أفضل 5 برامج للتعاون في المستندات لتمكين فريقك

"العمل الجماعي يجعل الحلم عملاً" جون ماكسويل

لا أحد يستطيع أن ينكر أهمية العمل الجماعي في كل مؤسسة ، من شركات التكنولوجيا العملاقة مثل Apple أو Microsoft إلى شركات SMB.

ليس من المبالغة القول إن العمل الجماعي والتعاون هما الأساس الذي يمكن أن يؤدي إلى نجاح عملك أو كسره. يُعرف هذا بأنه أحد المهارات الأربع الأكثر حيوية لنجاح الموظفين. أثبتت الأبحاث الحديثة أن 75٪ من الموظفين يعتبرون التعاون مهمًا.

لبناء فريق يتعاون بشكل صحيح ومنتج ، بالإضافة إلى الروح الجماعية ، تحتاج أيضًا إلى المساعدة من الأدوات المناسبة حتى يتمكن جميع الأعضاء من العمل معًا بفعالية. وبالتالي ، فإن برنامج التعاون في المستندات أمر لا يجب أن تفوته.

في هذه المقالة ، سنحدد بإيجاز ما هو برنامج التعاون في المستندات ولماذا يكون مفيدًا لعملك. بعد ذلك سنزودك بقائمة منتقاة بعناية لأفضل 5 أدوات للتعاون في المستندات. ستتم تغطية ميزاتها وإيجابياتها وعيوبها بعناية في هذا المنشور.

• ما هو برنامج توثيق التعاون؟
• الميزات الرئيسية لبرنامج التعاون في التوثيق
• # 1 محرر مستندات Google
• # 2 الاثنين
• # 3 المستندات 360
• # 4 ReSkript
• # 5 زوهو

ما هو برنامج توثيق التعاون؟

توفر أداة التعاون في المستندات لفريقك فرصة مثالية للعمل مع بعضهم البعض في نفس المستند. يمكن أن يكون ملفًا نصيًا أو جدول بيانات أو حتى مستند PDF.

يمكن لأعضاء الفريق التعديل وإجراء التحديثات وترك التعليقات على هذا المستند أثناء مشاهدة ما يفعله الآخرون. لا يؤدي هذا فقط إلى تحريرهم من الاضطرار إلى حفظ ملفات متعددة في وقت واحد ، ولكنه يمنع أيضًا تعارض الإصدارات.

فوائد برامج التعاون في التوثيق

تعتبر منصة التعاون في التوثيق مفيدة لعملك بطرق مختلفة. إنه يساعد على تحسين إنتاجية الفريق ، وخاصة الفرق البعيدة وفي نفس الوقت يجعل عملك أكثر تنظيماً.

• تحسين إنتاجية الموظف

تشير التقديرات إلى أن إنتاجية فريق أدوات التعاون تصل إلى 30٪.

يتيح لك عمل جميع الأعضاء على نفس المستند تتبع سير عمل الفريق. إن سوء فهم المهام الموكلة أو عمل الآخرين لن يحدث أبدًا.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكن لكل شخص التعامل مع قسم معين ومعرفة تقدم الفريق. إنهم قادرون على القفز عند الضرورة لضمان النتيجة.

• تمكين الملاحظات السريعة

بدون أداة تعاون عبر الإنترنت ، سيكون صندوق الوارد الخاص بك عبارة عن فوضى من رسائل البريد الإلكتروني المتبادلة. لا يستطيع كل من أصحاب العمل والموظفين المساعدة في إرسال واستقبال الكثير من رسائل البريد الإلكتروني يوميًا مما ينتج عنه إصدارات متعددة من المستند.

لحسن الحظ ، تمنح معظم برامج التعاون المستخدمين القدرة على إضافة تعليقات. يتيح ذلك لقائد الفريق أو أصحاب العمل تقديم الملاحظات بسرعة. منذ ذلك الحين ، يمكن للفريق إجراء تعديلات على المستند بسرعة أيضًا.

• دعم العمل عن بعد

أصبح العمل عن بعد شائعًا بشكل متزايد هذه الأيام ، خاصة خلال هذا الوقت الوباء. يتيح خيار التعاون الصحيح للفريق زيارة المواقع الفعلية أو البقاء في المنزل لإجراء المشاريع بمرونة. جهاز متصل بالإنترنت للوصول إلى ملفات الفريق هو شرط لا غنى عنه.

