5 نصائح لاختيار أفضل برامج إدارة المشاريع لعملك

إن امتلاك المشاريع ليس بالأمر الكبير ، ولكن إدارة كل شيء بكفاءة هو أمر مهم. وإذا شعرت يومًا ما أنك تفتقر إلى هذا المجال بطريقة ما ، فإن هذا الدليل مخصص لك! فكر بهذه الطريقة! لديك عدد كبير من المشاريع ، على سبيل المثال 11 ، في مجموعتك. لا عجب أنك تعمل بجد لإنجاز المشاريع ، لكنك غير قادر على إدارة كل ذلك في وقت واحد حيث تتعارض تواريخ تقديم التقارير أو المواعيد النهائية الأخرى. ثم كيف ستتكيف مع الأمر؟ هنا يأتي برنامج إدارة المشاريع كإنقاذ. لا شك في أن خطط مشروعك مثالية ، حتى التنفيذ متوافق تمامًا أيضًا ، ولكن بدون وجود برنامج إدارة مشروع مناسب ليس فقط الأفضل ولكنه يناسب احتياجات شركتك ، فهذا ضروري لتنفيذ مشروع ناجح. ولماذا لن يكون؟

واجهات سهلة الاستخدام

إنه برنامج إدارة المشروع ، الذي يساعد الفرق على إدارة العمل المنجز بكفاءة ، بغض النظر عن مكان أو كيفية عملهم. ومع ذلك ، فقد انفجرت العديد من حلول برامج إدارة المشاريع في السنوات الأخيرة. بالنسبة لأولئك غير المدركين ، تشتمل أدوات إدارة المشروع على واجهات مستخدم تم إنشاؤها لتحسين التعاون بين أعضاء الفريق وتقديم مجموعة متنوعة من إمكانات إعداد التقارير لإبقاء الجميع على اطلاع. هذا رائع بما فيه الكفاية! ولكنه يترك أيضًا سؤالًا مهمًا للغاية: "ما البرنامج المناسب لي أو لشركتي؟" سيؤثر اختيارك على كيفية إدارتك لعملك وكيفية تعاون فريقك وكيفية صياغة عملك والموافقة عليه. حسنًا ، لا داعي للذعر! النقاط أدناه سوف تساعدك. ولكن قبل ذلك ، دعونا أولاً نفهم ماهية البرنامج.

ما هو برنامج إدارة المشاريع؟

برنامج إدارة المشاريع هو أداة تمكّن الفرق من تطوير المشاريع من البداية إلى النهاية ، بما في ذلك إعداد الميزانية والتخطيط وإدارة المهام وتخصيص الموارد وتتبع التقدم والإبلاغ عنه والكثير من الوظائف الأخرى. تستخدم الشركات أدوات إدارة المشاريع لإكمال المشاريع وتسهيل تحقيق الأهداف والغايات بشكل أكثر فاعلية وكفاءة. إن أفضل برامج إدارة المشاريع المحملة بالأدوات تمكن الفريق من العمل معًا ومساعدتهم على تنظيم وتنسيق وتتبع العمل الضروري للتسليم مشروع ناجح من البداية حتى النهاية.

5 نقاط يجب مراعاتها أثناء اختيار أفضل برامج إدارة المشاريع

1. سهل الاستخدام (لا يستغرق وقتًا طويلاً للعمل عليه)

في البداية ، تحتاج إلى التأكد من أن أي برنامج تستثمر فيه سهل الفهم والاستخدام! ناهيك عن أن العديد من أدوات إدارة المشاريع معقدة للغاية ويحتاج المستخدمون إلى عدة أيام من التدريب للعمل عليها. أفضل منتج هو الوحيد الذي تجده غير معقد للعمل عليه ، والذي يناسب عملك أيضًا. تقدم العديد من الأدوات إصدارات تجريبية مجانية ، لذا ستعرف ما إذا كان ذلك هو الأفضل لك قبل الالتزام بشرائها.

