كيف تكتب خطة اتصالات فعالة [+ نموذج]

تذكر "Tide Pod Challenge؟" ذلك الوقت الرهيب في بداية عام 2018 عندما صور المراهقون أنفسهم وهم يتناولون منظفات الغسيل؟

على الرغم من أنها كانت بداية مضحكة (وإن كانت خطيرة) للعام الجديد ، إلا أن هذه الدفعة الصغيرة من العار كانت بمثابة فوضى في العلاقات العامة لعلامة المنظفات المعنية ، تايد ، التي كان على فريق التواصل في الأزمات الخاص بها اكتشاف كيفية الرد على ابتلاع المراهقين الأمريكيين للمواد السامة. منتج. كانت الشركة الأم لـ Tide ، Procter & Gamble ، سريعة في استجابتها ، ويرجع الفضل في ذلك إلى حد كبير إلى خطة الاتصال الخاصة بهم.

في هذا المنشور ، ستتعلم كيفية إنشاء خطة اتصال فعالة تعدك أنت وشركتك لأي موقف.

يمكن أن تساعدك خطط الاتصال في توضيح الغرض من إطلاق منتج أو مبادرة جديدة وتحديد الرسائل التي تريد توصيلها إلى جمهورك (جمهورك) المقصود رسميًا.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكن لخطة الاتصال أن تساعد عملك في أوقات الأزمات إذا كانت رسالة تسويقية سابقة أو قرار تجاري يضر بسمعتك لدى أصحاب المصلحة الداخليين أو العملاء.

إذا لم يكن لدى الشركات خطة اتصال ، فلن تكون مستعدة عند وقوع كارثة. قد يكون من غير المحتمل أن تجد شركتك مراهقين يأكلون منتجك من أجل الشهرة على الإنترنت ، ولكن ليس من المستبعد جدًا ألا تجد نفسك بحاجة إلى إجراء للتعامل بفعالية مع المواقف الصعبة.

هل تحتاج إلى قالب خطة اتصال مجاني وسهل الاستخدام؟ يحتوي HubSpot على 12. تحقق من مجموعة الأدوات هذه لمعرفة كل ما تحتاجه لبناء مجموعتك الخاصة.

هذا جزء من نموذج معروض في مجموعة الأدوات. بالنسبة لهذا النموذج المحدد ، يتم تقسيم المؤسسة إلى مراحل ، ووصف تلك المرحلة ، ومن يحتاج إلى إكمال هذا الإجراء.

قم بتنزيل هذه القوالب مجانًا

الآن بعد أن راجعنا كيف يمكن أن تكون خطة الاتصال مفيدة ، دعنا نتعلم كيفية كتابة خطة تكون فعالة.

1. إجراء تدقيق لمواد الاتصالات الحالية الخاصة بك.

قبل الجلوس للحصول على خطتك ، عليك أولاً أن تقرر أين ستلائم عملك. لذلك من المهم أن تكمل "حالة الاتحاد" ، أو تدقيقًا للمناخ الحالي للاتصالات داخل شركتك. يمكن أن يساعدك هذا في تحديد أي مناطق مشكلة.

على سبيل المثال ، لنفترض أنك بحاجة إلى إنشاء خطة اتصالات لإطلاق منتج جديد. لإنشاء خطتك ، ستحتاج أولاً إلى إجراء تدقيق لتحديد الثغرات في نهج التسويق الحالي الخاص بك.

بعد إجراء التدقيق ، قد تجد أن هناك فجوة كبيرة في المواد التسويقية الخاصة بك والتي نادرًا ما تناقش فيها موضوعًا يتماشى جيدًا مع منتجك الجديد. ستحتاج إلى التأكد من إدراج هذا الموضوع في خطة الاتصالات الخاصة بك.

لإجراء تدقيق ، ستحتاج إلى جمع البيانات وتفسيرها بعناية حول أداء خطة التسويق الحالية الخاصة بك وبناء مسار للمضي قدمًا بناءً على تلك النتائج. بالإضافة إلى ذلك ، قد تفكر في استضافة مجموعات تركيز أو إرسال استبيانات إلى جمهورك للعثور على فجوات في مواد الاتصال الحالية.

بالطبع ، سترغب في وضع هدف خطة الاتصالات الخاصة بك في الاعتبار عند إجراء التدقيق. في المثال أعلاه ، لا تهم ملاحظة أنك تفتقر إلى المواد المتعلقة بموضوع معين إلا إذا كان هدفك هو جذب العملاء المحتملين والتحويلات إلى منتج يتوافق مع هذا الموضوع.

