8 نصائح لكتابة بريد إلكتروني فعال ومقنع

هل سبق لك أن اضطررت إلى الترويج لنفسك لإرسال بريد إلكتروني؟ لأن نفس الشيء.

هناك شيء هائل في إرسال بريد إلكتروني لا تحصل عليه دائمًا مع أشكال الاتصال الأخرى. وإذا كنت تتحدث الإنجليزية بغير لغتك الأم ، فقد تبدو هذه المهمة أكثر صعوبة.

ستوفر هذه المقالة بعض النصائح المفيدة لمساعدتك على تحسين الجودة العامة لرسائل البريد الإلكتروني ، بغض النظر عن وجهة نظرك. بمجرد تطبيق هذه الاستراتيجيات البسيطة على كتاباتك ، يجب أن تكون قادرًا على إرسال رسائل بريد إلكتروني بثقة إلى أي شخص والتخلص من قلق ما بعد الإرسال.

هيا بنا نبدأ.

1. لديك سطر موضوع مقنع.

يمكن أن تؤدي سطور الموضوع إلى نجاح أو كسر بريدك الإلكتروني. غالبًا ما يكون هو العامل الحاسم بشأن ما إذا كان شخص ما سيفتح بريدك الإلكتروني.

لسوء الحظ ، يعاني الكثير من الناس من هذا الجزء.

الق نظرة على هذا المثال:

سطر الموضوع هذا (مثال من الحياة الواقعية بالمناسبة) غامض وغير مباشر ولا يلمح لي على الإطلاق إلى ماذا سيكون محتوى البريد الإلكتروني.

النتائج؟ قد أحذفها أو أتجاهلها تمامًا.

إليك خيار أفضل:

إنه وصفي ومحدد ويخبرني أن هذه مقدمة.

تعتبر سطور الموضوع مهمة بشكل خاص إذا كنت تتواصل مع شخص ما لأول مرة. لا يعرف المستلم من أنت ، ويمكنه الحكم عليك فقط من سطر الموضوع.

حتى إذا كنت ترسل رسائل بريد إلكتروني داخليًا في شركتك ، فلا يزال من المفيد كتابة سطر موضوع رائع حتى يكون لدى المستلم فكرة عما يمكن توقعه. مثل أي شخص مشغول ، يتلقى زملاؤك في الفريق الكثير من رسائل البريد الإلكتروني كل يوم ، وسوف يقدرون بالتأكيد الجهد الإضافي لسطر موضوع وصفي.

لذا ، كيف تكتب سطر موضوع جيد؟

كن واضحًا ومباشرًا وقم بوصف محتوى بريدك الإلكتروني. لا تخف من تناول سطر الموضوع بالكامل. فيما يلي بعض الأمثلة الجيدة لسطر الموضوع:

• [مطلوب اتخاذ إجراء] اجتماع التسويق الشهري
• لمعلوماتك / معلوماتية
• طلب [أدخل هنا]
• [تذكير] استكمال الاستطلاع | سيستغرق دقيقتين
• اقترح [الاسم] أن أتواصل معك
• سأكون في المدينة الثلاثاء المقبل - هل أنت متاح؟

إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا ترويجيًا ، فتجنب سطور الموضوع الخادعة مثل:

• يكرر:
• FWD:
• العاجلة
• تأكيد الطلب
• حالة الحساب

ليست هناك حاجة للجوء إلى الحيل الخادعة أو عناوين clickbait فقط للحث على الانفتاح. إنها تجعل المستلمين يشعرون بالخداع والخداع ، وفقًا لاستطلاع Litmus لعام 2019. ستفقد الثقة وقد ينتهي بك الأمر في بريدهم غير المهم نتيجة لذلك.

تريد ربط المشاعر الإيجابية ببريدك الإلكتروني ، وليس الغضب وخيبة الأمل.

2. ابدأ بتحية مناسبة.

لبدء البريد الإلكتروني ، يجب أن تبدأ بتحية مناسبة. هناك عنصران للتحية: التحية والجملة الافتتاحية.

التحية المناسبة تعتمد في الواقع على الموقف. إذا كنت تكتب بريدًا إلكترونيًا رسميًا إلى بنك أو مؤسسة حكومية ، فمن الأفضل أن تبدأ بـ "عزيزي [X]."

إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى شخص تعرفه ، أو تعمل في بيئة غير رسمية ، فمن الجيد تمامًا استخدام "مرحبًا [الاسم]" أو "مرحبًا [الاسم]."

هناك أيضًا "إلى من يهمه الأمر" ، عندما ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى بريد إلكتروني جماعي ولست متأكدًا من الذي سيقرأها.

