5 فوائد لتطبيق قاعدة المعرفة الداخلية

يقوم المزيد والمزيد من المنظمات بتنفيذ قاعدة معرفة داخلية لأسباب عديدة مختلفة. أثناء قيامك بتنمية عملك ، تحتاج أيضًا إلى مكان يمكن للموظفين فيه الاتصال واسترداد المعلومات القيمة التي يمكن أن تساعدهم في اتخاذ قرارات مستنيرة.

من خلال تنفيذ قاعدة معرفية داخلية ، يمكنك جني العديد من الفوائد التي تأتي مع هذه المجموعة المنظمة من المعلومات والمعرفة من داخل مؤسستك. إذن ما الذي يحدث بالضبط عندما تجعل هذه المعلومات متاحة بسهولة لكل من يحتاجها؟

دعنا نلقي نظرة فاحصة وسترى لماذا تحتاج مؤسستك إلى قاعدة معرفة داخلية. باختصار ، ستجعل عملياتك أكثر كفاءة وموظفيك أكثر إنتاجية.

تحسين الإنتاجية في جميع الإدارات

لا تحتاج إلى شرح أهمية الإنتاجية على الإطلاق ، ولكن من المقلق للغاية معرفة مقدار انخفاض الإنتاجية خلال السنوات القليلة الماضية. الموظف العادي يكون منتجًا فقط لمدة ساعتين و 53 دقيقة يوميًا بسبب عوامل مختلفة ، وهذا يحتاج إلى التغيير.

أحد أسباب انخفاض الإنتاجية هو أن الموظفين يقضون الكثير من وقتهم في البحث عن المعلومات. هذا ينطبق بشكل خاص على المؤسسات الكبيرة التي لديها الكثير من الموظفين وتلك التي ليس لديها نظام مناسب لتخزين المعلومات والعثور عليها.

إذا اضطررت إلى البحث في الصناديق المزدحمة ، أو التمرير عبر رسائل Slack القديمة ، أو العثور على زميل في العمل قد يكون لديه المعلومات التي تبحث عنها ، فأنت تعرف مقدار الوقت الذي يمكن أن يضيع. ومع ذلك ، إذا قمت بتنفيذ قاعدة معارف داخلية حيث تقوم بتخزين جميع البيانات الأساسية ، فسيكون ذلك شيئًا من الماضي.

زيادة مشاركة الموظفين

الفرق بين الموظف المرتبط وغير المنخرط مذهل. تعمل مشاركة الموظف على تحسين الروح المعنوية ، وزيادة الربحية ، وتؤدي إلى انخفاض نسبة الغياب عن العمل بنسبة 41٪. تتمثل إحدى أسهل الطرق لضمان زيادة المشاركة في منح جميع موظفيك إمكانية الوصول إلى قاعدة معارفك.

إذا قمت بإتاحة جميع المعارف والمعلومات من المؤسسة من خلال أدوات قاعدة المعرفة ، فسوف تظهر أن عملك يقدر الشفافية قبل كل شيء. سيؤدي هذا بدوره إلى تعزيز الثقة لأن جميع موظفيك سيشعرون أنهم يظلون على اطلاع.

يكون العمال الذين يؤمنون بالشركة التي يعملون بها أكثر استعدادًا لمشاركة معارفهم ، وهو ما يمكنهم القيام به بسهولة من خلال قاعدة المعرفة الخاصة بك. ونظرًا لأن القواعد الحديثة تتمتع بميزات تعاون مذهلة ، فسيتمكن العاملون لديك من التفاعل أكثر من أي وقت مضى.

بفضل الميزات التي تسمح لهم بالتعليق على المنشورات أو المستندات ، مثلهم ، ووضع علامة على الزملاء الآخرين ، وطرح الأسئلة ، ومتابعة الموضوعات ، وغير ذلك الكثير ، سيزداد التعاون والمشاركة بلا شك. بغض النظر عما إذا كان عمالك يجلسون جنبًا إلى جنب أو يعملون من جوانب مختلفة من العالم ، فسيظلون دائمًا على اتصال ويشعرون أن صوتهم محل تقدير داخل الشركة.

الحفاظ على معرفة الموظفين السابقين

لا أحد يعمل في مؤسسة واحدة إلى الأبد وهناك أسباب مختلفة لترك الموظفين للشركة ، بعضها مؤقتًا والبعض الآخر بشكل دائم. بغض النظر عما إذا كان شخص ما قد غير وظيفته ، أو تقاعد ، أو ذهب في إجازة ، فإنه يأخذ معه أيضًا الكثير من المعرفة والمعلومات القيمة.

يعد كل عامل جزءًا مهمًا من عملك ، وإذا فقدت خبرة شخص ما لمجرد أنه لم يعد مع شركتك ، فقد يؤدي ذلك إلى كارثة وخلق مشاكل. لحسن الحظ ، يمكن تجنب كل هذا إذا كنت تعرف كيفية التعامل مع نقل المعرفة دون عناء.

