كيفية إدارة اجتماع انطلاق مثالي

إن بدء مشروعك دون اجتماع تمهيدي يشبه المشي بدون خريطة. بالتأكيد، قد تستمتع ببعض المسارات الرائعة، ولكن من المحتمل أن تضيع بدون خريطة وخطة واضحة.

ويحدث الشيء نفسه عند إطلاق المشاريع دون اجتماع تمهيدي. فقط من خلال التواصل القوي والخطة، يمكنك إبقاء مشروعك على المسار الصحيح. إنه مثل نظام تحديد المواقع العالمي (GPS) الذي يساعدك في الوصول إلى وجهتك.

دعونا نتعلم المزيد عن ذلك.

جدول المحتويات

ما هو اللقاء الافتتاحي؟

يمهد الاجتماع التمهيدي الطريق للنجاح من خلال توضيح أهداف المشروع، وتحديد الأدوار والمسؤوليات، وتحديد الجدول الزمني للمشروع.

وبشكل عام، يؤدي هذا إلى التنفيذ السلس للمشروع. فكر في الأمر باعتباره البداية الرسمية لمشروعك، مثل حفل افتتاح الألعاب الأولمبية.

هناك نوعان من الانطلاقات - داخلية وخارجية . تركز الانطلاقات الداخلية على مواءمة الفريق الداخلي، بينما تجمع الانطلاقات الخارجية أصحاب المصلحة الخارجيين أو الشركاء المشاركين في المشروع.

فوائد الاجتماعات التمهيدية

1. تحسين المحاذاة والتواصل

جمال اللقاءات الانطلاقة؟ إنها تسمح للجميع بمشاركة أولوياتهم وأفكارهم وخططهم. وهذا يعني أن فريقك يمكنه التوافق والاتفاق على العناصر المهمة منذ البداية.

أجرت Sage Journals دراسة مجتمعية تسلط الضوء على أهمية الأحداث الافتتاحية للمشاريع البحثية.

تتضمن هذه الأحداث التعاون في كل مرحلة من مراحل الاجتماع، وبناء العلاقات من خلال تحدي وجهات نظر بعضنا البعض، وتبادل الخبرات.

يُقترح عقد اجتماعات تمهيدية لتسهيل الحوار بين أعضاء الفريق وتعزيز الشراكات العادلة.

نصيحة احترافية: افتح حوارًا للاستفادة من الخبرة الجماعية لفريقك، وتوليد رؤى قيمة، وتعزيز الشعور بالملكية المشتركة.

2. تبسيط تخطيط المشروع وتنفيذه

تشبه ضربات البداية صافرة بداية المباراة، حيث تقوم بتعيين الأدوار والتعرف على الصراعات المحتملة.

يساعد هذا الفريق على توفير قدر هائل من الطاقة والوقت، مما يسمح لك بالبدء في العمل بخطة قوية لإدارة المشروع.

تعزز هيذر نيجلي هذه النقطة في كتابها الذي يحمل عنوان دليل مستشار Salesforce: أدوات لتنفيذ أو تحسين حل Salesforce الخاص بعميلك:

"يعد الاجتماع الافتتاحي أحد أهم الاجتماعات في المشروع.

إنه الوقت الذي يترك فيه الفريق الانطباع الأول المهم للغاية ويتحدث مع العميل حول أهدافه للمشروع. يتم أيضًا تدريس منهجية المشروع للعميل.

"أثناء الاكتشاف، يقوم فريق المشروع بإجراء تحليل الأعمال باستخدام مجموعة متنوعة من التقنيات للحصول على فهم للعمليات الحالية والمستقبلية. يقوم أعضاء المشروع بكتابة قصص المستخدمين للتحضير لمرحلة البناء.

3. المعالم والمواعيد النهائية الواضحة

تصور مجموعة من الأفراد المتحمسين للغاية يجتمعون معًا لتحويل الخطة إلى واقع.

إنهم ينفذون بدقة كل معلم من مرحلة التخطيط إلى الاختبارات النهائية، ويراقبون الساعة ويتواصلون بصراحة حول التقدم الذي يحرزونه.

