كيف تكتب مذكرة [نموذج وأمثلة]

تُستخدم المذكرة (تُعرف أيضًا باسم مذكرة أو "تذكير") للاتصالات الداخلية المتعلقة بالإجراءات أو الأعمال الرسمية داخل المؤسسة.

على عكس البريد الإلكتروني ، المذكرة هي رسالة ترسلها إلى مجموعة كبيرة من الموظفين ، مثل القسم بأكمله أو أي شخص في الشركة. قد تحتاج إلى كتابة مذكرة لإبلاغ الموظفين بالأحداث القادمة أو بث التغييرات الداخلية.

إذا كنت بحاجة إلى إبلاغ موظفيك بالأعمال الداخلية الرسمية ، فسوف نوضح لك كيفية كتابة مذكرة لتوصيل رسالتك بشكل أفضل. ولكن قبل أن نفصلها ، دعونا نتحدث عن الأغراض العديدة للمذكرات.

يتم مشاركة المذكرات لإعلام القراء بالمعلومات الجديدة ولتقديم تطبيقات للمجتمعات والشركات المختلفة.

يمكن للمجتمعات استخدام المذكرات لإخبار الأشخاص بداخلها حول إرشادات السلامة العامة ، والترويج للأحداث المختلفة ، وزيادة الوعي حول الموضوعات التي تؤثر على حياتهم.

يمكن للشركات استخدام المذكرات لترحيل المعلومات التي تتضمن سياسة محدثة حديثًا أو تغييرات في الإجراءات أو إقناع الموظفين باتخاذ إجراء ، مثل حضور اجتماع أو مؤتمر أو احتفال قادم للمعالم التنظيمية.

بعد ذلك ، سنرشدك خلال كتابة مذكرة خاصة بك.

يمكنك وضع مذكرة في بضع خطوات قصيرة. يجب أن تتضمن جميع المذكرات ما يلي:

1. اكتب عنوان.

بغض النظر عن نوع المذكرة التي تكتبها ، ستحتاج إلى تضمين عنوان. يجب أن يتضمن هذا القسم من هي المذكرة (سواء كان فردًا أو قسمًا) ، والتاريخ ، ومن المذكرة ، وسطر الموضوع.

يجب أن يكون سطر الموضوع قصيرًا وملفتًا للانتباه ويعطي القراء فكرة عامة عن موضوع المذكرة.

2. اكتب مقدمة.

يجب أن تلخص المقدمة الغرض من مذكرتك في جملتين إلى ثلاث جمل. يجب أن يسلط الضوء على المشكلة أو المشكلة والحل الذي قررت المضي قدمًا فيه.

3. تقديم معلومات أساسية عن هذه القضية.

في هذا القسم ، اشرح الأسباب الكامنة وراء المذكرة. على سبيل المثال ، يمكن أن تكون تغييرات في الميزانية ، أو إعادة هيكلة شركة ، أو طرح إجراءات جديدة. يجب أن يقدم هذا التفسير تبريرًا للتغييرات التي يتم تنفيذها.

4. حدد بنود العمل والجدول الزمني (اختياري).

اعتمادًا على الغرض من مذكرتك ، قد يكون لديك عناصر إجراءات للموظفين لإكمالها أو توفير جدول زمني لوقت حدوث التغييرات. على سبيل المثال ، قد يحتاجون إلى إكمال مهمة أو تقديم معلومات بحلول موعد نهائي معين. يجب أن يتضمن هذا القسم ما يلي:

• متى يتوقع الموظفون أن تدخل التغييرات حيز التنفيذ
• ما هي التغييرات التي تم إجراؤها بالفعل وماذا يمكن توقعه في المستقبل
• المواعيد النهائية التي يتعين عليهم الالتزام بها

إذا لم يكن هناك حاجة لاتخاذ أي إجراء نيابة عن الموظف ، فيمكنك ترك هذا القسم خارجًا.

5. تضمين البيان الختامي.

سيتضمن بيانك الختامي أي معلومات ترغب في تعزيزها. هل هناك أي جهات اتصال محددة يجب على القراء التواصل معها لطرح الأسئلة؟ إذا كان الأمر كذلك ، فقم بتضمينها هنا.

6. المراجعة والتدقيق قبل الإرسال.

