التغلب على صعوبات التحول الرقمي وتقنية المعلومات
نشرت: 2022-03-14على مدار العامين الماضيين ، كان متخصصو تكنولوجيا المعلومات يسيرون بخطى سريعة في تطوير أهداف التحول الرقمي لمنظماتهم. عندما ضرب الوباء ، تسارعت وتيرة هذه الاختراقات.
من العدم ، واجه كل تحدٍ يواجهه التحول الرقمي - فقد كانت الخيارات الوحيدة مع ذلك ممكنة ومحمية للتنفيذ. ومع وجود فترة زمنية قصيرة فقط للرد على الاضطراب الكامل ، فإن الشركات لديها خبرة في التصرف بسرعة.
هذا التسارع السريع في سياق التحول إلى البيئات البعيدة أعاد تشكيل أولويات ومشاكل التحول الإلكتروني. الآن ، أثبتت نماذج العمل عن بعد والهجين نجاحًا وحققت فوائد كبيرة (مثل تمكين المنظمات من تطوير مجموعات خبراتها) ، ولهذا السبب تقترح الحكومة الفيدرالية في المملكة المتحدة إعطاء جميع الموظفين المثالية لطلب أداء قابل للتكيف عند بدئهم عمل جديد.
ولكن مع وجود الكثير من الموظفين عن بُعد بشكل دائم أو اختيار نموذج أداء هجين ، فإن أحدث عقبة أمام التحول الإلكتروني هي التوسع المستمر في انتشار المحتوى الذي تعاني منه الشركات ، وكيف يمكنهم التحكم في مقالاتهم الإلكترونية بأمان وأمان ونجاح.
ما هو الامتداد المادي؟
يحدث انتشار المقالات عندما تساعد الشركات المستخدمين على إنشاء ونسخ والاستفادة من محتوى غير مُدار لمساعدة مساعيهم اليومية.
تمتلك ممتلكات المعلومات الرقمية أكبر ، مما يجعل كتلة غير عملية من المعلومات التي يصعب التعامل معها. إن انتشار المحتوى المكتوب سيجعله يطالب بإيقاف المستخدمين النهائيين لاكتشاف ما يحتاجون إليه ، ويزيد من التهديد بأن المعلومات يتم حفظها في أماكن غير آمنة ، والتي تتعلق بشكل خاص مع الحكومات التي تعمل باستمرار على تطوير قواعد الخصوصية.
تحتاج المنظمات إلى التغلب على مشكلات امتداد المحتوى التي تؤثر سلبًا على الكفاءة وتحسين تحديات الامتثال من خلال تحديث إدارة المعلومات واستراتيجيات الحوكمة الخاصة بها للحفاظ على الإيقاع مع مبادرات التحول الإلكتروني الأخرى.
بينما تدرس الشركات كيفية دمج المحتوى المكتوب أو ترحيله أو إنهاء عمله في وظائفهم ، فإن إحدى العقبات النهائية التي يواجهها صانعو القرار هي كيفية دمج المعرفة غير المنظمة في أغراضهم. تريد القوى العاملة المشتتة أن تكون هذه التفاصيل متاحة ومتاحة للموظفين والعملاء والمرافقين والأنظمة عبر عدة نقاط دخول ، مثل عناصر Microsoft.
تحتوي معظم الشركات على مقالات منتشرة عبر مساحات Drive المشتركة والبريد الإلكتروني والأدوات التعاونية والشبكات الافتراضية الخاصة ومواقع إضافية. في محاولة للتعامل مع هذا الامتداد المادي ، تمر الشركات بالعقبات الحاسمة التالية:
1. الهجرة إلى السحابة
تم تحسين تخزين المواد لتوجيه أداء المنظمات من البنية التحتية المنزلية والدفع لخفض الرسوم التشغيلية. تبلغ الشركات الآن عن اعتماد أعلى للإجابات السحابية. وفقًا لـ Gartner ، سيتم تطوير 26.7٪ في جميع أنحاء العالم على خدمات خبراء السحابة العامة في عام 2021 حيث يواصل مدراء تقنية المعلومات وقادة تكنولوجيا المعلومات اعتماد البرامج المشحونة عبر السحابة ، مثل حزمة البرامج كشركة (SaaS).
توفر الاستفادة من السحابة سعرًا أكثر قوة ومرونة في الاقتراحات للمؤسسات لجعل المحتوى متاحًا. ومع ذلك ، مع عدم وجود إدارة مادية ناجحة ، فإن التخزين في السحابة يضيف بشكل أساسي إلى تحديات انتشار المحتوى ، وهذا هو السبب في أن 69٪ من الشركات تعبر عن مشكلة تتجاوز عوائق الاستقرار التي تسببها القوى العاملة العاملة من الممتلكات.
يجب أن تبدأ الترحيل السحابي المزدهر والخالي من التكلفة بالتعرف على اتساع وعمق المشهد المعرفي للمؤسسة. يحتاج قادة تكنولوجيا المعلومات إلى معرفة كيفية تبادل الحقائق وتغييرها على كل من التخزين السحابي والتخزين الداخلي على حد سواء للتنبؤ بكيفية تأثير الترحيل السحابي على البرامج والأجهزة. يمكن أن يؤدي تبني نظام تحقيق ضبط يقوم بأتمتة اكتشاف كيفية إنشاء التفاصيل وتخزينها وتوظيفها في جميع أنحاء الشركة إلى مواجهة هذا التحدي.