هناك شيء واحد تريد تجنبه وهو استخدام مصطلحات جنسانية وغير شاملة مثل "مرحبًا يا شباب" و "السيد / السيدة / السيدة". في سلامتك.

لمساعدتك ، إليك قائمة التحية التي يمكنك فتحها في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك:

• عزيزي [الاسم الأول]
• [اسم]
• بعد الظهر صباح الخير
• أهلا بالفريق
• يا
• أهلاً

3. لديك جذب انتباه قوي.

حالما تنتهي من التحية ، حان الوقت لبدء بريدك الإلكتروني.

بينما يحدد سطر الموضوع ما إذا كان قد تم فتح بريدك الإلكتروني ، تحدد الجملة الافتتاحية ما إذا كان بريدك الإلكتروني سيُقرأ حتى النهاية.

إذا كانت مقدمة ، فيمكنك فتحها بشيء تعرف أنه سيثير اهتمام المستلم. يمكنك معرفة ذلك من خلال القليل من البحث في ملفات تعريف وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بهم. ربما قاموا بتغريد شيء مثير للاهتمام أو نشروا شيئًا مؤخرًا على LinkedIn يمكنك الرجوع إليه.

سيساعدك هذا في بناء علاقة وإظهار أنك لا ترسل بريدًا إلكترونيًا عامًا إلى عدة أشخاص.

بالطبع ، هذا ليس ضروريًا إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا لزميل أو شخص تعرفه ، ولكن لا يزال من المهم إنشاء نوع من السياق حتى يعرفوا ما يحدث.

مع زميل ، ابدأ بـ "لماذا".

لا أحد لديه الوقت (والصبر) لتخمين ماهية البريد الإلكتروني. كلما أسرعت في إجابتك على "السبب" ، زادت سرعة جذب انتباههم.

نصيحة سريعة: إذا كنت ترسل رسائل بريد إلكتروني للمبيعات وتحتاج إلى مصدر إلهام لما ستقوله بالضبط ، فقم بإلقاء نظرة على قوالب البريد الإلكتروني المجانية الخاصة بـ HubSpot . باستخدام هذه الأداة ، يمكنك الوصول إلى مكتبة من القوالب المضمنة المصممة لكل مرحلة من مراحل رحلة العميل.

4. اجعل رسالتك قصيرة وموجزة.

وفقًا لـ Statista ، نرسل ونستقبل ما يقرب من 319 مليار بريد إلكتروني يوميًا في جميع أنحاء العالم.

توضح هذه الإحصائية شيئًا واحدًا شديد الوضوح: نقضي الكثير من الوقت في قراءة رسائل البريد الإلكتروني. وبسبب هذا ، يقوم العديد من الأشخاص ببساطة بمسح رسائل البريد الإلكتروني للحصول على جوهر الرسالة والانتقال إلى الرسالة التالية.

مع وضع ذلك في الاعتبار ، فأنت تريد تحسين بريدك الإلكتروني من أجل سهولة القراءة والمسح الضوئي. سيبدو هذا كما يلي:

• جعل الفقرات قصيرة.
• مضيفا النقاط.
• استخدام المرئيات لتفريق النص.

بينما قد تشعر أنك بحاجة إلى إخبارهم بكل شيء في بريد إلكتروني واحد ، فلا تفعل ذلك.

لا أحد ينتظر بفارغ الصبر وصول مقال من ثلاث صفحات إلى بريده الوارد. فكر في الأمر بهذه الطريقة: ما هي النتيجة الرئيسية من بريدك الإلكتروني وهل هناك إجراء معين تريد أن يتخذه المستلم؟

من هناك ، قم بصياغة مسودة بريدك الإلكتروني وعندما تعيد قراءته ، تأكد من أن كل سطر تضيفه يساعدك على تحقيق هذا الهدف. إذا لم يكن كذلك ، قم بإزالته.

عندما تحتاج إلى تضمين الكثير من المعلومات في رسالة بريد إلكتروني ، فمن الأفضل اقتراح مكالمة هاتفية أو اجتماع بدلاً من ذلك. يمكنك استخدام أداة الاجتماعات المجانية هذه لجدولة اجتماعاتك بشكل أسرع وتجنب رسائل البريد الإلكتروني المتبادلة.

5. كن متسقًا مع الخط الخاص بك.

إذا تلقيت رسالة بريد إلكتروني مثل هذه ، فأنا أحذفها على الفور أو أفترض أنها عملية احتيال.

يمكن أن تكون رسائل البريد الإلكتروني ممتعة. يمكنك إضافة الصور وملفات GIF والألوان. ومع ذلك ، هناك طريقة للقيام بذلك لا تكون مزعجة أو مشتتة للانتباه.

