كيفية كتابة مذكرة [نموذج وأمثلة]

يتم استخدام المذكرة (المعروفة أيضًا باسم المذكرة أو "التذكير") للاتصالات الداخلية المتعلقة بالإجراءات أو الأعمال الرسمية داخل المؤسسة.

على عكس البريد الإلكتروني، فإن المذكرة هي رسالة ترسلها إلى مجموعة كبيرة من الموظفين، مثل قسمك بأكمله أو كل شخص في الشركة. قد تحتاج إلى كتابة مذكرة لإبلاغ الموظفين بالأحداث القادمة أو بث التغييرات الداخلية.

إذا كنت بحاجة إلى إبلاغ موظفيك بالأعمال الداخلية الرسمية، فسنوضح لك كيفية كتابة مذكرة لتوصيل رسالتك بشكل أفضل. ولكن قبل أن نقسمها، دعونا نتحدث عن الأغراض العديدة للمذكرات.

تتم مشاركة المذكرات لإعلام القراء بالمعلومات الجديدة ولها تطبيقات لمختلف المجتمعات والشركات.

يمكن للمجتمعات استخدام المذكرات لإخبار الأشخاص داخلها عن إرشادات السلامة العامة، والترويج للأحداث المختلفة، وزيادة الوعي حول الموضوعات التي تؤثر على حياتهم.

يمكن للشركات استخدام المذكرات لنقل المعلومات التي تتضمن سياسة محدثة حديثًا، أو تغييرات في الإجراءات، أو إقناع الموظفين باتخاذ إجراء، مثل حضور اجتماع قادم، أو مؤتمر، أو احتفال بالمعالم التنظيمية.

بعد ذلك، سنرشدك خلال عملية كتابة مذكرة خاصة بك.

يمكنك تجميع مذكرة في بضع خطوات قصيرة. يجب أن تتضمن جميع المذكرات ما يلي:

1. اكتب عنوانًا.

بغض النظر عن نوع المذكرة التي تكتبها، ستحتاج إلى تضمين عنوان. يجب أن يتضمن هذا القسم الجهة التي تستهدفها المذكرة (سواء كان فردًا أو قسمًا) والتاريخ ومن أرسلت إليه المذكرة وسطر الموضوع.

يجب أن يكون سطر الموضوع قصيرًا وملفتًا للانتباه ويعطي القراء فكرة عامة عن موضوع المذكرة.

2. اكتب مقدمة.

يجب أن تلخص مقدمتك الغرض من مذكرتك في جملتين إلى ثلاث جمل. يجب أن يسلط الضوء على المشكلة أو المشكلة والحل الذي قررت المضي قدمًا فيه.

3. تقديم معلومات أساسية عن هذه القضية.

في هذا القسم، اشرح الأسباب وراء المذكرة. على سبيل المثال، يمكن أن يكون ذلك تغييرات في الميزانية، أو إعادة هيكلة الشركة، أو طرح إجراءات جديدة. وينبغي أن يقدم هذا التفسير مبررا للتغييرات التي يجري تنفيذها.

4. حدد بنود العمل والجدول الزمني (اختياري).

اعتمادًا على الغرض من مذكرتك، قد يكون لديك عناصر عمل ليقوم الموظفون بإكمالها أو تقديم جدول زمني لموعد حدوث التغييرات. على سبيل المثال، قد يحتاجون إلى إكمال مهمة أو تقديم معلومات بحلول موعد نهائي معين. ويجب أن يتضمن هذا القسم ما يلي:

• عندما يتوقع الموظفون أن تدخل التغييرات حيز التنفيذ
• ما هي التغييرات التي تم إجراؤها بالفعل وما يمكن توقعه في المستقبل
• المواعيد النهائية التي يجب عليهم الالتزام بها

إذا لم تكن هناك حاجة إلى اتخاذ إجراء نيابةً عن الموظف، فيمكنك ترك هذا القسم خارجًا.

5. قم بتضمين بيان ختامي.

سيتضمن بيانك الختامي أي معلومات ترغب في تعزيزها. هل هناك أي جهات اتصال محددة يجب على القراء التواصل معها لطرح الأسئلة؟ إذا كان الأمر كذلك، قم بإدراجها هنا.

6. المراجعة والتدقيق قبل الإرسال.

