ما هو وكيف تكتبه [+5 قوالب]

وثيقة متطلبات العمل (BRD) هي نقطة انطلاق لأي مشروع برمجي أو حل أعمال. يقوم هذا المستند بمحاذاة أعضاء الفريق بشأن ما يجب إنشاؤه ولماذا يتم إنشاؤه وكيفية إنجازه.

تستكشف هذه المقالة أساسيات مستندات متطلبات العمل. يتضمن ذلك سبب احتياجك لواحد ، وكيفية كتابته بفعالية ، والمزيد. لقد قمنا أيضًا بتضمين أفضل 5 أمثلة من BRD من الشركات ذات الأسماء الكبيرة.

استمر في القراءة للحصول على الدليل الكامل.

جدول المحتويات

ما هي وثيقة متطلبات العمل
لماذا من المهم توثيق متطلبات العمل
كيف تكتب وثيقة متطلبات العمل في 9 خطوات سهلة
أمثلة على وثائق متطلبات العمل

BRDs تلتقط كل خطوة من خطوات تطوير المنتج ، من الملخص التنفيذي إلى النتائج المتوقعة. غالبًا ما تتضمن مستندات متطلبات العمل:

• نقاط الألم الحالية وأهداف المشروع.
• ما هي الموارد التي تحتاجها الشركة.
• مراحل التسليم ومعالم المشروع.
• المتطلبات الوظيفية لحل جديد (تقني وغير تقني).
• قيود المشروع (كل ما قد يبطئ أو يعيق تقدم المشروع).
• ألأطراف الفاعلة.
• المخاطر.
• عائد الاستثمار المتوقع.

قد يختلف هيكل مستندات متطلبات العمل وفقًا لنوع المشروع. على سبيل المثال ، ستقوم بإلغاء المتطلبات الفنية الفنية إذا كان الحل الذي تهدف إلى إنشائه ليس برمجيات.

سنشرح كيفية كتابة BRD بالكامل. يمكنك مشاهدة نموذج أدناه.

مصدر الصورة

لماذا تعتبر وثائق متطلبات العمل مهمة؟

BRDs ترسم صورة كاملة لمشروع محتمل. تجمع هذه المستندات جميع الفرق المشاركة في إطلاق المشروع وتضمن تسليم المشروع بنجاح.

في الواقع ، اكتشف معهد إدارة المشاريع أن الفرق دون التخطيط المسبق تفشل في المشاريع مرتين أكثر من الفرق المعدة. كما كشف معهد إدارة المشاريع PMI أن التخطيط يساعد الفرق على تحقيق 77٪ من أهدافها ، مقابل 56٪ لمن لديهم مستوى منخفض من النضج في إدارة المشاريع .

تتيح BRDs لفريقك أيضًا:

• مراقبة الصحة العامة للمشروع.
• اجمع أصحاب المصلحة وأعضاء الفريق معًا لخلق توافق في الآراء والتعاون.
• التحوط من مخاطر التغييرات غير المتوقعة في المشروع.
• افهم ميزانيتك وعائد الاستثمار المتوقع.
• افهم قيود مشروعك وابحث عن الحل الأمثل لمعالجتها.
• عزز المساءلة بين فريقك من خلال تحديد أهداف واضحة وشفافة.

كيفية كتابة وثيقة متطلبات العمل

هنا ، ستتعلم ما تكتبه في كل قسم من مستند متطلبات العمل. لتسهيل فهم العملية ، سنشرح كل خطوة في مثال.

للبدء ، تخيل أن شركتك تريد إنشاء نظام إدارة محتوى لمتخصصي TikTok. ما لديك الآن هو فوضى من أوراق Google والملاحظات على الورق. هدفك هو تخطيط وإدارة وقياس أداء TikTok في مكان واحد.

مع وضع ذلك في الاعتبار ، لنبدأ في تحديد متطلبات أعمالنا.

1. ابدأ بملخصك التنفيذي.

تصف الملخصات التنفيذية مشروعًا موجزًا ​​للمديرين التنفيذيين أو الأطراف الأخرى المعنية (على سبيل المثال ، شركاء الأعمال). يقدم هذا القسم بيانًا عالي المستوى لأهداف المشروع. يجب أن يتضمن الملخص التنفيذي ما يلي:

• نقاط الألم الحالية وكيف تؤثر على العمل.
• ما تقدمه كحل.
• البيانات ذات الصلة ، مثل عائد الاستثمار المتوقع.
• الموعد النهائي للمشروع.

يجب أن يكون ملخصك التنفيذي سهل الفهم. يجب أن يعرف القراء سبب أهمية المشروع واستثماره فقط من خلال قراءة هذا القسم.

