5 الرسوم التوضيحية خطة الباب المفتوح

سواء كانوا يواجهون صعوبة أم لا يريدون إصلاحها أو النصائح التي يعتقدون أنها ستعمل على إدخال تحسينات على الشركة أو تقديم أفضل للعملاء ، فإن الموظفين يريدون فقط أن تتم قراءتهم.

عندما لا تنتج حقًا خطًا مفتوحًا للتفاعل مع طاقمك ، فقد يشعرون بالإحباط حقًا ، ويرجع ذلك إلى عدم كفاية الروح المعنوية وفي النهاية يقلل من الإبداع. ناهيك عن أن القوى العاملة التي تشعر بالتقليل من شأنها أن تأخذ وقتها وقدراتها في أماكن أخرى على الأرجح.

لكن سياسة الباب المفتوح يمكن أن تساعد الموظفين على تقديم نصائح منعشة إلى الطاولة وتجعلك على دراية بالمخاوف الصغيرة قبل أن تصبح مشكلات كبيرة تؤثر على الجميع. إليك ما تتضمنه سياسة المدخل المفتوح ، وكيف يمكنك إنتاج واحدة منك ، وبعض الأمثلة على سياسات المدخل المفتوح قيد التنفيذ.

يجب أن يعزز معيار المكتب هذا التفاعل والثقة في مسار الشركة ، ولا ينبغي أن يقلق الموظفون من الانتقام إذا رفعوا المشكلات مع المؤسسة أو عملهم مع أي مشرفين. بدلاً من ذلك ، يجب أن يشعروا بالاستماع والدعم نتيجة تغطية المدخل المفتوح.

الجوانب الإيجابية لتغطية الباب المفتوح

هناك عدد غير قليل من الجوانب الإيجابية لحماية سياسة الباب المفتوح في المكتب. أولاً ، إنه يعزز محادثة أفضل بكثير في جميع أنحاء الشركة. كما سيساعد العمال على التحدث بآرائهم حول مخاوف المكتب في أقرب وقت ممكن ، مما يقلل من النزاعات.

يمكن أن تدعم التغطية المفتوحة للمدخل العمال يشعرون حقًا بمزيد من الدعم والتقدير من قبل الإدارة ، مما يعزز الروح المعنوية ويؤدي في النهاية إلى الإنتاجية. قد يؤدي ذلك إلى خفض معدلات الدوران.

في تحليل واحد عن صوت الموظفين ، اكتشف العلماء أنه في سلسلة مقاهي وطنية تضم أكثر من 7500 موظف و 335 مديرًا أساسيًا ، انخفض معدل الدوران بنسبة 32٪ ووفّر للشركة 1.6 مليون دولار لكل سنة تقويمية من خلال السماح للموظفين بالتعبير عن مخاوفهم .

لماذا يجب أن يكون لديك تغطية مفتوحة للمدخل

بدون الحاجة إلى تغطية الباب المفتوح ، قد يتمتع موظفوك بخبرة كبيرة في النزاعات المكتبية إذا لم يشعر الناس اليوم بالراحة في زيادة المشاكل عاجلاً وليس آجلاً.

ربما يبدأ بعض الموظفين في عزل أنفسهم إذا شعروا حقًا أنهم لا يستطيعون التحدث إلى المشرفين حول المفاهيم أو الاهتمامات. أخيرًا ، يمكن لهؤلاء الموظفين مغادرة المنظمة على أمل إيجاد مجتمع في مكان العمل أكثر شفافية وتواصلًا.

بالإضافة إلى ذلك ، بدون بيئة منفتحة وداعمة ، قد تفتقر إلى المفاهيم الرائعة التي تعزز الشركة إذا لم يشعر العمال أنه يمكنهم مشاركة أفكارهم معك.

عندما تكون جاهزًا للبدء في استخدام خطة مفتوحة في بيئة مكتبك ، التزم بهذه الإجراءات الخمسة لوضع الإجراءات التقليدية واتباعها عن طريق.

1. زدها إلى الدليل

لجعل سياسة فتح الباب رسميًا ، فأنت تريد إدراجه في دليل الشركة ، حتى يتمكن الموظفون من إلقاء نظرة عامة على الخطة في أي وقت. يضيف هذا أيضًا قدرًا أكبر من المساءلة للمشرفين للالتزام بالخطة.

2. ربط التوقعات

إذا كانت سياسة الباب المفتوح جديدة بالنسبة لموظفيك ، فعليك حقًا أن تصف ما هي ، وكيف تعمل ، وكيف ستبدو للقوى العاملة لديك.

