هل تحتاج إلى إنفاق أعمال علاقات عامة؟ [+ تكتيكات العلاقات العامة التي يمكنك إدارتها داخليًا]

إنها مشكلة عمليا تعمل فيها كل شركة سريعة التطور: هل يجب علينا استخدام منظمة علاقات عامة أو إنشاء مجموعة داخل المنزل؟ وإذا كنت تصارع مع هذا السؤال كثيرًا جدًا ، فإنه يتحول بسرعة إلى حركة لا نهائية ذهابًا وإيابًا ( "من ناحية أخرى ... ").

الحقيقة تعتمد على طموحاتك الخاصة ومصادرك وميزانية إنفاقك ، قد يكون المسار الأول أكثر منطقية من الآخر. لقد جمعنا بعض النصائح العملية من محترفي العلاقات العامة في HubSpot لمساعدتك في إجراء المكالمة المثالية.

دعنا نتعمق في الفوائد والعيوب الإضافية الجوهرية لاختيار وكالة ، ونبحث في كيفية اتخاذ الخيار المناسب لعملك ، ونغطي خمس واجبات علاقات عامة يمكنك التعامل معها في مكان إقامتك.

عوامل الاحتفاظ بخدمات منظمة العلاقات العامة

1. أنت تعرف ما تريد.

إن التعاقد مع شركة خالية من إدراك ما تريد يشبه القيادة إلى مكان جديد بدون خريطة. الاحتمالات ، سوف تضيع - بسرعة.

"يمكن أن يكون اختيار شركة علاقات عامة قرارًا استثماريًا مهمًا ، لذا قبل تنفيذ ذلك مباشرة ، يجب أن تكون واضحًا جدًا بشأن خططك وما قد تأمل في تحقيقه نتيجة للعلاقات العامة" ، تنصح إيلي فلاناغان ، مشرف المنتج & اتصالات الشركة في HubSpot.

خططك هي البوصلة الخاصة بك. إنها تؤثر على أموالك وجدولك الزمني وحتى الأساليب التي تريد استخدامها. بنفس القدر من الأهمية ، فإنهم يعطونك صورة واضحة لما تحتاجه من الشركة.

2. تصادف أن تكون جاهزًا "لتغذية جهاز العلاقات العامة."

العلاقات العامة ليست إجراءً "ثابتًا وتجاهله" - حتى إذا كنت تستخدم وكالة للقيام بأعمال الرفع الرئيسية.

صدى ميا ماكينون ، رئيس الشركة المصنعة والعلاقات العامة العامة ، APAC في HubSpot ، هذه المرحلة ، حيث أخبرني ، "إذا كنت مؤسسًا أو رئيسًا لمؤسسة تجارية ، فلا يجب أن تكون لديك القدرة على الإنفاق في دعم وكالتك أو دليلك في المنزل من خلال تطوير الروايات والموافقة عليها ، ودعم عمليات الإطلاق ، والاستعداد للتفاعلات الإعلامية والتجمعات وعرضها حاليًا لفرص التحدث ، سيكون من الصعب حقًا رؤية النتائج ".

وتتابع قائلة: "إذا كانت البيانات الخاصة بوكالة ما ، مع الحد الأدنى من الرؤية لنظام عملك والمشاكل التي قد تمر بها ، فمن المحتمل أن تواجه صعوبة لا تصدق في تقديم النتائج. يمكنك الحصول على ما وضعته في العلاقات المجتمعية وكان أفضل رفقائي من الوكالات من النوع الذي تطورت فيه المجموعة التي عملنا معها إلى امتداد لمجموعتنا الداخلية ".

بعبارات أخرى ، تستمتع بوظيفة كبيرة في وضع وكالتك لتحقيق نتائج جيدة. إذا كنت تهتم بشركتك مثل شراكة دقيقة ، فمن المرجح أن ترى نتائج نهائية رائعة.

3. تريد تمديد وصول وسائل الإعلام الخاصة بك إلى.

عندما تسعى للحصول على خدمات وكالة علاقات عامة ، فأنت لا تحصل فقط على نصائح ووجهات نظر وخبرات جديدة - بل تؤدي أيضًا مع أفراد لديهم تفاعلات مع جهات اتصال أساسية في وسائل الإعلام. وعندما يتعلق الأمر بالتوعية الإعلامية ، فأنت لا تقل قوة عن علاقاتك.

يضيف فلاناغان ، "إن إقامة تفاعلات مع المراسلين هي مكون أساسي للعلاقات العامة المثمرة. إذا قررت أن تسلك طريق الشركة ، فقد يكون من المهم أن يكون لديهم مكالمة عمل يومية في مؤسستك يمكنها توصيل المعلومات لهم ومساعدتهم على التواصل مع أصحاب المصلحة الداخليين ".

