كيفية تشغيل حدث افتراضي ناجح في عام 2023 ، بالإضافة إلى أفضل الممارسات وفقًا لـ CMO في Eventbrite

نتيجة لهذا الوباء ، كان هناك تحول في السنوات الأخيرة إلى المؤتمرات الافتراضية.

لكن استراتيجية المؤتمر الافتراضي لا يمكن أن تكون نسخًا ولصق لاستراتيجية فعلية. تأتي المؤتمرات الافتراضية مع تحديات فريدة وتتطلب منظورًا جديدًا للنجاح.

هنا ، دعنا نستكشف فوائد المؤتمرات الافتراضية ، ونلقي نظرة على بعض الأمثلة من المؤتمرات الافتراضية الناجحة لإلهامك ، وتحقق من بعض الأدوات التي يمكن أن تساعدك في التخطيط بنفسك.

بالإضافة إلى ذلك ، استمع إلى Tamara Mendelsohn ، كبير مسؤولي التسويق في Eventbrite ، حول أفضل ممارساتها لاستضافة حدث افتراضي ناجح في عام 2023 وما بعده.

تخط إلى الأمام:

فوائد المؤتمر الافتراضي

هناك الكثير من الفوائد الرئيسية لاستضافة مؤتمر افتراضي.

أولاً ، يمكن أن يخفض سعر القبول ، مما يمكّن الشركات الصغيرة ذات الميزانيات المحدودة من شراء تذاكر المؤتمر الخاص بك وتقديم رؤى فريدة خاصة بهم.

كما أنه يقلل من التكلفة التي سيتعين على عملك دفعها مقابل مساحة المؤتمرات ، والموظفين المتاحين ، والمطاعم ، والأمن ، وغير ذلك الكثير.

بالإضافة إلى ذلك ، يسمح للأشخاص من جميع أنحاء العالم بالتفاعل مع بعضهم البعض دون الحاجة إلى إنفاق مبالغ باهظة على الرحلات الجوية والفنادق. تخيل مدى سهولة تعاون جهات التسويق من الهند وأيرلندا وأستراليا والولايات المتحدة افتراضيًا ، بدلاً من محاولة التجمع شخصيًا.

قد يساعدك أيضًا في جذب المتحدثين ذوي الطلب المرتفع الذين ليس لديهم الوقت للالتزام بمؤتمر شخصي ، لكنهم يسعدون بمشاركة الوجبات السريعة عبر مكالمة فيديو سريعة أو عرض تقديمي مسجل مسبقًا.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكّنك المؤتمر عبر الإنترنت من إنشاء منتج - تسجيلات من مؤتمرك - يمكنك الاستمرار في مشاركتها واستخدامها كأداة لتوليد العملاء المحتملين لأشهر وسنوات بعد الإطلاق المباشر الأولي.

وأخيرًا ، هناك ما هو واضح: في بعض الأحيان ، يمكن لظروف غير متوقعة ، مثل جائحة عالمي ، أن تجعل المؤتمرات الشخصية في مواقع معينة أمرًا مستحيلًا.

تقدم إميلي رالي ، مديرة تسويق العلامات التجارية والشراكات الإستراتيجية في HubSpot ، بعض النصائح إذا وجدت نفسك فجأة تحول حدثًا شخصيًا إلى حدث افتراضي: "إذا كنت تنتقل من حدث مباشر ، فحاول إضافة قيمة إضافية إلى المشاهدين الذين يتم ضبطها الآن عبر الإنترنت. قم بجلسة إضافية. اعرض المزيد من الوقت للأسئلة والأجوبة. قدم عرض خاص إضافي. ابحث عن طرق مبتكرة لإضافة لحظات مبهجة إضافية ".

بالإضافة إلى ذلك ، يذكر رالي أن "الأحداث الافتراضية يمكن أن تفقد بسهولة واحدة من أفضل فوائد الأحداث الحية: الاتصال البشري. للتخفيف من ذلك ، حافظ على تفاعل الحدث واشرك الجمهور ".

الآن بعد أن اكتشفنا بعض الفوائد ، دعنا نتعمق في نصائح Mendelsohn لإنجاح حدثك الافتراضي التالي.

