يواجه الموظفون المعاصرون عددًا كبيرًا من المقاطعات التي يتعين عليهم التعامل معها يوميًا، بدءًا من تنبيهات الرسائل وإشعارات البريد الإلكتروني وحتى وسائل التواصل الاجتماعي وغيرها من عوامل التشتيت الشخصية.

على سبيل المثال، يقوم العاملون في الولايات المتحدة بفحص رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم كل 37 دقيقة في المتوسط. وهذا يصل إلى 15 مرة في اليوم.

بالنسبة للعاملين عن بعد، تمثل الاجتماعات غير الضرورية مصدر إلهاء رئيسي آخر. وفقًا لـ Zippia، تستهلك المهام ذات القيمة المنخفضة مثل هذه 51% من يوم عمل موظف الشركة. وجدت جمعية علم النفس الأمريكية أنه إذا استمرت هذه المهام الصغيرة في مقاطعة مهام أخرى أكثر أهمية، فإن ذلك يؤدي إلى انخفاض إنتاجية الموظف بنسبة 40٪.

لمنع الخسارة المالية بسبب انخفاض الإنتاجية الناجم عن اضطرابات العمل، يجب عليك التركيز على مساعدة موظفيك على تبني مهارات أفضل لإدارة الوقت.

توضح هذه المقالة الطرق الأكثر فعالية لإدارة وقت العمل بشكل صحيح وتحسين الإنتاجية. ستتعلم أيضًا كيفية مراقبة الموظفين الذين يعملون من المنزل لدعم التأثيرات الإيجابية لممارسات إدارة الوقت.

فوائد الإدارة الفعالة للوقت في بيئات العمل عن بعد

يمكن أن يساعد تنفيذ استراتيجيات إدارة الوقت وتكييفها مع الروتين اليومي لفريقك البعيد بطرق مختلفة:

1. إدارة عوامل التشتيت: يمكن لبيئات العمل عن بعد أن تعيق الانضباط في بعض الأحيان. إن مساعدة موظفيك على تنفيذ طريقة فعالة لإدارة الوقت يمكن أن تسهل عليهم تجاهل عوامل التشتيت والاستمرار في المهمة.
2. تحسين الإنتاجية: إدارة الوقت بمهارة تؤدي إلى تحسين التركيز والإنتاجية. بمجرد أن يتقن موظفوك إدارة الوقت بكفاءة، سيكونون قادرين على القيام بعمل أكثر جودة في فترة زمنية أقصر.
3. موثوقية معززة: يمكن الوثوق بالموظفين المهتمين والمنتجين لإنهاء جميع مهامهم في الوقت المحدد بغض النظر عن موقعهم. بمعنى آخر، للحصول على قوة عاملة موثوقة وفعالة، تأكد من أن موظفيك العاملين عن بعد لديهم المهارات اللازمة لإدارة الوقت.
4. جودة أفضل للعمل: إن تخصيص الوقت للمهام الصعبة يمنح موظفيك فرصة للدخول في حالة العمل العميق. وهذا يضمن جودة أفضل للعمل، ويحسن رضا الموظفين، ويقلل من التوتر.
5. التوازن بين العمل والحياة: غالبًا ما يعني سوء إدارة الوقت في العمل أن العمل يمتد إلى الوقت الشخصي. عندما تساعد موظفيك على إدارة مهامهم بكفاءة، يمكنهم تحقيق توازن صحي بين العمل والحياة بسهولة أكبر.

استراتيجيات وأدوات لإدارة الوقت بشكل أفضل

هذه هي الاستراتيجيات والأدوات التي أثبتت جدواها والتي يمكن أن تساعد موظفيك على إدارة وقتهم ومهامهم بكفاءة أكبر:

1. قم بإعداد روتين

يمكن أن يؤدي العمل من المنزل إلى إحداث خلل في انضباط الشخص. على الرغم من وجود ساعات عمل مرنة، اقترح على موظفيك إنشاء جدول يومي وبذل قصارى جهدهم للالتزام به.

يمكنهم العمل في هذا الجدول الزمني للمهمات الشخصية وكذلك فترات الراحة الخاصة بهم. سلط الضوء على أن أفراد أسرهم يجب أن يكونوا على دراية بجداولهم الزمنية.

انصحهم أيضًا بإعداد مساحة عمل مخصصة. وبهذه الطريقة، يقللون من احتمالية الانقطاعات الشخصية ويخلقون عقلية يوم عمل منظمة تعمل على تحسين الانضباط.

2. مقاومة الانحرافات

قد تكون مقاومة عوامل التشتيت أكثر صعوبة في المنزل حيث يكون موظفوك هم المشرفين الأساسيين عليهم.

تحدث إلى موظفيك وأشر إلى أكثر الأمور التي تهدر الوقت عند العمل عن بُعد. وعادة ما تكون هذه هي التلفزيون، والأعمال المنزلية، والهاتف المحمول الشخصي، والوصول إلى المحتوى الترفيهي.

