الدليل الكامل لإدارة أصحاب المصلحة

تحظى المشاريع الناجحة بدعم من أصحاب المصلحة عبر المنظمة. هذا هو السبب في أن إدارة أصحاب المصلحة ضرورية لأي مبادرة.

تتيح لك إدارة أصحاب المصلحة تحديد احتياجات القادة وتلبية احتياجاتهم مع الحفاظ على التواصل مفتوحًا.

في هذه المقالة ، ستتعرف على ماهية إدارة أصحاب المصلحة ، وسبب أهميتها ، وكيفية إنشاء خطة إدارة أصحاب المصلحة.

جدول المحتويات

لماذا تعتبر إدارة أصحاب المصلحة مهمة؟

تفشل المشاريع عندما يتم تجاهل مصالح واحتياجات أصحاب المصلحة. يؤدي هذا إلى عدم وجود تأييد من أصحاب المصلحة الرئيسيين ، مما قد يعرض نجاح المشروع للخطر.

عندما يشعر أصحاب المصلحة أنه يتم تلبية احتياجاتهم ، فمن المرجح أن يدعموا المشروع. من ناحية أخرى ، إذا لم يتم تلبية احتياجاتهم ، فقد يحاولون منع مبادرتك. تساعد إدارة أصحاب المصلحة في بناء علاقات إيجابية تحافظ على سير مشروعك بسلاسة.

يمكن أن تساعدك استراتيجية إدارة أصحاب المصلحة الفعالة على:

• تجنب أو حل النزاعات بين أصحاب المصلحة.
• تأمين الشراء والدعم من أصحاب المصلحة الرئيسيين.
• التواصل الفعال مع أصحاب المصلحة.
• إدارة توقعات أصحاب المصلحة.
• مراقبة مشاركة أصحاب المصلحة طوال المشروع.

فوائد إدارة أصحاب المصلحة

هناك العديد من الفوائد للاستراتيجية الفعالة لإدارة أصحاب المصلحة ، بما في ذلك:

• تحسين الاتصال. من خلال تحديد اهتمامات واحتياجات أصحاب المصلحة ، يمكنك تكييف اتصالاتك مع احتياجاتهم الخاصة. هذا يضمن تلقي رسائلك وفهمها.
• زيادة الشراء. وفقًا لـ KPMG ، 61٪ من المشاريع لديها رعاة منخرطون بشكل كبير. عندما يشعر أصحاب المصلحة أنه يتم النظر في اهتماماتهم واحتياجاتهم ، فمن المرجح أن يدعموا المشروع.
• تقليل المخاطر. من خلال الانخراط مع أصحاب المصلحة ، يمكنك تحديد المخاطر المحتملة في وقت مبكر واتخاذ خطوات لتجنبها أو التخفيف من حدتها. هذا يمكن أن يساعد في تقليل المخاطر الكلية للمشروع.
• تحسين الأداء. يمكن أن تساعدك استراتيجية إدارة أصحاب المصلحة الفعالة في تحسين الموارد ومواءمة أنشطة المشروع مع اهتمامات أصحاب المصلحة. هذا يمكن أن يؤدي إلى تحسين أداء المشروع.

داخل عملية إدارة أصحاب المصلحة

بينما قد تبدو إدارة أصحاب المصلحة بديهية بالنسبة للبعض ، يمكنك البدء في بناء الثقة بشكل منهجي باستخدام خارطة طريق أكثر رسمية.

يمكن أن تساعدك الخطوات الست التالية على فهم أولويات أصحاب المصلحة وكيف يمكنك تلبية هذه الاحتياجات.

1. تحديد أصحاب المصلحة.

كن ثابتًا من خلال تحديد جميع الأفراد والجماعات الذين يمكنهم التأثير على مشروعك ، إيجابًا وسلبًا. يشمل ذلك أصحاب المصلحة الداخليين (مثل أعضاء الفريق) وأصحاب المصلحة الخارجيين (مثل العملاء أو الموردين).

لتحديد أصحاب المصلحة ، اسأل نفسك الأسئلة التالية.