6 أفضل ممارسات الحدث الافتراضي ، وفقًا لمدير التسويق في Eventbrite

1. تحديد جمهورك.

أثناء جلوسك مع فريقك لتنظيم حدث افتراضي ، عليك أولاً تحديد هوية الحدث - المعروف أيضًا باسم جمهورك المستهدف. سيؤثر جمهورك المستهدف على كل جانب من جوانب الحدث تقريبًا ، مثل المتحدثين الذين تحددهم والموضوعات التي تغطيها وحتى الوقت الذي تستضيف فيه الحدث.

أخبرني مندلسون ، "تعمق في من تريد حضور هذا الحدث الخاص بك ، وافهم تحدياتهم وأهدافهم. ما الذي سيلهمهم للتسجيل؟ ما هي القيمة التي تقدمها؟ كيف يمكنك تحقيق ذلك على أفضل وجه في بيئة افتراضية؟ "

وتضيف قائلة: "تذكر أن الأحداث الافتراضية يمكن أن توسع نطاق جمهورك بما يتجاوز القيود المادية على المستوى الشخصي ، لذا فهذه فرصة للتواصل مع جماهير جديدة - من المحتمل أيضًا على مستوى العالم".

هذه إحدى الفوائد الرئيسية للأحداث الافتراضية: فرصة الوصول إلى جمهور أوسع مما يمكنك الوصول إليه بخلاف ذلك. بالطبع ، عند تحديد جمهورك المستهدف ، سترغب في التفكير في المناطق الأكثر ملاءمة لحدثك.

على سبيل المثال ، هل موضوعك واسع بما يكفي ليكون عالميًا ، أم أنه من الأفضل استضافة جلسة واحدة للمشاركين في أمريكا الشمالية ، وأخرى لمناطق معينة في أمريكا الجنوبية أو أوروبا؟ بدلاً من ذلك ، ربما يكون من الأفضل البدء بمجموعة صغيرة في مدينة واحدة ، والتوسع من هناك.

2. صياغة استراتيجية الحدث الخاص بك.

أثناء الوباء العالمي ، سارع العديد من المسوقين إلى إعادة تجميع الأحداث الشخصية وتحويلها إلى أحداث افتراضية. لكن في الواقع ، تتطلب الأحداث الافتراضية استراتيجية مختلفة تمامًا. بعد كل شيء ، الوسيلة مختلفة ، والتكنولوجيا مختلفة ، والطريقة التي يتفاعل بها الحاضرون - كما خمنت - مختلفة.

يجب أن تحدد الإستراتيجية الشاملة أهدافك وميزانيتك وخطة عملك لليوم الكبير ، وفقًا لمندلسون.

أفضل مكان للبدء هو الإجابة على "لماذا" أو الغرض من الحدث الخاص بك. على صعيد الأعمال ، ما الذي تأمل في تحقيقه؟ على سبيل المثال ، ربما ترغب في زيادة الوعي بالعلامة التجارية أو زيادة الإيرادات أو زيادة العضوية. من المهم أيضًا مراعاة ما يريده الحاضرون من الحدث الخاص بك. يمكن أن يكون هذا شبكات ، أو تعليم ، أو ترفيه ، أو مزيجًا من الثلاثة.

أعطى مندلسون مثالاً لأحد منشئي Eventbrite ، استوديو الزجاج المخصص UrbanGlass ، الذي استضاف تدريبًا بقيادة مدرب على صناعة الزجاج. بعد أن كان الحضور أقل من المتوقع ، أعادوا النظر في استراتيجيتهم لفهم السبب. أدركوا أن الحضور كانوا يبحثون عن مجتمع وفرص للعمل معًا.

من خلال تجربة فصول المجموعة الافتراضية للتأكد من أنها توفر إحساسًا أفضل بالمجتمع والتعاون ، وجد UrbanGlass في النهاية المزيد من النجاح.

3. اجعل من السهل على جمهورك التفاعل والتواصل.

من الصعب بالفعل إشراك الأشخاص بشكل شخصي ، ولكن بمجرد تحويل الحدث عبر الإنترنت ، عليك التنافس ضد عوامل التشتيت غير المرغوب فيها.

