الدليل الكامل لأساسيات إدارة المشروع

إدارة المشاريع لا تتعلق فقط ببناء البرامج والأجهزة. يقوم مديرو المشاريع بتوزيع الموارد بشكل مناسب وإدارة الجداول الزمنية والعناية بأصحاب المصلحة طوال العملية.

ومع ذلك ، فإن قول ذلك غالبًا ما يكون أسهل من فعله. بعد كل شيء ، هناك سبب يجعل مديري المشاريع يغيرون باستمرار مناهجهم ويعيدون التفكير في عملياتهم.

في هذه المقالة ، ستتعلم أساسيات إدارة المشاريع وكيف يمكنك تنفيذها في عملك. هيا بنا نبدأ.

جدول المحتويات

تتضمن العملية وضع خطط للوفاء بالمواعيد النهائية مع الحفاظ على أهداف الجودة ضمن قيود الوقت والميزانية. يمكن أن يمتلك هذا الانضباط مدير مخصص أو قائد في المشروع.

لماذا تعتبر إدارة المشروع مهمة؟

عمليات إدارة المشروع ضرورية للمشاريع الناجحة. وجدت الأبحاث التي أجراها معهد إدارة المشاريع أن المنظمات التي لا تدمج إدارة المشاريع ستشهد زيادة في معدل فشل المشروع الصريح بنسبة 2/3.

هذه إحصائية صادمة. لذلك ، دعونا نتعمق في بعض الفوائد الرئيسية التي تنتج عن عمليات إدارة المشروع الناضجة.

ستفي بالمواعيد النهائية المهمة.

تتيح لك إدارة المشروع تقسيم المهام الكبيرة إلى مواعيد نهائية أصغر حجمًا. من خلال التمسك بهذه المعالم ، يمكن للمشاريع أن تظل في الموعد المحدد بسهولة من البداية إلى النهاية.

في الواقع ، تقوم الشركات التي لديها عمليات تسليم قيمة ناضجة بتسليم المشاريع في الوقت المحدد بشكل متكرر أكثر من تلك التي ليس لديها إدارة مشروع (63٪ مقارنة بـ 39٪).

ستزيد نسبة الشراء.

تمكن إدارة المشروع الفريق من بناء الثقة والمصداقية بين الزملاء والعملاء وأصحاب المصلحة. بعد كل شيء ، إذا كنت تقدم باستمرار نتائج عالية الجودة في الوقت المحدد ، فأنت ملزم بكسب الناس.

يمكنك بسهولة تتبع الإنفاق.

ستكون قادرًا على البقاء في حدود ميزانيتك ، أو حتى أقل من ميزانيتك. وجد معهد إدارة المشاريع (PMI) أن 11.4٪ من جميع الموارد تُهدر بسبب عمليات إدارة المشروع الرديئة.

يعتبر توفير الأموال أمرًا مهمًا بشكل خاص في المشهد حيث أفادت 43٪ فقط من الشركات أنها تكمل مشاريع بميزانية محدودة "معظم الوقت" أو "دائمًا".

سوف تحسن ثقافتك.

يمكنك تطوير ثقافة التحسين المستمر للعملية من خلال إدارة المعرفة. إذا كنت ترعى بيئة تعطي الأولوية للتحسين والتعلم ، فمن المحتمل أن تلهم الآخرين وتجذب الموظفين بنفس العقلية.

مسؤوليات مدير المشروع

مدير المشروع يخطط وينظم ويقود تنفيذ المشروع. هذا يضمن أنها تلبي الأهداف المتوقعة مع تقديم الميزات المطلوبة ضمن قيود الوقت والميزانية.

يوفر المتخصصون في إدارة المشاريع القيادة من خلال المسح البيئي الفعال ، وتوليف المعلومات في بيانات ذات مغزى ، والتحليل الموضوعي. هذه مجموعة واسعة من المسؤوليات التي تتطلب التدريب والخبرة.

مصدر الصورة

سنناقش المهارات - سواء المدربة أو المطورة من خلال الخبرة - التي ستحتاجها لهذا الدور.

مجموعات مهارات مدير المشروع

لضمان بقاء الفرق منتجة وأن المشاريع تسير على الطريق الصحيح ، يحتاج مديرو المشاريع إلى مجموعة واسعة من المهارات. فيما يلي بعض أهم المهارات التي تحتاجها للتميز في هذا الدور.

مهارات التعامل مع الآخرين

يتعين على مديري المشاريع (PMs) التفاعل مع العديد من الأشخاص ، بما في ذلك أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة ومديري المشاريع الآخرين. يمكن لرؤساء الوزراء الكبار العمل مع مجموعة متنوعة من الأشخاص لتحقيق هدف مشترك.

