كيف تكتب رسائل بريد إلكتروني رائعة في 16 خطوة سريعة

هل تريد أن تكون رائد أعمال أكثر ثقة بالنفس؟ توقف عن إرسال رسائل البريد الإلكتروني المتواضعة.

أصبحت عبارة "الانطباعات الأولى مهمة" أكثر صحة من أي وقت مضى في عالم رسائل البريد الإلكتروني.

إذا رأيت نصوصًا مكتنزة أو عبارات بها أخطاء إملائية ، فمن المحتمل أن ترتد أو تفقد التركيز ، بغض النظر عما إذا كان البريد الإلكتروني قد تم إرساله من قبل مسؤول تنفيذي على مستوى ج ، أو أحد أفراد الأسرة ، أو بائع قصص بيع.

قد تؤدي آداب البريد الإلكتروني السيئة إلى تدمير العلاقات مع العملاء والزملاء والشركاء.

بعد الفشل في التواصل بسبب رسائلي الإلكترونية المعيبة ثم توجيه المؤلفين والعملاء الآخرين من خلال هذه المشكلة المتكررة ، سمحت للمبادئ التالية بتوجيه رسائل بريد إلكتروني واضحة وواعية.

فيما يلي 16 اقتراحًا حول كيفية التوقف عن إرسال رسائل بريد إلكتروني مملة. كن فريدا.

1. أولاً وقبل كل شيء ، لا تستخدم عنوان بريد إلكتروني أحمق.

استخدم الأسماء الفعلية بدلاً من الأسماء السخيفة ، والتي تبدو احترافية.

بالنسبة إلى رسائل البريد الإلكتروني الشخصية ، تكون الصيغ التالية صالحة دائمًا: الاسم الأول والاسم الأول من اسم العائلة أو الأسماء الكاملة ، مثل [البريد الإلكتروني المحمي] أو [البريد الإلكتروني المحمي]

استخدم أسماء عامة أكثر لرسائل البريد الإلكتروني الأخرى التي يستخدمها الفريق ، مثل الوصول إلى موقع الويب الخاص بالعميل أو بيانات الأداء ، مثل [البريد الإلكتروني المحمي] ، [البريد الإلكتروني المحمي] ، وما إلى ذلك.

2. خطوط موضوعية مفيدة

لا تكن مراوغا. الجانبان الرئيسيان لسطر الموضوع هما موضوع البريد الإلكتروني والإجراء المطلوب. هذا يبسط الأمور ويزيل أي سوء تفاهم.

تساعد هذه الصيغة أيضًا في اكتشاف رسائل البريد الإلكتروني عند البحث.

يمكنك أيضًا التأثير على فتحات سطر الموضوع باستخدام الأقواس والأقواس في بداية سطر الموضوع. استخدمها لضبط نغمة هذا القسم من البريد الإلكتروني وأحرفه الكبيرة ، مع ترك بقية الأحرف الكبيرة في الجملة بمفردها. كمثال لعضو الفريق ، ضع في اعتبارك ما يلي:

[التعديلات مطلوبة] المراجعات النهائية مطلوبة لمقالة XXX المخفية.

هذا مثال للعميل:

[مطلوب اتخاذ إجراء] الموافقة مطلوبة للكتابة الخفية لمقال حول آداب البريد الإلكتروني.

3. عند الرد ، قم بتغيير سطر الموضوع.

عند الرد على رسالة بريد إلكتروني ، تأكد من تحرير سطر الموضوع للتوضيح.

إليك طريقة سريعة لإنجازها:

رد فعل جيمس رد: هل تلقيت تقرير تحسين محركات البحث المحدث؟

4. موضوع واحد لكل موضوع

هذا هو قانون الوضوح غير القابل للكسر. عند الرد على رسالة بريد إلكتروني ، ناقش فقط الموضوع الأساسي للمناقشة.

هذا يجعل الأمور أقل تعقيدًا ويسهل تحديد الإجابات عند فحص سلاسل البريد الإلكتروني (وهذا هو السبب في أن سطر موضوع واضح يشير إلى الموضوع ذي الصلة والإجراء مطلوب دائمًا).

5. مرحبا ... تحياتي: مخاطبة المستفيدين

أولاً وقبل كل شيء ، خاطب الشخص بالاسم دائمًا. لا تبدأ الحديث ببساطة. هذا يدل على أنه ليس لديك وقت لهم ولا تهتم (على الرغم من أن رسائل البريد الإلكتروني يجب أن تكون قصيرة وفي صلب الموضوع).

