دليل المبتدئين لمخططات تدفق البيانات

اسأل أي رياضي محترف أو مدير أعمال كيف أصبح ناجحًا، وسيخبرك أنه أتقن عملية ما. ومن خلال معرفة العادات التي أدت إلى النجاح وتلك التي لم تؤدي إلى النجاح، قاموا بتحسين كفاءتهم وإنتاجيتهم.

لكن تنفيذ عملية ما في شركة أو قسم أو حتى فريق هو أمر مختلف تمامًا عن صقل عمليتك الشخصية. مع وجود الكثير من الأجزاء المتحركة، كيف يمكنك تتبع وتحسين كل جانب من جوانب عملية عملك؟

توفر مخططات تدفق البيانات طريقة مباشرة وفعالة للمؤسسات لفهم العمليات أو الأنظمة الجديدة وتحسينها وتنفيذها. إنها تمثيلات مرئية لنظامك، مما يجعل من السهل فهمه وتهذيبه.

قبل أن نتعمق في كيفية مساعدة مخططات تدفق البيانات في تحسين أي من أنظمة أو عمليات عملك، دعنا نتعرف على ماهيتها بالضبط.

مصدر الصورة

أصبحت DFDs شائعة في السبعينيات وحافظت على استخدامها على نطاق واسع من خلال سهولة فهمها.

هناك نوعان من DFDs – المنطقية والمادية. تعرض الرسوم البيانية المنطقية العملية النظرية لنقل المعلومات عبر النظام، مثل مصدر البيانات، وأين تذهب، وكيف تتغير، وأين تنتهي.

توضح لك المخططات المادية العملية العملية لنقل المعلومات عبر النظام. يمكنه إظهار كيفية تأثير البرامج والأجهزة والملفات والموظفين والعملاء المحددة في نظامك على تدفق المعلومات.

يمكنك إما استخدام الرسوم البيانية المنطقية أو المادية لوصف تدفق المعلومات هذا. يمكنك أيضًا استخدامها معًا لفهم عملية أو نظام على مستوى أكثر تفصيلاً.

فوائد مخططات تدفق البيانات

DFDs عبارة عن تمثيلات مرئية يمكن أن تساعد أي شخص تقريبًا على فهم منطق ووظائف النظام أو العملية. وبصرف النظر عن إمكانية الوصول إليها، فإنها توفر الوضوح الذي تشتد الحاجة إليه وتحسن الإنتاجية. إليك الطريقة.

إمكانية الوصول

ونظرًا لأن المعلومات المرئية أسهل في الهضم، فإن DFDs عادة ما تشرح المفاهيم المعقدة بشكل أفضل من كتل النص.

يمكن للعروض التقديمية المرئية لكيفية عمل العملية أيضًا أن تجذب انتباه الأشخاص لفترة أطول - مما يسهل الاحتفاظ بالمعلومات.

وضوح

توضح DFDs الأنظمة والعمليات اللازمة لفريقك للقيام بعمله على أفضل وجه. سواء كنت تقوم بتنفيذ نظام جديد على مستوى الشركة أو تحسين العملية الحالية لأحد الأقسام، فإن DFD يجعلك أنت وفريقك على نفس الصفحة.

سيمنحك إنشاء DFDs الوضوح بشأن العمليات التجارية أيضًا. يمكّنك الفهم الأكثر وضوحًا من تحسين عمليات عملك وتتبعها بأقل قدر من الاحتكاك.

إنتاجية

ستترك إمكانية الوصول والوضوح اللذين تم إنشاؤهما باستخدام DFDs مساحة أقل للخطأ. سوف يتقن فريقك الأنظمة والعمليات بشكل أفضل لأنهم يفهمونها.

ومن المرجح أن يؤدي الفهم الأكبر - المقترن بعملية قابلة للتكرار - إلى تعزيز فعالية الفريق وإنتاجيته.

على مستوى أوسع، يمكن أن تساعدك DFDs في تبسيط عمليات عملك. عند تخطيط عملياتك، ستكتسب رؤى حول ما ينجح وما لا ينجح.

تساعد هذه الرؤى على تعزيز إنتاجيتك أنت وفريقك. كمكافأة، يمكنك مشاركة أفضل الممارسات عبر الأقسام.

رموز مخطط تدفق البيانات

قبل استخدام DFD، عليك معرفة الرموز المستخدمة لوصفه.

رموز مخطط تدفق البيانات هي رموز موحدة، مثل المستطيلات والدوائر والأسهم وتسميات النص القصير. تمثل هذه الرموز اتجاه تدفق بيانات النظام والمدخلات والمخرجات ونقاط التخزين والعمليات الفرعية.

يتم استخدام أربع طرق شائعة للتدوين في DFDs: Yourdon & De Marco، Gene & Sarson، SSADM، وUnified.