غالبًا ما يكون لأصحاب المصلحة أهداف متنافسة. لخلق التماسك ، يجب أن يكون رؤساء الوزراء دبلوماسيين حيث يديرون العلاقات المهنية مع أشخاص قد يكون لديهم وجهات نظر مختلفة ومستويات مهارة وسياسات شخصية مختلفة.

العلاقات الجيدة تحفز أعضاء الفريق وتجعل حل نزاعات الفريق أسهل.

مهارات التواصل

يجب على مديري المشاريع جدولة اجتماعات متكررة بين المتعاونين وتقديم ملاحظات حول الأداء. لا تحتاج فقط إلى معرفة من ستلتقي به ومتى ، بل ستحتاج أيضًا إلى موازنة أساليب الاتصال المتعددة.

على سبيل المثال ، سوف ترغب القانونية في التحديث الخاص بك من حيث العقود والمخاطر. في غضون ذلك ، سيكون التمويل حريصًا على معرفة ميزانيتك وإنفاقك. سيكون للمهندسين وفريق التسويق أيضًا اهتمامات مختلفة تتطلب أنواعًا مختلفة من الاتصالات.

مهارات إتخاذ القرار

يجب على مدير المشروع اتخاذ القرارات وتحمل المسؤولية عن النتائج. يساعد الوضوح بشأن الأهداف ووضع توقعات عالية في الحفاظ على الروح المعنوية.

تشمل مهارات صنع القرار تحديد أولويات الموارد ، ووضع تقديرات بديلة ، وتقييم المخاطر ، وضمان الإدارة المناسبة للميزانية.

مهارات الإدارة

مديرو المشاريع مسؤولون عن قيادة الفريق والإبلاغ عن التقدم إلى المزيد من المسرحيات العليا.

ستحتاج إلى خبرة في قيادة فريق ، وعقد شخص لواحد ، ومعالجة التحديات عند ظهورها. كما يجب أن يكون مديرو المشاريع قادرين على التواصل مع القيادة نيابة عن فرقهم.

في بعض الحالات ، يحتاج مديرو المشاريع إلى بناء الفريق من أجل مبادرتهم. قد يشمل ذلك العثور على المشاركين الداخليين المناسبين أو النظر خارج المنظمة. من الناحية المثالية ، يتمتع رئيس الوزراء ببعض الخبرة في تجنيد أعضاء الفريق الجدد.

دورة حياة إدارة المشروع

من الأفضل النظر إلى عملية PM بأكملها كسلسلة من المراحل. كل مرحلة لها هدف. في المجموع ، هناك خمس مراحل حاسمة في دورة حياة إدارة المشروع. سنقدم لمحة موجزة عن كل مرحلة.

• المبادرة. في هذه المرحلة ، يلقي مديرو المشروع نظرة واقعية على المشروع. إنهم يقدرون المدة التي يجب أن يستغرقها المشروع ، والتي تحدد في النهاية الميزانية الأساسية والجدول الزمني للمشروع.
• تخطيط. تتضمن مرحلة التخطيط تحليل التفاصيل الفنية ، وتعيين المهام لأعضاء الفريق المناسبين ، وتحديد المخاطر المرتبطة بأجزاء مختلفة من المشروع.
• تنفيذ. هنا تبدأ العمل وفقًا للخطة التي أنشأتها في الحالة السابقة.
• الرصد والمراقبة. تضمن هذه الخطوة الوفاء بالمواعيد النهائية الخاصة بك. لا تقوم فقط بالعمل المنصوص عليه في خطتك ، بل تراقب أيضًا تقدمك. هنا ، تحدد ما إذا كنت تلتزم بجميع اللوائح الحكومية ومعايير الصناعة. يمكنك أيضًا تتبع جميع نفقات المشروع والتقدم.
• إغلاق. إنهاء المشروع هو مرحلته الأخيرة. هنا ، يمكنك تحديد ما إذا كان المشروع سيحقق النتائج المرجوة وما إذا كنت تريد إلغاء المشروع أو متابعته.

الأساليب الشعبية لإدارة المشاريع

بينما تتفق معظم المنظمات على أهمية إدارة المشروع ، هناك العديد من الأساليب المختلفة التي يستخدمها مديرو المشاريع. في هذا القسم ، سوف تستكشف أربعة أساليب شائعة لإدارة المشاريع.

التخطيط القائم على المنتج

يركز التخطيط المستند إلى المنتج على نهجه حول المخرجات وتسليمات المشروع. يركز هذا النهج على إطلاق منتج أو خدمة من المفهوم حتى الاكتمال ، والنتيجة النهائية هي بيع المنتج أو الخدمة.

التخطيط القائم على العمليات

يضمن التخطيط المستند إلى العمليات أن جميع أنشطة المشروع تساهم في تحقيق الأهداف التنظيمية. باستخدام هذا النهج ، يقوم مدير المشروع بإنشاء وإدارة وتحسين المشاريع المتوافقة مع القيم الأساسية للأعمال.