قد تبدو هذه الخطوة بديهية ولكن من المهم مراجعة المستند قبل إرساله. تهدف المذكرات إلى إعلام القراء بالتغييرات القادمة ونقل المعلومات المهمة. لا تريد المخاطرة بالتسبب في ارتباك بسبب خطأ مطبعي أو خطأ.

للبدء في إنشاء مذكرات العمل الخاصة بك، إليك قالب مذكرة العمل سهل المتابعة مع أمثلة حول كيفية استخدامها لتلبية الاحتياجات المختلفة كدليل.

قالب مذكرة العمل

مذكرة

ل:

من:

تاريخ:

موضوع:

أكتب إليكم لإبلاغكم بأن [سبب كتابة المذكرة].

مع استمرار شركتنا في النمو... [دليل أو سبب لدعم فقرتك الافتتاحية].

واسمحوا لي أن أعرف إذا كان لديك أي أسئلة. في هذه الأثناء، سأكون ممتنًا لتعاونكم أثناء حدوث [معلومات العمل الرسمية].

تنسيق قالب مذكرة العمل

تم تصميم تنسيق قالب مذكرة العمل لتوصيل رسالتك بشكل فعال. يجب أن تنشر المذكرة المعلومات الضرورية بطريقة يسهل على عدد كبير من الموظفين استيعابها.

سينبههم سطر الموضوع الدقيق إلى أن هذه المذكرة ذات صلة بهم على وجه التحديد. والبدء بملخص تنفيذي يسمح للمستلمين بفهم الرسالة العامة قبل التعمق في التفاصيل. توفر معلومات الخلفية سياقًا للرسالة، ويجب أن تجيب النظرة العامة والجدول الزمني على الأسئلة التي من المحتمل أن تطرأ.

رأس:

في رأسك، ستحتاج إلى تسمية المحتوى الخاص بك بوضوح باسم "مذكرة" حتى يعرف القراء بالضبط ما يتلقونه. كما ذكرنا سابقًا، ستحتاج إلى تضمين "إلى"، و"من"، و"التاريخ"، و"الموضوع". هذه المعلومات ذات صلة بتوفير المحتوى، مثل من تخاطب ولماذا.

الفقرة الأولى:

في الفقرة الأولى، ستحتاج إلى تحديد الغرض من مذكرتك بسرعة ووضوح. يمكنك أن تبدأ جملتك بالعبارة "أنا أكتب لأخبرك..." أو "أنا أكتب لطلب...". من المفترض أن تكون المذكرة قصيرة وواضحة ومباشرة. ستحتاج إلى تقديم معلوماتك الأكثر أهمية مقدمًا، ثم استخدام الفقرات اللاحقة كفرص للتعمق في مزيد من التفاصيل.

الفقرة الثانية:

في الفقرة الثانية، ستحتاج إلى توفير السياق أو الأدلة الداعمة. على سبيل المثال، لنفترض أن مذكرتك تبلغ الشركة بإعادة التنظيم الداخلي. إذا كان الأمر كذلك، فيجب أن تقول الفقرة الثانية شيئًا من هذا القبيل، "مع استمرار شركتنا في النمو، قررنا أنه من المنطقي فصل فريق إنتاج الفيديو لدينا عن فريق المحتوى لدينا. بهذه الطريقة، يمكن لهذه الفرق التركيز بشكل أكبر على أهدافها الفردية.

الفقرة الثالثة:

في الفقرة الثالثة، ستحتاج إلى تضمين طلبك المحدد لكل موظف - إذا كنت تخطط لنزهة جماعية، فهذه هي المساحة التي ستدرجها، "يرجى الرد على الدعوة بشأن القيود الغذائية" أو "يرجى مراسلتي عبر البريد الإلكتروني أسئلة."

على العكس من ذلك، إذا كنت تخبر الموظفين عن أعمال الإنشاء القادمة للمبنى، فيمكنك أن تقول: "أقدر تعاونك خلال هذا الوقت". حتى لو لم يكن هناك أي إجراء محدد تتوقعه من الموظفين، فمن المفيد تضمين الطريقة التي تأمل أن يتعاملوا بها مع الأخبار وما إذا كنت تتوقع منهم أن يفعلوا شيئًا ردًا على المذكرة.

قالب مذكرة قابل للتحميل

هل تريد رؤية تنسيق المذكرة أعلاه في شكله النهائي؟ قم بتنزيل قوالب مذكرات العمل المجانية من HubSpot، الموضحة أدناه. تمنحك الوثيقة إطار عمل يصنف مذكرتك إلى موضوعات فرعية لمساعدة الموظفين على استيعاب المعلومات بشكل أفضل وفهم ما هو متوقع منهم بعد قراءتها.