ومع ذلك ، لا يتعين عليك تسوية المشاركة المنخفضة. في الواقع ، من المرجح أن يسأل 47٪ من الأشخاص سؤالاً في حدث افتراضي ، و 37٪ من المرجح أن يتحدثوا إلى شخص ما في كشك افتراضي أكثر من التحدث إلى شخص حقيقي. المفتاح هو إيجاد فرص للناس للتفاعل.

"بناء فرص لمشاركة الجمهور. قد يكون هذا استطلاعًا أو فحصًا للنبض في بداية الحدث ، أو عصف ذهني في المنتصف ، أو جلسة أسئلة وأجوبة في النهاية ، "أخبرني مندلسون.

وتواصل قائلة ، "إذا كان ذلك مناسبًا لحدثك ، أرسل المشاركين إلى غرف جانبية. من المرجح أن يشارك الناس في مجموعات أصغر ".

إذا كان الحدث الخاص بك يحتوي على عنصر مادي - مثل جلسة يوجا أو فصل طبخ - فسيكون من الأسهل إشراك الجمهور. ولكن إذا لم يكن الأمر كذلك ، يوصي مندلسون بالتفكير خارج الصندوق: "تشجيع جمهورك على النهوض أو التحرك أو المشاركة في نشاط جماعي يمكن أن يكون ممتعًا وقويًا حقًا".

4. روّج لحدثك قبل وأثناء وبعد.

سواء كان الحدث شخصيًا أو افتراضيًا ، ما زلت بحاجة إلى حضور - وهذا يعني الترويج للحدث. وفقًا لمندلسون ، يجب أن يحدث هذا قبل الحدث وأثناءه وبعده.

وتقول: "قد يستلزم ذلك ترويجًا مدفوعًا أو من الشركاء ، ومنشورات مباشرة على وسائل التواصل الاجتماعي أثناء الحدث ، ورسائل بريد إلكتروني تتضمن" شكرًا "بعد ذلك. تأكد من الاستفادة من شبكتك واطلب من الآخرين نشر الخبر ".

تعتبر العلامة التجارية للحدث جانبًا مهمًا آخر من جوانب الترويج. يمكن أن يكون هذا أي شيء من شعارك وشعارك ، إلى موقع الويب الخاص بك والمواد الترويجية. بالنسبة إلى Mendelsohn ، يتعلق الأمر كله بإنشاء علامة تجارية قوية والحفاظ عليها متسقة عبر برنامجك.

5. جدولة التدريبات التقنية.

تعتمد الأحداث الافتراضية على التكنولوجيا - لكن التكنولوجيا ليست موثوقة دائمًا. لهذا السبب يوصي مندلسون بإجراء التدريبات التقنية.

تنصح ، "استضف جلسات تدريب مع المتحدثين وطاقم العمل لديك - ولديك خطة احتياطية في حالة حدوث ما هو غير متوقع."

خطأ آخر في التكنولوجيا هو افتراض أن جميع الحاضرين يتمتعون بالذكاء التكنولوجي. في الواقع ، يتمتع الناس بمستويات متفاوتة من الراحة عندما يتعلق الأمر بالتكنولوجيا.

يؤكد Mendelsohn على هذه النقطة: "بالنسبة للأشخاص الذين لا يتكررون الأحداث عبر الإنترنت ، قد يكون العثور على رابط Zoom أو معرفة كيفية إدخال رمز مرور أمرًا صعبًا".

لمواجهة هذا التحدي ، ضع في اعتبارك إجراء اختبار تشغيل للحدث من وجهة نظر الحاضر. انقر فوق أي روابط ، وأرسل رسالة في الدردشة ، وابدأ جلسات مختلفة.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك اختبار استخدام العديد من الأنظمة الأساسية لزيادة إمكانية الوصول استنادًا إلى تفضيلات النظام الأساسي للأشخاص.

على سبيل المثال ، أخبرني مندلسون ، "أحد منشئي Eventbrite ، Eastwind Books of Berkeley ، رأى هذا التحدي عندما قدموا البرمجة الافتراضية. حلهم؟ البث عبر منصات متعددة ، مثل Facebook Live ، ثم أرشفة الأحداث على YouTube ، حتى يتمكن الأشخاص من الحضور عبر التكنولوجيا المفضلة لديهم وإعادة زيارتها لاحقًا ".