ومع ذلك ، قد يكون النطاق السعري الخاص بك في طريقك في هذه المقالة. إذا كان هذا هو الحال ، فلا داعي للذعر. ينصح Flanagan: "إذا كان لديك نطاق سعري مقيد ، فإن توظيف شخص مقيم في العلاقات العامة للتركيز على بناء الشراكة يمكن أن يكون قرارًا استثماريًا أفضل بكثير. تتمتع الفرق الداخلية أيضًا بإمكانية وصول محسّنة إلى الوسائل الداخلية والمتحدثين الرسميين ".

4. أنت بحاجة إلى معرفة متخصصة.

يقولون إن كل دفعة هي دفعة كبيرة - ولكن الأمر مطروح للنقاش. بصرف النظر عن ذلك ، عندما تصل أزمة كارثة إلى الحد الأقصى ، فإن معظم الشركات الصغيرة والشركات الناشئة ليست مستعدة لرعايتها. حتى الملاحظات السلبية والآفاق الساخطين يمكن أن تؤثر على سمعة العلامة التجارية وصورتها.

كل هذا لنقوله ، إذا كانت مؤسستك تتطلب محادثة أزمة - أو أي معلومات علاقات عامة متخصصة - فمن الأفضل حقًا تركها للمهنيين. تتمتع شركات العلاقات العامة بمهارات إضافية ومهارات خاصة لإدارة (والحماية من) هذه الأنواع من المآزق.

الآن دعنا نستكشف بعض العلامات الحمراء التي تحتاج إلى التفكير فيها قبل الانتقال إلى الخطوة التالية.

تفسيرات لماذا قد لا تحتاج إلى شركة علاقات عامة

1. فريقك الداخلي أقرب إلى الحقائق.

مجموعتك الداخلية لديها مستهلك واحد فقط: أنت. هذا يعني أنه يمكنهم إعطاء اهتمامهم الكامل وغير المقسم ، بينما يتعين على الشركة توزيع وقتها على العديد من المتسوقين.

كما أخبرني فلاناغان ، "حسنت المجموعات الداخلية أيضًا الحصول على الأصول الداخلية والمتحدثين الرسميين."

بينما تحتاج إلى تثقيف شركة خارج المنزل حول مداخل وعموم عملك - ومراقبة وظيفتها من أجل الدقة - تتمتع القوى العاملة الداخلية لديك حاليًا بفهم قوي لمعلومات العمل الداخلية.

علاوة على ذلك ، مع تطبيقات مثل HubSpot's Advertising and Marketing Hub و Hootsuite ، فإن العمل في وظائف متعلقة بالعلاقات العامة - مثل إرسال رسائل البريد الإلكتروني الترويجية والمراقبة الاجتماعية - لم يكن بأي حال من الأحوال أقل صعوبة.

2. لم تكتشف تطابقًا جيدًا مع وكالة.

عند توظيف وكالة ، لا تقلل أبدًا من أهمية الحصول على بدلة رائعة.

يخبرني ماكينون ، "هناك العديد من المجالات المتغيرة للحصول على الشركة المناسبة - التخصص في السوق ، B2B مقارنة بالمشتري ، وقياس الوكالة وكيفية هيكلة مجموعاتهم ، ومدى قابلية الشركة للتكيف ، وتصميمها - هل هي علاقات إعلامية خالصة ، أم أنها فهي مدمجة بشكل أكبر ، وأي من الاثنين تحتاج إلى امتلاكه؟ "

بالنسبة للشركات المدمجة الجديدة في لعبة العلاقات العامة ، يشير ماكينون إلى البحث عن مؤسسات تقدم مرونة عامة:

"غالبًا ما تكون المؤسسات التي لديها منتج قابل للتكيف ويمكنها التكيف مع متطلبات مؤسستك في أي مكان تحصل فيه الشركات الأقل على بدلة ممتازة - إلى أن يكون لديك منتج مؤكد للأداء ، فمن الأهمية بمكان أن تتمكن الوكالة من المرونة لتتماشى معك - هذا قد يكون إطلاقًا ضخمًا لمدة ثلاثين يومًا واحدة ، وفترة زمنية هادئة كما يلي ، كما جمعت معًا لحملتك التسويقية اللاحقة ".

بالإضافة إلى ذلك ، السمعة أمر بالغ الأهمية في كوكب العلاقات العامة. لن تنتظر للسؤال حول التوصيات من الآخرين.

يوضح ماكينون ، "تميل المؤسسات الممتازة إلى الاعتراف بها والتحدث عنها - طلب توصيات من الشركات التي تعجبك بحملات العلاقات المجتمعية ، أو من الشركات في السوق المتعلقة بك ، أو من المشاكل المتعلقة بمنطقة الوجه عندما تصل إلى الاعتراف ، والإدراك ويؤمنون به. "

3. أنت تبحث عن حل سريع.

العلاقات العامة ليست حقًا "رعاية موجزة". يجب أن يكون لبذور العلاقات العامة التي تزرعها الآن وقتًا للتوسع ، ولا سيما التفكير في طبيعة العلاقات المجتمعية يدور حول بناء علاقات حقيقية. نتيجةً لذلك ، يجب أن يكون الزواج الذي تربطك بشركتك تجربة حقيقية مثل شراكة حقيقية - وليس حساب فترة زمنية أقصر.

