الدليل النهائي لطلبات تقديم العروض

هل تم تكليفك بمهمة إنشاء طلب عرض أو RFP؟

سواء لم تكن لديك فكرة عن ماهية ذلك أو لم تكتبه منذ فترة ، يمكن أن يساعدك دليل اليوم.

نحن نغوص في تفاصيل ماهية طلب تقديم العروض بالفعل ، ولماذا قد تحتاج إليه ، وكيفية إنشاء أول طلب لك اليوم.

للبدء ، يجب أن تفهم ما تعنيه كل هذه الأحرف.

عندما يكون لشركتك مشروع جديد (غالبًا ما يكون كبيرًا) ، أو مشروعًا أكثر تعقيدًا ويتطلب القليل من الاستعانة بمصادر خارجية ، يمكن أن يساعدك طلب تقديم العروض في إنجاز المهمة بشكل صحيح في المرة الأولى.

يصبح مستند RFP وسيلة لك للكشف بسرعة عن نقاط القوة والضعف للبائعين المحتملين فيما يتعلق بمشروعك دون الحاجة إلى قضاء الكثير من وقتك في البحث عنهم بنفسك.

يمكن أن تمنحك طلبات تقديم العروض أيضًا نظرة خاطفة على استراتيجيات مختلفة ربما لم تفكر فيها لأن كل بائع سيشمل خطة عمل فريدة خاصة به إلى جانب عرض أسعاره.

وستحصل على هذه المعلومات قبل أن تضطر إلى الالتزام بالمورد.

ضع في اعتبارك أنه لا ينبغي الخلط بين هذا وبين طلب عرض الأسعار.

RFP مقابل RFQ

طلب عرض الأسعار ، أو طلب عرض الأسعار ، يختلف قليلاً عن طلب تقديم العروض لأنه مجرد عرض أسعار بحد ذاته. هنا ، تطلب الشركات عروض أسعار متعددة من بائعين مختلفين لمقارنة الخدمات بناءً على السعر وحده. بينما يتضمن طلب تقديم العروض عرض أسعار (إلى جانب العديد من التفاصيل الأخرى) ، فإن طلب عرض الأسعار لا يوضح أي شيء بخلاف السعر.

على عكس طلب تقديم العروض ، فإن طلب عرض الأسعار هو طلب عرض أسعار أو عرض أسعار.

إليك كيفية فهم الاختلاف:

بينما تتلقى تقنيًا عرض أسعار في طلب تقديم العروض ، فإنك تحصل أيضًا على معلومات الجدول الزمني للإنجاز والجدول الزمني للتسليم وقائمة الخدمات المقدمة أيضًا.

ولكن مع RFQ ، فإنك تتلقى فقط عرض الأسعار نفسه للخدمة أو المنتجات التي ترغب في شرائها.

في معظم الحالات ، لا تكفي مقارنة الأسعار ببساطة لمعرفة ما إذا كان البائع المحتمل هو المناسب لشركتك ، وهذا هو السبب في أن طلب تقديم العروض أكثر ملاءمة في هذه المواقف.

ما هو طلب تقديم العروض في التسويق؟

في مجال التسويق ، غالبًا ما يتم استخدام طلب تقديم العروض للاستعانة بمصادر خارجية لأي أنشطة تسويقية يمكن أن تساعد علامتك التجارية في زيادة الوصول. تتضمن هذه الأنشطة أي شيء متعلق بالتسويق لا يمكنك القيام به داخليًا.

على سبيل المثال ، إذا كنت تعمل في شركة صغيرة ، فيمكنك إنشاء RFP للعثور على شركة اتصالات وتسويق كاملة الخدمات لإنشاء خطة تسويق متكاملة لعملك. إذا كانت هذه هي الحالة ، فستحدد في طلب تقديم العروض الخاص بك أنك تبحث عن شركة لمساعدتك على "زيادة تواجد مُحسنات محركات البحث" أو "جذب متابعي وسائل التواصل الاجتماعي" ، إلخ.

