ما هو ميثاق المشروع؟ الدليل الكامل

توفر مواثيق المشروع ضوءًا إرشاديًا لأي مبادرة جديدة. لذلك ، سواء كنت تعمل كمدير مشروع أو محترف عمليات ، فستحتاج إلى أن تصبح محترفًا في كتابة هذه المستندات.

بالإضافة إلى منحك الإذن لبدء المشاريع ، تساعدك مواثيق المشروع على بيع جدوى مشروعك لأصحاب المصلحة. سيساعد هذا المستند أيضًا في إشراك فريقك بالكامل في خططك ومواعيدك النهائية.

في هذا الدليل ، سوف نستكشف كل ما تحتاج لمعرفته حول مواثيق المشروع. سنغطي:

فوائد إنشاء مواثيق المشروع

تقول ريتا مولكاهي ، مديرة مشروع مشهورة ومدربة ومؤلفة: "ميثاق المشروع هو وثيقة مهمة بحيث لا يمكن أن يبدأ المشروع بدونه" . يمكن أن يبقي هذا المستند فريقك على المسار الصحيح لتحقيق أهداف مشروعك في الموعد النهائي.

فيما يلي الفوائد الأخرى لإنشاء ميثاق مشروع مكتوب جيدًا:

• ستقرر ميزانية المشروع.
• يمكنك تحديد نتيجة المشروع.
• سوف تتجنب زحف النطاق وتفي بالمواعيد النهائية الخاصة بك.
• يمكنك الحصول على موافقة أصحاب المصلحة لمشروعك.
• يمكنك تعيين تاريخي البدء والانتهاء المتوقعين للمشروع.
• يمكنك أن تشرح بوضوح كيف تتوافق أهداف مشروعك مع الأهداف التنظيمية.

بعد ذلك ، سوف نستكشف أفضل الممارسات لكتابة ميثاق المشروع.

كيف تكتب ميثاق المشروع

عند كتابة ميثاق إدارة مشروعك ، من المهم أن تقوم به بشكل صحيح منذ البداية. تقول ماري بيث إمباراتو ، مؤلفة كتاب The Project Roadmap: "لا يجب عليك تغيير ميثاق المشروع بعد الموافقة عليه" . يمكن للتغييرات في اللحظة الأخيرة أن تجعل أصحاب المصلحة يتساءلون عن جدوى المشروع.

سيساعدك هذا الدليل المفصل خطوة بخطوة في كتابة ميثاق مشروع رائع من البداية.

1. اجمع رؤى من فريق مشروعك.

يعد التحدث إلى أعضاء فريقك أمرًا ضروريًا عند إنشاء مخططات المشروع. يمكن لزملائك مساعدتك في وضع جداول زمنية واقعية للمشروع. يمكنهم أيضًا مساعدتك في الكشف عن الأهداف والنطاق وخطط التخفيف من المخاطر للمشروع.

يقول ويل يانغ ، رئيس قسم النمو في Instrumentl: "يجب أن تخصص وقتًا لأعضاء فريقك لمناقشة المشروع ، وكيف يريدون الاقتراب منه ، وما هو النطاق الترددي الحالي". "القيام بذلك يضمن وجود فريق مشروعك على نفس الصفحة."

2. قم بتخزين الميثاق في موقع مركزي.

لتعزيز التعاون ، قم بتخزين ميثاق المشروع الخاص بك في مركز مركزي حتى يتمكن أعضاء الفريق من التعليق عليه وتحريره.

هذا يعطي الجميع إحساسًا بملكية المشروع. توفر برامج مثل Google Drive و Dropbox إمكانات التحرير المشترك.

3. اجعل ميثاق المشروع موجزًا.

قد تميل إلى التقاط كل التفاصيل في ميثاق مشروعك. لكن تذكر: يجب أن تتعمق في وثيقة تخطيط المشروع ، وليس في ميثاق المشروع.

ينصح Konstandinos Christofakis ، رئيس التسويق في ULTATEL ، "لن يكون لدى أصحاب المصلحة الوقت لقراءة ميثاق مطول من 15 صفحة لأن لديهم أولويات أخرى". "لهذا السبب يجب أن تكون المواثيق نظرة عامة عالية المستوى على المشاريع ، وأن تظل قصيرة بما يكفي لتكون مفيدة وطويلة بما يكفي لتكون ذات قيمة."

إذا كانت المعلومات قابلة للهضم ، فإن فرص الموافقة على المشروع تزداد ، وفقًا لكريستوفاكيس.

4. أضف عناصر مرئية إلى ميثاقك.

يمكن أن يساعد استخدام الصور أو عناصر التصميم في تحسين قابلية قراءة ميثاق مشروعك والحفاظ على موجز للمستند.