• من سيتأثر بمشروعك؟
• من لديه مصلحة في مشروعك؟
• من لديه القوة للتأثير على مشروعك؟
• من يريد أن يفشل مشروعك؟
• من يريد أن ينجح مشروعك؟

2. إعطاء الأولوية لأصحاب المصلحة.

بعد تحديد جميع أصحاب المصلحة لديك ، فإن الخطوة التالية هي تحديد الأولويات. سيساعدك هذا في تركيز انتباهك على أصحاب المصلحة الأكثر أهمية لنجاح مشروعك.

يجب أن تحدد أين تكمن توقعاتهم ، ومستوى تأثيرهم ، وما هي المعلومات التي يريدون منك ، وكم مرة يريدون الإبلاغ من فريقك. يمكنك استخدام تعيين أصحاب المصلحة لمساعدتك في تحديد أولويات القادة الرئيسيين.

قم بتشغيل تمرين رسم خرائط أصحاب المصلحة

مصدر الصورة

يطلب منك تمرين رسم خرائط أصحاب المصلحة أعلاه رسم القادة على شبكة ثنائية في اثنين. أحد المحاور يسمى القوة والمصلحة الأخرى.

على محور الطاقة ، تقوم بتقييم كل صاحب مصلحة بناءً على قدرته على التأثير في المشروع. على محور الفائدة ، تقوم بتقييم كل صاحب مصلحة على مستوى اهتمامه بالمشروع. سيعطيك هذا صورة واضحة عن أصحاب المصلحة الأكثر أهمية للتفاعل معهم وأفضل طريقة للقيام بذلك.

هناك عدة طرق مختلفة لرسم خريطة لأصحاب المصلحة ، بما في ذلك:

• مصفوفة RACI. هذه طريقة شائعة لرسم خرائط أصحاب المصلحة تستخدم الأحرف R (المسؤول) و A (المسؤول) و C (التشاور) و I (المُبلغ) لتقييم أصحاب المصلحة على مستوى مشاركتهم في المشروع.
• شبكة الطاقة / الفائدة. هذه طريقة بسيطة لتحديد أصحاب المصلحة الذين يمكن استخدامها لتحديد أولويات المشاركة. يُعرف أيضًا باسم نموذج البارز.
• مصفوفة التأثير / التأثير. هذه طريقة أكثر تفصيلاً لتحديد أصحاب المصلحة ويمكن استخدامها لتقييم التأثير المحتمل لكل صاحب مصلحة على المشروع.

3. تقييم احتياجات ومصالح أصحاب المصلحة.

مفتاح خطة إدارة أصحاب المصلحة الناجحة هو فهم أصحاب المصلحة. سيساعدك هذا على تقييم ما يريدونه من المشروع وأفضل طريقة للتعامل معهم.

في هذه المرحلة ، اسأل نفسك الأسئلة التالية.

• هل تفهم احتياجاتهم وأولوياتهم وقضاياهم؟
• هل لديهم القوة للتأثير على المشروع؟
• ما الفائدة المالية أو العاطفية لديهم في نتيجة المشروع؟
• ما الذي يحفزهم؟

من خلال فهم الإجابات على هذه الأسئلة ، يمكنك تطوير خطة إدارة أصحاب المصلحة التي تناسب كل قائد بشكل أفضل.

4. تحديد دوافع أصحاب المصلحة.

بمجرد تحديد أصحاب المصلحة وتقييمهم ، يمكنك البدء في تحديد دوافعهم. سيساعدك هذا على فهم ما يريدون من المشروع وأفضل طريقة للتعامل معهم.

هناك عدة طرق يمكنك من خلالها تحديد دوافع أصحاب المصلحة ، بما في ذلك:

• المقابلات. يمكنك مقابلة أصحاب المصلحة للحصول على وجهات نظرهم حول المشروع. يمكن القيام بذلك شخصيًا أو عبر الهاتف أو عبر البريد الإلكتروني.
• الدراسات الاستقصائية. يمكنك إرسال استطلاعات الرأي إلى أصحاب المصلحة للحصول على ملاحظاتهم حول المشروع. هذه طريقة سريعة لجمع البيانات من عدد كبير من أصحاب المصلحة.
• مجموعات التركيز. يمكنك عقد مجموعات تركيز مع أصحاب المصلحة للحصول على مدخلاتهم في المشروع. يمكن استخدام هذا لتوليد الأفكار وتحديد القضايا.

