4 نصائح لتحسين كفاءة سير العمل في عملك

تعمل معظم المكاتب والشركات اليوم وفقًا لجدول زمني مدته ثماني ساعات. قد تعتقد أن هذا طويل بما يكفي لإنجاز جميع المهام التي يجب القيام بها في اليوم. ولكن ، عندما تتعمق في كيفية إنفاق تلك الساعات ، هل أنت متأكد من أن كل دقيقة تقضي بشكل منتج؟ أو ، هل هناك ساعات يتم إهدارها بسبب عدم كفاءة العمليات والأدوات والوظائف الأخرى لإنجاز العمل؟

في الوقت الحاضر ، تتعرض الشركات لضغوط كبيرة للقيام بالمزيد ، وتقديم المزيد ، وإنتاج المزيد في نفس العدد من الساعات. تزداد التكنولوجيا تقدمًا أكثر فأكثر ، وهناك توقع للشركات لاستخدام جميع الموارد المتاحة لمصلحتها لتحسين كفاءة سير العمل. يعود الأمر لعملك للبحث عن الأدوات الضرورية وقراءة المصادر ، مثل مخطط مقارنة CRM ، حتى تتمكن من تشكيل القرارات الصحيحة في أتمتة سير العمل الخاص بك. عندما يتم تحقيق ذلك ، سيكون عملك قادرًا على التخلي عن أي مضيعة في العمل ، مثل زيادة إنتاجية عملك وربحيته لاحقًا أيضًا.

في هذه المقالة ، سيكون لديك أربعة من أفضل النصائح حول كيفية تحسين كفاءة سير العمل بشكل عام في عملك. لذا ، واصل القراءة!

1. تعرف على كيفية تحديد أولويات المهام

أحد الأشياء التي قد تضر بسير عملك العام هو عندما لا تعرف كيفية تحديد أولويات مهام معينة بشكل فعال عليك إنجازها. لا توجد قاعدة صارمة وسريعة وغير قابلة للتفاوض عندما يتعلق الأمر بتحديد أولويات المهام ، لأن القيام بذلك يختلف بناءً على ما يجب القيام به في اليوم والمواعيد النهائية الملحة.

ومع ذلك ، يبدأ التحدي في الظهور عندما تشعر أن كل شيء في قائمتك مهم لتحقيقه. كيف تعطي الأولوية لأحدهم على الآخر؟ هنا دليل:

ركز على أهم المهام. اختر ، على الأكثر ، ثلاث مهام يجب عليك وضعها في أعلى قائمة الأولويات. يجب أن تنتهي هذه المهام الثلاث في الصباح عندما تكون عقليًا في أكثر مواسمك إنتاجية. بهذه الطريقة ، سيكون لديك "وقت فراغ" في فترة ما بعد الظهر لإنهاء أي شيء آخر في القائمة. بعد ذلك ، ابدأ نفس الدورة مرة أخرى في اليوم التالي الذي تقدم فيه للعمل.

تسليط الضوء على الأمور العاجلة ، حسب الموعد النهائي. من خلال هذا ، ستكون على يقين من أنك لن تفوت أي موعد نهائي وشيك من خلال العمل أولاً على تلك المهام مع الموعد النهائي الذي لا يزال بعيدًا جدًا.

ابدأ العمل مبكرًا. إذا كان بإمكانك جعلها تعمل قبل موعد الساعة المعتاد بـ 15 دقيقة على الأقل ، فهذا يحدث فرقًا كاملاً لإنجاز المزيد من الأشياء في الصباح. يمكن أن يسمح لك هذا الوقت غير المضطرب عندما لا يكون هناك الكثير من زملاء العمل حتى الآن بالتركيز أكثر على شيء تحتاج إلى إنجازه. نظرًا لأنك وصلت قبل 15 دقيقة ، فقد يسمح لك ذلك أيضًا بمغادرة مكان عملك قبل 15 دقيقة من أي شخص آخر.

عندما تفعل الاستراتيجيات المذكورة أعلاه ، قد تبدأ في إدراك التغييرات في عمليات عملك كما يمكنك الآن ، أخيرًا ، تحمل المزيد من الأشياء في اليوم.