على سبيل المثال ، تتمتع بعض الشركات بتغطية فعلية للباب المفتوح ، مما يعني أنه عندما يكون باب المدير مفتوحًا ، يمكن للقوى العاملة الدخول للتحدث. افحص كيفية أداء خطة فتح الباب ، حتى يشعر الموظفون بالراحة إذا احتاجوا إلى استخدامها.

3. تعيين الحدود

يعد إنشاء آثار مفتوحة ومباشرة للتواصل مع الإدارة أمرًا رائعًا ، ولكن بدون حدود ، يمكن أن يؤدي ذلك أيضًا إلى تقليل الكفاءة. ضع حدودًا تناسبك أنت وفريقك.

هل يمكن للعمال الحضور لاستكشاف المشكلات في أي وقت ، أو هل يجب عليهم إرسال بريد إلكتروني لك لإنشاء مؤتمر؟ بدلاً من ذلك ، يمكنك مشاركة مثيلات اليوم أو الأسبوع التي تعد الأفضل للقوى العاملة لإنهاء عملك ، بدلاً من تركها مفتوحة طوال الوقت ، مما قد يمنعك من القيام بعملك.

أيضًا ، انظر إلى حدود مسائل المناقشة. يجب أن يشعر الموظفون حقًا بالراحة في التحدث إلى الإدارة إذا كان هناك تعارض مع موظف آخر ، ولكن لا ينبغي أن يكون هذا وسيلة لزملائهم في الفريق للتحدث عن شخص معين أو تقويض الموظفين المشاركين.

4. الاستماع بنشاط إلى الموظفين

إذا جاء إليك موظف وهو يواجه صعوبة أو استراتيجية ، فتأكد تمامًا من أنك تستمع بنشاط إلى الموظفين. وإلا ، يمكن أن يحدث كما لو كنت لا تهتم أبدًا. هذا يعني التوقف عن كتابة وإرسال رسائل البريد الإلكتروني عندما يحاولون التواصل معك. بدلاً من ذلك ، ابقَ على اتصال بالعين ، واستفسر عن المخاوف ، واختتم الحوار بملخص لما تحدثت عنه.

5. معالجة المخاوف في اتجاه جيد التوقيت

تقول بعض أماكن العمل أن لديها تغطية مفتوحة ، ولكن عندما يعبر الموظفون عن مخاوفهم ، لم ينته أي شيء تقريبًا. امتثل لسياسة الانفتاح لديك من خلال معالجة المشكلات في أقرب وقت ممكن بعد أن يأتي الموظف إليك.

أمثلة على تغطية فتح الباب

العديد من المنظمات في مختلف القطاعات لديها سياسات فتح الباب لفرقهم. في هذه المقالة بعض الرسوم التوضيحية الرائدة للعديد من المنظمات التي تستخدم إجراءات فتح الباب لتعزيز الشفافية والتواصل والإنتاجية.

1. آي بي إم

تتمتع شركة IBM ، وهي شركة تقنية ضخمة تعمل في حوالي 170 دولة ، بتغطية مفتوحة لعدد من السنوات. يتيح للعمال الوصول إلى إدارة أكبر لاستكشاف المشكلات. كمرحلة إضافية من الأمان ، ستسمح IBM أيضًا للأفراد بالتحدث بسرية وإرسال القصص بالبريد عبر الهاتف المحمول أو البريد الإلكتروني أو حتى البريد العادي.

في دراسة أجريت على إحدى الشركات التابعة لشركة IBM في فرنسا ، وجد العلماء أن خطة الباب المفتوح الإضافية يتم توصيلها إلى العمال ، وكلما زاد شعور العاملين الذين يتمتعون بالثقة الذاتية في الخطة ، مثال على أن أي مكان عمل يجب أن يفكر فيه حقًا عند إنشائه خطة فتح الباب الخاصة بهم.

2. HP

HP ، وهي شركة تقنيات رئيسية أخرى ، لديها تغطية تدعو العمال لطرح القضايا بسرعة وتفتح التفاعل عبر جميع مراحل الشركة. كجزء من توقعاتها ، تلاحظ HP أن التفاعل المفتوح يجب أن يكون مكونًا من تكتيكات التنظيم اليومية لجميع العمال.