شجع كل من يعمل في شركتك على توثيق كل مشروع يكملونه والأسئلة التي يطرحونها والمحتوى الذي يكتبونه والبروتوكولات التي يطورونها وما إلى ذلك. بهذه الطريقة ، سيكون من الأسهل بكثير نقل أي مهمة ومعلومات من شخص إلى آخر.

بالإضافة إلى ذلك ، إذا كنت تستخدم خبراء في الموضوع ، فأنت بحاجة إلى استخدام نظام أساسي يتيح للمستخدمين مشاركة المحتوى بتنسيقات مختلفة. إذا سمحت بنشر الصور والصوت والفيديو والنص في قاعدة المعارف الخاصة بك ، فإنك تسمح للخبراء بمشاركة المعلومات بالطريقة الأكثر ملاءمة لهم.

تمكين العمال عن بعد

يتم استبدال الأيام من 9 إلى 5 ساعات عمل تدريجيًا بشكل مختلف من العمل ، وهذا هو العمل عن بُعد. لا يتعين عليك مشاركة مكتب مع شخص ما للتعاون معه ، خاصة وأن المزيد والمزيد من الأشخاص ينتقلون إلى العمل من المنزل.

يتزايد عدد العمال عن بعد كل عام ، وقد أصبح هذا العدد أعلى منذ بداية جائحة COVID-19. هناك احتمال كبير أن يكون لديك عدد من الموظفين عن بعد في شركتك أيضًا ، لكن هذا لا يعني أن التعاون يجب أن يعاني.

طالما أن لديك قاعدة معرفية داخلية قائمة على السحابة ومتوافقة مع الأجهزة المحمولة ، فسيتمكن أي موظف من الوصول إليها ، بغض النظر عن مكان تواجدهم في العالم.

وإذا اعتمدت نموذج عمل مرنًا وسمحت لعمالك بالعمل وقتما يريدون ، فيمكنهم الوصول إلى المعلومات التي يحتاجون إليها متى احتاجوا إليها. لذلك ، حتى لو لم يكن شخص ما متاحًا في وقت معين ، فستظل خبرته دائمًا.

إذا احتاج شخص ما من شركتك إلى الوصول إلى معلومات حساسة للوقت ، وقاعدة المعرفة التي يسهل الوصول إليها هي أعظم سلاح لك. على سبيل المثال ، إذا احتاج مندوب خدمة العملاء الذي يعمل عن بُعد إلى الإجابة على سؤال العميل على الفور ، فيمكنه القيام بذلك دون أي مشاكل.

تذكر أن سمعة الشركة يمكن أن تعتمد بشكل كبير على مدى سرعة تقديم الخدمة للعميل أو العميل. إذا كان مجال عملك يتطلب من موظفيك المساعدة في الوقت المناسب ، فإن قاعدة المعرفة حيث يمكنهم العثور على الإجابات والمعلومات على الفور أمر ضروري.

تقليل الحاجة إلى رسائل البريد الإلكتروني

لفترة طويلة ، اعتمد العاملون داخل المؤسسة على رسائل البريد الإلكتروني ومنصات المراسلة المختلفة لمشاركة المعرفة مع بعضهم البعض ، ولا تزال هذه الممارسة موجودة في العديد من الشركات. ومع ذلك ، فإن مشاركة محتوى مثل هذا بها مشكلة واحدة ، وهي التحكم في الإصدار.

عندما تشارك مستندًا مع شخص ما عبر البريد الإلكتروني ويحتاج الشخص الذي استلمه إلى تحريره ، فسيتعين عليه إعادة إرسال النسخة الجديدة والمحدثة. في بعض الأحيان ، يتعين على العديد من الأشخاص العمل على مستند واحد في نفس الوقت ، مما ينتج عنه العديد من الإصدارات المختلفة لهذا المستند.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن تنشأ مشكلات في حالة وجود عدة محادثات فردية فيما يتعلق بهذا المستند عبر البريد الإلكتروني ، وهذا يؤدي عادةً إلى تلوث هذه المعلومات.

إذا تعلمت تشجيع العاملين لديك على استخدام قاعدة معرفية ونشرها عليها في كل مرة يعملون فيها في مشاريع مع عدة أشخاص ، فيمكنك التأكد من تحديث كل المحتوى دائمًا. وستكون قادرًا أيضًا على عرض من قام بالتغيير بمرور الوقت ، مما سيزيد من المساءلة.

افكار اخيرة

جميع الفوائد التي ناقشناها هنا ليست تخمينات ، إنها حقائق بسيطة تم إثباتها مرارًا وتكرارًا. شهدت كل شركة طبقت قاعدة المعرفة الخاصة بها زيادة في إنتاجية الموظفين والمشاركة وغير ذلك الكثير.

حجم ومكانة عملك غير ذي صلة لأن هذا النوع من حفظ المعرفة ومشاركتها يمكن أن يكون مفيدًا لأي مؤسسة. طالما أنك تتأكد من أن جميع موظفيك يفهمون أن قاعدة المعرفة موجودة لجعل وظائفهم أسهل وأكثر كفاءة ، فلن تواجه أي مشاكل في تنفيذها.