كيف تختار برامج الأعمال الصغيرة التي تعمل على أتمتة أنظمتك؟

بفضل موجة رواد الأعمال الجدد والمبتكرين الذين تجرأوا على اتخاذ الخطوات اللازمة لتحقيق أهدافهم المهنية ، تنمو الشركات الصغيرة بأعدادها. إذا اعتقد المرء أن الشركات الصغيرة أكثر مباشرة في إدارتها من المؤسسات المتوسطة أو الكبيرة الحجم ، فهي مخطئة. لا يخلو تشغيل شركة صغيرة من التحديات بسبب قيودها المتعلقة بالميزانيات والنطاق والوصول. لذلك عندما يظهر موضوع الأتمتة في العمليات التجارية ، غالبًا ما تُترك الشركات الصغيرة خارج الطاولة. ومع ذلك ، إذا كان بإمكان أي شخص الاستفادة بشكل كبير من هذا الإجراء ، فإن الشركات الصغيرة تتصدر القائمة.

يجب أن تمتلك الأعمال التجارية الصغيرة البصيرة لفهم أن النمو أمر لا مفر منه إذا كانت تهدف إلى النجاح في الصناعة. الأتمتة التي تم تبنيها في وقت مبكر سوف تخدم الشركات الصغيرة أثناء نموها في وتيرتها الخاصة. ستتناول هذه المدونة جميع أصحاب الأعمال الصغيرة الذين يحتاجون إلى معرفة كيفية اختيار برامج الأعمال الصغيرة المناسبة لمساعدتهم على العمل بكفاءة أكبر مع تعظيم نقاط قوتهم.

ما هي الأتمتة من خلال برامج الأعمال الصغيرة؟

تبدو الأتمتة وكأنها كلمة خيالية بشكل لا يصدق ، وهو ما يخيف العديد من أصحاب الأعمال الصغيرة ورجال الأعمال من استكشاف الفوائد التي يمكن أن تجلبها إلى عملياتهم وعملياتهم. تشير الأتمتة إلى تبسيط العمليات المختلفة المتضمنة أثناء إدارة الأعمال لتبسيط الوظائف اليومية وتبسيطها. قد يكون هذا بسيطًا مثل الدمج في برنامج المحاسبة الذي يتعامل مع المعاملات التجارية من الأعلى إلى الأسفل التي تتضمن الشؤون المالية أو البرامج التي تدير جميع مشاريعك الجارية والواردة والمكتملة مع فرق متعددة. يحل الاستثمار في "برمجيات الأعمال الصغيرة" محل الحاجة إلى توظيف العديد من المهنيين للقيام بنفس الوظيفة أو إنفاق مبلغ غير ضروري من رأس المال على اتصالات واسعة النطاق عندما يكون التثبيت البسيط قادرًا على القيام بالمهمة.

كيف تختار برنامج الأعمال الصغيرة الذي ينمو مع عملك؟

يمكن للمرء استخدام العديد من المعلمات لقياس ما إذا كان برنامج الأعمال الصغيرة سيخدم متطلباتك التنظيمية بشكل جيد.

1. ابحث عن الجوانب التي تتطلب الأتمتة في عملك الصغير

ما هي مجالات عملك التي يمكنك تبسيطها لتوفير الوقت والقوى العاملة والمال؟ بعض المنظمات كثيفة العمالة والإنتاج ، والتي تتطلب إدارة المخزون ، في حين أن البعض الآخر هو الفكر والخدمية التي تحتاج إلى إدارة المشروع. الأمر متروك لصاحب العمل لفهم نوع البرنامج لتبسيط العمليات ، اعتمادًا على نوع العمل.

2. إنشاء مجموعة برامج الأعمال الصغيرة

سيوفر لك اختيار أتمتة أعمالك الصغيرة باستخدام حزم البرامج التعقيدات ورأس المال. بمجرد حصولك على ملخص للجوانب التي تتطلب التبسيط ، يمكنك تقسيم هذه العمليات إلى فئات ، بحيث تقلل عدد برامج الأعمال الصغيرة المطلوب شرائها. هناك العديد من شركات البرمجيات الممتازة التي تقدم مجموعة كاملة من الخدمات المجمعة في حزم لنفس الغرض. على سبيل المثال ، يمكنك العثور على واحد يلبي حلول المحاسبة الكاملة أو ينشئ موقع الويب الخاص بك ويستضيفه ويحافظ عليه ضمن حزمة واحدة.