هذا مثال على ما لا يجب فعله. هناك العديد من الخطوط المستخدمة في البريد الإلكتروني ، وأحجام خطوط مختلفة وألوان مختلفة. نتيجة لذلك ، لا تعرف العين إلى أين تتجه وهي محبطة بعض الشيء.

علاوة على ذلك ، تضيع الرسالة ، حيث يشتت انتباه المستلم بشدة بسبب كل هذه العناصر التي تكافح من أجل جذب انتباههم.

لذلك ، كقاعدة عامة: التزم بخط واحد. إذا كنت تريد استخدام واحدة ثانوية ، فاستخدمها باعتدال. اتبع نفس القاعدة للون.

إذا كنت تستخدم لوحة مفاتيح غير إنجليزية ، فقد لا تظهر الخطوط بشكل صحيح على جهاز الشخص الآخر. بدلاً من ذلك ، استخدم خطوط بريد إلكتروني آمنة للويب مثل:

• اريال
• ساعي
• جورجيا
• هيلفيتيكا
• لوسيدا سانس
• تاهوما
• تايمز نيو رومان
• Trebuchet MS
• فيردانا

في الواقع ، هذه هي القائمة الدقيقة التي يقدمها Gmail:

سيضمن هذا أن المستلم الخاص بك سيتلقى رسالتك بخط عادي ، بغض النظر عن الجهاز أو نظام التشغيل.

6. اكتب خاتمة بسيطة.

بمجرد الانتهاء من محتوى بريدك الإلكتروني ، فقد حان الوقت لإغلاقه.

ليس عليك أن تجعل الأمر خياليًا - فقط اجعل الإغلاق بسيطًا ومباشرًا.

لذلك ، لا شيء مثل هذا:

بدلاً من ذلك ، التزم بخطوط الإغلاق الآمنة والمثبتة ويجب أن تكون جيدًا.

يمكنك الاختيار من بين بعض سطور الإغلاق الأكثر شيوعًا أدناه:

• بإخلاص
• مع أطيب التحيات
• الأفضل
• تحياتي حارة
• امنيات دافئه
• أطيب التحيات
• اماني طيبة
• شكرًا لك
• يعتني

7. جدولة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك.

وجد استطلاع عام 2020 أجراه مستشار النوم أن حوالي 54٪ من الأمريكيين يتحققون من بريدهم الإلكتروني الخاص بالعمل فورًا بعد أو في غضون ساعة من الاستيقاظ.

تدعم دراسة أخرى أجراها Litmus حول حالة مشاركة البريد الإلكتروني في الولايات المتحدة في عام 2021 هذا. يكشف أن أكثر الأوقات شيوعًا لقراءة رسائل البريد الإلكتروني هي في الصباح. تبدأ أسعار الفتح في حوالي الساعة 6 صباحًا ولكنها عادةً ما تبلغ ذروتها بين الساعة 9 صباحًا وظهراً بالتوقيت المحلي.

بالنظر إلى هذه المعلومات ، يمكنك اتباع إحدى الاستراتيجيتين: أرسل بريدك الإلكتروني في الصباح عندما تعلم أنهم يقومون بالتمرير أو الانتظار لوقت أقل ازدحامًا.

من ناحية أخرى ، فإن بريدك الإلكتروني معرض لخطر الدفن إذا أرسلته في الصباح. ومع ذلك ، إذا انتظرت لوقت لاحق ، فقد لا يتم فتح بريدك الإلكتروني مطلقًا.

يتطلب الأمر التجربة والخطأ لمعرفة ما هو الأفضل عند إرسال بريد إلكتروني مع فريقك.

إذا كنت تكتب بريدًا إلكترونيًا إلى شخص ما في ولاية أو دولة أخرى ، فعليك أيضًا مراعاة المناطق الزمنية. قد يكون ظهر لك الساعة 7 مساءً لشخص آخر. على هذا النحو ، ضع في اعتبارك من هو المستلم الخاص بك ومتى سيكون أكثر استقبالًا لبريدك الإلكتروني.

نصيحة احترافية: يمكنك استخدام أداة جدولة البريد الإلكتروني المجانية الخاصة بنا للتأكد من إرسال رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك في الوقت المناسب.

8. قم بإجراء تدقيق إملائي ونحوي نهائي.

أنت على وشك الانتهاء - لا تعبث في آخر امتداد.

تخيل قضاء الوقت في صياغة رسالة مثالية ، ليتم تجاهلها فقط لأن البريد الإلكتروني مليء بالأخطاء الإملائية والنحوية.