ويضمن هذا المستوى من التعاون عملية سلسة وتسليم المنتج النهائي في الوقت المناسب. يقول جان كانج، مدير البرنامج الاستراتيجي في Figma:

"ابدأ برنامجك بقوة من خلال استضافة اجتماع افتتاحي مدته 30 دقيقة.

• تحديد الأهداف، وتقديم أعضاء الفريق، ووضع خطة التنفيذ.
• حدد مصادر الحقيقة للموارد، ومن يجب أن تذهب إليه ولماذا، وقنوات الاتصال الصحيحة (Slack، Intake form، Microsite).
• شارك إطار عمل اتخاذ القرار مثل DACI أو RACI أو RAPID.

4. ردود الفعل المبكرة

إن أدوات وتقنيات إدارة المشاريع الخمس الأكثر استخدامًا هي "الاجتماع التمهيدي"، و"اجتماعات التقدم"، و"تقارير التقدم"، و"تحليل المتطلبات"، و"قائمة الأنشطة"، وفقًا لجواو فاراجاو، وغابرييلا فرنانديز، وهيليو سيلفا. .

تعتبر هذه الأساليب حيوية لنجاح المشروع لأنها تمكن الفرق من تلقي التعليقات المبكرة وإجراء التعديلات اللازمة في الوقت الفعلي ، مما يؤدي إلى إكمال المشروع بشكل أكثر دقة وكفاءة.

نصيحة احترافية: استخدم سحابة الرموز التعبيرية الخاصة بـ Slido لطرح أسئلة بسيطة والحصول على تعليقات باستخدام الرموز التعبيرية. باستخدام هذه اللعبة، يمكنك جمع تعليقات نوعية وكمية وتخفيف أي مشاعر متوترة وغير مريحة.

مصدر الصورة

4 أنواع الاجتماعات التمهيدية

الاجتماع التمهيدي الداخلي

الأفضل لـ: فريق المشروع

البداية الداخلية عبارة عن اجتماع محوري يجمع فريق المشروع ويحدد نغمة المشروع الأكبر أو القادم. يُطلق عليه عادةً اسم "بدء المشروع" ويسمح لأعضاء الفريق بالتعرف على بعضهم البعض.

أهداف الاجتماع التمهيدي الداخلي:

• إنشاء قنوات اتصال واضحة وتكرار الاجتماعات وسير العمل.
• تحديد الاختناقات المحتملة ووضع جدول زمني للتخفيف منها.
• تأكد من أن جميع أعضاء الفريق لديهم نفس الفهم لمعلومات المشروع.
• مواءمة الأولويات والتوقعات للمشروع.

من الناحية المثالية، يجب أن تغطي البداية الداخلية أدوار أعضاء الفريق وخلفية المشروع وإطار المشروع والغرض منه.

اللقاء الافتتاحي الموسمي

الأفضل لـ: الموسم القادم

تساعد البداية الموسمية على تنشيط الشركة للموسم أو العام القادم وتحتفل أيضًا بإنجازات العام/الموسم السابق.

غالبًا ما تعقد الشركات الكبيرة اجتماعًا موسميًا في بداية السنة المالية أو الموسم الجديد أو العام الجديد.

يمكن أن يكون هذا الحدث الداخلي خاصًا بالقسم أو للشركة بأكملها. وعادة ما يستمر لمدة يوم واحد، على الرغم من أنه يمكن أن يكتمل في غضون ساعات قليلة.

أهداف اللقاء الافتتاحي الموسمي:

• تعزيز ثقافة الشركة وثقة الفريق.
• تحديد الأولويات والأهداف للموسم الجديد.
• حل بعض القضايا الماضية.
• تحفيز الجميع للعمل المقبل.

الاجتماع التمهيدي للفريق الجديد

الأفضل لـ: بناء الثقة في أعضاء الفريق الجدد

يضمن انطلاق الفريق الجديد، المعروف أيضًا باسم اجتماع "التعرف عليك"، تقديمًا مناسبًا ومواءمة بين أعضاء الفريق الجدد والحاليين.