على سبيل المثال ، إذا كنت تطلق أداة تسويق جديدة عبر البريد الإلكتروني ولاحظت أنك تفتقر إلى المحتوى على إعلانات Google ، فقد لا تكون هذه المعلومات ذات الصلة بخطة الاتصالات الخاصة بك. ومع ذلك ، إذا كنت تفتقد إلى محتوى في أفضل ممارسات التسويق عبر البريد الإلكتروني ، فهذه معلومات مهمة يمكنك استخدامها لتخصيص خطة الاتصالات الخاصة بك بشكل مناسب.

2. حدد أهداف SMART لخطة اتصالاتك بناءً على نتائج تدقيقك.

بعد تدقيقك ، سترغب في تحديد بعض الأهداف بناءً على البيانات من النتائج. ما الذي تريد تحقيقه بهذه الخطة؟

عندما تكون في شك ، تذكر أن أهدافك يجب أن تكون ذكية: محددة وقابلة للقياس ويمكن تحقيقها وذات صلة ومستندة إلى الوقت.

على سبيل المثال ، إذا كانت وكالة صغيرة تكتب خطة اتصالات لعملائها ، فقد يكتبون هدفًا على غرار ما يلي: "نخطط لزيادة طلبات التوظيف لعملائنا بنسبة 25٪ على مدار ربع عام".

بدلاً من ذلك ، ربما يحتاج فريق الموارد البشرية لديك إلى كتابة خطة اتصالات لعرض مصفوفة نمو جديدة للمساهمين الفرديين الذين لا يريدون أن يصبحوا مديرين.

إذا كان الأمر كذلك ، سيحتاج فريق الموارد البشرية لديك إلى تحديد أهداف معينة يأملون في تحقيقها كنتيجة لخطتهم ، حتى لو كانت النتائج أقل قابلية للقياس الكمي - على سبيل المثال ، قد يكون هدفهم هو "زيادة معدلات الاحتفاظ بالموظفين بنسبة 10٪ أكثر من العام المقبل "أو حتى" زيادة رضا الموظفين ، كما يتضح من نتائج NPS التالية. " سيحتاجون إلى عرض هذه الأهداف على أصحاب المصلحة للحصول على القيادة على متن الطائرة.

قم بتنزيل نموذج هدف SMART المجاني الخاص بك

3. حدد الجمهور الذي تخطط لتقديم خطة الاتصالات الخاصة بك إليه.

يبدأ التواصل الجيد بمعرفة وفهم مستمعك. في هذه الحالة ، إذا كانت خطة الاتصال بالأزمات مخصصة لأصحاب المصلحة ، فأي واحدة (أو أكثر) تكتب من أجلها؟ تشمل أمثلة أصحاب المصلحة الموظفين أو المستثمرين أو العملاء أو المسؤولين الحكوميين المحليين أو وسائل الإعلام.

إذا كنت تكتب لوسائل الإعلام ، فإن البيان الصحفي الذي يوضح بالتفصيل أهدافك يعد فكرة جيدة لهذا الجمهور. يجب أن تكون هناك عملية لتحديد من سيتحدث إلى وسائل الإعلام ، وملخص لما سيقوله ، وخطة عمل موضوعة للمضي قدمًا.

بدلاً من ذلك ، إذا كان جمهورك من موظفيك ، فقد ترغب في إنشاء مستند داخلي محدث للموظفين للرجوع إليه ، بالإضافة إلى معلومات الاتصال الخاصة بـ DRI الداخلي إذا كانت لديهم أسئلة متابعة.

4. حدد خطتك واكتبها ، مع وضع جمهورك في الاعتبار.

عندما تكون جاهزًا لتخطيط خطتك وكتابتها ، فمن الأسهل على الأرجح أن تبدأ بجدول أو مخطط لتحديد الرسائل التي تحتاج إلى الترويج لها ، ولمن تستهدف هذه الرسائل ، وعلى القناة (القنوات).

بمجرد إنشاء مخطط عام ، إليك الطريقة التي تريد بها هيكلة خطة الاتصالات الخاصة بك (لا تتردد في نسخ هذه الأقسام في جدول المحتويات لخطتك الخاصة):

• الغرض (ما هي خطة الاتصالات هذه)
• إطار التصعيد (بما في ذلك "خط الدفاع الأول" و "فريق الاستجابة الأكبر")
• أدوار ومسؤوليات كل موظف
• ما يجب فعله و ما لا يجب فعله
• كيفية الحفاظ على خطة استجابة فعالة

(إذا كنت بحاجة إلى مساعدة في كتابة خطة اتصالات ، فقم بتنزيل قوالب خطة الاتصالات المجانية الجاهزة للاستخدام.)

