كيفية زيادة كفاءات الاتصال الخاصة بك في 5 خطوات بسيطة
نشرت: 2022-02-17في المكتب ، قد يكون لكل فرد واجباته وأهدافه ، ولكن مع بعضكما البعض ، تعملون جميعًا لتحقيق نفس نية النهاية بالضبط.
ولكن مع حضور الكثير من الأشخاص المختلفين اليوم معًا ، لا بد أن يكون هناك بعض الخلاف حول كيفية تنفيذ النصائح والطرق بشكل أفضل. التفاعل هو العامل الحيوي لدعم نجاح مجموعتك.
المحادثة هي عمل شاق تعاوني ، ويمكن للجميع الوقوف للقيام بالمهمة على كفاءات الاتصال الخاصة بهم. في حين أن بعض الموظفين قد يشعرون بالخجل ولن يشاركوا مفاهيمهم البارزة ، قد يناضل مستخدمون آخرون في المجموعة لرؤية أو فهم تفاصيل متنوعة من نظرة على.
بغض النظر عن مكان وجودك باستخدام إمكانات المحادثة الخاصة بك ، يمكنك تحسينها بخمس خطوات بسيطة للغاية ، وفي مقدمتها مجموعة أكثر تعاونًا ونجاحًا.
كيفية تحسين تقنيات المحادثة في مكان العمل
قد يتطلب تحسين مهارات المحادثة في مكان العمل الكثير من المكونات الفريدة. بصرف النظر عما إذا كنت تريد أن تكون مستمعًا أفضل أو تتحقق مع كل موظف تقريبًا ، هناك العديد من الوسائل لمساعدة مجموعتك على التحدث بشكل صحيح أكثر مع بعضهم البعض. فيما يلي خمس طرق بسيطة للبدء في تحسين قدرات الاتصال الخاصة بك.
1. كن مستمعا نشطا.
هل أنت بالتأكيد تستمع لأعضاء مجموعتك؟ إذا كنت تخربش في مؤتمر ، أو تكتب رسائل بريد إلكتروني كلها من خلال هاتف Zoom ، أو تقاطع مفاهيمك أو خياراتك الفردية ، فأنت لا تستمع بنشاط. لحسن الحظ ، هناك الكثير من الأساليب لإجراء تحسينات على خبرة الاستماع لديك لضمان سماع حس زملائك في العمل.
- قم بإجراء مكالمة عينية عندما يتحدث أشخاص آخرون.
- أبعد الانقطاعات. يمكنك تدوين الملاحظات ، لكن لا تقم بالخربش أو شحن رسائل البريد الإلكتروني أو فرز الرسائل عندما يحاول شخص آخر التواصل معك.
- انتبه إلى نبرة الشخص الآخر ولغة النظام.
- حافظ على آرائك حتى ينتهي الإنسان تمامًا من الحديث. عندما يكون هذا هو قلبك ، استجب بشكل صحيح وعكس مرة أخرى الحقائق التي شاركتها معك للتو لإظهار انتباهك بوضوح.
- أومأ برأسك وابتسم بشكل مقبول عندما يتحدث الشخص الآخر. إذا كان ذلك ممكنًا ، اختبر الابتعاد عن شد شعرك أو أصابعك أو أي أشياء أخرى قريبة.
- حقًا لا تضع استراتيجية لما ستقوله عن المستقبل في رأسك. يمكنك أن تتطور فورًا إلى أن تستهلك هذه الأفكار وتتجاهل ما يقوله الشخص الآخر.
- احتفظ بالأحكام والأفكار بنفسك. ابتعد عن القفز إلى الاستنتاجات ، وبدلاً من ذلك ، اسمح للشخص بمشاركة كل ما يقوله.
- في الوقت الذي ينتهي فيه الشخص المعين من التحدث ، تحدث إلى الاستفسارات لتوضيح أي نقاط تشك فيها.
2. عقد مؤتمرات مفيدة.
إذا بدأت للتو في تضمين المؤتمرات في التقويم كل يوم عمل فردي ، فمن المحتمل أنك تتجه إلى وجود عدد كبير من الموظفين الذين يتذمرون ويتذمرون. تحسين التفاعل لا يعني استضافة الويب لمؤتمرات إضافية . الحيلة هي استضافة مؤتمرات ناجحة وذات مغزى بدلاً من ذلك.