يُعقد هذا الاجتماع عادةً خارج الموقع، ويوفر فرصة للتواصل، وإلقاء الخطب الملهمة، والعصف الذهني التعاوني، وجلسات فرعية مثمرة.

وبحلول نهاية اليوم، يغادر أعضاء الفريق بفهم واضح لكيفية العمل معًا بفعالية وتحقيق أهدافهم.

أهداف اللقاء الافتتاحي للفريق الجديد:

• غرس موقف إيجابي.
• إظهار أدوار الجميع.
• حدد عدد مرات الاجتماع وقنوات الاتصال والمزيد.
• بناء الثقة والتعرف على الجميع.

الاجتماع التمهيدي الخارجي

الأفضل لـ: الاتحاد مع العملاء

تخيل مقابلة عميل جديد لأول مرة. أنت لا تعرف أسلوب عملهم أو تفضيلاتهم أو توقعاتهم. وهنا يأتي دور الانطلاقة الخارجية.

يجمع هذا الاجتماع بين الشركة والعميل لمواءمة أهدافهما وتحديد نطاق المشروع وإنشاء خط اتصال واضح.

أثناء البداية الخارجية، حدد التوقعات لمراجعة العمل وحدد أفضل طريقة للتعاون. سيكون السطح الرسمي إضافة لطيفة أيضًا. استكشف قوالب مجموعة اجتماعات البداية.

أهداف اللقاء الافتتاحي الخارجي:

• تحديد نطاق المشروع.
• إنشاء خريطة طريق المشروع.
• تحديد أصحاب المصلحة في المشروع والتواصل معهم.
• وضع بروتوكولات لتقارير الحالة المنتظمة.

مصدر الصورة

كيفية إدارة اجتماع انطلاق ناجح

إذا لم تكن قد خططت مطلقًا لبدء المباراة، فسيوضح لك الدليل التفصيلي التالي كيفية القيام بذلك بالضبط.

1. الإعدادية

حدد الحاضرين في الاجتماع ومدة انطلاق المباراة. تعتمد التفاصيل الجوهرية على شكليات الاجتماع الافتتاحي والغرض منه . فيما يلي بعض العوامل الأساسية التي يجب مراعاتها أثناء الإعداد:

• وضع اللمسات النهائية على قائمة الدعوة.
• حدد المدة والوقت، واترك بعض الوقت للأسئلة.
• صياغة جدول الأعمال.

يمكنك استخدام القائمة المرجعية لبدء المشروع قبل المشروع.

مصدر الصورة

نصيحة احترافية: قم بتعيين مسجل ملاحظات حتى يتمكن أي حاضر غائب من الحصول على ملخص. وأيضًا، إذا تم إجراء ركلة البداية افتراضيًا، فقم بتسجيلها.

2. مقدمات

تقديم عضو جديد في الفريق أو الاجتماع مع عميل لأول مرة؟ لا تقلل من قيمة المقدمة الدافئة. البدء بملاحظة إيجابية يمكن أن يضبط نغمة الاجتماع المثمر والناجح.

مثال:

"HubSpoters، دعونا نرحب بأحدث عضو في فريقنا، سارة! سارة خبيرة تسويق ولا تستطيع الانتظار لمشاركة حكمتها معنا. نحن سعداء بوجودك هنا!

"سارة، هل ترغبين في إخبارنا المزيد عن نفسك؟"

نصيحة احترافية: فكر في طرح أسئلة مضحكة لكسر الجمود لتهدئة الحالة المزاجية. على سبيل المثال، "أخبرنا عن أسوأ يوم لشعرك." ولكن تأكد من أن المستجيب مرتاح لمثل هذه الأسئلة.

3. غرض المشروع

تأكد من أن كل فرد في الفريق على نفس الصفحة. يجب عليهم جميعًا أن يعرفوا سبب أهمية المشروع والنتيجة التي يمكنهم توقعها.