على الجانب الآخر ، إذا كنت تعمل لدى وكالة تسويق ، فأنت تريد أن تراقب طلبات تقديم العروض في منطقتك المتعلقة بالخدمات التي تقدمها. على سبيل المثال ، إذا كنت تعمل في شركة تصميم ويب ، فستحتاج إلى البحث عن الشركات التي أنشأت طلبات تقديم العروض لخدمات تصميم الويب.

ما هو طلب تقديم العروض في المبيعات؟

في المبيعات ، غالبًا ما يتم إنشاء طلب تقديم العروض عندما تتطلع شركة ما إلى شراء منتج أو خدمة لتناسب احتياجاتها. على سبيل المثال ، إذا كانت شركة ما تبحث عن برنامج CRM جديد ، فقد تقوم الشركة بإصدار RFP التي تحدد ما تبحث عنه وما تأمل في تحقيقه باستخدام برنامج CRM الجديد.

لهذا السبب ، يمكن أن تلعب طلبات تقديم العروض دورًا مهمًا في دورة مبيعات المؤسسة. غالبًا ما تبحث شركات المؤسسات التي تصدر طلبات تقديم العروض عن الشركات التي يمكنها تزويدها بدعم تكنولوجيا المعلومات ، والأمن ، والتدريب ، والخدمات الإضافية الأخرى. لإغلاق هذه الحسابات الكبيرة ، من الضروري أن يكون فريق المبيعات لديك مستعدًا لعملية استجابة RFP ، وأن يكون قادرًا على الاستجابة بكفاءة لهذه الشركات الكبيرة في الوقت المحدد.

شرح عملية طلب تقديم العروض

قبل أن يتمكن مقدمو العروض المحتملون من تقديم عروضهم ، يجب أن تصاغ الشركة طالبة العمل طلب تقديم العروض. (ملاحظة سنوضح لك كيفية القيام بذلك لاحقًا في هذا الدليل)

يمنح هذا المقاولين المحتملين فكرة أفضل عما تبحث عنه شركتك.

بمجرد إرسال طلب تقديم العروض الخاص بك ، يمكن للمقاولين أو البائعين مراجعته وتقديم أفضل عروضهم للتنافس على الوظيفة.

في هذه العروض ، يقوم البائعون عمومًا بتضمين العناصر التالية:

• خطة عمل لكيفية حل المشكلة
• جدول زمني لما يمكن أن تتوقعه
• أي معلومات أساسية ضرورية
• كم يتوقعون تكلفة المشروع بأكمله

في بعض الحالات ، قد يعود مقدمو العروض ويقولون أن هناك حاجة إلى تعديل مكونات معينة في طلب تقديم العروض بناءً على خبرتهم في الصناعة.

في هذه المرحلة ، يمكنك إما مراجعة ملاحظاتهم وإنشاء RFP جديد لتعديل التغييرات ، أو يمكنك ترك الأصل كما هو والاحتفاظ به في الاعتبار أثناء النظر في العطاءات المقدمة الأخرى. سنقوم بتفصيل عملية إنشاء RFP بعد ذلك.

5 مراحل RFP للحصول على أفضل العطاءات

1. تقييم ما تحتاجه.

قبل صياغة طلب تقديم العروض ، ستحتاج إلى القيام ببعض التحضير لمعرفة ما تحتاج إليه وما الذي ترغب في تحقيقه. ستساعدك هذه العملية في تحديد أهدافك ونطاق مشروعك واكتشاف العوائق.

استخدم هذا الوقت لإجراء بحث عن المنافسين والصناعة لتقييم وضعك. هل تتبع معايير وإرشادات الصناعة الحالية؟ هل منتجك على قدم المساواة مع ما تقدمه المنافسة ، أم أن هناك ميزات تفتقر إليها من شأنها أن تضيف قيمة؟

2. ضع قائمة بأي مواصفات فنية.

يتيح تضمين المواصفات الفنية مقدمًا في طلب تقديم العروض للموردين تحديد ما إذا كان بإمكانهم توفير ما تحتاجه أم لا. يحمي هذا أيضًا عملك لأنه في حالة موافقة البائع على أنه يمكنه تلبية المواصفات الخاصة بك في البداية ، لكنه فشل في التسليم بمجرد توليه المشروع ، يمكنك تحميلهم المسؤولية عن المواصفات المدرجة في طلب تقديم العروض.