لا يزال نموذج العمل هذا يشجع الفريق على مشاركة أفكارهم وأفكارهم. يمكن للجميع إجراء محادثات مفتوحة بنفس طريقة التواجد في المكتب.

الميزات الرئيسية لبرنامج التعاون في التوثيق

تأتي كل أداة مع مجموعة من الميزات المفيدة لتلبية أغراض محددة. من الصعب العثور على حل شامل لاحتياجات كل شخص. قبل اختيار نظام أساسي مصمم خصيصًا ، دعنا نلقي نظرة على الوظائف التي يجب توفرها لأداة التعاون في المستندات.

• محرر في الوقت الفعلي - بالطبع ، المستند "مباشر" بحيث يتم تحديث تعديلات المستخدمين وتعليقاتهم في الوقت الفعلي.
• الحفظ التلقائي للملفات - احفظ تقدم الفريق تلقائيًا عند وجود أي تحديثات على المستند.
• إصدارات المستند - تمكنك من الاحتفاظ بنسخ مختلفة من الملف ، مما يمنحك فرصة لاستعادة نسخة قديمة.
• التعليقات - تتيح لك تقديم الملاحظات وطرح الأسئلة في التعليقات. هذا لا يؤثر على عمل الفريق الحالي ، وفي نفس الوقت يجعل عملية التحرير أكثر ثاقبة.
• التخزين السحابي - امنح مساحة تخزين كبيرة مما يسهل على جميع أعضاء فريقك الوصول إلى عملهم وحفظه.
• الإخطارات - تتبع جميع التغييرات في المستند. تحديث أعضاء الفريق على أي تعديلات هناك.

أفضل 5 أدوات للتعاون في المستندات

فيما يلي أهم 5 أدوات يمكنك وضعها في الاعتبار لتخزين الملفات وإدارتها عبر الإنترنت.

# 1 محرر مستندات Google

الخيار الأول في هذه القائمة هو محرر مستندات Google.

من الجدير بالذكر أن محرر مستندات Google لا يكلف ثروة للبدء. يتطلب منك فقط امتلاك معرف Google أو حساب Gmail لاستخدام التطبيق.

إنه يشبه الإصدار المستند إلى السحابة من Microsoft Word ولكنه يسمح للأشخاص بالوصول إلى ملفاتك عبر أي أجهزة متصلة بالإنترنت ، من أجهزة الكمبيوتر إلى الهواتف المحمولة والأجهزة اللوحية. يمكنك تحرير الملف بطريقة مماثلة لبرنامج Word باستخدام خيارات الشريط العلوي.

لم تكن مشاركة ملف Google أسهل من أي وقت مضى بفضل قدرته على مشاركة الروابط. يمكنك دعوة أشخاص محددين للوصول إلى المستند أو ترك الباب مفتوحًا لأي شخص. لتقييد الأذونات ، يمكنك إما السماح لهم بالتحرير أو التعليق أو مجرد عرض الملف.

تقدم Google 15 جيجا بايت من التخزين السحابي مجانًا. ومع ذلك ، يمكنك الترقية إلى حساب ممتاز لمزيد من السعة التخزينية ، خاصة للفرق الضخمة. السعر الشهري 10 دولارات لكل 100 جيجابايت لكل مستخدم.

الايجابيات

• تخلص من عملية التسجيل.
• أرسل إشعارات بالبريد الإلكتروني عندما تشارك مستندًا أو عندما يعلق شخص ما على ملفك.
• عرض إصدارات الوثيقة والتراجع عن الإصدارات السابقة.
• تأتي بواجهة سهلة الاستخدام.

سلبيات

• فرض اتصال الإنترنت لتحرير الملفات.
• الحد من الأنماط والسمات.
• عدم وجود ميزات متقدمة في Word.

# 2 الاثنين

Monday.com هو المسؤول عن إدارة المشروع لتناسب أي حجم فريق. إنه يوفر جميع الميزات الضرورية التي يجب أن تتوفر في منصة تعاون المستندات.

يمكنك تعيين المهام ومتابعة تقدم الأعضاء ووضع علامة على العضو بواسطة @. علاوة على ذلك ، يمكنك تحرير الملفات في الوقت الفعلي ، والحفظ التلقائي ، ومشاركة التعليقات ، وسحب النص وإفلاته دون التأثير على زملائك الآخرين.

بشكل ملحوظ ، يتكامل موقع Monday.com بسلاسة مع العديد من التطبيقات حتى تتمكن من جلب الملفات من تلك التطبيقات إلى النظام الأساسي ، على سبيل المثال ، Google Drive و Dropbox.