من خلال فهم دوافع أصحاب المصلحة ، يمكنك تطوير خطة إدارة فعالة لأصحاب المصلحة تلبي احتياجاتهم واهتماماتهم.

5. وضع خطة للمشاركة.

الهدف من إشراك أصحاب المصلحة هو إدارة التوقعات وبناء العلاقات. يمكن القيام بذلك من خلال عدة طرق مختلفة ، بما في ذلك:

• كثرة التواصل. هذا هو أهم جانب من جوانب مشاركة أصحاب المصلحة. يجب عليك التواصل بانتظام مع أصحاب المصلحة لتحديثهم بالمشروع والحصول على التعليقات. يمكن القيام بذلك من خلال الاجتماعات وجهًا لوجه أو المكالمات الهاتفية أو رسائل البريد الإلكتروني أو الأدوات عبر الإنترنت مثل برنامج إدارة المشاريع. قد يحتاج كل صاحب مصلحة إلى استراتيجية الاتصال الخاصة به.
• التشاور. هذا ينطوي على استشارة أصحاب المصلحة في صنع القرار. يمكن القيام بذلك من خلال الاجتماعات أو الاستطلاعات أو مجموعات التركيز.
• تعاون. وهذا ينطوي على العمل مع أصحاب المصلحة لإكمال المهام أو تحقيق الأهداف. يمكن القيام بذلك من خلال الإنشاء المشترك أو التخطيط المشترك أو اتخاذ القرار المشترك.

ستعتمد أفضل طريقة للتعامل مع مختلف القادة على أصحاب المصلحة والمشروع. يجب عليك تصميم خطة المشاركة الخاصة بك لكل فرد.

قوالب خطة إدارة أصحاب المصلحة

بعد تحديد أصحاب المصلحة ، حان الوقت لتطوير خطط إدارة لكل مجموعة.

يمكن أن تساعدك القوالب أدناه في إنشاء خطط المشاركة وتنظيم التواصل مع أصحاب المصلحة.

أسانا

إذا كنت جديدًا في إدارة أصحاب المصلحة ، فإن هذا القالب من Asana يوفر طريقة بسيطة للبقاء منظمًا. في هذه الخطة ، تقوم بتدوين كل صاحب مصلحة ، ومستوى اهتمامه بمشروعك ، ومدى تأثيره على عملك.

بعد ذلك ، يمكنك تحديد مربع لتحديد تفضيلات الاتصال الخاصة بهم. يتضمن ذلك عدد المرات التي يريدون أن يسمعوا فيها من فريقك وكيف يريدون أن تتواصل معك.

ما نحبه: باستخدام هذا النموذج ، أنت تعرف أي من قادتك يفضل سلاك سريعًا مقابل البريد الإلكتروني الرسمي في لمحة.

مستندات إدارة المشروع

إذا كنت تبحث عن خطة مشاركة أكثر تفصيلاً ، ففكر في هذا الخيار من مستندات إدارة المشروع. باستخدام هذا المستند ، يمكنك وضع رؤية كاملة لمشروعك والأقسام التي ستؤثر عليها مبادرتك.

ما نحبه: يتضمن هذا القالب مخططات وجداول يمكنك استخدامها لتحديد مستوى أهمية كل صاحب مصلحة لمشروعك. يمكنك استخدام هذا المستند لتبادل الأفكار وتحديد مسودتك النهائية.

المعرفة

إذا كنت تبحث عن دليل كامل لكتابة خطة المشاركة ، فإن KnowledgeHut هنا لمساعدتك. يتضمن هذا القالب أقسامًا تساعدك في تحديد أصحاب المصلحة وإنشاء جدول زمني لمشاركة كل شخص. يمكنك أيضًا تتبع التكاليف ومشاركة الموارد البشرية.

ما نحبه: يحتوي هذا القالب على مخططات يمكنك ملؤها ببيانات أصحاب المصلحة. إذا واجهتك مشكلة ، فسيأتي كل قسم بأسئلة مفيدة للتأمل الذاتي لإرشادك على طول الطريق.