على سبيل المثال ، إذا كنت ترغب في تحديد خطة اتصال طويلة أو حدث رئيسي في الميثاق الخاص بك ، فيمكن أن يساعدك مخطط جانت. تبرز هذه المخططات أيضًا في ميثاق المشروع ، مما يسمح لأعضاء الفريق بالرجوع إليها بسهولة.

مصدر الصورة

5. إنشاء قالب ميثاق المشروع.

هل كتبت ميثاق مشروع في الماضي؟ أو ربما يكون المستند الذي أكملته للتو تحفة فنية. حوّل هذه المستندات إلى قوالب يمكنك استخدامها في المستقبل.

يساعدك وجود نموذج لميثاق إدارة المشروع على توفير الوقت والحفاظ على التناسق في المستقبل. يضمن هذا النهج لمخططات المشروع أيضًا عدم تخطي العناصر المهمة في المستند.

نصيحة احترافية: إذا لم يكن لديك قالب بالفعل ، فيمكنك تصفح الخيارات عبر الإنترنت. يقدم HubSpot نموذج ميثاق مشروع مجاني يمكنك تنزيله في أي وقت.

مصدر الصورة

الآن بعد أن تعرفت على أساسيات إنشاء مواثيق إدارة المشروع ، دعنا نراجع تشريح ميثاق المشروع.

تشريح ميثاق إدارة المشروع

بعد تطوير ميثاق المشروع ، يرسلهم مديرو المشروع إلى راعي المشروع للحصول على الموافقة. قد يشمل الراعي الحكومة أو الممول الفردي أو الإدارة العليا للمؤسسة المنفذة للمشروع.

فيما يلي العناصر التي يحتاجها ميثاق مشروعك للحصول على موافقة من الرعاة.

1. هدف المشروع

هدف المشروع هو السبب الرئيسي للقيام بالمشروع. يعد ربط الأهداف بأهداف شركتك طريقة رائعة لإثارة اهتمام أصحاب المصلحة بمشروعك.

نصيحة احترافية: استخدم إطار عمل SMART لجعل أهدافك محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وواقعية ومحددة زمنياً.

2. نظرة عامة على المشروع

تتعمق النظرة العامة على مشروعك في مزيد من التفاصيل حول الجدول الزمني وملكية المشروع. يوضح هذا القسم تفاصيل مثل اسم المشروع وراعي المشروع ومدير المشروع وتاريخي البدء والانتهاء المتوقعين والميزانية التقديرية.

نصيحة للمحترفين: أضف جدولاً إلى نظرة عامة على مشروعك. هذا يجعل المعلومات قابلة للقراءة ويسهل العثور عليها.

مصدر الصورة

3. مخرجات المشروع

هذه قائمة بالخدمات أو المنتجات التي سيقدمها فريق المشروع لأصحاب المصلحة. كن واضحًا بشأن ما يقدمه فريقك لتجنب أي خلافات قد تجعلك تمدد الموعد النهائي.

4. نطاق المشروع

نطاق المشروع يشرح حدود المشروع. بينما يكتب مديرو المشاريع عادةً نطاقات مفصلة للمشروع ، فإن إبقائها مختصرة في ميثاق المشروع هو أفضل ممارسة. لماذا؟ يمكنك إنشاء بيان نطاق مفصل في مرحلة تخطيط المشروع.

5. أصحاب المصلحة في المشروع

هذه قائمة بأسماء ومسؤوليات الأطراف المشاركة في المشروع. تحديد المسؤول عن المهام المختلفة يجعل أعضاء فريقك مسؤولين.

6. مخاطر المشروع

سيساعدك تحديد المخاطر التي يتعرض لها المشروع على تحديد العوائق التي تحول دون نجاح مشروعك وتأثيرها المحتمل. يتيح لك القيام بذلك وضع استراتيجيات للتخفيف من المخاطر.

نصيحة للمحترفين: قم بإنشاء جدول بالمخاطر المحتملة. تأكد من شرح سبب تهديد المخاطر لمشروعك واستراتيجيات التخفيف التي تخطط لسنها.

مصدر الصورة

7. موارد المشروع

قم دائمًا بإنشاء قائمة بالموارد التي سيحتاجها مشروعك. وهذا ليس مجرد مال. يجب أن تتضمن مواردك أعضاء الفريق والمرافق والمعدات والعناصر الأساسية الأخرى التي تعتبر بالغة الأهمية لنجاح مشروعك. يساعدك هذا في حساب كل ما تحتاجه لنقل المشروع إلى خط النهاية.

مصدر الصورة

أمثلة على ميثاق المشروع

1. ميثاق إدارة المشروع من أجل Lean Six Sigma

مصدر الصورة

يتبع نموذج ميثاق المشروع هذا تنسيق Lean Six Sigma ، وهو منهجية واحدة لإدارة المشروع. قد تختار الفرق التي تستخدم إطار العمل هذا بالفعل هيكلة ميثاق مشروعها بهذه الطريقة.