إذا كان كل هذا يبدو صعبًا ، فقد لا يكون مسار الوكالة هو الاستجابة.

يردد ماكينون هذا ، قائلاً: "واحدة من أكبر المعارف التي جربتها في عملي أثناء القيام بالعمل في المنزل ، والشيء الذي أشاركه مع القوى العاملة لدي ، هو أنه بمجرد حصولك على شركتك ، يكون لديك هدف كبير للمشاركة في إعداد كل منكما للإنجاز ، وهو معاملتهما كشريك دقيق ".

5 مهام للعلاقات العامة يمكن للقوى العاملة داخل الأسرة تنظيمها

1. دفع النشرات.

في عالم اليوم ، يتعين على الشركات تقديم مشاركاتها الفردية. بغض النظر عما إذا كنت تشارك منتجًا جديدًا أو حدثًا مستقبليًا أو تعديلات في إطار العمل التنظيمي الخاص بك ، يمكن لإطلاق الدفع المدروس جيدًا أن ينشر الحديث عن مشروع عملك. تحقق من هذا المبدأ التوجيهي العملي حول كيفية إنشاء دفعة إطلاق تبرز من بين الحشود.

2. وسائل التواصل الاجتماعي.

ما يقوله الناس اليوم عن مؤسستك على وسائل التواصل الاجتماعي يمكن أن يؤثر على سجلك العام. يجب أن يكون لكل مجموعة مقيمة "أذنها على الأرض" للتحقق من هذه المحادثات.

تطبيقات الاستماع الاجتماعي - مثل برنامج HubSpot's Social Media Management Software و Sprout Social و Buffer - تراقب ذكر اسم علامتك التجارية وعبارات الكلمات الرئيسية القابلة للتطبيق والاستجابات الفورية عن طريق علامات التجزئة والرسائل المباشرة. بالإضافة إلى ذلك ، ستتيح لك العديد من هذه التطبيقات الرد على الإشارات على حسابات الوسائط الاجتماعية الخاصة بك مباشرةً من لوحة القيادة.

3. صياغة الموقع.

التواصل الجماعي ركن من أركان العلاقات العامة. من الطرق الرائعة للتفاعل مع الجمهور نتيجة للقنوات المملوكة ، مثل موقع ويب خاص بالعمل. عندما يتعلق الأمر ببناء نهج تدوين جيد ، قد يحتاج طاقمك داخل الملكية إلى الانقسام والتغلب - يقوم فرد واحد بعمل تقويم تحريري ، ويبدو أن شخصًا مختلفًا يشبه المساهمين الضيوف ، عندما يكون هناك إنسان آخر يكتب محتوى مدونة مكتوبًا.

4. رسائل البريد الإلكتروني الترويجية.

بفضل تطبيقات مثل HubSpot's Internet Marketing Hub و Mailchimp و Frequent Get ، أصبح من الأسهل بكثير رعاية وتنظيم وتسليم رسائل البريد الإلكتروني إلى العملاء أكثر من أي وقت. ومع ذلك ، لكي تتمكن من إرسال رسائل البريد الإلكتروني ، فأنت بحاجة أولاً إلى أشخاص لشحنها إليهم. وبالتالي ، فإن إعداد قائمة تحقق مفيدة للبريد الإلكتروني - وبناءها غير معقد لاتخاذ القرار بشأنها - يجب أن يكون تركيزًا طويل الأمد لطاقمك الداخلي.

5. اتصالات العمال.

نمت اتصالات الموظفين ، المعترف بها أيضًا على أنها اتصالات داخلية ، بسرعة لتصبح تركيزًا كبيرًا في العلاقات العامة. بعد كل شيء مباشرة ، يمكن أن تكون القوى العاملة أقسى منتقدي الشركة أو المدافعين عنها.

تتضمن اتصالات الموظفين مشاركة البيانات كنتيجة للعديد من القنوات ، مثل البريد الإلكتروني أو لوحة المناقشة الداخلية. يمكن لفرق العلاقات العامة الداخلية مشاركة معلومات الشركة وتحديثات المهام والمزيد. عندما يكون لدى القوى العاملة خبرة "في الحلقة" ، فإنهم يكونون أكثر انخراطًا وترابطًا وتمكينًا في القيام بالمهمة.

نعود إليك مرة أخرى

في النهاية ، لا أحد يفهم عملك - ومتطلباته - أفضل بكثير منك. إذا كنت تحدد ما إذا كنت ستستخدم شركة علاقات عامة أم لا ، فابدأ بالاقتراحات الواردة في هذه المقالة. وحاول أن تتذكر ، على الرغم من طول الوقت الذي تستغرقه في تكوين العلاقات العامة في طريقة مؤسستك لبعض الإمكانات ، فإنك تتجه حاليًا في المسار الصحيح.