يحظر استخدام الكلمات العامية أو المفردات العامة ، مثل "مرحبًا".

فكر في كيفية مخاطبة أحد قدامى المحاربين الموقرين أو سيدة تبلغ من العمر 100 عام. كن صادقًا ولكن واضحًا.

المراكز الثلاثة الأولى هي كما يلي:

1. مرحبًا (الاسم)
2. صباح الخير (الاسم)
3. مساء الخير (الاسم)

عند قول وداع ، استخدم نفس الإجراء.

أهم ثلاثة اختيارات هي:

1. أفضل
2. شكرا لوقتك
3. فصاعدا

6. إضفاء الطابع الشخصي على توقيعك لمساعدتك وشركتك على التميز.

احتفظ دائمًا بتوقيع شخصي يتضمن ، على الأقل ، ما يلي:

• الاسم بالكامل
• عنوان
• رقم الهاتف
• شعار الشركة متصل بموقعها الالكتروني.
• روابط لوسائل التواصل الاجتماعي

بالإضافة إلى ذلك ، إذا كنت تكتب بشكل روتيني في منشورات جهات خارجية ، أو تنشر كتابًا ، أو تظهر على قناة إعلامية بارزة ، فقم بتوفير المعلومات التالية في توقيعك: اقرأ "عنوان" أحدث كتاب لي ؛ قراءة أحدث مقالتي عن ريادة الأعمال ؛ وهلم جرا.

7. تنسيق مع فقرات موجزة ومشاهدة أشرطة فيديو مسلية

هل تلقيت يومًا بريدًا إلكترونيًا كان مجرد فقرة واحدة طويلة؟ تبدو كتلة النص هذه صعبة ، وستفقد الانتباه.

اجعل فقراتك أقصر. عبارة واحدة أو جملتين فقط.

أيضًا ، اجعل عباراتك مختصرة وفي صلب الموضوع. هذا يسمح بنقل رسالتك إلى القراء بسرعة ووضوح.

أيضًا ، تجنب استخدام علامات التعجب أو الرموز.

8. أبدا يؤلف قطعة عاطفية.

لا تكتب رسائل بريد إلكتروني عندما تكون مشاعرك عالية ، خاصةً إذا كانت سيئة أو متوترة. خذ ثانيةً للتنفس إذا كان هناك أي شيء بالغ الأهمية ، مثل رسالة بريد إلكتروني عاجلة من عميل بخصوص ضياع موعد نهائي. خذ نزهة سريعة. خذ كتابًا. افعل أي شيء سوى القلق بشأن الإجابة لفترة من الوقت.

بعد ذلك ، عندما تكون منتعشًا ، أو تتفاعل ، أو إذا كنت تتعامل مع شخص يطلب ردودًا عاجلة للغاية ، فقل إنك ستعود إليه في أقرب وقت ممكن. ثم امنح نفسك راحة ذهنية.

هذا أيضا تألق رسام. اجعلها لأهم رسائل البريد الإلكتروني ، ثم انام عليها. في اليوم التالي ، ستغير رأيك على الأرجح بشأن ما تريد قوله ، وستكون رسالتك أفضل وأكثر جاذبية.

9. الرد في أسرع وقت ممكن

تختلف أوقات الاستجابة حسب مستوى الإلحاح.

إذا كنت تعلم أنك ستحتاج إلى وقت إضافي للرد ، فاكتب ردًا سريعًا داخل هذا الإطار الزمني لمدة 24 ساعة موضحًا لماذا بالإضافة إلى التاريخ المحدد الذي يجب أن يتوقعوا رد الإرجاع:

بام هنا.
أرجو أن يكون كل شيء على مايرام. اسمح لي بالتحقيق في هذا الأمر بشكل أكبر وأعود إليك بحلول يوم الجمعة.

10. لا ترسل رسائل البريد الإلكتروني أو ترد عليها في عطلات نهاية الأسبوع أو خارج ساعات العمل.

ما لم يكن ذلك من متطلبات عملك. وفيما يلي بعض الأمثلة على ذلك:

هذا يوضح للعملاء المحتملين أنك يائس.

يوضح هذا للعملاء أو لفريقك أنك قلق ، مما يدل على ضعف إدارة الوقت.

هذا يدل على إدمان العمل ، والذي يتماشى بشكل جيد مع نقص الانتباه.