نهج تدريجي لإدارة المنتج

يتضمن هذا النهج تخطيط وتنفيذ المشاريع على مراحل بسبب القيود الخارجية. تمر كل مرحلة من خلال الخطوات الخمس في دورة حياة إدارة المنتج. لهذا السبب ، يعد هذا النهج مثاليًا للمشاريع الصغيرة والمحددة جيدًا.

إدارة إنتاج المشروع

يستخدم هذا النهج نظريات ومبادئ علوم العمليات لفهم وتحسين تسليم المشروع. تستخدم إدارة إنتاج المشروع بيانات النشاط للتنبؤ بالحدود وتحديد مستويات الإنجاز.

أفضل ممارسات إدارة المشروع

بغض النظر عن النهج الذي تختاره ، هناك نصائح عامة تساعد الجميع. فيما يلي بعض من أفضل الممارسات المطبقة على أي مشروع في أي صناعة أو مجال.

1. الاستثمار في حلول برمجيات إدارة المشاريع.

اليوم ، أقل من 1 من كل 4 مؤسسات تستخدم أي نوع من برامج إدارة المشاريع. بدلاً من ذلك ، تعتمد الفرق على مجموعة من جداول البيانات والملاحظات الورقية ورسائل البريد الإلكتروني. هذا النهج يؤدي إلى الفوضى. لا توجد طريقة لمعرفة مكان المشروع في الوقت الفعلي.

سيساعدك برنامج إدارة المشاريع على تتبع مشاريعك وجداول أعمالك ، وتنظيم المهام والأنشطة ، والتواصل بشكل فعال مع فريقك ، وإدارة المخاطر والقضايا.

يمكنك أيضًا تخصيص لوحات المعلومات لتتبع مؤشرات الأداء الرئيسية وإنشاء تقارير للمساعدة في التنبؤ استنادًا إلى البيانات التاريخية والاتجاهات الحالية للتخطيط المستقبلي.

2. توقع التغيير من خلال الحفاظ على جدول زمني مرن.

معظم المشاريع تتعرض للتأخير. لسوء الحظ ، يمكن أن تؤدي التأخيرات الطفيفة إلى حدوث مشكلات كبيرة عند اتباعك لجدول زمني محدد. من ناحية أخرى ، يمكن للجدول الزمني المرن التعامل مع معظم التغييرات بخطى سريعة.

في حين أن بعض المواعيد النهائية تتسم بالمرونة ، إلا أن البعض الآخر قد يكون جامدًا. احتفظ بقائمة التواريخ التي لا يمكن تغييرها. يتيح لك ذلك الوفاء بالمواعيد النهائية الخارجية مع الأطر الزمنية المحددة مع السماح بمواعيد نهائية مرنة في مناطق أخرى.

3. تتبع أساليب الاتصال.

في بداية مشروعك ، اجلس مع أصحاب المصلحة المهمين. اسأل عن عدد المرات التي يريدون أن يسمعوا منك فيها وكيف يرغبون في التواصل.

على سبيل المثال ، سيرغب بعض أصحاب المصلحة في اجتماع Zoom أسبوعيًا مع فريقك. قد يفضل الآخرون تحديث Slack يوميًا أو بريدًا إلكترونيًا شهريًا مع التقدم.

يمكنك تنظيم هذه المعلومات في جدول بيانات أو قسم من برنامج إدارة المشروع الخاص بك للحفاظ على التنظيم.

4. تعرف المقاييس الخاصة بك .

أحد أكبر التحديات في أي مشروع هو قياس النجاح. لهذا السبب ، ستحتاج إلى تعيين نقاط قابلة للقياس قبل وأثناء تنفيذ مشروعك. تعرف على المقاييس المهمة لمشروعك ومتى.

ريبر المقاييس الأساسية ستتغير بمرور الوقت. إذا كان مشروعك قد بدأ للتو ، فقد تحتفل بسرعة بالوصول إلى مراحل مهمة.

بمرور الوقت ، ستحتاج إلى إثبات تأثير مشروعك. يتضمن ذلك مقاييس مثل عدد العملاء المتوقعين أو المساهمة في عائد الاستثمار.

ارفع مستوى إدارة مشروعك

بإلقاء نظرة فاحصة على الأساسيات ، يمكنك أن ترى أن إدارة المشروع هي مجال واسع يتطلب فهمًا عميقًا للتواصل والفروق الدقيقة الخاصة بالصناعة.

من خلال دمج الأدوات والتقنيات المذكورة أعلاه في تجربة العمل اليومية ، يمكنك تحسين أدائك كمدير مشروع.

لمساعدتك في تحريك الكرة ، تحقق من نموذج إدارة المشروع المجاني الآن - سيساعدك على توفير الكثير من الوقت والموارد الثمين.