديد أولويات رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك.

للمناسبة ، يمكنك عمل فئات من خلال:

• الأولوية (على سبيل المثال ، اتخاذ إجراء ضروري ، إعلامي)
• تعمل (مثل الموارد البشرية والشؤون المالية والتغطية التأمينية)
• المجموعات (مثل الإدارة والخبرات المباشرة والزملاء وما إلى ذلك)

5. تصفية رسائل البريد الإلكتروني الواردة.

لماذا النوع عن طريق رسائل البريد الإلكتروني بينما يمكنك جعل مزود البريد الإلكتروني الخاص بك يفعل ذلك نيابة عنك ميكانيكيًا؟

تتيح لك سمة عامل التصفية - التي يمكن الحصول عليها عبر معظم موردي البريد الإلكتروني - فرز رسائل البريد الإلكتروني وحذفها ووضع علامة عليها وإعادة توجيهها.

يمكنك القيام بذلك بتطبيق المعلومات التالية:

• عناوين البريد الإلكتروني
• كلمات وعبارات و / أو عبارات
• سطر الموضوع
• مرفق

في اللحظة التي تقوم فيها ببناء المرشح ، فإنك تحدد إجراء الامتثال التلقائي.

تتضمن حالات الاستخدام تضمين رسائل البريد الإلكتروني من الإدارة إلى مجلد معين ، وحذف البريد غير الهام ، ووضع علامة على التذكيرات كدراسة.

6. استخدم برنامج جدولة البريد الإلكتروني.

غائب هي أيام الاستيقاظ في الساعة 6 صباحًا فقط لإرسال بريد إلكتروني لا يمكنك إرساله بالبريد في الساعة 10 مساءً في المساء السابق عند كتابته.

يتيح لك بعض موفري خدمة البريد الإلكتروني تحديد موعد ووقت لتسليم البريد الإلكتروني الخاص بك حتى تتمكن من تأسيسه ونسيانه - بدون خوف.

إذا لم يكن لدى شركتك هذا الجانب ، ففكر في امتداد مثل Boomerang ، والذي يمكنك دمجه مع بريدك الإلكتروني لتخطيط البريد الإلكتروني.

7. تمكين وظيفة "إلغاء الإرسال".

كلنا نفعل ذلك: أرسل بريدًا إلكترونيًا ثم قم بإعادة القراءة الإجبارية للبريد الإلكتروني الذي تعيد فحصه الآن خمس مرات قبل إرسال JUST في الظروف - على الرغم من أنك لا تستطيع فعل أي شيء تقريبًا حيال ذلك. حتى الآن في نهاية المطاف.

يمكّنك Gmail وموردو البريد الإلكتروني الآخرون الآن من إلغاء إرسال بريد إلكتروني لبضع ثوانٍ بعد النقر فوق "إرسال" ، فقط في السيناريو الذي اكتشفت فيه زلة أو ببساطة غيرت طريقة تفكيرك.

اقتراح مؤيد: قم فقط بزيادة عدد المستلمين في اللحظة التي يكون فيها بريدك الإلكتروني جاهزًا للذهاب - وبهذه الطريقة ، لن تقوم بأي حال من الأحوال بتسليم بريد إلكتروني غير مكتمل مرة أخرى.

8. اختصارات الدراسة.

تتيح لك الاختصارات تجميع وظائف البريد الإلكتروني الخاصة بك بسرعة دون تخطي الغزو.

باستخدام اختصارات البريد الإلكتروني ، يمكنك:

• إنشاء بريد إلكتروني جديد.
• تضمين مستلمي نسخة ونسخة مخفية الوجهة.
• أدخل الروابط الواردة.
• افتح تلميحات إملائية.
• تنسيق النص بخط مائل وجريء وتسطير ومسافات بادئة ومحاذاة.
• أرشفة البريد الإلكتروني

وهذا على سبيل المثال لا الحصر. إذا كانت هناك وظيفة تستخدمها عادةً ، فمن المرجح أن يكون هناك اختصار للوصول إليك بنقرة واحدة معينة فقط أو بضغطة مفتاح.

من فئة ، ستختلف الاختصارات حسب الشركة والجهاز. لذا قبل البدء في استخدامها ، تأكد من أنك تستخدم الأفضل منها.

9. إلغاء الاشتراك.

إذا كان صندوق الوارد الخاص بك يشبه أي شيء تقريبًا ، فهناك بضعة آلاف من رسائل البريد الإلكتروني من النماذج التي نادرًا ما تتفاعل معها.

بينما يستغرق حذف رسائل البريد الإلكتروني هذه وقتًا طويلاً ، يمكنك البدء في التخلص من البريد الوارد الخاص بك عن طريق إلغاء الاشتراك من رسائل البريد الإلكتروني التي لم تقرأها تحت أي ظرف من الظروف. لسوء الحظ ، لا تحتوي جميع النماذج على تدفقات سير عمل فك الارتباط والتي ستخرجك بشكل روتيني من سجل القراءة.

في هذه الحالة ، سيتعين عليك إلغاء اشتراكك يدويًا بنفسك. صدقني ، سوف أشكرك على المدى الطويل.

10. احصل على ملحق المستعرض النحوي.

يقوم معظمنا بصياغة رسائل البريد الإلكتروني مباشرةً من مربع "المسودة الجديدة". من ناحية أخرى ، تأتي هذه الطريقة مع بعض المخاطر - خاصة الأخطاء الإملائية أو الصياغة المحرجة.

ستعمل تطبيقات مثل Grammarly كمدقق لغوي ، حيث ستكتشف أخطائك قبل ارتكابها. تتميز Grammarly أيضًا بخصائص أنيقة تنقل لك نغمة رسالتك وتقترح عبارات بديلة.

مع هذا الجهاز ، لن تضطر أبدًا إلى التأكيد على كيفية الصوت أو ما إذا كان هناك خطأ مطبعي مخفي. يتطلب الأمر كل التخمينات بحيث يمكنك التركيز فقط على الضغط على "إرسال".

11. إعطاء الأولوية لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك.

إذا كنت لا تزال تكافح من أجل التعامل مع الكمية الكبيرة من رسائل البريد الإلكتروني التي تحصل عليها ، فحاول اتباع هذه القاعدة الشائعة: إذا كان البريد الإلكتروني يتطلب استجابة ستختار دقيقتين أو أقل بكثير ، فتفاعل بسرعة.

إذا استغرق الأمر وقتًا أطول ، فاحتفظ به بعد ذلك. يهدف هذا التكتيك إلى مساعدتك على التخلص من الفوضى دون التغلب عليها.

يوجد لديك - عمليات اختراق البريد الإلكتروني المجانية التي ستساعدك في الحصول على صندوق الوارد الخاص بك أدناه تنظم وتحسن إنتاجيتك.

كن على علم بالمحرر: تم الكشف عن هذه المقالة في الأصل في أغسطس 2016 وتم تحديثها من أجل الشمول.