3. التكلفة مقابل القيمة

ستجد العديد من حزم برامج الأعمال الصغيرة ذات الأسعار المعقولة والتي تلبي متطلبات عملك الحالية ؛ حتى أن بعضها مجاني للاستخدام مع مجموعة لا تصدق من الخدمات لتقديمها طالما قمت بالتسجيل في نظامهم الأساسي. لاختيار واحد يناسبك ، ضع في اعتبارك مقارنة تكلفة الاشتراك أو التثبيت بالقيمة التي يوفرها لك. لا تتسرع في اختيار أول ما تجده ؛ بدلاً من ذلك ، اختر المراكز الثلاثة الأولى من كل فئة من برامج الأعمال الصغيرة وقم بإجراء تقييم موازٍ بشأن أي منها يغطي جميع قواعد متطلبات عملك ويوفر أعلى نسبة تكلفة إلى فائدة.

4. التثبيت لمرة واحدة مقابل. الاشتراك

بالقيمة الاسمية ، قد تبدو بعض أفضل برامج الأعمال الصغيرة باهظة الثمن كشراء لمرة واحدة للوصول غير المحدود مقارنة بالاشتراك الشهري أو ربع السنوي أو السنوي. ومع ذلك ، إذا قارنت تكاليف رسوم الاشتراك على مر السنين ، فسوف تدرك أن تثبيت البرنامج لمرة واحدة أمر ملائم ، حتى مع وجود تحديثات في الوقت المناسب. في رأينا ، فإن اختيار شركة ذات نطاق مرن للتوسع مع نمو شركة صغيرة له فوائد أكثر من تغيير خطط الاشتراك في كثير من الأحيان.

ما أنواع برامج الأعمال الصغيرة التي يمكن أن تحتاجها الأعمال الصغيرة؟

إذا كنت تتساءل عن أنواع برامج الأعمال التجارية الصغيرة التي يمكن أن يستخدمها عملك ، فإن القائمة أدناه هي عدد قليل يستخدم لأتمتة العمليات التجارية الأساسية. أثناء التصفح للحصول على خيارات ، ستصادف برامج للشركات الصغيرة التي تخدم العديد من الوظائف لمتطلبات مختلفة. إذا كنت تحتاج إلى نهج أكثر تخصيصًا لعملك ، فيمكنك بناء نموذجك باستخدام هذه الأنظمة الأساسية لأنها تصنع أيضًا حزمًا مصممة خصيصًا لمتطلبات الصناعة والمتطلبات الخاصة بالمقياس.

1. برامج المحاسبة

يتعامل برنامج المحاسبة مع جميع معاملات المؤسسة وهو ضروري للشركات الصغيرة لتتبع جميع النفقات والدخول والمبيعات والمخزون والرواتب والجوانب الأخرى للامتثال المحاسبي. يقوم برنامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP) أيضًا بإنشاء كشوف الحسابات الضرورية وتقارير الامتثال ، مما يسهل حفظها قبل مواعيد الاستحقاق بوقت طويل.

2. برامج إدارة المشاريع

إذا كان لديك فرق متعددة تعمل في مشاريع مختلفة ، داخل الشركة أو عن بُعد ، فإن برنامج إدارة المشروع سيساعد في تبسيط جميع المهام من خلال تجميعها جميعًا في نظام واحد. هنا ، سيكونون قادرين على عرض التقدم المحرز في المشروع بأكمله ، والجوانب المكتملة أو المعلقة ، مع متابعة تقدمهم. يسمح البرنامج أيضًا للفرق بتحديد أولويات المهام والمشاريع اعتمادًا على أهميتها وصعوبةها والمواعيد النهائية الوشيكة. يؤدي هذا إلى قدر أكبر من المساءلة الشخصية والشفافية في العمليات مع تجنب الارتباك والخلط والنكسات بين الفرق ذات المشاريع المتداخلة والموظفين الذين يعملون في مشاريع متعددة.

3. برامج التسويق

سيساعد برنامج التسويق الشركات الصغيرة على زيادة نقاط قوتها للوصول إلى جمهور كبير من خلال التحليلات والمرشحات المخصصة لمجموعات الجمهور وتحسين محركات البحث وإنشاء مسارات التحويل المناسبة. يجعل برنامج التسويق متعدد القنوات تنفيذ الإستراتيجيات أكثر كفاءة من خلال العمل كالساعة مع مجموعة المعلمات.

