15+ مهارات تنظيمية يحتاجها كل قائد [+ طرق لتطويرها]

امتلاك مهارات تنظيمية يعني أنه يمكنك الوفاء بالمواعيد النهائية وأن تكون فعالاً في إدارة سير العمل. في الواقع ، يمكن أن تكون المهارات التنظيمية مرادفة لإدارة الطاقة والوقت في معظم الحالات.

كل هذه المهارات مهمة جدًا في مكان العمل ويريد أصحاب العمل المحتملون التأكد من أنه يمكنك البقاء على رأس الأمور.

في هذا المنشور ، سنتعمق في ماهية المهارات التنظيمية ، وأمثلة محددة لما تبدو عليه أثناء العمل ، وكيفية تطوير المهارات التنظيمية في مكان العمل.

تتعلق المهارات التنظيمية ببناء الهيكل وتعزيز الإنتاجية وتحديد أولويات المهام المناسبة في الوقت المناسب.

نقيض المهارات التنظيمية هو التسويف والفوضى وعدم الكفاءة وسوء التواصل.

تعني المهارات التنظيمية أنك قادر على الحفاظ على هدوئك أثناء الخروج بخطة مجدولة. كثير من الأشخاص ذوي المهارات التنظيمية الجيدة يقسمون المشاريع إلى أهداف أصغر حتى يسهل تحقيقها.

أهمية المهارات التنظيمية

المهارات التنظيمية مهمة في كل مجال من مجالات حياتك ولكن بشكل خاص في مكان العمل.

يرغب المديرون في معرفة أنه يمكنك التعامل مع مهامك والعمل بشكل مستقل. سيساعدك هذا في الحصول على الترقيات وبناء المراجع عند البحث عن فرص في المستقبل.

من منظور شخصي ، إذا لم يكن لديك خطة لكيفية إنجاز شيء ما ، فسيكون تحقيقه أصعب بكثير.

ستحتاج إلى توقع المدة التي ستستغرقها المهمة ، والموارد التي ستحتاجها لإكمال هذه المهمة ، ولديك الانضباط لتخصيص الوقت اللازم لإنهائها - وهذا هو المكان الذي تكون فيه المنظمة هي المفتاح.

أنواع المهارات التنظيمية

صناعة القرار

• تخطيط استراتيجي
• تحديد الأهداف
• حل المشاكل
• إنتاجية
• الجدولة
• تحليل البيانات
• التوقع
• إدارة الوقت

العمل بروح الفريق الواحد

• وفد
• تمرين
• تبادل الملاحظات
• المواعيد النهائية للاجتماع

الاتصالات

• الاستماع الفعال
• العطف
• فض النزاعات
• إقناع
• تقديم

أمثلة على المهارات التنظيمية في السيرة الذاتية

عندما تقوم بإدراج المهارات التنظيمية في سيرتك الذاتية ، قد تفكر في تقسيمها إلى مجموعات أكثر تحديدًا من المهارات. دعنا نتعمق في الأمثلة أدناه.

• الاتصالات
• إدارة الوقت
• وفد
• انتبه للتفاصيل
• صناعة القرار
• تخطيط استراتيجي
• تحديد الأهداف
• تفكير ابداعى
• حل المشاكل
• إنتاجية
• إدارة الأولويات
• العمل الجماعي / التعاون
• المواعيد النهائية
• الجدولة
• فض النزاعات
• إدارة المكاتب

1. امتلك التقويم الخاص بك.

أفضل طريقة لتطوير المهارات التنظيمية هي امتلاك التقويم الخاص بك. حدد الوقت الذي تحتاج فيه لإنجاز العمل. بعد ذلك ، ضع لنفسك جدولًا زمنيًا واقعيًا تلتزم به. من الصعب أن تظل منظمًا عندما تظهر اجتماعات عشوائية في التقويم الخاص بك.

بالإضافة إلى ذلك ، من المهم أن تعرف كيف تعمل بشكل أفضل. على سبيل المثال ، أود عقد اجتماعات متتالية لأنه من الصعب بالنسبة لي إنجاز العمل بزيادات مدتها 30 دقيقة بين الاجتماعات. أريد جميع اجتماعاتي في نفس الكتلة الزمنية ، حتى أتمكن من تحديد وقت العمل ثم وقت الاجتماع.

2. جعل قوائم المهام.