ولسوء الحظ، يشعر 74% من الموظفين بأنهم منفصلون عن أهداف شركاتهم. في الواقع، إنهم لا يفهمون حتى كيف يتناسب عملهم مع الصورة الأكبر، وهو أمر محزن للغاية. لا تدع فريقك يقع في تلك الإحصائية.

بدلًا من ذلك، خذ وقتًا لشرح أهدافك لكل عضو في الفريق. والأهم من ذلك، أن تبين لهم أهمية دورهم في تحقيق النجاح.

نصيحة احترافية: تأكد من إجراء محادثة فردية مع الجميع (إن أمكن).

4. خطة المشروع

قم بتضمين هذا العنصر المهم للغاية في جدول أعمال الاجتماع للسماح للحاضرين بالتعمق في التفاصيل قبل الحدث.

أثناء البداية، ركز على المعلومات الأساسية التي تهمك حقًا - التسليمات الأساسية، والمعالم الرئيسية، والجدول الزمني للمشروع.

نصيحة احترافية: شجع الأسئلة خلال هذه المرحلة.

مصدر الصورة

5. نطاق المشروع

بمجرد تحديد الخطوط العريضة لخطة المشروع الأساسية، قم بتوضيح ما هو ضمن النطاق وما هو ليس كذلك.

وهذا يجعل الجميع على نفس الصفحة ويمنع أي ارتباك حول التسليمات والمفاجآت غير المتوقعة على الطريق. ثم قم بتحديد حدود المشروع بوضوح.

نصيحة احترافية: قم بتضمين الصفحات المقصودة والموارد والأهداف والمتطلبات الإبداعية في نطاق مشروعك.

6. أدوار المشروع

حدد أدوار مشروعك – من سيكون الراعي التنفيذي ونقطة الاتصال الرئيسية؟ هل سيكون هناك موافقة على المشروع؟

وهذا سيوفر الوضوح والتوجيه للفريق. تذكر أن القليل من التخطيط مقدمًا يمكن أن ينقذ الكثير من الصداع لاحقًا.

نصيحة احترافية: قم بمشاركة مخطط RACI كعنصر عمل. إنه إطار عمل مفيد لإدارة المشروع لتوضيح الأدوار والمسؤوليات لمهام وتسليمات محددة.

مصدر الصورة

7. تحديثات المشروع والبيانات

نحن جميعًا عرضة لإضاعة الكثير من الوقت في البحث عن المستندات وجمع المعلومات. النتائج؟ وقت أقل للتركيز على العمل عالي التأثير.

ولذلك، قم بإنشاء مصدر مركزي للحقيقة للمعلومات المتعلقة بالمشروع. عندما يعرف أعضاء الفريق أين يبحثون للحصول على المعلومات التي يحتاجون إليها، يمكنك أن تتوقع المزيد من الإنتاجية.

نصيحة احترافية: تأكد من إمكانية الوصول إلى التحديثات والتسليمات والمعالم الرئيسية والمستندات في الوقت الفعلي في مكان يسهل تحديد موقعه. استخدم Notion، على سبيل المثال، كمركز المعرفة المركزي الخاص بك.

8. الأسئلة

بعد انتهاء الاجتماع، لا تترك فريقك في الظلام. دعهم يطرحون الأسئلة المتعلقة بالمشروع. يمكن أن تؤدي هذه الخطوة الإضافية إلى مزيد من التوافق والرؤى.

نصيحة احترافية: شجع المشاركة النشطة من خلال تخصيص وقت كافٍ للأسئلة.

9. جدول أعمال الاجتماع التمهيدي

لتسهيل فهم هذا الأمر، قمنا بصياغة نموذج لجدول أعمال الاجتماع الافتتاحي .

مقدمة

السماح للحاضرين في الاجتماع بتقديم أنفسهم. قم بتخفيف الأمور من خلال طرح بعض الأسئلة الممتعة والمبتكرة التي من شأنها أن تثير ابتسامة أو اثنتين.

معلومات اساسية

• اشرح سبب أهمية هذا المشروع لأهداف فريقك ونجاح الشركة.
• مشاركة المعلومات المناسبة حول المشاريع السابقة والعملاء لمساعدة الفريق على فهم نطاق المشروع وما هو على المحك.