4. برامج اتصالات الفريق

يعد الاتصال بين التدرج الهرمي الأفقي والصاعد والهابط للمؤسسة أمرًا ضروريًا للحفاظ على استقرار العمليات. منذ عام 2020 نتج عن معظم المنظمات تنفيذ العمل من المنزل ، أصبح التواصل الفعال ضروريًا في الظروف الحالية. بدلاً من إنفاق مبلغ ضخم على فواتير هاتف الشركة ، يمكن للشركات الصغيرة الاستثمار في برنامج اتصالات الفريق حيث يمكن عقد اجتماعات منتظمة عبر مختلف الأعضاء أو المنظمة بأكملها أو قادة الفريق باستخدام أجهزتهم واتصال جيد بالإنترنت فقط.

5. برامج إدارة الموارد البشرية

يعد استخدام البرامج لتبسيط عملية التوظيف وتقييم الوظائف وحساب المرتبات والدفع بالإضافة إلى معالجة شكاوى الموظفين مطلبًا أساسيًا للتعامل مع الأعمال التجارية المتنامية. قد تجد أنه من السهل إدارة موظفيك الآن ، ولكن سيصبح من الصعب تتبع موظفيك عندما ينمو عملك. ومن ثم ، فمن الأفضل اختيار برنامج مرن لإدارة الموارد البشرية يمكنه التعامل مع متطلبات التوظيف مع نمو عملك من البداية لتوفير الوقت في التعديل لاحقًا أو قضاء الوقت في العمل اليدوي الذي يمكن تجنبه في الوقت الحاضر.

6. برمجيات بناء المواقع الإلكترونية

يتطلب إنشاء موقع ويب واستضافته وصيانته بشكل عام مطورًا داخليًا ، وهو استثمار مكلف لشركة صغيرة في البداية. بدلاً من الاستعانة بمطور بدوام كامل ، يمكنهم استخدام برنامج إنشاء مواقع الويب الذي سيخصص بنية وصفحات وجماليات ومحتوى عملك مع توفير نظام أساسي لاستضافة مجالك وصيانة الموقع بشكل منتظم. مثل هذا البرنامج له اشتراك سنوي مع حزم جذابة من الأدوات التحليلية أيضًا.

كيف يمكن للمرء الاستفادة من استخدام برامج الأعمال الصغيرة؟

هناك العديد من الفوائد التي يجلبها برنامج الأعمال الصغيرة من خلال حلول الأتمتة ، كما هو موضح أدناه:

1. القدرة على التكيف

تساعدك برامج الأعمال الصغيرة على التكيف مع طلب السوق من خلال توفير مستوى معين من المرونة للتعامل مع نمو الأعمال التجارية بخفة الحركة الطبيعية. على سبيل المثال ، تتطلب التغييرات في متطلبات السوق خلال "موسم ارتفاع الطلب" أن يقوم صاحب العمل بتوظيف مجموعات من الأيدي الإضافية للتعامل مع الارتفاع المفاجئ في أحجام الطلبات. بدلاً من ذلك ، يمكن اعتبار هذا التغيير بمثابة تحول طبيعي متوقع من قبل البرنامج الذي يمكنه التعامل مع الطلبات المجمعة وإرسال كل المخزون إلى العملاء المعنيين في الوقت المحدد مع الاحتفاظ أيضًا بفحص المخزون لتجنب انخفاض العناصر المرتفعة في الطلب - كل ذلك مع توفير تكلفة العمالة الموسمية الباهظة الثمن.

2. تقليل مساحة الخطأ البشري

نظرًا لأن برنامج الأعمال الصغيرة يتم تشغيله وفقًا لمعايير محددة مسبقًا ونظام تم إنشاؤه بواسطة مطورين خبراء ، فإنه يقلل من مساحة الخطأ البشري في الحسابات أو المواعيد النهائية المفقودة للمعاملات والأنشطة والملفات الأساسية. بمجرد التعيين لملاءمة متطلباتك ، سيقوم البرنامج بعمله بينما يتطلب مدخلات محدودة من الموظفين البشريين ، خاصة في مسائل مثل الموارد البشرية والمحاسبة وإدارة المخزون.