6. أظهر التواضع ، واستمتع بهذه العملية.

أخيرًا - استمتع ، وكن على استعداد لإظهار التواضع إذا لم يسير شيء كما هو مخطط له.

يقول Mendelsohn ، "في قمة RECONVENE العام الماضي ، قالت فيكتوريا لويزي من حديقة حيوان لينكولن بارك شيئًا عالق معي:" الافتراضي الآن هو ملعبنا لتجربة أشياء لم نكن قادرين على تجربتها من قبل. " يمكن أن يوسع هذا النهج تفكيرنا حول الأحداث الافتراضية ككل ، وهو مفيد بشكل خاص لإشراك الجماهير الافتراضية ".

وتضيف: "نحن جميعًا في هذا العالم الافتراضي / المختلط المتطور معًا. احتضن تلك اللحظات من التحليق عندما لا تسير الأمور كما هو مخطط لها واستخدمها كوسيلة لإضفاء المزيد من الإنسانية على نفسك أمام الكاميرا وإقامة علاقة مع جمهورك ".

الآن بعد أن اكتشفنا بعض أفضل الممارسات ، دعنا نتعمق في الأدوات التي يمكن أن تساعدك في إنشاء مؤتمر افتراضي خاص بك.

أدوات المؤتمرات الافتراضية

1. هوبين

يعد Hopin نظامًا أساسيًا متعدد الإمكانات للتخطيط للمؤتمرات عبر الإنترنت ، حيث يقدم كل شيء بدءًا من الاستقبال الافتراضي إلى الجلسات الجانبية والقاعدة الرئيسية وأحداث التواصل.

تعد أداة التواصل مفيدة بشكل خاص ، حيث يمكنك تعيين مؤقت لكل حاضر للاختلاط بآخر لبضع دقائق فقط قبل الانتقال إلى المحادثة التالية (وإذا سارت المحادثة بشكل جيد للغاية ، فيمكنهم النقر فوق "اتصال" لتلقي الاتصال معلومات الحاضر الآخر للمتابعة لاحقًا).

يمكن أن يتضمن الحدث الخاص بك كلاً من الندوات عبر الإنترنت والبث المباشر ، وتمكن وظيفة الدردشة المباشرة الحضور من طرح الأسئلة في الوقت الفعلي. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن للحاضرين استخدام الأكشاك الافتراضية للترويج لمنتجاتهم أو خدماتهم ، وتقديم خصومات أيضًا.

مصدر الصورة

2. هوفا

كان تطبيق Whova Event رائدًا في تفاعل الحضور والتواصل منذ عام 2014. ولأربع سنوات متتالية ، حصل Whova على جائزة Best Event App وجائزة اختيار الجمهور من Event Technology Awards.

يمكن لمنظمي الأحداث استخدام Whova للمساعدة في جعل الأحداث عبر الإنترنت تفاعلية وممتعة ومثمرة للغاية قبل الحدث وأثناءه وبعده. تتكامل الأداة مباشرةً مع أدوات البث المباشر واستضافة الفيديو مثل Zoom و Google Hangout و YouTube و Vimeo وما إلى ذلك ، كما توفر أيضًا أسئلة وأجوبة مباشرة وشبكات الحضور ولوحة مناقشة ومباريات اجتماعات وقاعة عارضين افتراضية وحتى لقاء افتراضي -يو بي إس.

يوفر العديد من المنظمين الوصول إلى تطبيق Whova قبل الأحداث الخاصة بهم للسماح للحاضرين بالتواصل الاجتماعي ومناقشة مواضيع مختلفة ، واحدًا لواحد أو في مجموعات افتراضية ، مما يجعل الجميع يشعرون بأنهم أكثر ارتباطًا في الوقت الذي يأتي فيه الحدث. كل حاضر لديه ملف شخصي احترافي ، مما يسمح له بالعثور على الآخرين الذين لديهم اهتمامات مشتركة معهم. تعمل ميزة كسر الجمود والدردشة داخل التطبيق ، على وجه الخصوص ، على إضفاء المتعة على الغرباء للتعرف على بعضهم البعض على المستوى الشخصي والتواصل مع الأصدقاء الجدد والقدامى.