أهداف المشروع

• ناقش نطاق المشروع وأهدافه بالتفصيل.
• تحديد المقاييس لقياس نجاح المشروع.

المهام البارزة والجدول الزمني

• حافظ على مشروعك على المسار الصحيح من خلال تحديد جدول زمني واضح مع المعالم الرئيسية.
• حدد أدوار كل عضو في الفريق للتأكد من أن الجميع يعرف ما هو متوقع منهم.
• ناقش الجدول الزمني والمراحل بالتفصيل، وقم بتوضيح مسؤوليات كل عضو في الفريق.

مصدر الصورة

الخدمات اللوجستية

• إنشاء قنوات وبروتوكولات اتصال واضحة لضمان التعاون الفعال.
• مشاركة معلومات الاتصال لجميع أعضاء الفريق لتسهيل التواصل والتعاون.
• اتفق على أساليب إعداد التقارير وتكرارها لإبقاء الجميع على اطلاع وعلى المسار الصحيح.

الأصول والتحديات المحتملة

• ناقش الفرص المحتملة التي قد تنشأ أثناء المشروع واطرح أفكارًا حول طرق الاستفادة منها.
• تقييم الموارد الموجودة وتحديد ما إذا كانت هناك حاجة إلى موارد إضافية.

يمكنك أيضًا استخدام قالب Smartsheet لتسجيل الحضور ومحاضر اجتماع بدء المشروع.

ويغطي بنود جدول الأعمال، وبنود العمل، وخطط المتابعة، وقواعد الاجتماع، وأهداف المشروع، والأدوار والمسؤوليات، والقضايا المحتملة.

مصدر الصورة

6 أفضل الممارسات في الاجتماع التمهيدي

يستغرق إتقان الاجتماعات سنوات من الممارسة. لحسن الحظ، سيشاركك القسم الأخير من دليلنا شذرات من الحكمة لتعزيز مهاراتك في ركلة البداية.

1. افرز طاقة إيجابية.

تخلص من الملابس الرسمية واترك مظهرك الخارجي البارد عند الباب. بدلاً من ذلك، أحضر مزاجك المشمس والدفء إلى الطاولة.

يشارك Adrian Neumeyer، مبتكر مدير المشروع التكتيكي، أفضل خمس نصائح شخصية لتحقيق انطلاقة مذهلة:

وفقًا لنيوماير، فإن مفتاح الانطلاقة الرائعة هو الطاقة الإيجابية. ومن خلال مواجهة التحديات والنكسات بموقف "القدرة على التنفيذ"، يمكنك تحفيز فريقك ووضع الأساس لمشروع ناجح.

2. تحديد الأهداف.

النجاح يعني أشياء مختلفة لكل شركة وفريق، لذا اسأل نفسك ما هو تعريف النجاح وشاركه مع الجميع. حدد هدفًا قابلاً للقياس حتى يتمكن أعضاء الفريق من اتخاذ الإجراءات تلقائيًا وبذل الجهود لتحقيقه.

اسأل أعضاء الفريق عن كيفية نجاح المشروع، وناقش أهداف كل مقياس، وحدد كيفية قياس كل شيء.

"جزء كبير من أي اجتماع انطلاق ناجح هو تحديد أهداف المشروع بأكمله. يجب أن تأخذ هذا الوقت لشرح سبب أهمية هذا المشروع بالتحديد وكيف يتناسب مع الهدف أو المهمة العامة لشركتك.

يقول ثاد هيجيس، مدير مشروع العقود الحكومية الأمريكية في معهد ANDECO ومدرب مديري المشاريع: "من خلال القيام بذلك، سيفهم كل فرد في الفريق سبب أهمية عملهم - وسيكونون أكثر تحفيزًا لإكمال مهامهم وفقًا لذلك" .

3. احتفظ بعلامات تبويب حول ما يشعر به الجميع.

