نصائح الخبراء من مستشاري الهجرة في Office 365 لتحقيق انتقال سلس

يتزايد معدل اعتماد Office 365 جنبًا إلى جنب مع شعبيته وفائدته حيث تضيف Microsoft تطبيقات أعمال إضافية إلى المجموعة. يؤدي تقديم أدوات إنتاجية وتعاون جديدة، مثل Microsoft Teams وGroups وPlanner، إلى تبسيط وتسريع اتصالات الأعمال، مما يزيد من جاذبية التبديل من نظام أساسي آخر إلى Office 365. فيما يلي خمس تلميحات من الخبراء لتسهيل الانتقال إلى Office 365 الشركة، إذا كنت تفكر في ذلك أو بدأت بالفعل.

ما هو Office 365، ولماذا تحتاج إلى الانتقال السلس إليه؟

يقدم Office 365، وهو عبارة عن مجموعة متنوعة من البرامج والخدمات المتاحة من خلال الخطط القائمة على الاشتراك، مجموعة من المزايا المصممة خصيصًا لتلبية الاحتياجات الفردية والمؤسسية. تتضمن هذه المجموعة تطبيقات معروفة مثل Word وExcel، ومن المزايا المهمة لاستخدام Office 365 إمكانية الوصول إلى أحدث الإصدارات من هذه التطبيقات. تعمل مجموعة الميزات والفوائد التي يوفرها هذا الجناح على تبسيط الجوانب المختلفة للعمل الاحترافي.

أحد الجوانب الرئيسية للانتقال إلى Office 365 هو القدرة على تخزين جميع ملفات الشركة على السحابة، مما يجعلها قابلة للوصول من أي مكان متصل بالإنترنت وعلى مجموعة متنوعة من الأجهزة. تعد إمكانية الوصول السحابية هذه أمرًا بالغ الأهمية بشكل خاص للشركات التي يكون فيها التنقل والوصول عن بعد أمرًا ضروريًا. لا يعمل Office 365 على تسهيل الوصول السهل إلى التطبيقات والملفات الضرورية عندما يكون الموظفون بعيدًا عن المكتب فحسب، بل يضمن أيضًا أمانًا قويًا من خلال إجراءات مثل المصادقة الثنائية. تعد ميزة الأمان هذه أمرًا حيويًا في منع الوصول غير المصرح به إلى البيانات، حتى في حالة تعرض الجهاز للخطر.

لضمان الانتقال السلس والفعال إلى Office 365، يعد دور فريق خبراء الترحيل في Office 365 التابع لمجموعة EPC Group أمرًا لا غنى عنه. تشمل خبرتهم مجموعة من الخدمات، بما في ذلك تقديم المشورة بشأن تنفيذ Office 365، وتسهيل اعتماد المستخدم، وتوجيه تطور Office 365 داخل شركة معينة. من خلال الاستفادة من معرفة الخبراء وخبراتهم، يمكن للشركات دمج Office 365 بشكل فعال في عملياتها، مما يضمن مساحة عمل رقمية آمنة وسهلة الوصول وحديثة تتوافق مع احتياجاتها وأهدافها الفريدة.

وإليك نصائح الخبراء:

نصيحة 1: قم بتقييم حالة البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات لديك

قم بفحص البنية التحتية الحالية لتكنولوجيا المعلومات لمعرفة ما إذا كان بإمكانها دعم ترحيل Office 365 قبل بدء عملية الترحيل. احصل على لقطة دقيقة وحديثة لبنية شبكتك ونظام DNS والبريد وتطبيقات العميل الأخرى وحلول الأمان والامتثال وتصميم الدليل والخوادم والاتصال. تقدم Microsoft أداة مفيدة للتحقق من الاستعداد تلقائيًا.

نصيحة 2: انتبه للتخطيط

ضع خطة وطابق ترحيل Office 365 الخاص بك للتحول الرقمي لشركتك. مفتاح الخطوة الناجحة هو التحضير. قائمة مرجعية عقلية يجب تذكرها:

• تشكيل فريق متعدد التخصصات: لتحديد احتياجات الخدمة والضروريات، يجب أن يضم الفريق أعضاء من أقسام الأعمال والهندسة والتسويق والمبيعات والدعم.
• حدد الميزات التي تحتاجها: اختر الميزات التي تريد استخدامها، والتسلسل الذي سيتم إنشاؤه بها، وقم بإسناد هذه الاحتياجات على القيمة التي تعود على الشركة.
• حدد نوع الترحيل المناسب: يتكون هذا من ترحيل IMAP، وترحيل مرحلي، ونشر مختلط، وترحيل شامل بسيط. فكر في تنفيذ برنامج اختبار بدون المستهلكين "ذوي اللمس العالي".
• وضع خطة شاملة: قم بوصف متطلباتك والبيانات التي ترغب في نقلها في ضوء أهداف شركتك.