3. وزع طلب تقديم العروض.

بمجرد كتابة طلب تقديم العروض ، حان الوقت لإرساله. يمكنك نشره على موقع الويب الخاص بك ، وربما حتى إنشاء صفحة مقصودة محددة له. استفد من أي مجموعات مهنية ذات صلة بالصناعة أنت عضو فيها وقم بالإعلان عنها هناك. يعد استخدام غرفة التجارة المحلية أيضًا مكانًا ممتازًا للإعلان عن طلب تقديم العروض الخاص بك إذا كنت تفضل العمل مع بائع محلي.

4. تقييم العروض الخاصة بك.

بمجرد أن تتلقى جميع العروض ، سيكون من السهل تقريبًا مقارنة كل منها وتحديد البائع الأنسب لشركتك.

من بين مجموعة المزايدين ، سترغب في تضييق هذا الأمر إلى حفنة من أفضل ثلاثة أو خمسة أو 10 مفضلين لديك للنظر فيها ، اعتمادًا على عدد ما تتلقاه أو تهتم به. من هنا ، سترغب في قضاء بعض الوقت في فحص البائعين المحتملين بشكل أكبر لتحديد من هو المناسب حقًا للوظيفة.

5. حدد أفضل بائع للوظيفة.

قد تطلب بعض الشركات عرضًا آخر أفضل وأخيرًا من كبار البائعين بعد أن بدأوا عملية التفاوض هذه للتأكد من أنهم لا يحصلون فقط على الشخص أو الشركة المناسبة للوظيفة ولكن بالسعر المناسب أيضًا.

في حين أن هذا قد يبدو كخطوة إضافية ، إلا أنه قد يوفر لك المال والوقت والصداع على الطريق.

لكن هذا يقودنا أيضًا إلى سؤال كبير: هل كل هذا ضروري حقًا؟

ألا يمكنك قضاء الوقت فقط في مراجعة اثنين أو ثلاثة من البائعين بمفردك؟

كما سترى بعد ذلك ، هذا الطريق بالتأكيد ليس في مصلحتك.

لماذا يتم إصدار طلب عرض؟

لنقارن بإيجاز هذين السيناريوهين:

• الخيار رقم 1: اقضِ الوقت في البحث عن البائع المثالي بمفردك.
• الخيار رقم 2: استخدم RFP لجعل البائعين المحتملين يأتون إليك.

اختر المسار الأول ، ومن المحتمل أن تستخدم زملائك في العمل والأصدقاء ومجموعات الشبكات للمساعدة في التماس الإحالات المحتملة للوظيفة.

أو يمكنك إجراء بحث على Google للتحقق من أفضل البائعين في منطقتك.

بعد مراجعة موقع الويب الخاص بمرشح محتمل للوظيفة ، ستقوم بصياغة الرسالة المثالية للتواصل ومعرفة ما إذا كان بإمكانهم المساعدة.

بعد ذلك ، سيتعين عليك شرح تفاصيل مشروعك وقد تطلب منهم أو لا تطلب منهم تقديم اقتراح قبل أن تقرر اختيارهم لمشروعك.

إنها ليست عملية معقدة ، لكن هل ذكرنا أنه يتعين عليك تكرارها لكل إحالة أو بائع واعد تصادفك؟

تخيل كم من الوقت سيستغرق!

الآن ، ماذا لو كان هؤلاء المقاولون المحتملون يعرفون بالفعل تفاصيل مشروعك وعادوا بأفضل خطة عمل ومناقصة رسمية لتراجعها؟

لذا بدلاً من الاضطرار إلى شرح احتياجاتك في كل مرة ، يمكنك ببساطة تحديدها مرة واحدة وإرسالها إلى الجماهير.

ولتوفير المزيد من الوقت ، سيكون الوصول إلى المقاولين المحتملين - وليس أنت - أمرًا متروكًا لك.