- أول شيء في البداية. حدد الاجتماعات المطلوبة وأي منها سيكون أفضل حالًا كرسائل بريد إلكتروني. إن إهدار الوقت في المؤتمرات غير المنتجة يترك للموظفين وقتًا وطاقة أقل بكثير لإنجاز مهامهم الحاسمة.
- وضع الخطوط العريضة لكل مؤتمر على حدة. يساعد هذا في الحفاظ على كل شخص في الموضوع ، ويمكنك الرجوع إلى التعريف في أي وقت يبدأ الحوار في الانحراف.
- ادعُ فقط الأشخاص الذين هم بالتأكيد بحاجة للذهاب إلى التجمع. على الرغم من أن المحادثة الشاملة للشركة أمر ضروري ، إلا أنه من غير المجدي دعوة الأشخاص إلى مؤتمر لا يحتاجون إلى الحضور. إذا كانت هناك بعض التفاصيل التي تتعلق بشخص ما ، لكنهم في الحقيقة لا يحتاجون إلى التواجد هناك طوال التجمع ، ادعوه للحضور والبدء بعوامل الأشخاص. متفوقة مع ذلك ، أرسلها بالبريد الإلكتروني.
- اترك التجميع مع البضائع المتحركة الموصوفة. هذا يساعد على جعل الاجتماع جدير بالاهتمام.
- مراقبة مع القوى العاملة بعد الاجتماع. أرسل ملاحظات حول ما حدده المؤتمر ، وانتهي بالأشياء المتحركة المتصورة للمجموعة.
3. كشف السبب.
عندما تستجوب عاملًا لبدء إجراء تحقيق بشأن تعهد جديد أو تنزيل تقارير ، حاول إيصال سبب استفسارك عنه للقيام بالمهمة. يمكنك أن تطلب من العامل الحصول على قصص لشيء واحد عملوه في فترة الثلاثين يومًا السابقة.
بدون توضيح ، قد يشعرون بالقلق من أن أداؤهم كان سيئًا للغاية وأنهم يواجهون مشكلة عندما تريد حقًا تنفيذ الكميات لمبادرة شركة جديدة تعمل من أجلها.
بغض النظر عن الوظيفة والغرض ، شارك لماذا تستفسر عن أشياء معينة. يمكن أن يساعد هذا أيضًا في الابتعاد عن سوء الفهم وسوء التواصل بين الموظفين.
4. تسجيل المغادرة مع الموظفين.
حتى إذا كانت لديك سياسة الباب المفتوح التي تدعو العمال للتعبير عن آرائهم إليك في أي وقت ، فلن يختار جميع الأشخاص مكاسب خط التفاعل المفتوح هذا. قد يشعر بعض الموظفين بالتوتر لمشاركة أفكارهم أو يفضلون الاحتفاظ بها لأنفسهم.
استضف اجتماعات فردية معيّنة بشكل دوري ، على الأرجح عند شهر أو لكل ربع سنة ، لفحصها مع كل عضو في المجموعة. اسألهم عن التطور في مهامهم ، وتحقق مما إذا كانوا يشعرون بالارتباك ، وادعهم لمشاركة اقتراحاتهم وأهدافهم.
5. استفسر عن الاقتراحات.
التفاعل طريق ذو اتجاهين. بالإضافة إلى المؤتمرات الأولية الناجحة والفحص مع العمال بشأن وظائفهم وتقدم المهام ، يجب عليك حقًا الترحيب بالتعليقات حول كفاءتك والمؤسسة ككل.
يمكن أن يحدث هذا خلال مدة الاجتماعات الفردية فقط ، أو تقديم استبيانات منتظمة للموظفين لملئها. قدم خيارًا لإرسال التعليقات بشكل مجهول بشكل فعال ، مما يمكن بعض القوى العاملة من الشعور براحة أكبر في التحدث.
عندما تتلقى تعليقات ، لا تجبرها على الجانب وتنسى أمرها. قم بعمل نظام حركة لأداء لتقوية نقاط ضعفك. إذا حصلت على تعليقات تنطبق على الشركة ، فتأكد من مشاركة هذه الحقائق مع إدارتك بالشكل الصحيح.