2. يجعل من السهل إدارة المهام

إنها ميزة حيوية واحدة لا تمكنك فقط من سرد جميع المهام ولكن أيضًا تعيين أعضاء الفريق لكل منها. بهذه الطريقة ، يمكنك التركيز على أعلى التفضيلات وتحديد المواعيد النهائية ، بحيث يعرف الجميع بسهولة ما يجب القيام به ومن يقوم به. تمكّنك بعض أدوات إدارة المشروع من تقسيم المهام بطرق مرتبة. على سبيل المثال ، حسب الموارد ، والمهام ، ويوم الانتهاء ، والفئات ، وما إلى ذلك ، حتى تتمكن من العثور على المعلومات وتنظيمها بسرعة. للتأكد من انتهاء المهام في الوقت المحدد ، توجد ميزة في معظم الأدوات لإخطار عضو الفريق المسؤول عند اقتراب الموعد النهائي.

3. التواصل الجماعي الفعال

التواصل الفعال هو المفتاح لتسريع التعاون وضمان إنجاز المهام بخبرة. نظرًا لأن المزيد من الأشخاص يعملون عن بُعد أو يتم توزيعهم عبر المكاتب في مواقع مختلفة ، لا سيما في وقت الوباء ، أصبحت الحاجة إلى تبسيط الاتصال أكثر أهمية. ومن ثم ، باستخدام الأداة ، يتواصل جميع أعضاء الفريق مع بعضهم البعض بسرعة في الوقت الفعلي دون الحاجة إلى فرز كومة من رسائل البريد الإلكتروني. بالإضافة إلى ذلك ، للارتقاء بسرعة ، يمكن لأعضاء الفريق الآخرين إلقاء نظرة على سلسلة رسائل ، بدلاً من أن يقوم شخص ما بالبحث في مجلدات رسائل البريد الإلكتروني القديمة. هذا بلا شك يساعد على تسهيل التعاون والانتقال.

4. لوحات المعلومات المرئية

سواء باستخدام الرسوم البيانية أو المخططات أو المقاييس المرئية أو مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) ، تساعد لوحة المعلومات في إبقاء الجميع على اطلاع دائم بحالة المشروع ، مما يوفر عرضًا عالي المستوى لحالات المشروع مع فريق. تقدم هذه التقارير الرسومية أيضًا حالة المشروع لأصحاب المصلحة والجهات الراعية الذين قد لا يرغبون في عرض التفاصيل المعروضة في تقرير مكتوب.

5. واجهة المستخدم

ليس سراً أن الواجهة الرديئة المزدحمة قد تجعل من الصعب على فريقك العثور على ما يحتاجون إليه ، وقد تعيق أيضًا إنتاجية فريقك. لا تجعل الواجهة الواضحة والمبسطة والمهنية تجربة المستخدم أكثر إمتاعًا فحسب ، بل تساعد أيضًا أعضاء الفريق على التحمس لاستخدام البرنامج. إلى جانب ذلك ، تعد الواجهة عبر الإنترنت جيدة التصميم أيضًا أمرًا حيويًا إذا كنت تستخدم المكون المواجه للعميل من أداة الإدارة ، خاصة لاتصالات العميل. التصميم الاحترافي والمعاصر سيعزز صورة العلامة التجارية لشركتك. تقدم العديد من البرامج أيضًا واجهة مرئية فريدة يمكن تخصيصها وفقًا لاحتياجات شركتك ، مما يتيح لك جعل المعلومات أكثر وضوحًا وسهولة في إدارتها. ولا تنس أن هذا هو الغرض الحقيقي من وجود برنامج لإدارة المشاريع!

لماذا يعتبر Ayoa أفضل برنامج لإدارة المشاريع؟

بعد استخدام عدد قليل من المشاريع ، وجدت أن Ayoa هو الأفضل. يحتوي على جميع الأدوات التي تحتاجها لجعل إدارة كل جانب من جوانب مشاريعك أمرًا سهلاً. إلى جانب ذلك ، من البداية إلى النهاية ، يساعدك على تحقيق جميع العوامل مثل القيادة والتحفيز والتنظيم والإنتاجية والمزيد من خلال منحك مكانًا مخصصًا لجمع الأفكار وتخصيص المهام لأعضاء الفريق وتحديد المواعيد النهائية وتتبع التقدم لمشاريع متعددة.

بعض ميزاته التي أحبها أكثر هي:

• فريق سهل على متن الطائرة
• منصة واحدة لكل مشروع
• اجعل المشاريع أكثر تعاونًا
• تحديثات فورية على تقدم المهمة
• التواصل الجماعي المنتج
• وجهات نظر مختلفة لمشاريع مختلفة

الأهم من ذلك ، يمكنك البدء في العمل عليه مجانًا وقتما تشاء. فما تنتظرون؟ قفز في!