3. تعظيم الجمهور والعائد على الاستثمار

يمكن أن تساعد برامج الأعمال التجارية الصغيرة المنظمة على تعزيز تسويقها والوصول إلى أقصى حد من عائد الاستثمار. غالبًا ما تقتصر الشركات الصغيرة على منطقة معينة من الجمهور. لتحقيق عدد أكبر من الجماهير المحتملة ، تأتي برامج تسويق الأعمال عن بُعد مزودة بأدوات تحليلية يمكن للمرء استخدامها لدراسة بيئته وعملائه ومنافسيه للوصول إلى المزيد من الأشخاص. عند القيام بذلك بشكل صحيح ، سيؤدي ذلك إلى تعظيم معدلات التحويل وعائد الاستثمار.

4. يقلل من متطلبات التوظيف والتكاليف

يمكن أن يحل برنامج الأعمال الصغيرة محل العديد من الموظفين المطلوبين للقيام بنفس المهمة والوظائف المساعدة. كما أنه يحرر موظفيك الحاليين من تخصيص وقت ثمين لأداء مهام زائدة عن الحاجة ودنيوية حيث يمكن استخدام مهاراتهم في الأماكن التي تحتاج إلى اهتمام فوري. نتيجة لذلك ، فإنه يوفر تكاليف هائلة حيث أن دفع رسوم الأقساط أو الاشتراك لحزمة برامج واحدة يغطي جميع الأعمال الميكانيكية. في الوقت نفسه ، تساهم مواردك البشرية الآن في العمل المنتج وتحقيق نمو أعمالك بشكل ملموس.

5. أفضل فريق الاتصالات عن بعد

قد يكون الاتصال بين الفرق البعيدة والعاملين الفرديين معقدًا إذا لم يتم تبسيطه بسبب اختلاف الجداول الزمنية والمناطق الزمنية. يضمن برنامج إدارة المشروع الذي يتضاعف كأداة اتصال جماعي إحضار جميع أعضاء مؤسستك إلى نظام أساسي واحد للعمل معًا. يؤدي ذلك إلى زيادة سيولة العمليات والمساءلة وروح الفريق والترابط بين الأعضاء ، مما يساعدك على تحقيق أقصى استفادة من بيئة العمل عن بُعد ، طالما أن موظفيك لديهم جهاز واتصال بالإنترنت.

6. رضا الموظفين

سيساعدك استخدام برنامج حلول الموارد البشرية على معالجة طلبات وتظلمات الموظفين في الوقت المناسب. وقد لوحظ أيضًا أن أداء الفريق أفضل عندما تم تزويدهم بالمجموعة الصحيحة من الأدوات (البرامج) لجعل عملهم أبسط لتتبع أعضاء المنظمة الآخرين والتنسيق معهم. إرضاء الموظفين يتعلق بقضاياهم التي يتم اعتمادها والخبرة التي لديهم أثناء العمل في مؤسستك. إن الإنتاجية أثناء تلقي التعاون وفرصة النمو في جميع الأبعاد تجعل الموظف راضٍ ، والذي يمكن توفيره باستخدام حزمة موارد بشرية ممتازة.

7. الاتساق في خدمة العملاء

خدمة العملاء هي أحد جوانب عملك الذي سيكون في المقدمة بغض النظر عن السلع أو الخدمات التي تقدمها في أي قطاع اقتصادي. سيساعدك استخدام برامج الأعمال الصغيرة لخدمة العملاء على تقديم مساعدة محددة زمنياً وسريعة وفعالة لقاعدة عملائك من خلال تبسيط العملية.

تغليف:

كما رأينا أعلاه ، تتطلب العديد من جوانب الأعمال التجارية الصغيرة مساعدة البرامج لجعل العمليات تعمل بسلاسة. نظرًا لأن النمو يتطلب من أصحاب الأعمال الخروج من مناطق الراحة الخاصة بهم ، فإن استخدام مثل هذه البرامج يحرر مساحة للعمل المنتج الذي يساهم في هذا التوسع مع توفير المزيد من الفرص لتعظيم أرباحهم. لا يؤدي الاستثمار في برامج الأعمال الصغيرة إلى تبسيط الأعمال الحالية للمؤسسة فحسب ، بل يؤدي أيضًا إلى إعدادها للانتقال بسلاسة إلى نموها الحتمي مع الخبرة. يعد اختيار البرامج التي تتطلبها أعمالك أكثر من غيرها ، اعتمادًا على طبيعة الصناعة التي تعمل فيها ، استثمارًا كبيرًا. تقدم لك Deskera أفضل حزم برامج الأعمال الصغيرة لتلبية ديناميكيات عملك المتغيرة.