2. تحليل العمليات الحالية الخاصة بك

قبل إجراء تغييرات في سير عمل عملك ، من المهم أيضًا تحليل عمليات سير العمل الحالية. هذا مهم حتى تكون على يقين من أن أي تغيير تقوم بتنفيذه في مكان عملك هو ما هو ضروري ليكون أكثر فعالية. عندما تقوم بهذه العملية ، يجب أن تشارك الجميع ، بما في ذلك موظفيك. من خلال القيام بذلك ، يمكنك الحصول على التعليقات الضرورية منهم لتحديد ما هو مناسب لهؤلاء الموظفين وما هو غير مناسب.

للتأكد من أن تحليل سير العمل الخاص بك سيظهر بشكل فعال لعملك ، ضع في اعتبارك الخطوات والاستراتيجيات التالية:

أتمتة سير العمل الخاص بك. بمجرد تحديد مناطق الألم في سير عملك والتي ما زلت تعمل بعناد يدويًا ، يجدر التفكير في أتمتة هذه ، إجراء واحد في كل مرة.

اكتشف بعض الاختناقات في سير عملك واستراتيجيتك. الاختناقات في سير عملك هي مجالات المشاكل التي تؤدي إلى إبطاء التدفق السلس للعمل. على سبيل المثال ، هل هناك خطوات تستغرق وقتًا أطول من غيرها حتى تنتهي؟ هل هناك قسم يكافح بشكل متكرر لإكمال نهاية العملية؟ تلك هي الاختناقات التي تحتاج إلى معالجة.

يفيد تحليل سير العمل عملك بعدة طرق ، مما يجعله ضروريًا للغاية بالنسبة لك. تشمل هذه الفوائد:

زيادة الكفاءة العامة في مكان عملك. يمكّن تحليل سير العمل عملك من إلقاء نظرة جديدة على كيفية إنجاز مهام معينة بحيث يمكن تحديد أوجه القصور هذه وتحديث التكنولوجيا المناسبة أيضًا.

إسعاد العملاء. يمكن أن تؤدي التغييرات التي يتم تنفيذها بواسطة تحليل سير العمل أيضًا إلى زيادة سعادة العملاء. عندما يتعين اتخاذ قرارات بشأن جوانب سير العمل التي تؤثر على العملاء ، يمكن أن يكون لديك أساس سير عمل قوي ، وبالتالي تحسين عمليات الأعمال.

رفع معنويات الموظفين. بالتأكيد ، لن يرغب أي موظف في أن يظل وراءه ما زال يستخدم العمليات القديمة عندما يتحول الموظفون في الشركات الأخرى بالفعل إلى أنظمة أكثر حداثة.

3. تعيين الموظفين المناسبين

قد يكون لديك بالفعل عملية توظيف شاملة. بعد ذلك ، استثمرت شركتك أيضًا في الأدوات المناسبة لإنجاز المهمة. لكن ، لاحظت أنه لا تزال هناك حركة بطيئة من أحد طرفي سير العمل إلى آخر. عندما يحدث هذا ، يمكن أن تكون المشكلة أنك تقوم بتعيين موظفين غير مناسبين للوظيفة ، مثل تعيين موظفين في قسم التسويق عندما لم تقم حتى بتدريبهم على التسويق الرقمي.

التعيين المناسب مهم جدًا لذا ستعرف على وجه اليقين أن كل موظف مناسب تمامًا للمنصب المعطى له. يمكنهم القيام بعمل جيد ، ببساطة لأن وظائفهم الوظيفية هي نقاط قوتهم. عندما يتم تحقيق ذلك ، يمكن أن يتمتع عملك باحتمالات أعلى للنجاح.

للتأكد من مطابقة الموظفين المناسبين لوظائف الوظيفة المناسبة ، إليك نصائح مجربة ومختبرة قد ترغب في التقدم لها:

تطوير توصيف وظيفي دقيق. هذا يعني أن توصيفاتك الوظيفية يجب أن تكون محددة للغاية قدر الإمكان. لن يؤدي ترك الأوصاف الوظيفية الغامضة إلا إلى خلق ثغرة تجعل الأمر أكثر صعوبة لشركتك لفك ما إذا كانت هذه الأوصاف الوظيفية قد تم الوفاء بها في الواقع أم لا.