تستخدم جميعها نفس التسميات والأشكال المتشابهة لتمثيل العناصر الأربعة الرئيسية لـ DFD - الكيان الخارجي والعملية ومخزن البيانات وتدفق البيانات.

1. الجهة الخارجية

الكيانات الخارجية - والتي تُعرف أيضًا باسم الإنهاء أو المصادر أو المصارف أو الجهات الفاعلة - هي أنظمة خارجية ترسل أو تستقبل البيانات من وإلى النظام المخطط.

فهي إما مصادر أو وجهات للمعلومات، لذا يتم وضعها عادةً على حواف المخطط.

تتشابه رموز الكيانات الخارجية عبر النماذج باستثناء Unified، الذي يستخدم رسمًا ثابتًا بدلاً من المستطيل أو الدائرة أو المربع.

2. العملية

العملية هي إجراء يعالج البيانات وتدفقها عن طريق أخذ البيانات الواردة وتغييرها وإنتاج المخرجات. يمكن للعملية القيام بذلك عن طريق إجراء الحسابات واستخدام المنطق لفرز البيانات أو تغيير اتجاه تدفقها.

تبدأ العمليات عادةً من أعلى يسار DFD وتنتهي في أسفل يمين الرسم التخطيطي.

3. مخزن البيانات

تحتفظ مخازن البيانات بالمعلومات لاستخدامها لاحقًا، مثل ملف المستندات التي تنتظر المعالجة. تتدفق مدخلات البيانات من خلال عملية ثم من خلال مخزن البيانات، بينما تتدفق مخرجات البيانات من مخزن البيانات ثم من خلال العملية.

4. تدفق البيانات

تدفق البيانات هو المسار الذي تأخذه معلومات النظام من الكيانات الخارجية عبر العمليات ومخازن البيانات. باستخدام الأسهم والتسميات المختصرة، يمكن أن يوضح لك DFD اتجاه تدفق البيانات.

مستويات DFD

يمكن أن تتراوح DFDs من النظرات العامة البسيطة إلى التمثيلات المعقدة والحبيبية لنظام أو عملية ذات مستويات متعددة، بدءًا من المستوى 0.

أكثر DFDs شيوعًا وبديهية هي DFDs من المستوى 0، وتسمى أيضًا مخططات السياق. إنها لمحات عامة سهلة الفهم وعالية المستوى عن تدفق المعلومات من خلال نظام أو عملية، بحيث يمكن لأي شخص تقريبًا فهمها.

المستوى 0: مخطط السياق

يركز مستوى DFD هذا على عمليات أو وظائف النظام عالية المستوى ومصادر البيانات التي تتدفق إليها أو منها. تم تصميم الرسوم البيانية للمستوى 0 لتكون نظرة عامة بسيطة ومباشرة على عملية أو نظام.

المستوى 1: تحلل العملية

على الرغم من أن DFDs من المستوى الأول لا تزال عبارة عن نظرة عامة واسعة النطاق لنظام أو عملية ما، إلا أنها أيضًا أكثر تفصيلاً - حيث تقوم بتقسيم عقدة العملية الفردية للنظام إلى عمليات فرعية.

المستوى الثاني: الغوص العميق

يتعمق المستوى التالي من DFDs في التفاصيل بشكل أعمق من خلال تقسيم كل عملية من المستوى الأول إلى عمليات فرعية محببة.

المستوى 3: زيادة التعقيد

المستوى 3 وDFDs ذات الأرقام الأعلى غير شائعة. ويرجع ذلك إلى حد كبير إلى كمية التفاصيل المطلوبة، والتي تتعارض مع غرضها الأصلي وهو أن تكون سهلة الفهم.

أمثلة على مخطط تدفق البيانات

يمكن للمحترفين في مختلف الصناعات، مثل هندسة البرمجيات وتكنولوجيا المعلومات والتجارة الإلكترونية وإدارة المنتجات وتصميمها، استخدام DFDs لفهم نظام أو عملية جديدة أو تحسينها أو تنفيذها بشكل أفضل.

ولكن كيف يبدو مخطط تدفق البيانات عمليًا - وكيف يساعد عملك؟ فيما يلي ثلاثة أمثلة لمساعدتك في وضع تأثير DFDs في سياقه.

1. المستوى 0 DFD

يوفر DFD من المستوى 0 خريطة سياقية لمنصة تداول الأوراق المالية.

تتدفق البيانات في اتجاه واحد من مساعد خدمة العملاء والوسيط إلى المنصة. كما أنه يتدفق في اتجاهين من العملاء إلى المنصة والعودة مرة أخرى.

2. المستوى 1 DFD

يقسم DFD من المستوى الأول عملية العميل بمزيد من التفاصيل، ويوسعها لتشمل إنشاء الحساب، والسحب النقدي، ومعاملات الأوراق المالية النهائية.