فوائد RFP

في حين أن إنشاء RFP سيتطلب وقتًا مقدمًا ، فمن المؤكد أنه يستحق القيام بالأعمال المطلوبة. تشمل مزايا إنشاء طلب تقديم العروض ما يلي:

• توفير الوقت: كما هو موضح في السيناريوهات أعلاه ، يوفر لك طلب تقديم العروض الكثير من الوقت في التواصل مع البائعين. بدلاً من ذلك ، يمكنك إنشاء مستند RFP واحد ونشره وجعل البائعين يأتون إليك.
• لا تقتصر على شبكتك: عند القيام بالتوعية بنفسك ، من المرجح أن تظل داخل شبكتك الخاصة ، معتمداً على الإحالات. في حين أن الإحالات رائعة ، يتيح لك نشر طلب تقديم العروض عبر الإنترنت الوصول إلى شريحة أكبر بكثير من البائعين.
• حلول مدققة: يمنحك مسار طلب تقديم العروض أيضًا نظرة خاطفة على خطة العمل الحقيقية لكل بائع ، وليس تلك التي يتحدثون معك إليها عبر الهاتف أو شخصيًا. نظرًا لأنه يتعين على المرشحين المحتملين تقديم عرض رسمي ، فسوف يحتاجون إلى قضاء بعض الوقت في تحديد الحل والعمل حقًا على حل المشكلة المطروحة.

مع طلبات تقديم العروض ، لديك طريقة سهلة للتخلص من البائعين واختراق مجموعة الخيارات بسرعة إلى حد ما.

لكن للوصول إلى هذه النقطة ، لا يمكنك ارتكاب الخطأ التالي.

ما لا يجب فعله مع طلب تقديم العروض

إذا كنت تريد العثور على البائع المناسب ، فأنت بحاجة إلى أن يكون طلب تقديم العروض محددًا.

إن طرح أسئلة "نعم" أو "لا" فقط لن يوصلك إلى أي مكان.

لهذا السبب يجب عليك إنشاء أسئلة محددة تتطلب إجابات مدروسة. اطرح أسئلة مفتوحة تتطلب منهم شرح عملية تفكيرهم عند حل مشكلة ما.

حاول استخدام جمل مشابهة لهذه:

• هل يمكنك مشاركة مثال على كيفية حل هذه المشكلة أو مشكلة مشابهة لشركة أخرى؟ هل واجهت أي حواجز غير متوقعة؟ ماذا ستفعل نفس الشيء أو بشكل مختلف هذه المرة؟

• مع إعادة التصميم المقترحة ، ما المدة التي سيستغرقها شخص غير خبير تقنيًا لإكمال نموذج التسجيل الجديد؟ كم من الوقت تقدر هذا يمكن أن يوفر؟

مع وضع هذه النصائح في الاعتبار ، فأنت على استعداد لصياغة أول طلب تقديم العروض.

كيفية كتابة طلب تقديم العروض

إليك الهيكل الأساسي لطلب تقديم العروض وما يجب تضمينه في طلبك:

1. نظرة عامة على المشروع

قبل الخوض في تفاصيل شركتك ، يجب عليك تقديم مقدمة موجزة عن المشروع نفسه حتى يعرف البائعون على الفور ما إذا كان الأمر يستحق المزايدة عليه.

2. خلفية شركتك

لا ينبغي أن يكون هذا تاريخًا طويلاً لشركتك. بدلاً من ذلك ، يجب أن يعطي المقاولين فكرة أفضل عما تفعله شركتك ومن تخدم كسوق مستهدف.

3. أهداف مشروعك

حدد بوضوح ما تأمل في تحقيقه مع هذا المشروع وما تراه على أنه "فوز" بحيث يكون الجميع على نفس الصفحة.

4. نطاق المشروع

تفاصيل المشروع ضرورية في طلب تقديم العروض. بنفس الطريقة التي لا تريد بها استخدام أسئلة غامضة ، لن يساعدك نطاق المشروع الغامض في العثور على البائع المناسب أيضًا.

اقض وقتًا في تفصيل نطاق مشروعك حقًا حتى لا تكون هناك مفاجآت لاحقًا.

