المراحل الخمس لإدارة المهام

ما هي التحديات والعقبات التي تواجهها كمشرف مهمة؟ بالنسبة للكثيرين ، فإن زحف النطاق ، والتفاعل الضعيف ، وتأخير المساعي أفضل من السجل.

لشرط الظاهر ، يمكن أن تكون إدارة المشروع صعبة. بدون جدولة واستراتيجيات دقيقة ، يمكن أن تشعر حقًا أنك تعمل كعمى.

لذلك ، إذا كنت في منصب إدارة مشروع ، فإن البدء بالأساسيات هو أفضل رهان لك. هنا ، سنقوم بتقسيم المشاريع إلى 5 مراحل لمساعدتك على فهم أفضل للمطالب التي يجب إكمالها ومتى.

دورة حياة إدارة التحدي

المراحل الخمس لإدارة المشاريع

المرحلة 1: مفهوم التحدي والبدء

المرحلة 2: ترتيب المهام

المرحلة الثالثة: التعهد بالتنفيذ

المرحلة 4: فحص وإدارة المشروع

المرحلة الخامسة: التعهد بالإغلاق

يبدو مستقبل إدارة الوظائف أكثر إشراقًا من أي وقت مضى.

دورة حياة إدارة الوظائف

بغض النظر عن الحجم أو النطاق ، تلتزم جميع المشاريع بعملية قابلة للمقارنة. في إدارة المشاريع ، يُطلق على مسار العمل هذا دورة حياة المهمة.

تتكون دورة حياة المهمة عادةً من أربع مراحل: البدء والإعداد والتنفيذ والإغلاق. ومع ذلك ، فإن بعض مديري التحدي يدمجون مرحلة خامسة تسمى المراقبة والتحكم.

يمكن أن تساعد هذه الخطوة الإضافية المهنيين في الحفاظ على المشروع تحت الملاحظة والتأكد من تحديد المشكلات ومعالجتها على الفور.

كنتيجة نهائية ، يُنظر إلى المنتجات المكونة من 5 فترات على أنها أكثر مرونة ومفيدة في المساعدة على انتصار المهام. في الحقيقة ، يشجع معهد إدارة الوظائف (PMI) أيضًا دورة حياة مدتها 5 فترات.

في المجال التالي ، سوف نحصل على لمحة عن قرب عن كل مرحلة على حدة في دورة حياة إدارة المهام.

المستويات الخمسة لإدارة الوظائف

تمر كل وظيفة فعالة عبر نفس المراحل الخمس: البدء ، والتنظيم ، والتنفيذ ، والتحقق ، والمراقبة.

المرحلة 1: مفهوم التحدي والبدء

يبدأ كل مشروع بالحمل والبدء. طوال مدة هذه المرحلة ، تحصل الإستراتيجية على نظام أعمال صغير ، وتنتهي بالخطط ، ومواثيق المشاريع ، وأصحاب المصلحة.

يحدث هذا أيضًا عندما تظهر مجموعات المشروع معًا - مع مدير المشروع - لإنشاء خريطة طريق واسعة للوظيفة.

تحتاج المجموعات إلى معالجة عدد من الأسئلة في هذه المرحلة ، جنبًا إلى جنب مع:

• ما هو سبب هذا التعهد؟

• ما هي بعض حواجز الطرق الفرصة؟

• من هم أصحاب المصلحة الرئيسيين؟

• هل لها حد أدنى أو ميزانية مثلى؟

• ما هي المدة التي سيستغرقها هذا المشروع؟

كقسم من هذه المرحلة ، يوافق راعي المشروع (الإنسان الذي طلب إكمال التعهد) على النطاق السعري والجدول الزمني.

المرحلة الثانية: تخطيط المشروع

بمجرد وصف التحدي على نطاق أوسع ، فقد حان الوقت بالفعل لتحديد التفاصيل.

في سياق هذه المرحلة ، يطور مدير التعهد إعدادًا شاملاً لتنفيذ وفحص ومراقبة المشروع. يبدأ هذا عادةً بطموحات الموقع.

عند تحديد أهداف التحدي ، فإن منهجيات SMART و Crystal clear هي الأكثر شيوعًا.

يشير الاختصار SMART إلى محدد وقابل للقياس وقابل للتحقيق ومظهر حقيقي وفي الوقت المناسب. يضمن تطبيق هذا الإطار أن خططك محددة بوضوح وعملية وقابلة للتحقيق.

دعنا نبحث في رسم توضيحي. قد يكون الهدف الغامض هو "تطوير تطبيق يبسط نجاح الشراء". باستخدام عملية SMART ، سيبدو هذا الهدف شيئًا واحدًا مثل ، "تطوير برنامج يقلل وقت نجاح الطلب بنسبة 20٪."

الاختصار CLEAR يعني تعاوني ، مقيد ، نفسي ، مناسب ، ومكرر.

في هذه المنهجية ، تكون مجموعة المشروع فعالة تجاه نية متميزة وقابلة للتحقيق خلال الموعد النهائي للتعهد والتمويل. يجب أن يكون كل شخص شغوفًا بإنجازه ، ويجب أن يرتبط بأهداف المهمة العامة.

تحتاج الخطة أيضًا إلى تضمين المعالم والمنجزات بحيث يعرف الجميع تمامًا ما هي المتطلبات التي يجب إنجازها ، ومن يتولى ما ، ومتى يجب القيام بالمراحل الرئيسية. ويتكون أيضًا من توزيع الوظائف ، والجدول الزمني ، وخطة التفاعل ، ونهج تخفيف التهديدات ، ونظام لتقديم احتمالات أسوأ المواقف.