قد تبدو هذه الخطوة وكأنها لا تحتاج إلى تفكير ولكن من المهم مراجعة المستند الخاص بك قبل إرساله. تهدف المذكرات إلى إعلام القراء بالتغييرات القادمة ونقل المعلومات المهمة. لا تريد المخاطرة بالتسبب في حدوث ارتباك مع خطأ مطبعي أو بيان كاذب.

لبدء إنشاء مذكرات العمل الخاصة بك ، إليك قالب مذكرات عمل سهل المتابعة مع أمثلة لكيفية استخدامها لخدمة الاحتياجات المختلفة كدليل.

قالب مذكرة الأعمال

مذكرة

إلى:

من:

تاريخ:

موضوعات:

أكتب إليكم لإبلاغكم بأن [سبب كتابة المذكرة].

مع استمرار نمو شركتنا ... [دليل أو سبب لدعم الفقرة الافتتاحية الخاصة بك].

واسمحوا لي أن أعرف إذا كان لديك أي أسئلة. في غضون ذلك ، سأكون ممتنًا لتعاونك أثناء إجراء [معلومات العمل الرسمية].

تنسيق قالب مذكرة الأعمال

تم تصميم تنسيق قالب مذكرة الأعمال لتوصيل رسالتك بشكل فعال. يجب أن تنشر المذكرة المعلومات الضرورية بطريقة يسهل على عدد كبير من الموظفين استيعابها.

سينبههم سطر الموضوع الدقيق إلى أن هذه المذكرة ذات صلة بهم على وجه التحديد. والبدء بملخص تنفيذي يسمح للمستلمين بفهم الرسالة العامة قبل التعمق في التفاصيل. توفر معلومات الخلفية سياق الرسالة ، ويجب أن تجيب النظرة العامة والجدول الزمني على الأسئلة التي من المحتمل أن تظهر.

العنوان:

في العنوان الخاص بك ، ستحتاج إلى تسمية المحتوى الخاص بك بوضوح "مذكرة" حتى يعرف القراء بالضبط ما يتلقونه. كما ذكرنا سابقًا ، سترغب في تضمين "إلى" و "من" و "التاريخ" و "الموضوع". هذه المعلومات ذات صلة بتوفير المحتوى ، مثل من تخاطبه ولماذا.

الفقرة الأولى:

في الفقرة الأولى ، سترغب في تحديد الغرض من مذكرتك بسرعة وبشكل واضح. يمكنك أن تبدأ جملتك بعبارة "أنا أكتب لأبلغك ..." أو "أنا أكتب لأطلب ...". يُقصد بالمذكرة أن تكون قصيرة وواضحة ودقيقة. ستحتاج إلى تقديم معلوماتك الأكثر أهمية مقدمًا ، ثم استخدام الفقرات اللاحقة كفرص للتعمق في مزيد من التفاصيل.

الفقرة الثانية:

في الفقرة الثانية ، سترغب في تقديم سياق أو أدلة داعمة. على سبيل المثال ، لنفترض أن مذكرتك تخبر الشركة بإعادة التنظيم الداخلي. إذا كانت هذه هي الحالة ، يجب أن تقول الفقرة الثانية شيئًا مثل ، "مع استمرار نمو شركتنا ، قررنا أنه من المنطقي فصل فريق إنتاج الفيديو لدينا عن فريق المحتوى لدينا. بهذه الطريقة ، يمكن لهذه الفرق التركيز أكثر على أهدافها الفردية ".

الفقرة الثالثة:

في الفقرة الثالثة ، سترغب في تضمين طلبك المحدد لكل موظف - إذا كنت تخطط لنزهة فريق ، فهذه هي المساحة التي يجب تضمينها ، "الرجاء الرد على دعوة الحضور مع القيود الغذائية" أو "الرجاء إرسال بريد إلكتروني إليّ مع أسئلة."

على العكس من ذلك ، إذا كنت تخبر الموظفين عن أعمال البناء القادمة للمبنى ، فيمكنك أن تقول ، "سأقدر تعاونك خلال هذا الوقت." حتى إذا لم يكن هناك أي إجراء محدد تتوقعه من الموظفين ، فمن المفيد تضمين الطريقة التي تأمل أن يتعاملوا بها مع الأخبار وما إذا كنت تتوقع منهم القيام بشيء ما ردًا على المذكرة.

قالب مذكرة قابل للتنزيل

هل تريد رؤية تنسيق المذكرة أعلاه في شكله النهائي؟ قم بتنزيل قوالب مذكرات الأعمال المجانية من HubSpot ، الموضحة أدناه. يمنحك المستند إطارًا يقوم بفرز مذكرتك إلى مواضيع فرعية لمساعدة الموظفين على استيعاب المعلومات بشكل أفضل وفهم ما هو متوقع منهم بعد قراءتها.