قم بتنزيل هذا القالب

أمثلة على المذكرات

سوف تتطلب الصناعات أو المواقف المختلفة مذكرات مختلفة قليلاً. ستحتاج بعض منها إلى أن تكون أطول أو أقصر، والبعض الآخر قد لا يكون لديه جدول زمني، وبعضها سيكون لديه معلومات أساسية واسعة النطاق. يجب أن يتغير تنسيق مذكرتك ليناسب الرسالة التي تريد أن يتلقاها موظفوك.

إطلاق مذكرة التأخير

الهدف من هذه المذكرة هو الإعلان عن تأجيل إطلاق المنتج. تتضمن المقدمة التاريخ الجديد، لذا ليس من الضروري وضع جدول زمني أو نظرة عامة طويلة. يمكن تطبيق هذا التنسيق من هذه المذكرة على المواقف الأخرى التي يحدث فيها تغيير بسيط ولكنه مهم.

ما نحبه : توفر مذكرة الإطلاق للقراء فكرة واضحة عن تأخيرات إطلاق المنتج، مما قد يخفف من بعض الإحباط الذي قد يشعر به العملاء أو الموظفون إذا لم يتم إبلاغهم بذلك.

يمكن أيضًا أن تستخدم تغييرات التاريخ أو العروض الترويجية أو المعالم الرئيسية أو إعلانات المنتجات هذا التنسيق.

مذكرة تحديث المبنى

هناك جوانب لوجستية للعمل تهم موظفيك، ولكنها لا تنطوي بالضرورة على عملهم. تصور هذه المذكرة مثالاً لإعادة تشكيل المطبخ في المكتب. إنه نوع من الإزعاج ولكن ليس بحجم كبير.

ما نحبه : توضح هذه المذكرة فهم الشركة للتأثير الذي يمكن أن تحدثه عمليات التجديد على الموظفين وتظهر الاحترام والمراعاة لاحتياجاتهم.

يمكن تطبيق تنسيق المذكرة هذا على تحديثات البناء الأخرى، أو أيام العمل من المنزل، أو غيرها من الإعلانات المنتشرة ولكن الثانوية.

مذكرة المجتمع

يمكن أيضًا إرسال الاحتفالات أو الأحداث أو الأيام المخصصة أو غيرها من الأشياء الممتعة لموظفيك من خلال المذكرات. تكون مذكرات المجتمع مثل هذا المثال أقصر بشكل عام لأنها لا تتطلب الكثير من المعلومات الأساسية أو الكثير من التفاصيل.

ما نحبه : تحتوي هذه المذكرة على توجيهات واضحة حول مكان العثور على الحدث الذي يجري، وهو الأمر الذي كان من الممكن أن يكون أقل فعالية إذا كان سيتضمن رقم الطابق فقط.

يجب أن تتضمن المذكرات من هذا النوع ملخصًا وتاريخًا ومكانًا على الأقل.

مذكرة الإقناع

تُستخدم مذكرات الإقناع لتشجيع القراء على اتخاذ إجراء بشأن حدث أو اقتراح، مثل التصويت أو تقديم الالتماس.

ما نحبه : تعطي مذكرة الإقناع هذه الأولوية لإعطاء القارئ المعلومات ليتعلمها بنفسه ويتخذ قرارًا بناءً على النتائج التي توصل إليها.

يجب أن تتضمن المكونات الرئيسية لمذكرة الإقناع نظرة عامة على المهمة المطروحة، وسياقًا لمعرفة المزيد عنها، ودعوة للعمل تؤكد على التأثير الذي يمكن أن يحدثه القارئ.

اكتب مذكراتك إلى النقطة

الفرق الرئيسي بين المذكرة والبريد الإلكتروني فقط ليس في مستوى التعقيد، بل في حجم الجمهور. يمكن أن تكون المذكرة بسيطة أو معقدة، طالما أنها توصل رسالتك بشكل فعال وتكون ذات صلة بالمجموعة المتلقية من الموظفين. ويجب أن تكون الرسالة نفسها واضحة وموجزة، بغض النظر عن تنسيق المذكرة الذي تستخدمه.

ملاحظة المحرر: تم نشر هذا المنشور في الأصل في أكتوبر 2018 وتم تحديثه من أجل الشمولية.