5. الهدف جدول التسليم

حتى لو لم تكن المواعيد النهائية الخاصة بك ضيقة للغاية ، فلا يزال يتعين عليك وضع جدول زمني مستهدف للتسليم في الاعتبار. يجب تضمين هذا في طلب تقديم العروض الخاص بك حتى يتمكن البائعون المحتملون من قياس ما إذا كان لديهم الموارد وعرض النطاق الترددي لإكمال المهمة في الوقت المحدد بشكل صحيح.

6. حواجز الطرق الممكنة

لا تخفي مشاكلك الحالية أو المحتملة تحت السجادة التي يضرب بها المثل إذا كنت تريدها أن تختفي. إن طلب تقديم العروض الناجح واضح بشكل واضح بشأن أي مشكلات فنية أو حواجز طريق محتملة ، مثل: هل تتعامل مع ترميز مخصص أو نظام أساسي قديم؟ هل لدى فريقك موارد محدودة؟

من خلال شرح هذا مقدمًا ، سيعرف البائعون المحتملون بالضبط ما يدخلون فيه.

ستقوم أيضًا بشكل طبيعي بالتخلص من المقاولين الذين لا يستطيعون التعامل مع المهمة بسبب هذه القيود.

لكنك ستتواصل أيضًا مع الشركات التي تعرف كيفية التغلب على هذه المشكلات الشائعة بمهارة ودقة.

تذكر أنه من الأفضل بكثير اكتشاف ذلك الآن بدلاً من بعد قبولك العطاء وبدء العمل.

7. قيود الميزانية

من المهم أيضًا أن تكون مقدمًا بشأن ميزانيتك أيضًا. كلما تمكنت من القضاء على المفاجآت ، كان ذلك أفضل لجميع الأطراف المعنية.

8. ما الذي تبحث عنه في البائعين المحتملين

هناك طريقة أخرى لتقليل المفاجآت أو التخلص منها وهي شرح ما تبحث عنه بالضبط في المقاولين المحتملين.

كل ما عليك فعله هو تحديد الأشياء الأكثر أهمية لمشروعك (مثل الوقت والحل والميزانية وما إلى ذلك) وإظهار كيف ستقيم مقترحاتهم بناءً على ذلك.

سنوضح لك كيف يتم ذلك قريبًا ، ولكن قبل أن نفعل ذلك ، هناك شيء آخر نضيفه هنا: خطاب تغطية RFP.

تمامًا مثل خطاب الغلاف للسيرة الذاتية ، ينشئ خطاب تغطية RFP صورة احترافية لعلامتك التجارية ويحدد نغمة البائعين المحتملين. يشير إلى أنه ينبغي عليهم أخذ الاقتراح والمشروع على محمل الجد.

الخبر السار هو أن هناك عددًا من الأدوات التي تجعل إنشاء طلبات تقديم العروض أسهل وأقل إرهاقًا مما تتخيل.

ردود عينة على طلبات تقديم العروض

إذا كنت قد أصدرت RFP وتقوم بجمع الردود ، فقد تتساءل عما يجب أن تبحث عنه في ردود RFP الفعالة. هنا ، دعنا نلقي نظرة على بعض الأمثلة على استجابات عينة رائعة من طلبات تقديم العروض.

المثال الأول: الاستجابة العامة لطلب تقديم العروض لخدمات تصميم الويب

عزيزي [مؤلف طلب تقديم العروض]:

فيما يتعلق بطلبك للحصول على عرض (RFP) ، فإن [شركتنا] سعيدة للغاية بشأن فرصة تزويدك بخدمات تصميم الويب. بعد العمل مع [قائمة مختصرة بالعملاء السابقين] ، نعتقد أن الشراكة مع [الشركة التي تكتب إليها] سيكون لها تأثير هائل على رضا العملاء والنتائج النهائية.

بصفتك أحد مزودي [صناعة العميل] الرائدين لـ [خدمة العميل الرئيسية] ، فأنت تعلم تمامًا مدى أهمية هذا الوقت من العام لعملائك. في المتوسط ​​، تبلغ تكلفة التسليم [xxxx.xx] دولارًا ، ويلتزم [اسم العميل] بـ "[بيان مهمة العميل]."