مصدر الصورة

3. التسريع

Accelevents عبارة عن منصة أحداث مرنة وقابلة للتخصيص لتشغيل المؤتمرات الافتراضية والمختلطة والشخصية.إنها منصة قوية تقدم تسجيلًا قويًا ، وعلامات بيضاء حقيقية ، وبث مباشر متكامل ، وتحليلات متعمقة ، والعديد من فرص العارضين والجهات الراعية. على الرغم من أن النظام الأساسي سهل الاستخدام ، إلا أنهم ما زالوا يأخذون الدعم على محمل الجد بمتوسط ​​وقت استجابة أقل من 30 ثانية.

وهم معروفون بمجموعتهم من أدوات الشبكات التي توفر مشاركة قوية للحضور. من بين أدوات الشبكات ، الصالات وورش العمل وفيديو الحضور 1: 1 والشبكات الآلية السريعة ودردشة الحضور المباشرة.

بالإضافة إلى ذلك ، يتمتع العارضون والجهات الراعية بالقدرة على تخصيص أكشاكهم الخاصة والدخول في محادثة فيديو مع العملاء المحتملين الذين يزورون جناحهم. تُعد أدوات التلعيب المدمجة وإشعارات الدفع طريقة رائعة لزيادة المشاركة خلال الحدث. يمكنهم أيضًا الإعلان على لافتات معروضة في جميع أنحاء المنصة ولديهم سهولة الوصول إلى إدارة العملاء المحتملين وتحليلات العارضين الثاقبة.

مصدر الصورة

أمثلة على المؤتمرات الافتراضية

مؤتمر مطوري الألعاب

حول مؤتمر مطوري الألعاب (GDC) لعام 2022 مؤتمراته الشخصية إلى بث النسخ المسجلة على قناة GDC Twitch. سيظل المؤتمر يحتفل بمهرجان الألعاب المستقلة (IGF) وجوائز اختيار مطوري الألعاب (GDCA) ، وسيبدأ بث محتوى الجلسة ابتداءً من الساعة 9 صباحًا بتوقيت المحيط الهادئ يوميًا ، من 16 إلى 20 مارس.

لدى GDC مسار رحلة منظم جيدًا يتم نشره على موقعه على الويب ، مع جلسات جانبية يقودها مؤثرون وخبراء في صناعة الألعاب.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك إيقاف الجلسات المباشرة مؤقتًا إذا كنت مهتمًا بالمشاهدة في وقت لاحق ، وقد قام GDC بتضمين "القنوات الموصى بها" مع عدد الأشخاص على الجانب الأيسر من الشاشة. مع وجود بعض الجلسات التي تستقطب أكثر من 30000 مشاهد ، من الآمن القول إن GDC قد أطلق بنجاح نسخة افتراضية من الحدث الشخصي الذي أقيم في البداية.

2. يوم شريك HubSpot

في 7-8 أبريل 2020 ، أطلقت HubSpot يوم الشريك الافتراضي الخاص بها. استخدم فريق الشريك Zoom ، وهي أداة مؤتمرات فيديو شائعة ، وأرسل لكل مقدم "مجموعة فيديو" مزودة بميكروفون وكاميرا وإضاءة وخلفية ، بحيث يمكن للمشاركين تجربة تجربة مشاهدة مثالية من كل مكبرات الصوت الافتراضية لهذا اليوم. بالإضافة إلى ذلك ، استخدم الحاضرون Zoom للتواصل مع شركاء آخرين.

لقد تحدثت مع Arden Brust ، وهو مدير في فريق HubSpot Partner Marketing ، للتعرف على بعض التحديات التي قد تواجهها عند التخطيط لتجربة افتراضية خاصة بك.

أخبرني Brust: "عند التخطيط لحدث عبر الإنترنت ، من المهم أن تظل مرنًا ومنفتح الذهن. باستخدام حدث افتراضي ، فإنك تخاطر بمشاكل تقنية ، بالإضافة إلى مشكلات جدولة لم تكن قد فكرت فيها إذا كان لديك كل شخص شخصيًا (بما في ذلك مشكلات المنطقة الزمنية). لمكافحة هذا ، استمر في التكرار مع فريقك وخطط للتمحور - لا تعلق كثيرًا بالخطة أ بحيث لا تفكر في كيفية عمل الخطة ب بشكل أفضل ".

