كيفية إنشاء فاتورة خدمة تدفع لك بشكل أسرع

سواء كنت شركة صغيرة أو أكبر ، فمن نافلة القول أنك بحاجة إلى إرسال فاتورة خدمة لعملائك مقابل الخدمات المهنية التي تقدمها. تتضمن فاتورة الخدمة جميع المعلومات الأولية التي تجعل الفاتورة محددة جيدًا. من الضروري جعل فاتورة الخدمة صحيحة حتى تكون عملية الدفع خالية من المتاعب.

ولكن ماذا لو قلنا لك أن هناك طريقة للحصول على فواتير الخدمة الخاصة بك بشكل أسرع؟ قد يعتقد البعض منكم أن هذا يبدو جيدًا لدرجة يصعب تصديقها ، لكن القيام بذلك ممكن جدًا في الواقع! دعنا نواصل القراءة لمعرفة كيفية إنشاء فاتورة خدمة يمكن أن تدفع لك بسرعة!

1. أضف شعار عملك:

بالتأكيد ، تقطع التكنولوجيا هذه الأيام شوطًا طويلاً في الترويج لعملك وزيادة مبيعاتك. لكن الأساسيات لا تزال تحمل قيمها التي من المرجح ألا تتفوق عليها التكنولوجيا أبدًا! تتمثل إحدى هذه الممارسات الأساسية في تضمين شعار العمل في فاتورة الخدمة الخاصة بك. يمثل شعار الشركة الشركة بصريًا أمام العملاء المحتملين والعملاء. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن تؤدي إضافة شعار إلى فواتيرك أيضًا إلى قطع شوط طويل في بناء سمعة جيدة في السوق. على سبيل المكافأة ، ستساعدك إضافة شعار إلى فاتورة الخدمة أيضًا على التميز عن المنافسين الذين قد يفكر فيهم عميلك.

2. إضافة تفاصيل الاتصال بالشركة أمر لا بد منه!

أفضل طريقة لإنشاء فاتورة خدمة عملاء قوية هي إضافة تفاصيل الاتصال إلى رأس الفاتورة للخطوة التالية! تساعد إضافة تفاصيل الاتصال الخاصة بعملك العميل في تحديد مصدر الفاتورة. يمكن أن يكون أيضًا بمثابة حركة سريعة للذاكرة حيث يمكنهم استدعاء جميع الخدمات التي قدمتها لهم.

تحدث أكبر مشكلة في فواتير الخدمة عندما يقوم المستهلك بتعليق مدفوعاتك لسبب ما. في معظم الحالات ، يفضلون تقديم الملاحظات في الأوقات التي تناسبهم. ومع ذلك ، عند إضافة تفاصيل الاتصال ، لن يضطروا إلى البحث عن التفاصيل للاتصال بك إذا كان لديهم استفسار حول تفاصيل الاتصال بالشركة.

3. تأكد من إضافة معلومات الاتصال الكاملة لعميلك:

مباشرة بعد إضافة تفاصيل الاتصال الخاصة بك ، قم بإدخال تفاصيل الاتصال الخاصة بالعميل أسفل العنوان ، مباشرة أدناه حيث أضفت معلومات الاتصال الخاصة بشركتك. ستحتاج إلى التأكد من أسماء عملائك وعناوينهم وتفاصيل الاتصال بهم. يقترح الخبراء أنه من الضروري دائمًا تأكيد تفاصيل الفواتير من عملائك قبل إرسال فاتورة الخدمة. بينما من المرجح أن تحقق المدخلات الأخرى الاتساق ، إلا أن تفاصيل الفواتير عرضة للتغيير مع كل فاتورة خدمة. يمكن أن تؤدي تفاصيل الفواتير الخاطئة إلى مزيد من التعقيدات والمواقف غير المرغوب فيها.

4. تعيين أرقام الفواتير:

يقوم الخبراء بتصميم معظم قوالب فاتورة الخدمة ، وهناك شيء واحد مهم يجب أن تلاحظه عند تصفح قوالب الفواتير. يضمن مصممو المنصة دائمًا تضمين رقم الفاتورة للفاتورة! بيت القصيد من إنشاء أرقام الفواتير هو تتبع سجلات الدفع للشركة. من المهم جدًا تعيين رقم فاتورة فريد لكل فاتورة يتم إرسالها إلى عملائك. يمكنك الحصول على المساعدة من البرامج المختلفة المتوفرة على الإنترنت لتسهيل تخصيص الأرقام حسب احتياجاتك.

5. كن دقيقا جدا بشأن مواعيد الاستحقاق.