نظرًا لأن هذه التحديات أصبحت أكثر شيوعًا ، فمن المهم بشكل متزايد تزويد العملاء بموقع ويب قوي ومُحسّن لتحسين محركات البحث لجذب عملاء متوقعين جدد. مع وضع هذا في الاعتبار ، تعتزم [شركتنا] مساعدة [اسم العميل]:

• قم بإنشاء موقع ويب أنيق ومثير للإعجاب ونظيف وسهل الاستخدام ومتوافق مع الأجهزة المحمولة للعمل على جميع الأجهزة ، بحيث يكون لدى مشاهدي الويب انطباع أول قوي عن علامتك التجارية بغض النظر عن الجهاز الذي يستخدمونه للعثور عليك.

• تساعدك على تعزيز هوية العلامة التجارية من خلال شعار جديد ولوحة ألوان جديدة ومتماسكة.

• تأكد من أن كل صفحة من صفحات الويب الخاصة بك مُحسّنة لتحسين محركات البحث لترتيبها بسرعة ، مما سيجذب عملاء جدد إلى موقع الويب الخاص بك ويظهر ريادتك في الصناعة.

كما هو مذكور في الملخص التنفيذي ، تعتزم [شركتنا] مساعدة [اسم العميل] [إشارة موجزة إلى مزايا العميل الموضحة في الملخص التنفيذي]. للقيام بذلك ، حدد فريقنا مجموعة مقترحة من التسليمات ، وترتيب العمليات ، وتقسيم العمل ، والتواريخ المتوقعة للانتهاء لضمان نجاح الشراكة بين [شركتك] و [اسم العميل].

لا تستطيع [شركتك] الانتظار للعمل معك لمساعدة [اسم العميل] في معالجة [تحديات العميل الموضحة في الملخص التنفيذي]. للتلخيص ، يرجى الاطلاع أدناه على لمحة موجزة عن الخدمات المدرجة في هذه الشراكة.

يوضح نموذج الاستجابة هذا بوضوح وإيجاز كيف ستحل خدمة البائع نقاط الألم الحرجة للمشتري عندما يتعلق الأمر بإنشاء موقع ويب قوي. من خلال تحديد الفوائد الرئيسية ، فإنك تُظهر للعميل كيف ستضعها أولاً وتركز على احتياجاته لإنجاز المهمة.

المثال الثاني: شركة إنتاج الفيديو تقدم خدماتها

مصدر الصورة

عند الرد على طلب تقديم العروض من Anthem Blue Cross و Blue Shield ، اختار Paul Horton Visuals إنشاء صفحة ويب كاملة مخصصة لاستجابة RFP. مكّن تنسيق صفحة الويب الفريق في Paul Horton من إنشاء عينة كاملة من العلاج بالفيديو وعملية لإظهار Anthem ما يمكنهم تقديمه إذا اختارهم Anthem. تتضمن الصفحة أيضًا مقطع فيديو مضمنًا لتسليط الضوء على نقاط قوة Paul Horton: إنتاج الفيديو.

أدوات برامج الاقتراح لمساعدتك في إدارة طلبات تقديم العروض

في هذه المقالة ، حددنا 10 أدوات لمساعدتك في إدارة وإنشاء مقترحات ذات مظهر احترافي في وقت أقل.

لأغراض اليوم ، تعد الأدوات الخمس التالية أماكن رائعة للبدء:

1. RFPIO

RFPIO يحل مشكلة الاستجابة لطلبات العروض ، من إدارة المشروع إلى التعاون ، إلى التكامل مع البرامج الأخرى. يتضمن حلهم لوحات معلومات التقارير وميزات الاستجابة التلقائية والإنشاء الآلي للمقترحات الاستباقية من داخل CRM الخاص بك. يتضمن RFPIO أيضًا مكتبة إجابات ذكية تحول استجابات RFP السابقة إلى ذكاء عند الطلب يمكّن فرق الإيرادات بمحتوى المؤسسة في متناول أيديهم أينما كانوا يعملون.