3. كيف بنيت هذا ، من قبل النساء في المنتج

بمساعدة أداة المؤتمرات الافتراضية Run The World ، أطلقت منظمة Women In Product غير الربحية حدثًا افتراضيًا بالكامل في الفترة من 7 إلى 8 مارس 2020. ضم مؤتمر Women In Product مشاركين من الصين والهند وكندا ووادي السيليكون.

ضم المؤتمر 10 متحدثين قاموا ببناء منتجات ناجحة - بما في ذلك مدير المنتج في GoDaddy ، ورئيس منتج PayPal ، ومدير منتج أول في Ebay. تضمن الحدث الافتراضي محادثات مباشرة ، ومتحدثين رئيسيين ، وأحداث التواصل التي مكنت النساء من سماع التحديات والنجاحات في إطلاق المنتجات في الأسواق المختلفة.

4. قمة إتقان الويبينار

استضاف جون شوماخر ندوات عبر الإنترنت لفترة من الوقت بأقل قدر من النتائج عندما أطلق قمة Webinar Mastery ، وهو مؤتمر افتراضي للأشخاص الذين يرغبون في تطوير مهاراتهم في الندوة عبر الإنترنت.

ضمت قمته الافتراضية الأولى 25 خبيراً ، وحققت 7000 مشترك جديد في البريد الإلكتروني وأكثر من 55000 دولار من العائدات من خلال مبيعات All-Access Pass الخاصة به. مع All-Access ، يحصل المشاركون على وصول مدى الحياة إلى 17 جلسة فيديو للخبراء ، وتسجيلات MP3 كاملة لجميع الجلسات ، وثلاثة أشهر من برامج إنشاء الدورة ، والوصول إلى مجتمع خاص من أجل شبكات إضافية.

في النهاية ، من خلال المؤتمرات الافتراضية ، يمكنك إنشاء محتوى حزم مسجل لتوليد العملاء المحتملين والمبيعات في المستقبل حتى بعد الإطلاق المباشر الأولي - وهو أمر لا تستطيع المؤتمرات الشخصية القيام به ، على الرغم من جميع مزايا الشبكات الخاصة بها.

5. مجموعات مستخدمي HubSpot (HUGs)

واجهت Meghann Keogh ، مديرة التسويق في HubSpot والمسؤولة عن مجموعات وأحداث مستخدمي HubSpot ، ظروفًا وجدت فيها أنه من الضروري إلغاء الأحداث الشخصية وإنشاء أحداث افتراضية بدلاً من ذلك. أخبرتني كيو أنها استضافت أحداث HUG الافتراضية في سان فرانسيسكو ونيويورك وبرلين ولندن وهلسنكي وباريس وبوغوتا ومكسيكو سيتي.

بالإضافة إلى ذلك ، أنشأت محادثات افتراضية بجانب المدفأة ، بما في ذلك دردشة قادمة مع الرئيس التنفيذي والمؤسس المشارك بريان هاليجان وكريستيان كينير ، نائب الرئيس للمبيعات والمدير الإداري لمنطقة أوروبا والشرق الأوسط وإفريقيا.

عندما سُئل عن كيفية إدارة حدث افتراضي ناجح ، قال لي Keogh - "سواء شخصيًا أو افتراضيًا ، فالناس متعطشون للتواصل. كانت التعليقات التي تلقيناها حتى الآن إيجابية للغاية. ليست المدن فقط هي التي ترتبط ببعضها البعض ، إنها البلدان ".

"ما الذي جعل أحداثنا الافتراضية ناجحة حتى الآن؟ المتحدثون الرائعون لدينا الذين يلهمون ويثقفون ويبتكرون مجتمعات HUG لدينا. "

يضيف Keogh ، "نحن ملتزمون بجلب المحتوى ذي الصلة إلى HUGs ، سواء كان ذلك شخصيًا أو افتراضيًا. نريد أن نتأكد من أن مجتمعاتنا لا تزال لديها تلك الفرصة للتفاعل مع بعضها البعض ، ونحن مخلصون لتحقيق ذلك ".