التحديدات التكميلية لتحسين قدرات الاتصال
في حين أن هذه الإجراءات الخمسة هي مكان ممتاز للبدء ، إلا أن هناك وسائل أخرى لتعزيز قدرات التفاعل في المكتب. استخدم التكنولوجيا ، مثل Google Chat أو Slack ، لإنشاء قنوات محادثة.
إذا كنت تستخدم تطبيقًا أو موارد اتصال أخرى ، ففكر في تطبيق حدود عند فتح خطوط الأفراد. يمكن أن توجه الرسائل العادية في الثالثة صباحًا حول تحدي إنجاز المهمة عددًا غير قليل من الموظفين ليشعروا بالإرهاق إذا لم يتمكنوا بأي شكل من الأشكال من تغيير وضع إنجاز المهمة.
استفسر من زملائك في العمل عن أذواق تفاعلهم أيضًا. بالتأكيد ستكون هناك لحظات حيث يتعين عليك عقد مؤتمر لأي شخص ، ولكن استمر في الاحتفاظ بتفضيلات الاتصال في الدماغ عندما تحتاج إلى الوصول إلى شخص واحد أو شخصين فقط. يحتفظ بعض الرجال والنساء بالمعلومات والحقائق بشكل أكثر فاعلية عندما يمكنهم قراءتها عبر البريد الإلكتروني ، بينما يفضل البعض الآخر توصيل النصائح شخصيًا.
عندما تقوم بإعداد محادثة مفيدة بين فريقك ، تأكد من إشراك الجميع. بالنسبة للنظام ، فأنت تريد فقط تحويل الرجال والنساء إلى بريد إلكتروني عندما يكون ذلك مناسبًا لهم ، ولكن بشكل عام ، قم بتضمين الجميع تمامًا - حتى لو لم يكونوا في القسم الخاص بك من المكتب أو حتى في نفس المدينة - في إرشادات التفاعل الخاصة بك.
في النهاية ، ضع في اعتبارك وضع خطة مفتوحة للسماح للموظفين بالتوقف عند مكتب عملك للتحدث عن المشكلات أو المشاعر في أي وقت.
فوائد تقنيات الاتصال القوية
يبدو أن فوائد تحسين قدرات المحادثة الخاصة بك لا حصر لها. عندما يشعر أي شخص بأنه مسموع ، تقل احتمالات المواجهات المتوترة. علاوة على ذلك ، سيلتزم فريقك بوقت أقل بكثير لتصحيح سوء الفهم الذي حدث بسبب حقيقة أن رجلًا أو امرأة معينة لم يكن يستمع بنشاط أو أن شخصًا آخر كان يقاطع المؤتمر. وهذا يعني زيادة الإنتاجية واستثمار الوقت الإضافي في المهام الكبيرة.
عندما تتواصل مجموعتك بنجاح في جميع المجالات ، يمكنك أيضًا تحسين تجربة عمل المشتري. يمكن للعمال إرضاء المستهلك يتطلب الكثير بشكل أكثر كفاءة عندما يتمكنون من العمل نتيجة للتحديات بشكل مشترك ، ويمكنهم أن يكونوا إيجابيين أن هناك القليل من سوء الفهم الذي يترك المهام تسقط من الشقوق.
تشير كفاءات الاتصال الأفضل كثيرًا إلى أن كل موظف تقريبًا يشعر بالاستماع ومشاركة المزيد من الراحة في مفاهيمه. هذا يعني أنه يمكن لموظفيك تقديم المزيد من الأفكار إلى المكتب ، مما سيساعد شركتك في تأسيسها وتحقيق أهداف جديدة.
التواصل هو المفتاح في مكان العمل
مجموعتك قوية بقدر خبراتهم في التفاعل. استغراق الوقت لتحقيق أقصى استفادة من تطبيقات التفاعل ، والتعليقات العامة ، ووضع جداول أعمال المؤتمر ، والقيام بفترات فردية فقط مع القوى العاملة ، سيؤدي إلى زيادة مشاركة الموظفين وكفاءتهم في جميع المجالات.
سيعمل التفاعل بكلتا الطريقتين ، لذا تأكد من العمل على تقنيات الاتصال لديك ودعم طاقمك في تحسين محادثتهم. في النهاية ، ستكون مؤسستك أفضل بكثير بالنسبة لها.