وما هو أفضل؟ يحتوي RFPIO على تكامل مع HubSpot والذي سيقوم تلقائيًا بمزامنة طلب تقديم العروض الخاص بك مع البوابة الإلكترونية ، مما يسهل مشاركة المعلومات مع فريقك.

2. PandaDoc

لإنشاء طلبات تقديم عروض مخصصة مع علامتك التجارية الخاصة ، ضع في اعتبارك استخدام برنامج الاقتراح PandaDoc.

هنا يمكنك إعداد RFP الأول الخاص بك في غضون دقائق وحتى التعاون مع أعضاء الفريق باستخدام تحديثات في الوقت الفعلي داخل المستند نفسه.

3. Nusii

على غرار برامج العروض الأخرى في السوق ، يستخدم Nusii محرر السحب والإفلات الذي يجعل إنشاء طلبات العروض أمرًا سهلاً - خاصة للمبتدئين.

بفضل تصميمه النظيف والحديث والبسيط ، من السهل أيضًا معرفة ذلك أيضًا.

واحدة من أكثر الميزات المفيدة في Nusii هي استخدامه لإعادة صياغة طلبات تقديم العروض الحالية لتوفير الوقت. ما عليك سوى نسخ المحتوى من طلب تقديم العروض الذي تريده وتعديل المعلومات لتناسب طلبك الجديد.

4. لوبيو

كيف تخطط لتنظيم جميع الردود على طلبات تقديم العروض الخاصة بك؟

ميزة واحدة بارزة مع لوبيو هي مكتبة استجابة RFP ، والتي تمنحك وصولاً فوريًا إلى جميع إجاباتك من طلبات تقديم العروض السابقة. هذا يوفر عليك عناء البحث للعثور على ما تحتاجه في صندوق الوارد المزدحم.

ستساعدك الميزة السحرية الخاصة بهم على ملء استجابة تلقائيًا إذا ظهرت مشابهة لتلك التي قمت بها بالفعل.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك إدارة عملية طلب تقديم العروض بالكامل - بما في ذلك إرسال الردود الآلية - والتعاون مع فريقك في مكان واحد باستخدام لوحة المعلومات البديهية الخاصة بهم.

وإذا كانت أدوات الاقتراح خارج الميزانية في الوقت الحالي ، أو إذا كنت ترغب في تجربة يدك في إنشاء بنفسك أولاً ، فاستخدم هذا النموذج كنقطة بداية.

5. RFP360

يبسط RFP360 منهجك في إدارة استجابة RFP. تُسهل ميزات إدارة المعرفة وسير العمل والتعاون البديهية الخاصة بهم إنشاء استجابات مقنعة ومراجعتها وتحديثها والموافقة عليها في مكتبة واحدة. تعمل قدرات أتمتة العروض وذكاء الإجابة (AI) على تسريع قدرتك على الإجابة على الأسئلة ، واقتراح أفضل الردود الممكنة وإكمالها تلقائيًا بشكل مجمّع.

يمكنك أيضًا استيراد طلبات تقديم العروض بتنسيقات مختلفة وإنشاء مقترحات نهائية مصقولة ، وتسمح الامتدادات المتكاملة لأي شخص في مؤسستك باستخدام المحتوى من مكتبة المعرفة الخاصة بك في ملفات Microsoft Office والاستبيانات والنماذج عبر الإنترنت - دون مغادرة هذه التطبيقات.

نموذج RFP مجاني وقابل للتعديل

تنزيل نموذج RFP مجاني وقابل للتعديل.

لاستخدام هذا النموذج ، ما عليك سوى تنزيله هنا أو ملء النموذج أدناه. يمكنك إزالة أقسام أو أجزاء من المعلومات التي لا تتعلق بمشروعك وإضافة أي شيء آخر تحتاجه لطلبات تقديم العروض الخاصة بك. يمكنك أيضًا استخدام صيغة الاقتراح المجربة والمختبرة هذه للتأكد من أن طلب تقديم العروض الخاص بك احترافي ومصقول أيضًا.