PM- التدريب

إذا كنت تبحث عن جدول بيانات بسيط لإدارة المساهمين ، فلا داعي لمزيد من البحث. يقدم هذا النموذج من PMTraining نهجًا مباشرًا لإدارة أصحاب المصلحة.

ما نحبه: يحدد هذا النموذج من هم المشاركون ، وما الذي يتعين عليهم القيام به لمشروعك ، وكيف تخطط لإبقائهم مشاركين. إذا كنت تبحث عن طريقة سريعة لتطوير دليل إدارة أصحاب المصلحة من صفحة واحدة ، فهذه هي الطريقة. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن تحرير كل شيء في محرر مستندات Google.

نصائح لإدارة أصحاب المصلحة

يمكن أن تبدو عملية إضفاء الطابع الرسمي على إدارة أصحاب المصلحة وكأنها عملية مرهقة. سواء كنت قد بدأت للتو أو لديك سنوات من الخبرة ، يمكن أن تساعدك النصائح التالية في ضمان إدارة ناجحة لأصحاب المصلحة.

1. تحديد الغرض من المشروع.

وفقًا لـ PMI ، تفشل 44 ٪ من المشاريع بسبب عدم التوافق بين أهداف الأعمال والمشاريع.

قبل البدء في التعامل مع أصحاب المصلحة ، من الضروري تحديد الغرض من المشروع. سيساعدك هذا في تحديد الأشخاص الذين تحتاج إلى المشاركة معهم وأهدافهم.

2. تحديد الأدوار والمسؤوليات.

في بداية المشروع ، حدد بوضوح أدوار ومسؤوليات كل صاحب مصلحة. سيساعد هذا في ضمان أن يكون الجميع واضحًا بشأن مشاركتهم في المشروع.

3. التواصل بانتظام.

التواصل المنتظم ضروري للإدارة الناجحة لأصحاب المصلحة. يجب عليك إطلاع أصحاب المصلحة على المشروع بانتظام وطلب ملاحظاتهم.

يجب أن تكون أهدافك الإستراتيجية واضحة دائمًا في التواصل مع أصحاب المصلحة. يتيح ذلك لفريقك إدارة توقعات أصحاب المصلحة وخلق علاقات إيجابية.

4. تحلى بالشفافية.

من المهم أن تكون شفافًا مع أصحاب المصلحة بشأن المشروع. سيساعد هذا في بناء الثقة والتأكد من أن الجميع على نفس الصفحة.

5. التماس الملاحظات.

التعليقات ضرورية للإدارة الناجحة لأصحاب المصلحة. يجب أن تسعى للحصول على تعليقات من أصحاب المصلحة في كل مرحلة من مراحل المشروع.

تتبع اقتراحاتهم وتنفيذ رؤاهم. يمكنك بعد ذلك تقديم تقرير عن كيفية تنفيذك لحلولهم للحصول على مزيد من الدعم.

6. اختر البرنامج المناسب.

اليوم ، واحد فقط من كل أربعة فرق يستخدم برنامج إدارة المشاريع. يمكن أن يساعدك تنفيذ إحدى هذه الأدوات في الحفاظ على التنظيم.

يتراوح ذلك من برامج إدارة المشاريع ، مثل Basecamp أو Asana ، إلى برامج التعاون ، مثل Google Drive أو Trello. اختر مكدسًا تقنيًا يناسب احتياجات مشروعك على أفضل وجه.

7. كن مرنا.

إدارة أصحاب المصلحة ليست عملية مقاس واحد يناسب الجميع. يجب أن تكون مرنًا وأن تخصص نهجك لكل فرد تعمل معه.

ضع خطة إدارة فعالة لأصحاب المصلحة

يمتلك أصحاب المصلحة القدرة على التأثير في مشروعك ، لذا فإن إشراك القادة مع الحفاظ على احتياجاتهم في المقدمة سيساعد في الحفاظ على سير الأمور بسلاسة.

ضع هذه النصائح في الاعتبار أثناء قيامك بتطوير إستراتيجية إدارة أصحاب المصلحة للبقاء على المسار الصحيح.