ستقوم أيضًا بتثقيف الأشخاص للاعتقاد بأنك "تعمل" باستمرار ، وسيبدأون في توقع ردود منك حتى عندما لا تكون كذلك. وإذا كانت حالة طارئة حقًا ، مثل تعطل موقع ويب للعميل أو حدوث شيء مروع لأحد العملاء / أعضاء الفريق أو الرسائل القصيرة أو الهاتف.

11. فهم المناطق الزمنية الخاصة بك.

افهم المناطق الزمنية للأشخاص الذين تراسلهم عبر البريد الإلكتروني. مرة أخرى ، يوضح هذا أنك قضيت وقتًا إضافيًا في تعلم شيء ما ، مما يدل على اهتمامك.

ضع في اعتبارك تلقي بريد إلكتروني من عميل في إسرائيل عندما يبدأ يومه وأنت على وشك الذهاب إلى الفراش يقول ، "صباح الخير". هذا ، مرة أخرى ، يدل على افتقارهم إلى التركيز.

12. أدخل عنوان البريد الإلكتروني الخاص بالمستلم.

كم مرة ضغطت فيها بالخطأ على زر الإرسال؟ تتضمن بعض الأنظمة ، مثل Google Gmail ، منطقة عازلة للإرسال ، ولكن ليس جميعها. عند سحب رسالة بريد إلكتروني غير مكتملة أو غير محررة ، فقد يمنعك ذلك من الظهور بمظهر التظاهر.

13. راقب ردود أفعالك.

البريد الإلكتروني متاح على نطاق واسع. تحقق دائمًا من معلومات المستلم جيدًا قبل النقر فوق زر الإرسال. قد تتحدث إلى شخص بشكل مختلف عن الآخر ، وقد تتشوش الرسائل (أو تكون في مشكلة إذا كانت هناك سلبية).

أيضًا ، ضع في اعتبارك أن الآخرين قد يتفاعلون جميعًا برد لك فقط. تذكر هذا قبل إرسال نفس البريد الإلكتروني إلى عدة أشخاص.

14. لا تستخدم كلمة "آسف".

"آسف للتأخير" هو الأسوأ. هذا يوصل رسالة مفادها أنك غير منظم. بدلاً من ذلك ، قل "أرجوك عفوًا عن التأخير". ليست هناك حاجة للخوض في التفاصيل.

نهج آخر معقول هو تجنب استخدام كلمة "آسف". المصطلح يدل على الضعف. أنت لا تريد أن تكون ضعيفًا. أبدًا.

15. تفاعل مع القارئ

قلل من استخدامك لـ "أنا" وتحدث مباشرة إلى المتلقي. هذا ينطبق بشكل خاص على العملاء.

قم دائمًا بمخاطبة المتلقي مباشرة وتجاهل أكبر عدد ممكن من "أنا".

16. يجب تحويل السلبيات إلى إيجابيات

الكلمات لها معنى على المستويين الواعي واللاوعي. تجنب عبارات مثل "لا أستطيع" و "شركتي تتمنى لو أمكن ذلك" و "لو استطعت فقط".

هذه عدة مستويات من التعليقات السلبية التي قد تنتقص من رسائلك الإيجابية بشكل عام. هذه الأنواع من التفاعلات ، دون الخوض في البيولوجيا العصبية ، تؤسس برمجة سيئة لك ولعميلك. وكلما تكررت هذه الأفعال ، كلما أصبحت عادة.

استفد من الإيجابيات. استبدل العلب بالقوة لخلق حوار أكثر إيجابية. بدلاً من التصريح ، "تأمل شركتي في أن تتمكن من تحقيق نتائج في الوقت المناسب" ، قل ، "تريد شركتي أن تتمكن من تحقيق نتائج في الوقت المناسب". "نظرًا لأننا نركز على احتياجاتك ، فإن شركتي تقدم العمل في الوقت المناسب ..."

تعد رسائل البريد الإلكتروني وسيلة اتصال فعالة أو غير فعالة ، خاصة الآن بعد أن أدى العمل عن بُعد إلى تغيير جانب الاتصال للعديد من الشركات.

يمكن أن تساعدك هذه الأفكار السريعة في التميز عن الآخرين من خلال تبسيط وتوضيح رسائلك. سوف يجعلونك كاتب بريد إلكتروني أفضل ، مما سيساعدك على أن تصبح رائد أعمال أفضل.