عند كتابة خطة الاتصال الخاصة بك ، اعمل مع مجموعات أو ممثلين من أصحاب المصلحة لتحسين الدقة. يجب أن تحل الاستراتيجيات للأهداف أو المخاطر المحتملة.

على سبيل المثال ، إذا كنت تعمل لدى وكالة تهدف إلى الترويج لمنتج العميل ، فقد تكون هناك مخاطرة تتمثل في إنفاق الأموال على الإعلانات المدفوعة دون عائد استثمار مضمون. لحل هذا الخطر ، يجب على الوكالة تفصيل خطوات مختلفة لضمان فعالية الإعلانات قبل طرحها للجمهور.

5. حدد القناة (القنوات) التي تريد تسليم رسائلك إليها.

تعتمد القنوات التي تختارها للتواصل مع جمهورك على رسالتك وعلى من تريد توصيل هذه الرسالة. على سبيل المثال ، إذا كنت تقوم بإنشاء خطة اتصالات للموظفين الداخليين ، فيمكنك إرسال خطة الاتصالات الخاصة بك في رسالة بريد إلكتروني على مستوى الشركة ، أو استخدام اجتماعات الفريق الشخصية لإيصال رسالتك.

بدلاً من ذلك ، إذا كنت تتواصل مع العملاء ، فقد تقرر أنه من الأفضل التواصل عبر رسالة إخبارية عبر البريد الإلكتروني ، أو عبر بيان صحفي.

بالطبع ، ستعتمد القناة (القنوات) التي تختارها على أهدافك ، ولكن من المهم أثناء كتابة خطة الاتصال الخاصة بك أن تحافظ على طرق التوزيع الخاصة بك في الاعتبار.

6. تحديد أعضاء الفريق المسؤولين عن إيصال الرسالة.

بمجرد تحديد جمهورك وقناتك (قنواتك) التي ستقدم عليها خطة الاتصالات الخاصة بك ، اكتشف DRI لتوصيل الرسالة.

على سبيل المثال ، إذا كان فريق الموارد البشرية لديك يقدم مصفوفة نمو جديدة للقيادة ، فقد تطلب من مدير الموارد البشرية تقديم العرض الأولي في الاجتماع الأول. بمجرد أن تكون القيادة على متن الطائرة ، قد تطلب من كل ممثل للموارد البشرية تقديم جلسة تدريبية واحدة لكل فريق داخلي لضمان فهم كل موظف لما يتغير داخليًا ولماذا.

7. تقدير جدول زمني للمدة التي يجب أن تستغرقها كل خطوة.

يجب أن يكون لديك تقدير تقريبي لمقدار الوقت الذي ستستغرقه كل خطوة في تنفيذ استراتيجيتك. على سبيل المثال ، إذا كانت خطتك تحتاج إلى الانتقال من المستويات العليا إلى الموظفين ، فمن الجيد أن تأخذ في الاعتبار المدة التي سيستغرقها التسلسل القيادي. من الذكاء أيضًا استنتاج المدة التي ستستغرقها دورة الوسائط.

على سبيل المثال ، بالنسبة للانزلاق البسيط في حملة إعلانية ، قد تقدر وكالة الإعلان أن دورة التحكم في المشكلة ستستغرق شهرًا - بما في ذلك الاجتماع مع العميل وأصحاب المصلحة والموظفين لمناقشة خطوات المضي قدمًا.

8. قم بقياس نتائج خطتك بعد عرضها على أصحاب المصلحة ، وحدد النجاحات ومجالات التحسين.

هناك دائمًا مجال للتحسين. قياس نتائج الخطة بعد عرضها على أصحاب المصلحة ، وتحديد الجوانب التي سارت على ما يرام ، ومجالات التحسين في المرة القادمة.

على سبيل المثال ، ربما لم تحقق وكالة الإعلانات هدفها المتمثل في زيادة الطلبات المحتملة بنسبة 25٪ في غضون ربع سنة. قد يعيدون صياغة أهدافهم لمنح أنفسهم المزيد من الوقت أو التركيز على التركيز ربع السنوي لتناسب تلك الأهداف.