إليك كيفية تجنب ذلك: بمجرد الانتهاء من صياغة بريدك الإلكتروني ، انسخه والصقه في Microsoft Word أو محرر مستندات Google لمنحه قواعد نحوية وصياغة وتدقيق إملائي سريع.

بدلاً من ذلك ، يمكنك أيضًا استخدام أدوات التحقق المجانية مثل Grammarly لأتمتة العملية أثناء الصياغة.

مصدر الصورة

بالإضافة إلى ذلك ، اقرأ الرسالة بصوتٍ عالٍ للتأكد من أن الجمل ليست طويلة جدًا ، أو تبدو مكتظة ، أو آلية. تريد نسخة البريد الإلكتروني الخاص بك لتبدو بشرية .

تساعد كل هذه النصائح القارئ في التركيز على رسالتك ، وليس العناصر الأخرى في بريدك الإلكتروني.

نصائح حول كتابة البريد الإلكتروني للفرق الدولية

لن يخبرك معظم الناس بهذا ، لكن صياغة رسالة بريد إلكتروني جيدة تبدأ حتى قبل كتابة كلمة واحدة. يبدأ بعقلك.

عندما تكون في الحالة الذهنية الصحيحة ، ستتمكن من كتابة رسائل بريد إلكتروني فعالة تتواصل وتقنع.

تبدو منطقية ... ولكن كيف تدخل "الإطار الصحيح للعقل"؟ حسنًا ، هناك طريقتان: ضع نفسك مكان المستلم واكتب بالطريقة التي تتحدث بها.

المزيد عن ذلك أدناه.

تخيل تلقي البريد الإلكتروني الذي تكتبه.

هل سبق لك أن تلقيت رسالة بريد إلكتروني مفادها أنها غير متماسكة لدرجة أنك لم تستطع حتى الانتهاء من قراءتها ، ناهيك عن التفكير في الرد؟ أو تضمنت اقتراحًا غير ذي صلة تمامًا؟

مصدر الصورة

Ahrefs هي إحدى أدوات تحسين محركات البحث (SEO) ، ومع ذلك فقد تلقوا بريدًا إلكترونيًا من شركة صيد.

واحدة من أكبر المشاكل عندما يتعلق الأمر بكتابة البريد الإلكتروني هو عدم التعاطف مع المتلقي. اسأل نفسك هذه الأسئلة:

• لماذا أرسل بريدًا إلكترونيًا إلى هذا الشخص؟
• هل هذا هو الشخص المناسب للاتصال به ، مع الأخذ في الاعتبار ما أحاول تحقيقه؟
• هل رسالتي واضحة ودقيقة؟
• هل من الأفضل مناقشة هذا في اجتماع؟
• هل كل سطر يساعد أو يؤذي هدفي؟

هذا مهم بشكل خاص عند إرسال بريد إلكتروني إلى شخص جديد ولكنه يظل ذا قيمة عند الاتصال بزميل.

اكتب وكأنك تتحدث.

إذا لم تكن متحدثًا أصليًا للغة الإنجليزية ، فمن الطبيعي أن تشعر أنك يجب أن تكون أكثر رسمية عندما يتعلق الأمر بكتابة بريدك الإلكتروني.

ومع ذلك ، ينتج عن ذلك رسائل بريد إلكتروني تكون رسمية للغاية ، وتكون محرجة أو قاسية. فمثلا:

يكتب المتحدثون الأصليون للغة الإنجليزية بشكل غير رسمي - تبدو كتاباتهم وكأنها شخص يتحدث إلى شخص آخر.

إليك نصيحة نحوية سريعة ستساعدك دائمًا على أن تبدو أكثر أصالة: اكتب بصوت نشط وتجنب الصوت المبني للمجهول .

يُظهر "الصوت النشط" أن الفاعل يؤدي فعل الفعل ، على سبيل المثال: "مارلين أرسلت الحرف بالبريد."

في المقابل ، يُظهر "الصوت المبني للمجهول" أن الفعل قد تم تنفيذه بواسطة الفاعل ، على سبيل المثال: "تم إرسال الرسالة بالبريد من قبل مارلين."

بدلاً من كتابة "ستكون ملاحظاتك محل تقدير كبير" ، حاول قول "سأكون ممتنًا لتعليقاتك". بدلاً من كتابة "تم استلام طلبك" ، جرب "لقد تلقيت طلبك".

لاحظ كيف تبدو الكتابة بصوت نشط أكثر إنسانية.

لا ينبغي أن تكون كتابة البريد الإلكتروني أمرًا شاقًا. باستخدام هذه النصائح البسيطة ، ستتأكد من فعالية بريدك الإلكتروني في كل مرة.

ملاحظة المحرر: تم نشر هذا المنشور في الأصل في يوليو 2018 وتم تحديثه للشمول.