ما نحبه: يوفر ميثاق مشروع Lean Six Sigma نطاقًا واضحًا للعمل. تتبع أهداف المشروع أيضًا إطار عمل SMART ، مما يجعل كيفية إفادة المشروع للشركة واضحة للغاية.

قيود ميثاق المشروع: بينما يحدد هذا الميثاق المعلومات الأساسية ، بما في ذلك هدف المشروع وبيان المشكلة ، فإن بعض المعلومات الأساسية مفقودة. لم يذكر مالك العملية تكاليف المشروع أو مخاطره. إذا قمت بمحاكاة هذا التنسيق ، فتأكد من تضمين هذه المعلومات.

2. ميثاق إدارة المشروع لإعادة تصميم الموقع

مصدر الصورة

في ميثاق المشروع هذا ، تستكشف جامعة جيلف بالضبط ما يجب أن يفعله فريق الويب الخاص بها لإعادة تصميم موقع مكتبة المدرسة. يتضمن ذلك جميع أصحاب المصلحة الضروريين ومن يملك المشروع.

ما نحبه: هذا المشروع له نطاق محدد جيدًا وجدول زمني. يعرف الرعاة بالضبط من يعمل على ماذا ومتى.

قيود ميثاق المشروع: بينما يستكشف هذا المشروع المخاطر المرتبطة بالمشروع ، فإن خطط التخفيف من شأنها تحسين هذا القسم من الوثيقة.

أخطاء يجب تجنبها عند إنشاء مواثيق إدارة المشروع

1. مفقود بيان الغرض الواضح

يجب أن يكون لكل مشروع هدف وغرض واضح. لكن في بعض الأحيان ، يصبح الهدف الأساسي غير واضح. لمكافحة هذا ، قم بتطبيق تأثير الحقيقة الوهمي ، الذي ينص على أن استخدام المعلومات المتكررة يزيد من الفهم.

تقول لورين كارتر ، المستشارة الرئيسية في Lauren Ashley Consulting ، إنها تستخدم هذه الإستراتيجية لمساعدة فريقها على تذكر الغرض من المشاريع. بكلمات لورين:

غالبًا ما يفقد أعضاء المشروع "نجم الشمال" في خضم العمل. تتمثل إحدى الطرق الفعالة لمنع ذلك في وجود بيان واضح للغرض في الميثاق ، والذي أكرره بعدة طرق طوال دورة حياة المشروع ".

"يمكن أن يكون هذا بمثابة عنوان في مستندات المشروع ، أو وضعه في أعلى الجداول الزمنية أو المخططات ، أو استخدامه كمقياس لتقييم الأنشطة المخططة وغير المخطط لها التي تنشأ."

2. إنشاء ميثاق منتصف المشروع

يجب أن تبدأ مواثيق المشروع بمبادرتك. كتابة هذا المستند في منتصف الطريق يمكن أن يؤدي إلى زحف النطاق ، والمسؤوليات غير محددة ، والارتباك.

"تغيير ميثاق المشروع بعد البدء والتخطيط يعني أنه سيتعين عليك مراجعة أي عمل أنجزته وحتى إعادة صياغة بعض المهام المكتملة" ، كما تقول ماري بيث إمباراتو ، المخضرمة البالغة من العمر 25 عامًا في صناعة إدارة المشاريع.

وتضيف ، "يمكن أن يؤدي ذلك إلى التأخير ، وارتفاع التكاليف ، وخلق المزيد من مخاطر المشروع."

تقول ماري بيث أيضًا أن التغييرات في الميثاق قد تؤثر على كيفية رؤية أعضاء الفريق للمشروع. النتيجة؟ انخفاض الالتزام والمشاركة.

المحصلة النهائية: سيساعدك إنشاء الميثاق قبل بدء المشروع على تجنب زحف النطاق ، ومنع الوقت الضائع عن طريق إعادة العمل ، والحفاظ على المخاطر الإضافية لمشروعك.

3. تجاهل نموذج ميثاق مشروع شركتك

يمكن أن يوفر لك استخدام مخططات المشروع الحالية كقوالب الوقت ويضمن الاتساق.

بدلاً من إنشاء مواثيق جديدة من البداية ، اطلب عينة من مستند الميثاق المكتمل الذي أحبته الشركة واستخدمه كقالب خاص بك. سيساعدك هذا النموذج على فهم الطريقة التي تفضل بها مؤسستك تقديم الأفكار ، مما يتيح لك أن تحذو حذوها وتبدأ المشاريع في القدم الصحيحة.

ابدأ مشروعًا جديدًا بدون أخطاء

الميثاق المدروس هو خارطة طريق لتحقيق أهداف مشروعك في وقت قياسي.

ابدأ من خلال جمع المدخلات من فريقك وإنشاء ميثاق المشروع الذي سيحصل على الضوء الأخضر من أصحاب المصلحة.