عندما يكون لديك الكثير في قائمة المهام الخاصة بك ، يمكنك عمل قوائم منفصلة لما يجب القيام به ومتى.

عادةً ما يكون لدي قائمة مهام جارية حيث سأضيف كل ما أحتاج إلى القيام به لهذا الأسبوع. بعد ذلك ، سأقسم ذلك إلى قوائم مهام يومية. يمكنك تنظيم قوائمك حسب المهام والاجتماعات والتذكيرات وما إلى ذلك.

نصيحة احترافية: ابدأ بكتابة جميع مهامك ثم رتبها حسب الأولوية حتى تعرف المهام التي يجب معالجتها أولاً.

3. اكتشف الأدوات التي ستساعدك.

كل شخص يعمل بشكل مختلف. لهذا السبب من المهم أن تعرف كيف تعمل بشكل أفضل.

هل تحب استخدام التقويم المادي أو التقويم الرقمي؟ بغض النظر ، ستحتاج إلى أدوات لمساعدتك على البقاء منظمًا. فيما يلي قائمة سريعة بالأدوات المادية والرقمية لمساعدتك على البدء.

الأدوات المادية

• مخطط
• تقويم
• المفكرة
• المجلدات
• المجلات

أدوات رقمية

4. التواصل مع فريقك.

هناك طريقة أخرى لتطوير المهارات التنظيمية وهي التواصل مع فريقك. لن يساعدك هذا في البقاء مسؤولاً فحسب ، بل سيمكن فريقك أيضًا من دعمك.

إذا كنت تعمل في مشروع مع عدة أشخاص ، فيمكنك توصيل التحديثات الخاصة بالجزء الخاص بك من المشروع عند حدوثها أو في نهاية اليوم. هذه طريقة رائعة لإبقاء الفريق منظمًا وفي المهمة.

5. ترتيب مساحة العمل الخاصة بك.

أخيرًا ، لكي تكون منظمًا حقًا ، يجب أن تكون مساحة عملك خالية من الفوضى.

بينما لا يحب الجميع الحفاظ على كل شيء نظيفًا ومرتبًا طوال الوقت ، فلا يزال يتعين عليك الاحتفاظ بالأشياء الضرورية فقط على مكتبك حتى لا تشتت انتباهك. سيساعد هذا الإنتاجية والتنظيم بشكل عام.

المهارات التنظيمية في العمل

الآن قد تتساءل ، "كيف يمكنني استخدام هذه المهارات التنظيمية في مكان العمل؟" و "كيف يمكنني إبراز هذه المهارات؟"

تتمثل الخطوة الأولى في سرد ​​هذه المهارات في سيرتك الذاتية عند التقدم للوظائف. بدلاً من قول "المهارات التنظيمية" ، ضع قائمة بمهارات معينة بناءً على الأنواع الموضحة أعلاه.

إذا كنت في مقابلة عمل ، ففكر في قصص وأمثلة عن كيفية بقائك منظمًا وكيف ساعدتك في حل مشكلة أو إكمال مشروع بنجاح. من المهم مناقشة كيفية جدولة وقتك وكيفية التعامل مع واجبات متعددة وكيفية تفويض المهام.

بينما قد لا يطرح صاحب العمل المحتمل أسئلة محددة حول المهارات التنظيمية ، يمكنك تسليط الضوء على هذه القصص في أسئلة مثل "ما هي نقاط قوتك؟" و "لماذا أنت مناسب تمامًا لهذا الدور؟"

بمجرد أن تعمل لصالح شركة ، يمكنك إبراز مهاراتك التنظيمية أثناء المشروعات أو الاجتماعات. إنها لفكرة جيدة أن تستخدم هذه المهارات كلما استطعت لأنها ستثير إعجاب رئيسك بالتأكيد وتساعدك على المضي قدمًا في حياتك المهنية.

لا تعني المهارات التنظيمية أنك تحتفظ بقوائم المهام فقط. هذا يعني أنك تدير وقتك بكفاءة ، وأنك منتج ، ويمكن أن تحل المشاكل ، وتفكر بشكل نقدي. لهذا السبب من المهم تطوير مهاراتك التنظيمية كلما استطعت.

ملاحظة المحرر: تم نشر هذا المنشور في الأصل في سبتمبر 2021 وتم تحديثه للشمول.