الايجابيات

• واجهة مستخدم رائعة ونظيفة وبديهية.
• متوفر على الويب و Android و iPhone و iPad.
• عرض نسخة مجانية.

# 3 المستندات 360

يقدم Document360 يد المساعدة لفريقك في التقاط وتخزين المعلومات المهمة في الموقع. يمكن لجميع الأعضاء العمل على نفس المستند في كل مرة وسيتم حفظ تحديثاتهم تلقائيًا. يمكنك استعادة الإصدارات أيضًا.

تتضمن بعض الميزات الرئيسية الأخرى لـ Document360 محفوظات الإصدار والتعليق ووضع العلامات وتذكيرات المراجعة.

علاوة على ذلك ، يدعم البرنامج الوصول إلى دور المستخدم ، مما يتيح لك التحكم في من يمكنه عرض المستند أو تحريره.

الايجابيات

• احصل على واجهة مستخدم نظيفة.
• التكامل مع التطبيقات الشائعة مثل Slack و Microsoft Teams و Chrome.
• تمكين النسخ الاحتياطي التلقائي واليدوي.

سلبيات

• من الصعب التجهيز بسبب القيود المفروضة على التوثيق والمواد التعليمية.

# 4 ReSkript

لقد تبين أن ReSkript هو أحد أكثر برامج إدارة الملفات والتعاون على الإنترنت شيوعًا بفضل مجموعة كبيرة من الوظائف المفيدة. تم تصميم النظام الأساسي لإدارة سير عمل الفريق بشكل أكثر كفاءة.

تمنحك الأداة الصورة الكبيرة لمن يصل إلى ملفك ، وتواترهم ، والمدة التي قضوها فيه ، وحتى القسم الذي قاموا بالتمرير لأسفل إليه. بصرف النظر عن هؤلاء ، يمكنك ترتيب الملفات ووضع العلامات والتعليق على المستندات.

الايجابيات

• احصل على تصميم جمالي وواجهة مستخدم سهلة الاستخدام.
• السماح بمكالمات الفيديو والدردشة.
• العمل على أي حجم فريق.

# 5 زوهو

على غرار مستندات Google ، يعتني Zoho بإنشاء المستندات وجداول البيانات والعرض التقديمي. يمكنك التعاون مع الآخرين لإضافة الملفات وتخزينها وتحريرها ومشاركتها بسهولة.

إنه يقوي الروابط بين الفرق ويحافظ على اتصالات وثيقة عن طريق تصنيف الملفات وفقًا للفرق والمشروعات وأنواع الملفات والمؤلفين. يمكن للمتعاونين أيضًا الدردشة مع الآخرين في الوقت الفعلي لتسريع المراجعة أو المناقشة.

أكثر ما يثير إعجاب المستخدمين هو قدرته على تعيين الأذونات وحماية كلمة المرور وانتهاء صلاحية الملفات لمنع الوصول غير المصرح به.

الايجابيات

• قم بتحميل الموسيقى والأفلام وأنواع الملفات الأخرى إلى Zoho.
• إنشاء مجلدات لتنظيم المستندات بشكل أفضل.
• تزامن مع أجهزة سطح المكتب.
• تمتع بأمن صارم.

سلبيات

• لا يوجد نسخة مجانية. تبدأ خطة المبتدئين بسعر 2.00 دولار لكل مستخدم شهريًا.

ما هو برنامج التعاون في المستندات المثالي لديك؟

تُمكِّن أداة إدارة الملفات عبر الإنترنت فريقك من معالجة العمل في المستند نفسه. يساعد في تسهيل مشروع تعاون الفريق والوفاء بالمواعيد النهائية.

لقد قدمنا ​​لك أفضل 5 برامج تعاون للمستندات. إذا كنت تبحث عن حل بسيط مع ميزات إدارة الملفات ومشاركتها الأساسية ، فإن محرر مستندات Google هو مجرد تذكرة. إذا كنت تبحث عن نظام أساسي قوي مع خيارات أمان قوية ، فانتقل إلى Zoho.

بينما لا يكلفك Google Doc و Zoho أي شيء للبدء ومنح ما يصل إلى 5 غيغابايت ، يطلب منك الآخرون التسجيل للحصول على خطة مدفوعة.

ما هو الحل المفضل لديك؟ شارك معنا أفكارك في قسم التعليقات أدناه!