بقدر ما تذهب الحدود بشكل كبير ، يجب على الموظفين تقديم مخاوفهم أولاً ضمن سلسلة القيادة الخاصة بهم قبل نقلها إلى مكان عمل الأخلاقيات والامتثال. أخيرًا ، يجب أن يشعر الموظفون بالدفء في العطاء أو طلب الآراء الخالية من أي مخاوف من انتقام الإدارة أو زملاء العمل.

3. كيكا

Keka هي شركة برامج كشوف مرتبات الموارد البشرية تفخر وحدها بإنتاج شعور القوى العاملة بالأمان والسليم ، والدوافع ، والوفاء بوظائفهم. لذلك ليس من الصدمة أن المجموعة لديها سياسة فتح الباب الشخصية.

من أجل سياستها الحيازة ، توظف Keka الأبواب المفتوحة بشكل أساسي ومجازي ، مما يسمح للمجموعات بالتحدث بشكل عام بغض النظر عما إذا كان داخل الإنسان أو عمليًا. تنطبق خطة هذه الشركة على مختلف المستويات والإدارات في الشركة ، بحيث يمكن لأي فرد زيادة مشاكله في أي تجمع اجتماعي قابل للتطبيق.

تحدد السياسة بوضوح التوقعات والحدود للخطة ، بما في ذلك أنواع المجالات التي تعتبر مرتبطة بالمناقشة وكيفية إجراء مناقشة أكثر إنتاجية لحل المشكلات على الفور.

4. كلية سانت لويس

يتم تشجيع إرشادات الباب المفتوح في المؤسسات التعليمية الأفضل ، بعيدًا أيضًا. في جامعة سانت لويس ، تهدف التغطية المفتوحة إلى إنشاء طريقة غير رسمية لحل النزاعات تعد إضافة إلى التقنيات الأخرى لتقييم الموظفين وشكاوى الفريق.

تشير التغطية إلى أنه يمكن للموظفين إرسال مخاوف أو حلول أو مخاوف ، عادةً إلى مشرفهم السريع ، للحصول على إرشادات. إذا لم يحصل الموظفون على الدعم ، فإن التغطية توجه الموظفين للالتزام بسياسة شكاوى العمال الرسمية.

5. تحالف البيانات الصحية الشاملة ، Inc.

تنفذ The Wellbeing Facts Alliance، Inc. خطة مفتوحة للمدخل تم إعدادها لتعزيز مناخ عمل مفيد. في سياسة الباب المفتوح هذه ، هناك مخاوف محددة تم توضيحها وهي "تحديات الباب المفتوح" ، والتي تشمل ، "الحركة التأديبية ، تشغيل المهام ، تفسير أو تطبيق المبادئ التوجيهية والاستراتيجيات ، النقل والترقيات غير الإشرافية ، أو مشاكل العمل الأخرى."

لا يتم تضمين صعوبات أخرى ، مثل التقييمات أو النزاعات الخاصة.

يعد هذا أكثر من مجرد تغطية هجينة للمدخل المفتوح تتبع أيضًا سلسلة قياسية من الأوامر ، حيث يتم تشجيع الموظف على التحدث أولاً مع مشرفه المباشر. إذا كانت شكواهم تتعلق بمشرفهم ، فيمكنهم عندئذٍ الصعود في التسلسل القيادي إلى مدير المشرف.

على الرغم من حقيقة أنه يُنظر إليه على أنه طريق غير رسمي لحل المشكلات ، فإن هذه السياسة ستدلي بملاحظة حاسمة مفادها أنه يجب توثيق مشاكل فتح الباب بالكامل من أجل حل كل مشكلة على نحو أفضل.

تعزيز معنويات العاملين وثقتهم من خلال تغطية الباب المفتوح

إن مفتاح أي اتصال ناجح هو المحادثة ، وهذا ينطبق بلا شك على موظفي المكتب. إذا كنت تريد أن يشعر العاملون لديك بالدعم ، فيجب على المشرفين والمديرين التنفيذيين أن يأخذوا في الحسبان استخدام سياسة الباب المفتوح.

مع هذا المكتب النموذجي ، يمكن للموظفين إثارة مشاكل حول إجراءات الشركة ، أو تنفيذ الموظفين الآخرين ، أو سداد رواتبهم ، أو أي قضايا أخرى مماثلة للوظيفة. كما أنه يفتح الباب للأفراد لمشاركة استراتيجياتهم ، والتي يمكن أن تربح الشركة ككل من خلال كسب الأشياء التي تعمل بشكل أكثر نجاحًا أو تعزيز الإنتاجية.