قم بتنزيل هذا النموذج

أمثلة على المذكرة

ستتطلب الصناعات أو المواقف المختلفة مذكرات مختلفة قليلاً. سيحتاج البعض إلى أن يكون أطول أو أقصر ، والبعض الآخر قد لا يكون لديه جدول زمني ، وبعضها سيكون لديه معلومات أساسية واسعة النطاق. يجب أن يتغير تنسيق مذكرتك ليناسب الرسالة التي تريد أن يتلقاها موظفوك.

قم بتشغيل Delay Memo

الهدف من هذه المذكرة هو الإعلان عن تأخير إطلاق المنتج. تتضمن المقدمة التاريخ الجديد ، لذلك ليس من الضروري وجود مخطط زمني أو نظرة عامة طويلة. يمكن تطبيق تنسيق هذه المذكرة على مواقف أخرى يحدث فيها تغيير بسيط ولكنه مهم.

ما نحبه : توفر مذكرة الإطلاق للقراء نظرة ثاقبة وراء التأخيرات في إطلاق المنتج ، والتي يمكن أن تخفف من بعض الإحباط الذي قد يشعر به العملاء أو الموظفون إذا لم يتم إبلاغهم.

يمكن أيضًا استخدام هذا التنسيق لتغييرات التاريخ أو العروض الترويجية أو المعالم أو إعلانات المنتج الأخرى.

مذكرة تحديث المبنى

هناك جوانب لوجستية للأعمال التجارية التي تهم موظفيك ، ولكنها لا تنطوي بالضرورة على عملهم. تصور هذه المذكرة مثالاً على إعادة تشكيل مطبخ في المكتب. إنه نوع من الإزعاج ولكنه ليس من الحجم الكبير.

ما نحبه : توضح هذه المذكرة فهم الشركة للتأثير الذي يمكن أن تحدثه عمليات التجديد على الموظفين وتظهر الاحترام والاهتمام باحتياجاتهم.

يمكن تطبيق تنسيق المذكرة هذا على تحديثات المبنى الأخرى ، أو أيام العمل من المنزل ، أو على إعلانات أخرى واسعة الانتشار ولكن ثانوية.

مذكرة المجتمع

يمكن أيضًا إرسال الاحتفالات أو الأحداث أو أيام الموضوعات أو غيرها من الأشياء الممتعة لموظفيك من خلال المذكرات. عادةً ما تكون مذكرات المجتمع مثل هذا المثال أقصر لأنها لا تتطلب الكثير من المعلومات الأساسية أو الكثير من التفاصيل.

ما نحبه : تحتوي هذه المذكرة على توجيهات واضحة حول مكان وقوع الحدث ، وهو أمر كان من الممكن أن يكون أقل فاعلية إذا كان سيشمل رقم الطابق فقط.

يجب أن تتضمن المذكرات من هذا النوع ملخصًا وتاريخًا وموقعًا على الأقل.

مذكرة الإقناع

تُستخدم مذكرات الإقناع لتشجيع القراء على اتخاذ إجراء بشأن حدث أو عرض ما ، مثل التصويت أو تقديم الالتماسات.

ما نحبه : تعطي مذكرة الإقناع هذه الأولوية لإعطاء معلومات للقارئ للتعلم من تلقاء نفسه واتخاذ قرار بناءً على النتائج التي توصلوا إليها.

يجب أن تتضمن المكونات الرئيسية لمذكرة الإقناع نظرة عامة على المهمة المطروحة ، والسياق لمعرفة المزيد عنها ، ودعوة للعمل التي تؤكد على التأثير المحتمل للقارئ.

اكتب مذكراتك في صميم الموضوع

الفرق الرئيسي بين المذكرة والبريد الإلكتروني فقط ليس مستوى التعقيد ، إنه حجم الجمهور. يمكن أن تكون المذكرة بسيطة أو معقدة ، طالما أنها تنقل رسالتك بشكل فعال وذات صلة بمجموعة الموظفين المستقبلة. ويجب أن تكون الرسالة نفسها واضحة وموجزة ، بغض النظر عن تنسيق المذكرة الذي تستخدمه.

ملاحظة المحرر: تم نشر هذا المنشور في الأصل في أكتوبر 2018 وتم تحديثه من أجل الشمول.