ادعم نمو وموهبة كل عضو في فريقك. كلما كانت هناك فرص لكل عضو في فريقك للنمو ، استفد من هذه الفرص إلى أقصى حد. امنح موظفيك فرصة للنمو وصقل مهاراتهم عن طريق إرسالهم إلى تدريب وندوة مدفوعة من الشركة. قد تبدو هذه نفقات إضافية لشركتك ، لكن العوائد عندما تكون قادرة على العمل بشكل جيد وتحقيق المزيد لعملك تكون أكبر.

ضع مجموعة واضحة من الأهداف لكل مهمة بحيث يكون لدى كل موظف لديك فكرة عما يحتاج إلى إنجازه لكل مهمة. يؤدي تقسيم المسؤوليات إلى مهام أصغر إلى جعل العملية أكثر وضوحًا وانسيابية ، مما يمحو أي احتمال للمناطق الرمادية عندما يكون الموظفون غير متأكدين مما يجب عليهم تحقيقه لكل مهمة ، وكذلك يساعدهم على تحديد ما إذا كانوا يفعلون أم لا ، في الواقع ، يؤدي إلى نتائج.

4. إعطاء الأولوية لمشاركة الملفات والتوثيق

الملفات هي جزء لا يتجزأ من أي عمل. هناك مستندات يجب مشاركتها من أحد طرفي سير العمل إلى طرف آخر للتأكد من وجود تدفق ناجح للمعلومات. بغض النظر عن مدى جودة أو جودة جميع الجوانب الأخرى لسير عملك ، ستظل عاجزًا عن تحقيق أهدافك عندما لا يكون لفريقك أي خيار آخر سوى الوصول يدويًا إلى المستندات التي يحتاجون إليها.

يجب أن يكون أحد أهدافك لأتمتة كفاءة سير العمل لديك مرتبطًا بقضاء المزيد من الوقت في التحرك نحو تحقيق أهدافك بدلاً من إضاعة الوقت في البحث عن مستندات معينة كان من الممكن العثور عليها بسهولة.

مع وضع ذلك في الاعتبار ، إليك بعض النصائح التي يمكنك تطبيقها لضمان مشاركة الملفات بشكل آمن من خلال نظام آلي:

· اختر برنامج مشاركة الملفات الذي يسمح بالتشفير من طرف إلى طرف للتأكد من أن كلمات المرور والتدابير الأمنية الأخرى في مكانها الصحيح لتجنب أي بيانات وسرقة الهوية.

· قم بإجراء تدقيق منتظم للملفات حتى يتم تحديثك بشأن من يمكنه الوصول إلى ملفات معينة ومن يتحكم حاليًا في الملفات. تعد عملية تدقيق الملفات ضرورية أيضًا لإزالة الملفات غير المرغوب فيها بعيدًا عن نظام السحابة الخاص بك.

· اختر نظام مشاركة ملفات على مستوى الأعمال لأن الأنظمة من فئة المستهلك أكثر عرضة للتسريبات والخروقات والسرقة ، مع وجود تدابير أمان أقل في المكان. يمكّنك نظام مشاركة الملفات على مستوى الأعمال من الحصول على المزيد من عناصر التحكم في الأمان ، مثل عناصر التحكم في التوافق والرؤية ، من بين العديد من العناصر الأخرى.

· قم بتدريب فريقك وتثقيفه بشأن طرق مشاركة الملفات التلقائية المطبقة لأن برنامج مشاركة الملفات الخاص بك سيظل عديم الفائدة إذا لم يتم تحديث فريقك حتى فيما يتعلق بكيفية استخدام هذه الطرق بشكل مناسب ولصالح عملك.

خاتمة

تعمل النصائح المذكورة أعلاه بغض النظر عن نوع العمل الذي تعمل به وبغض النظر عن القسم الذي تنتمي إليه. عندما تأخذ كل قسم كجزء من اللغز بأكمله ، يمكن أن يتحسن عملك ويصبح أكثر إنتاجية. تعتبر عمليات سير العمل ضرورية لإنجاز الأمور ، والأمر متروك لك للتأكد من أن جميع عملياتك تساهم في زيادة احتمالية نجاح عملك. عندما تبدأ عمليات عملك في أن تصبح ساحقة ، فهذه إشارة انطلاق لك للتحرك وتعديل سير العمل الخاص بك لجعله أكثر انسيابية.