هناك العديد من الأيديولوجيات التي يمكنك توظيفها لبرمجة هذه المرحلة. من خلال توظيف إدارة الوظائف الرشيقة ، يتم استخدام مصادر التقدم بنجاح ، ويتم تحقيق متطلبات العميل.

تمامًا مثل الحفاظ على جميع الأشخاص على دراية بالتطوير ، فإنه يتيح إجراء تعديلات موجزة وسهلة. ستجعل إدارة المشروع الرشيقة من الممكن الاهتمام بتعيينات تقدم البرنامج بشكل أكثر فاعلية وكفاءة.

المرحلة 3: تنفيذ التحدي

بمجرد أن أصبح قسم الجدولة إجماليًا ، فقد حان الوقت حقًا للبدء في تطبيق الإستراتيجية. من المدرج هنا أن الأداء الحقيقي يتم إنجازه.

خلال هذه المرحلة ، يحدد مديرو المشاريع تدفقات العمل ، ويحددون المسؤوليات لأعضاء القوة العاملة ، ويكونوا على يقين من أن الجميع تحت المراقبة. كما أنها تحافظ على أصحاب المصلحة والفرق في الحلقة مع تقدم المشروع.

مع وجود العديد من التفاصيل التي يجب التوفيق بينها ، يستفيد العديد من مديري المشاريع من معدات التعاون مثل Asana و Trello و HubSpot's Job Management Software لتتبع الواجبات والجداول الزمنية والميزانيات في موقع مركزي واحد معين.

ستبقيك أداة إدارة التحدي المطورة بشكل صحيح على المسار الصحيح وتدعمك في تحقيق أهدافك. للحصول على قائمة بأفضل برامج إدارة التحدي ، راجع هذا الدليل الإرشادي المفيد.

المرحلة الرابعة: مراقبة المشروع والتحكم فيه

عادة ما تعمل المرحلة 4 بالتزامن مع المرحلة القليلة. بعد كل شيء ، من أجل التحقق من وظيفة ، يجب أن تعمل في البداية على الفور.

طوال هذه الفترة ، يعمل مشرف التحدي مع موظفيهم لحل أي مخاوف. وسيشمل ذلك انتقادات دورية وتحديثات للاستراتيجية لتكرار التحسينات في نطاق المهمة أو في توافر الأصول.

من الأهمية بمكان أيضًا مراقبة التطور مقابل النظام والنظر في الحركة التصحيحية عند الضرورة. على سبيل المثال ، قد يكون من الضروري مراجعة الجدول الزمني لاستيعاب التأخيرات أو التعديلات غير المتوقعة.

أفضل ما في ذلك ، يمكن لمديري التعهدات تتبع التطور من مؤشرات الفعالية الحاسمة (KPIs) أو عناصر النتائج الجيدة الأساسية (CSFs). على سبيل المثال ، يمكنك قياس ما إذا كانت مهمتك تتعلق بالروتين وميزانية الإنفاق أو ما إذا كانت المهام الدقيقة لا تزال منجزة.

المرحلة الخامسة: إغلاق المشروع

هذه هي الفترة السابقة من دورة حياة إدارة المشروع. هذا عندما تقوم بتسليم ما يزيد عن التسليمات إلى الراعي المتعهد لقبولها. طوال هذه المرحلة ، يتم حل الفريق وسيتم إنهاء أي تعيينات تعاقدية للمهمة.

بعد فترة وجيزة من الإغلاق ، يجري مشرف الوظيفة مراجعة نهائية للأعمال الورقية التي كشفت عنها الدروس من التحدي ، تمامًا مثل أي معلومات مطلوبة يمكن أن تكون في متناول اليد على المدى الطويل.

يركز عملاء المجموعة وأصحاب المصلحة أيضًا على حالات الفشل والنجاحات طوال مدة عرض التقرير. يمكن أن يساعد ذلك في تعزيز الوظائف والكفاءة في جميع أنحاء الشركة.

يبدو المستقبل المنظور لإدارة الوظائف أكثر إشراقًا من أي وقت مضى

تقليديا ، تم الانتهاء من إدارة التعهد بالقلم والورق أو ، في الوضع المثالي ، بجدول بيانات. نظرًا لتعقيد المهام وتشتت القوى العاملة ، فقد تطورت هذه الإجراءات لتصبح غير فعالة.

يتطلب الاحتفاظ بمسار التقدم والوفاء بالمواعيد النهائية حلاً رقميًا أولاً. تعد حزمة برامج إدارة التحدي الخاصة بـ HubSpot أحد الموارد التي يمكن أن تساعد بلا شك في إجراء الإدارة.

باستخدام هذا البرنامج ، يمكن للمجموعات تبسيط سير عملهم ومراقبة تقدمهم ومشاركة الملفات وتنظيم وظائفهم.

علاوة على ذلك ، تتيح لك منصة HubSpot CRM دمجها بسهولة مع تطبيقات المبيعات والترويج الأخرى. يميل هذا إلى جعل الاحتفاظ بمراقبة التطوير أمرًا يسيرًا ويضمن أن يكون الجميع في نفس الصفحة.

علاوة على ذلك ، يوفر برنامج الكمبيوتر للعملاء رؤى في الوقت الفعلي حول سير عملهم ، مما يمكنهم من تحديد الاختناقات والتنظيم بشكل مناسب.

لذا ، إذا كنت تبحث عن وسائل لرفع درجة إدارة التعهدات ، فهذه هي احتمالية ذلك. استفد من قالب إدارة المهام الخاص بك أسفله لمراقبة تقدم فريقك وتبسيط سير العمل الخاص بك لتعزيز الكفاءة.