نصيحة 3: تحدث مع خبير

تحدث إلى الآخرين الذين نجحوا في الترحيل إلى Office 365 لتجنب ارتكاب أخطاء فادحة أثناء الترحيل الخاص بك. نصيحتهم يمكن أن تكون مفيدة. علاوة على ذلك، فكر في الاستعانة بمتخصص في تكامل السحابة أو مستشار لتحقيق انتقال أكثر سلاسة. فعندما يتعاونون مع فريقك، فإنهم يخففون من حدة التوتر حقًا.

عندما يتعلق الأمر بالأمان، فإن Office 365 لا مثيل له. فهو يحمي بياناتك بخبرة ضد الحوادث والخسائر التي تقع تحت سيطرته، مثل الأعطال الناجمة عن كارثة طبيعية. ومع ذلك، لا يمكن أن يحميك من الحوادث التي تحدث من جانبك. ونتيجة لذلك، تظل معرضًا لفقدان البيانات بسبب العديد من عوامل الخطر، بما في ذلك الفيروسات والقرصنة وفشل المزامنة والحذف غير المقصود أو المتعمد. يمكن أن يحدث فقدان البيانات في الأنظمة المحلية أيضًا، إن لم يكن أكثر من ذلك في السحابة. وبما أنك المسؤول في النهاية عن بياناتك، فيجب عليك حمايتها في السحابة. يمكن ضمان توفر بياناتك وسلامتها من خلال استخدام برنامج النسخ الاحتياطي والاستعادة التابع لجهة خارجية مثل Spanning Backup for Office 365. يوفر Spannning وظيفة استرداد دقيقة كاملة وفي الوقت المناسب بالإضافة إلى نسخ احتياطي تلقائي شامل للبريد والتقويمات وOneDrive وSharePoint. في حالة وقوع حادث يمكن أن يعرض استمرارية العمل للخطر، ستكون قادرًا على العودة بسرعة وسلاسة.

النصيحة الرابعة: جهز موظفيك

هناك تغيير في الإجراءات والمعايير المعمول بها عند الانتقال إلى منصة جديدة أو السحابة. ومن خلال تعليم موظفيك كيفية استخدام الأدوات الجديدة وتخفيف مخاوفهم، يمكنك مساعدتهم على الاستعداد لهذا التحول. عدة توصيات هي كما يلي:

• البدء مع مناصر داخلي: إن وجود مناصر من أصحاب المصلحة للتغيير سيساعد على حشد الدعم من جميع الأقسام وتنفيذ برامج تدريبية للمؤسسة بأكملها لتسهيل التحول.
• تقديم العاملين بلطف: قم بتدريب الموظفين باستخدام البرامج التعليمية القصيرة وأوراق الغش والأسئلة الشائعة والإحالات إلى مركز المساعدة. قبل كل شيء، قم بإجراء تعديلات صغيرة وتدريجية وتعزيز مزاياها. ونتيجة لذلك، سيتم زيادة دعم الموظفين لعملية النقل بشكل كبير، وسيكونون أكثر قدرة على الاستفادة من الميزات والقدرات الجديدة. قم بإنشاء عنوان بريد إلكتروني محدد يمكن للموظفين إرسال أسئلة حول الترحيل إليه.
• تعزيز البحث: يقدم Office 365 وفرة من الميزات والفرص الرائعة. إنه يذهب إلى ما هو أبعد من البريد الإلكتروني. شجع الموظفين على استخدام إمكانيات Microsoft Teams الجديدة ومناقشة مزاياها.

استفادت مئات الشركات من مشاريع الترحيل الناجحة التي يقودها متخصصو الترحيل في Microsoft 365. وسوف يقدمون حلاً مصممًا خصيصًا لتقليل التأثير على شركتك باستخدام أساليب مجربة وحقيقية وثروة من الخبرة.