في بعض الأحيان، قد يشعر بعض الأعضاء أن المشروع ينحرف عن مساره أو قد يصابون بخيبة أمل بسبب عدم التعاون. وبطبيعة الحال، لا يوجد مدير مشروع يرغب في أن يكون أعضاء الفريق غير مندمجين أو غير مبالين.

نصيحة احترافية: نوصي بمشاركة الأفكار والمشاعر بعد الاجتماع للتأكد من انسجام الجميع. إذا لاحظت أن أحد أعضاء الفريق يتصرف بشكل غريب إلى حد ما، فاتصل به 1:1 في أقرب وقت ممكن لسماع السبب وحله.

ضع في اعتبارك أيضًا طريقة ستيفاني ميدو الإبداعية للحصول على تعليقات من الفرق بعد الأحداث أو التدريب.

ستيفاني، الرئيس التنفيذي لشركة Phoenix GTM Consulting، تحولت إلى Kahoot! قم بالاختبار في أحد الاستبيانات ووجدت أن معظم فريق المبيعات يريد معلومات واضحة.

يقول ميدو إنه من المهم التكيف مع الأوقات الصعبة الحالية واستخدام أساليب مختلفة لجمع التعليقات.

4. شارك المهام مسبقًا.

شارك جميع المستندات الأساسية مع فريقك قبل انطلاق المباراة.

بدلاً من إرسال بريد إلكتروني ممل يحتوي على كومة من المرفقات، قم بتنظيم المواد في مركز معرفة واحد. شجع أعضاء الفريق على استكشافها مسبقًا وطرح الأسئلة ومشاركة أفكارهم.

5. دعم المشاركة.

نعم، قد تكون مدير المشروع. لكن هذا لا يعني أنه يجب عليك وحدك التحدث خلال الاجتماعات.

شجع فريقك وأصحاب المصلحة على مشاركة أفكارهم وأفكارهم. قد يفاجئونك بمساهماتهم الرائعة.

نصيحة احترافية: فكر في منح أعضاء الفريق المختلفين فرصة تشغيل أقسام مختلفة من البداية. وهذا لا يزيل بعض الضغط عنك فحسب، بل يجعل الاجتماع أكثر تفاعلية ومتعة لجميع المشاركين.

6. أرسل بريدًا إلكترونيًا للمتابعة.

اضرب المكواة وهي ساخنة وأرسل بريدًا إلكترونيًا للمتابعة خلال 24 ساعة من الاجتماع. لا تنتظر حتى ينسى شريكك في المحادثة كل ما يتعلق بتفاعلك.

استخدم قالب المتابعة:

مرحباً جميعاً،

يا له من اجتماع انطلاق رائع كان لدينا! أنا محظوظ لأنني أقود مثل هذا الفريق الرائع والمتحمس. دعونا نواصل الكرة من خلال تلخيص مناقشتنا وتسليط الضوء على خطواتنا التالية.

• خلاصة. خلال الاجتماع، تناولنا [الجدول الزمني للمشروع، وأدوار الفريق ومسؤولياته، والعوائق المحتملة]. لقد قمنا أيضًا بتبادل الأفكار الإبداعية حول مخرجات مشروعنا وناقشنا طرق البقاء على المسار الصحيح والتواصل بشكل فعال. هؤلاء هم: …
• الخطوات التالية. خلال الأيام القليلة المقبلة، سأرسل عناصر عمل ومهام تفصيلية بناءً على مناقشتنا. سنقوم بتحديد موعد لاجتماع فريقنا القادم لمراجعة التقدم الذي أحرزناه والبقاء على اتصال في 2023-09-19T11:00:00Z.

شكرًا جزيلاً للجميع على المساهمة في إنجاح اجتماعنا الافتتاحي. إنجازاتنا هي جهد جماعي.

أفضل،

اسمك

قم بإنهاء انطلاقتك مثل الزعيم

فقاعة! أنت الآن مسلح بالأدوات والقوالب والأطر اللازمة لتولي مسؤولية انطلاقتك كالرئيس. دع طاقتك وحماسك يتألقان ويجعل الجميع يشعرون بالتقدير والإلهام.