2. قصور في إدارة المعلومات والحقائق
عمليات حوكمة المعلومات الحالية غير كافية في ظل انتشار المعلومات المتزايد. على الرغم من أن الشركات تحاول تحديد جميع المعلومات الدقيقة وتشفيرها والتحقق منها ، إلا أنه في أرض رائعة ، يجب أن تكون الشركات مطمئنة تمامًا إلى أن إدارتها توفر إشرافًا قويًا على كيفية تصنيف التفاصيل وإدارتها.

يجب أن تكون الشركات على يقين تام من أن استراتيجية المحتوى الخاصة بها تتحسن عند الكفاءة والالتزام بالإجراءات الداخلية والمواصفات التنظيمية الخارجية. على سبيل المثال ، تحديد وأمن بيانات التعريف الشخصية (PII) في جميع أنحاء المواقع الجغرافية له قيمة محددة ، بالنظر في المقام الأول إلى التركيز التنظيمي المتزايد حول العالم (هذه الأنواع من الصين والولايات المتحدة والاتحاد الأوروبي).
تحتاج الشركات إلى بنية مفتوحة ومتعددة الاستخدامات وقابلة للتطوير لإدارة كميات كبيرة من المواد. يجب أن تعمل حلول إدارة المحتوى على أتمتة طريقة إدارة التفاصيل للتعامل بشكل آمن مع دورة حياة معلومات المؤسسة وتحكم من يمكنه الوصول إلى المعلومات ومشاهدتها وتعديلها. يجب أن يكون المشترون مجهزين للامتثال لحوكمة الشركة وسياسات الإدارة الحاكمة على الرغم من الوصول إلى مواد المحتوى التي يجب أن تتوفر لديهم.
يحدد القرار العظيم سياسات وإجراءات التأمين للمعلومات ويضع معايير لإدارة دورة الحياة الشاملة لتبسيط المعالجة وحالات التفاعل على الرغم من ضمان الامتثال التنظيمي.
3. إهمال لقاء الموظفين
يجب على المنظمات التي تتعامل مع انتشار مواد المحتوى من خلال محاولات التحول الرقمي الخاصة بهم التفكير في التأثيرات على الموظفين والاستفادة من الفرصة لتحسين تجارب الأفراد.
يجب أن يكون الهدف المركزي لأي طريقة معلومات هو تمكين الأفراد من القيام بفرص عملهم والوصول إلى الخدمات وتنفيذ المسؤوليات بشكل أكثر نجاحًا من خلال تخفيف المخاطر المرتبطة بإساءة استخدام المعلومات والحقائق. ضع في اعتبارك أن تحسين تجربة المستخدم على المدى الطويل يعود بالفائدة على الإنتاجية المحسّنة حيث يتم تبسيط سير العمل وأتمتة.
للحصول على طريقة إدارة محتوى مكتوبة تتمحور حول الأشخاص ، يجب أن يكون لدى المؤسسات تطبيقات ذات واجهات شخصية مدمجة للعثور على البيانات التي ستحتاج إليها والتحكم فيها. يمكن للمستهلكين الحصول على القيادة والوعي من خلال وجود مكان مركزي حديث للوظائف للإبلاغ عن البيانات واستكشافها وعرضها والتنقل فيها.
خاليًا من عمليات الكتيب التي تستغرق وقتًا طويلاً والمثيرة للأعصاب لتشغيل المواد ، سيكون الموظفون أكثر رضاءًا وإنتاجية.
4. يجب أن يكون لديك للأتمتة
تعتبر أتمتة نظام المؤسسة من أهم أولويات قادة تكنولوجيا المعلومات أثناء تطويرهم للتحول الإلكتروني وأساليب المحتوى المكتوب ، ولكنها تؤدي في كثير من الأحيان إلى عوائق في تحديد ماذا وكيف يتم الأتمتة. على سبيل المثال ، الموافقات الخارجية واستثناءات النظام هي واجبات يتم الاهتمام بها عمومًا نتيجة البريد الإلكتروني ويمكن أن تستفيد من مبادرات الأتمتة. مع أتمتة المهام الفردية ، يمكن زيادة الإنتاجية حيث يعيد الموظفون تخصيص وقتهم للعمل الإضافي المجدي.
تعد معالجة فاتورة البائع وإعداد التقارير المالية أيضًا بدائل كبيرة للأتمتة. يمكن الحصول على كميات كبيرة من البيانات المالية الورقية الممسوحة ضوئيًا ومعالجتها بشكل منهجي من خلال خيار إدارة المحتوى تلقائيًا. مع الأتمتة التي تخفف بعض تعقيد هذه العمليات ، سيكون لدى الشركات مسار مبسط لإعداد التقارير المالية.
تعتبر إدارة المواد أكثر أهمية من أي وقت مضى للتحول الإلكتروني الحقيقي
في الوقت الحالي ، تتطلع العديد من الشركات إلى التحول الرقمي لإجراء تحسينات على استجابتها للتغيير المستمر في المشهد المالي والتنظيمي. في هذا الموقف ، يجب على المنظمات تسريع الشركة الإلكترونية أو فرصة تحقيق الشركة.
أثناء التنقل في هذه التهمة المضخمة للتعديل ، من الضروري تطبيق نظام قوي لإدارة مواد المحتوى للتعامل مع المشكلات المذكورة سابقًا حتى تتمكن الشركات من إدخال الجوانب الإيجابية الإجمالية لممتلكاتها المكتوبة وتخفيف المخاطر التي يمكن أن تقدمها عندما لا تتم إدارته.