بدلاً من ذلك ، إذا لاحظت أن لغة معينة في خطة الاتصالات الخاصة بك تثير مستوى من التوتر أو الخوف مع أصحاب المصلحة الداخليين ، ففكر في كيفية إعادة صياغة الكلمات في المرة القادمة للتأكد من أن خطة الاتصالات الخاصة بك تبدو مفيدة ومفيدة وإيجابية.

يمكن أن تكون بعض جوانب بناء خطة اتصال رحلة "اختر مغامرتك الخاصة". المفتاح هو اختيار الجوانب التي تعكس بشكل أفضل ما يحتاجه عملك في الأوقات التي يكون فيها الاتصال الفعال هو المفتاح. ما الذي يحتاج أصحاب المصلحة إلى معرفته ، وكيف ستقوم بإيصال ذلك بشكل أفضل؟

يمكن أن تصبح خطط الاتصال صعبة ، لكن كتابة خطة فعالة ستثبت نفسها مع طول عمرها. تتضمن خطط الاتصال التالية تحليلًا لأصحاب المصلحة الذين تستجيب لهم والإجراءات الخاصة بما يجب تضمينه في تلك الاتصالات.

1. خطة الاتصال الاستراتيجية

تشرح خطة الاتصال الخاصة بـ Bright Hub Project Management كيف ومتى ولماذا يحدث الاتصال داخل مؤسستها.

هذا المثال رائع لأنه يوضح بالتفصيل كيفية كتابة مديري الاتصالات لخطط الأزمات ويقر بأن المسوق أو مدير المشروع المشغول يتحمل هذه المسؤولية في بعض الأحيان.

مصدر الصورة

2. خطة اتصالات المشروع

فيما يلي مثال على مشروع ترقية الفواتير من Simplicable. تحدد خطة الاتصال هذه جميع الاجتماعات والوثائق المهمة اللازمة للمشروع. كما ترى ، يتضمن أيضًا أقسامًا ضرورية بما في ذلك الجمهور والأهداف والتنسيق و DRI.

مصدر الصورة

3. خطة الاتصال التسويقي

تعد خطة الاتصالات التسويقية ضرورية للتواصل مع السوق المستهدف ، خاصة عند إطلاق منتجات أو مبادرات جديدة. يسمح لك هذا المثال من Smartsheet بتخطيط استراتيجيات الاتصالات التسويقية للعملاء وتوقعات المبيعات والشركاء الإعلاميين وأصحاب المصلحة الداخليين والأحداث.

مصدر الصورة

4. خطة الاتصال المؤسسي

تحدد خطط الاتصال المؤسسي كيفية تواصل المنظمات داخليًا وخارجيًا. هذا المثال من Smartsheet عبارة عن خارطة طريق من تسع خطوات تتضمن مساحة لبيان المهمة والملخص التنفيذي وتحليل الموقف والرسائل الأساسية والمزيد.

مصدر الصورة

5. خطة اتصالات الأزمات

تقدم قائمة الاتصال أدناه ، من قبل Prezly ، نظرة عامة رائعة على تفاصيل خطة الأزمة من البداية إلى النهاية. يمكن استخدامه كدليل فعال عند صياغة استراتيجية إدارة الأزمات.

مصدر الصورة

نصائح تخطيط الاتصال

قد يكون تخطيط الاتصال معقدًا ، لذا إليك بعض النصائح الإضافية التي يجب وضعها في الاعتبار للمساعدة في تألق خطتك: عند وصف إجراءات التعامل مع الأزمات ، قم بتضمين من يشمل الموقف. هذا يتيح لأصحاب المصلحة تصور عمليات صنع القرار.

بالإضافة إلى ذلك ، إذا كنت جزءًا من شركة أكبر لديها قائمة واسعة من أصحاب المصلحة ، فلا بأس من تقسيم الجماهير المستهدفة لخطتك.

على سبيل المثال ، ربما يكون جمهورك أكثر من مجرد "مستهلكين". تقسيم مجموعات أصحاب المصلحة من أجل فهم أسهل وحلول أكثر تميزًا.

في النهاية ، تحتاج خطة الاتصالات الخاصة بك إلى توفير المعلومات الضرورية بوضوح وإيجاز لكل من يشارك في قرار العمل أو إطلاق المنتج أو أزمات العلاقات العامة. استخدم الإستراتيجية المذكورة أعلاه ، بالإضافة إلى قوالب خطة الاتصال الخاصة بنا ، لضمان أن تكون خطتك فعالة قدر الإمكان.

ملاحظة المحرر: تم نشر هذا المنشور في الأصل في سبتمبر 2019 وتم تحديثه للشمول.