وفقًا لـ Sumup ، فإن السبب الرئيسي لذكر تاريخ استحقاق في فاتورة الخدمة هو تكثيف أهمية الفاتورة. عندما تحدد تاريخ استحقاق على الفاتورة ، فإن الموعد النهائي على الفاتورة يحفز عملائك على أن يدفعوا لك في الوقت المحدد. في حين أنه يمكن الاتفاق على تاريخ الاستحقاق بين العميل والشركة ، يقترح الخبراء أن الوقت المثالي هو 30 يومًا. إذا كانت لديك علاقات تجارية قوية مع عميل أو كانت شروط البيع فريدة من نوعها ، فسيكون من الحكمة تمديد الفترة التي يقع فيها تاريخ الاستحقاق. ولكن يجب ذكر تواريخ الاستحقاق في الفاتورة.

6. تقديم قائمة بجميع الخدمات

أفضل طريقة لعمل فاتورة الخدمة الخاصة بك هي التأكد من أنها تتميز بتصميم بسيط للغاية وتذكر بوضوح جميع الخدمات المقدمة. لمنع الأشياء من أن تصبح أكثر رقة وأن تبدو أكثر تمثيلا ، فإن أفضل فكرة هي سرد ​​جميع الخدمات التي قدمتها. عندما تقدم قائمة ، يصبح من السهل والبسيط على العملاء رؤية التغييرات التي أجروها من الحصول على الخدمات التي قدمتها لهم. علاوة على ذلك ، فإن كتابة خدماتك في نقاط تعمل بمثابة تفصيل وتساعد في تكوين فهم للمبلغ المستحق المستحق الدفع.

7. اجمع المبلغ الإجمالي المستحق.

بمجرد قيامك بإدراج جميع التفاصيل الضرورية المذكورة في الدليل أعلاه ، فقد حان الوقت للاقتراب خطوة واحدة نحو إعداد فاتورة خدمة فعالة. بمجرد إدراج جميع الرسوم التي يتعين على العميل دفعها ، تأكد من ذكر المبلغ الإجمالي للأموال المستحقة الدفع. بالإضافة إلى ذلك ، من الأفضل دائمًا التأكد من أن القيمة الإجمالية الفرعية الخاصة بك تشمل جميع التكاليف الأخرى شاملة وحصرية. نعني بهذه التكاليف الضرائب وأي رسوم عامة. تأكد أيضًا من ذكر أي إشعارات دائنة أصدرتها.

8. اذكر شروط الدفع صراحة.

عملية الدفع هي المكان الذي تظهر فيه معظم التعقيدات. للابتعاد عن أي سيناريوهات غير مرغوب فيها في عملية الدفع ، يجب أن تكون واضحًا أيضًا بشأن الشروط. اذكر شروط الدفع في قسم التذييل بفاتورة الخدمة الخاصة بك. يؤدي وضع معلومات الدفع في أسفل الفاتورة إلى صعوبة ارتكاب أي أخطاء. بالإضافة إلى ذلك ، إذا كنت تخطط لأي رسوم متأخرة لتحصيلها على فواتيرك المتأخرة ، فيجب أن تذكر هذه السياسة مسبقًا لعملائك. وبهذه الطريقة ، ستتلقى المدفوعات في الوقت المحدد ، وسيتعرف عملاؤك أيضًا على سياستك "المتأخرة".

9. إرسال فواتير الخدمة بشكل استباقي

بمجرد الانتهاء من المهمة للعميل. كلما زادت مطالبة إرسال فواتيرك ، فمن المرجح أن يتم تسليم فواتيرك بشكل أسرع. تجنب إعطاء مواعيد نهائية طويلة لعملائك للدفع مقابل خدماتك. من الناحية المثالية ، يجب على الشركة التي تقدم خدمات لعملائها أن تطلب المال مباشرة بعد الانتهاء من المهمة. ومع ذلك ، إذا كانت لديك فترة أخرى في الاعتبار ، فتأكد من إرسال الفواتير في غضون ثلاثة أيام. ومع ذلك ، يجب الإشارة صراحة إلى أن أي تأخير في الدفعات بعد تاريخ الاستحقاق غير مقبول. عندما تذكر هذه البنود في فاتورتك ، فإنك تقدم بيانًا وتحدد ظروف عملك بوضوح.

تغليف

فواتير الخدمة هي أحد المكونات الأساسية لعملك ، إن لم تكن الأكثر أهمية في حين أن فاتورة الخدمة القياسية ستنجز المهمة نيابة عنك ، فلا يوجد ما يشير إلى المدة التي سيستغرقها شريك عملك أو عميلك لدفع ما تريد. مستحقة. أثناء قيامك بإنشاء فاتورة خدمة باتباع كل هذه النصائح ، فإننا على يقين من أن أيام عملك ستتغير بشكل كبير. سيضمن اتباع هذه النصائح تسريع وتيرة معالجة الأموال ويقطع شوطًا طويلاً في مساعدة شركتك في الحفاظ على سمعتها الممتازة