اشرح لهم أنه من الأفضل أن يختاروا زاوية عمل حيث لا يمكنهم رؤية أو سماع أي من عوامل التشتيت المعتادة. وذكّرهم أيضًا بوضع هواتفهم على وضع كتم الصوت وتخصيص عدة فترات راحة للعمل للتحقق من الإشعارات الفائتة.

3. تحديد الأهداف

إن وجود أهداف قصيرة وطويلة الأجل يحسن الدافع والشعور بالمسؤولية. لمساعدة موظفيك على تحديد أهدافهم الخاصة في إدارة الوقت، فكر في تنظيم جلسة تدريبية.

قد يكون اتباع إطار عمل SMART هو الأكثر فعالية لهذا الغرض. وهذا يعني تحديد الأهداف التي هي:

• محدد.
• قابلة للقياس.
• يمكن تحقيقه.
• حقيقي.
• في الوقت المناسب.

بعض الأمثلة الجيدة لأهداف إدارة الوقت هي:

• تقليص وقت استخدام وسائل التواصل الاجتماعي إلى 15 دقيقة أثناء فترات الراحة في العمل
• جعل الروتين الصباحي أسرع لبدء يوم العمل مبكرًا

4. حدد الأولويات

كن واضحًا بشأن مستوى أولوية كل مشروع. سيساعد ذلك المديرين على تحديد أولويات المهام وإعطاء المعلومات ذات الصلة للموظفين.

انصح موظفيك بإعداد قائمة مهام قائمة على الأولويات في بداية كل أسبوع. نوصي بإنشاء قوائم يومية مماثلة. وبعد ذلك، يمكنهم إنشاء جداول زمنية مفصلة وتخصيص وقت للمهام الصعبة بشكل خاص.

ذكّرهم أيضًا بتضمين بعض وقت الفراغ في جداولهم. وبهذه الطريقة يمكنهم تعديل القائمة في حالة ظهور مهمة عاجلة جديدة.

5. نسعى جاهدين لتحقيق أقصى قدر من الإنتاجية

للوصول إلى الحد الأقصى من الإنتاجية، هناك العديد من ممارسات إدارة الوقت التي يمكن لموظفيك تنفيذها:

استخدم معرفتك عن نفسك

اقترح على موظفيك جدولة مهامهم الأكثر تطلبًا خلال ساعات ذروة التركيز. إذا كانوا غير آمنين بشأن بعض مهامهم، فشجعهم على تخصيص فترات أطول لتلك المهام.

حظر الوقت للعمل دون انقطاع

تتيح كتل العمل المتواصل تحقيق أقصى قدر من الإنتاجية. قم بتوجيه موظفيك لتحديد وقت التركيز لمهمة صعبة وإيقاف كل مصدر للإشعارات الشخصية والمتعلقة بالعمل.

جرب تقنية البومودورو

يعمل بعض الأشخاص بشكل أفضل عندما يأخذون فترات راحة قصيرة ولكن متكررة. يتكون البومودورو من فترات عمل مركزة مدتها 25 دقيقة، بالإضافة إلى فترات راحة مدتها 5 دقائق. الجزء الصعب هنا هو الالتزام بالفواصل الزمنية الخاصة بك.

6. الاعتماد على برامج المراقبة

يساعد تنفيذ برامج المراقبة في المقام الأول على تتبع الوقت بسهولة أكبر. ومع ذلك، يمكن للإصدارات الأكثر قوة من هذه الأدوات أن تساعد شركتك وموظفيك بعدة طرق:

• مقاومة عوامل التشتيت بسهولة أكبر – إن معرفة أنه يتم مراقبتها يساعد الموظفين على أن يكونوا أكثر انضباطًا.
• تتبع مدى التزام الموظفين بالفترات الزمنية المخصصة لهم - سيساعد تتبع الوقت موظفيك على معرفة مقدار الوقت الذي يقضونه فعليًا في مهمة ما بشكل أفضل.
• قياس انضباط العمال بشكل أفضل — يقيس برنامج المراقبة القوي كل دقيقة من وقت التوقف، لذلك فهو يعطي صورة واقعية عن انضباط الموظف.
• تقديم إثبات العمل - أدوات مراقبة الكمبيوتر التي تتتبع الموارد التي يستخدمها الموظفون وتمكين لقطات الشاشة توفر أيضًا إثباتًا للعمل. يتيح ذلك للموظفين إيقاف تشغيل الإشعارات أثناء فترات عملهم المركزة وعدم الرد على أي رسائل دون القلق من أن مديريهم قد يظنون أنهم يتكاسلون.

خاتمة

إن مساعدة موظفيك على التعلم وصقل مهارات إدارة الوقت يفيد كلاً من الشركة والموظفين. بفضل التنظيم الأفضل، يمكن للموظفين الوصول إلى ذروة الإنتاجية دون العمل لساعات أطول. بهذه الطريقة تضمن الاستقرار المالي حيث تظل شركتك قادرة على المنافسة ويظل موظفوك راضين ومخلصين.