3. المستوى 2 DFD

يقوم DFD من المستوى 2 بتحليل عملية "تقديم الطلب" لوضع سياق الخطوات المطلوبة لتقديم الطلب - إما عن طريق العميل أو عن طريق الوسيط.

حتى أنه يمثل مركزًا لتبادل الأوراق المالية تابعًا لجهة خارجية حيث تتم إعادة توجيه تفاصيل المعاملة بعد تقديم الطلب.

1. تعرف على الأساسيات.

قبل البدء في رسم مخططات تدفق البيانات، تحتاج إلى اتباع أفضل أربع ممارسات لإنشاء DFD صالح.

1. يجب أن تحتوي كل عملية على مدخل واحد ومخرج واحد على الأقل.
2. يجب أن يحتوي كل مخزن بيانات على تدفق بيانات واحد على الأقل وتدفق بيانات واحد للخارج.
3. يجب أن تمر البيانات المخزنة في النظام بعملية.
4. يجب أن ترتبط جميع العمليات في DFD بعملية أخرى أو مخزن بيانات.

2. حدد النظام أو العملية.

ابدأ باختيار نظام أو عملية معينة تريد تحليلها. في حين أنه يمكن تحويل أي نظام أو عملية إلى DFD، فكلما كانت العملية أكبر، زاد تعقيد المخطط وزادت صعوبة وضعه في سياقه.

حيثما كان ذلك ممكنًا، ابدأ بوظيفة أو عملية صغيرة تتطلع إلى تحسينها.

3. تصنيف الأنشطة التجارية ذات الصلة.

بعد ذلك، قم بتصنيف جميع الأنشطة المتعلقة بهذه العملية إلى كيانات خارجية وتدفقات البيانات والعمليات ومخازن البيانات.

النظر في نظام طلب الطعام في المطعم. العملاء هم كيانات خارجية، ونظام طلب الطعام عبارة عن عملية، والتفاعل بين العملاء والنظام (الذي يسير في كلا الاتجاهين) هو التدفق.

ومن الجدير بالذكر أيضا؟ يعمل نظام الطلب أيضًا كمخزن بيانات، لذا بالنسبة لنموذج SSADA، فهذا يعني رسمه كمستطيل بزوايا مستديرة مع وجود خطين أفقيين بداخله لتمثيل وظيفته المزدوجة.

4. ارسم سياق DFD.

الآن حان الوقت لبدء الرسم. يمكن إنشاء DFDs يدويًا، باستخدام قوالب مجانية متاحة عبر الإنترنت، أو عبر ملحقات المتصفح.

ابدأ بـ DFD بسيط من المستوى 0: ابدأ بالعملية أو النظام الخاص بك، ثم قم بتعيين جميع الاتصالات والتدفقات الأساسية.

5. تحقق من عملك.

قبل الغوص في DFDs الأكثر تعقيدًا، تحقق من العمل الذي قمت به بالفعل للتأكد من دقته واكتماله.

إذا فاتتك (أو أضفت) عملية أو كيانًا أو تدفقًا، فقد لا تكون DFDs للمستوى التالي منطقية، وقد تضطر إلى البدء من جديد.

6. إنشاء الرسوم البيانية التابعة.

لكل عملية أو نظام موصوف في المستوى 0 DFD، قم بإنشاء مخطط فرعي جديد بالكيانات والتدفقات الخاصة به. في النهاية، يمكنك استخدام هذه المخططات الفرعية لربط العمليات معًا.

7. قم بتوسيع العمليات إلى المستوى الأول من DFDs.

باستخدام المخططات الفرعية الخاصة بك، يجب عليك تعيين المزيد من الروابط المتعمقة بين كل عملية.

في حالة مطعمنا، قد يعني هذا التعمق في نظام طلب الطعام وارتباطه بالموردين والمديرين والعملاء وموظفي المطبخ.

8. كرر حسب الحاجة.

يمكن إعادة تصور كل عملية - بغض النظر عن حجمها أو صغرها - كمخطط سياقي من المستوى 0، ويمكن أن تبدأ الدورة مرة أخرى.

كرر هذه الخطوات حسب الحاجة لإنشاء أكبر عدد ممكن من DFDs، أو قم بتقسيم العمليات بشكل أكبر لتطوير المستوى 2، 3، وما إلى ذلك.

إتقان العملية الخاصة بك

على الرغم من عدم وجود شيء اسمه مخطط تدفق البيانات "المثالي"، إلا أن الممارسة المستمرة يمكن أن تساعد في تبسيط العملية وتقديم نظرة ثاقبة حول ما ينجح وما لا ينجح، وأين يمكن لشركتك إجراء تحسينات مؤثرة.

أفضل رهان لديك؟ تذكر القاعدة: اجعل الأمر بسيطًا. ابدأ بالسياق، وقم ببناء العمليات المتصلة، وكرر ذلك حسب الحاجة لتعيين الاتصالات الرئيسية والتدفقات والكيانات عبر مؤسستك.