بالنسبة لمشروع TikTok CMS الخاص بنا ، سيكون الملخص التنفيذي كالتالي:

تسعى منظمتنا إلى نظام إدارة محتوى TikTok لقياس أداء فريق TikTok. نهدف إلى تحليل الحملات والإنفاق الإعلاني وعائد الاستثمار لتوسيع نطاق الحملات الأكثر فائدة.

نتوقع أن يتم بناء المنتج بنهاية الربع الثالث.

2. توصيل أهداف العمل.

ضع قائمة بأهداف العمل التي ترغب في تحقيقها من خلال المشروع. يوفر نظام SMART الخاص بـ HubSpot طريقة بسيطة لتحديد الهدف. يجب أن تكون أهدافك محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة ومحددة الوقت.

دعنا نضع أهدافًا لنظام TikTok CMS الخاص بنا:

• زيادة عائد الاستثمار لإعلانات TikTok بنسبة 10٪ في نوفمبر.

• تسريع إنشاء المنشور لنشر منشورتين يوميًا.

• أنشئ تقريرًا تحليليًا للوصول إلى مقاييس TikTok وتحليلها في مكان واحد.

• حدد أفضل حملات TikTok أداءً لتوسيع نطاقها.

إذا لم تتمكن من تحديد الأرقام أو كان من الصعب التنبؤ بها ، فقم بتفصيل النتائج المحددة التي تأمل في تحقيقها من التنفيذ الكامل للمشروع.

3. اشرح خلفية المشروع وسبب الحاجة إليه.

قم بتسمية بعض المشكلات العاجلة التي تهدف إلى حلها في المشروع. قدم البيانات والأبحاث لدعم بيانك. على سبيل المثال ، يمكنك مقارنة الإنفاق الحالي والمتوقع. تأكد من تضمين ملخص للتجارب أو المشاريع السابقة في هذا القسم.

إليك خلفية مثال TikTok الخاص بنا:

ليس لدى فريقنا سجل مفصل لعائد الاستثمار TikTok الخاص بنا. سيساعد نظام TikTok CMS في خفض تكاليف حملات TikTok وزيادة عائد الاستثمار. سنحدد أيضًا أفضل الحملات أداءً من حيث عائد الاستثمار.

4. تحديد نطاق عملك.

هذا هو الجزء الأكثر أهمية في BRD الخاص بك. يجب أن يتضمن هذا القسم:

• نظرة عامة مفصلة عن أهداف المشروع.
• معالم.
• مخرجات المشروع.
• معايير القبول.

يحدد نطاق عملك ما يجب القيام به خلال فترة زمنية محددة. تأكد من توصيل متطلبات المشروع بوضوح لكل خطوة من خطوات التطوير. هذا يعزز التواصل الواضح بين أصحاب المصلحة وأعضاء الفريق الذين سيعملون على المشروع. ستقوم أيضًا بالتخفيف من مخاطر انحراف المشروع عن مساره.

5. تحديد المتطلبات الوظيفية للمشروع.

ضع قائمة بجميع الميزات والوظائف الضرورية للمنتج. يتضمن هذا القسم ما يجب بناؤه وأي ميزات يتطلبها مشروعك الجديد. يمكنك أيضًا وصف هذا القسم ضمن نطاق العمل.

بالنسبة إلى TikTok CMS ، سنحتاج إلى:

• عرض مهمة التقويم لإدارة المحتوى.

• تحليلات الأداء الشهرية لمنشور مستقل ومجموعة من المنشورات.

• التصفية حسب الحملات المختلفة.

6. تحديد أصحاب المصلحة الرئيسيين.

يسرد هذا القسم من BRD أصحاب المصلحة الرئيسيين لمشروعك. خذ الوقت الكافي لتحديد أدوار ومسؤوليات كل شخص. تأكد من تضمين الأطراف الداخلية والخارجية.

دعنا نتعمق في مثالنا.

• كبير مسؤولي التسويق: الموافقة على إنشاء TikTok CMS.

• مديرو المشروع: المسؤولون عن تفكيك المشروع ، وتعيين أعضاء الفريق ، وضمان اكتمال المشروع في الموعد المحدد.

• قائد فريق TikTok: مسؤول عن إنشاء المحتوى وجمع مقاييس الأداء.

7. الإبلاغ عن قيود المشروع.

من الضروري تحديد الحدود الحالية التي تؤثر على تطوير المشروع. يمكن أن تكون قيودك أي شيء من ميزانيتك أو مجموعة الأدوات الحالية أو القيود الفنية أو توفر الفريق أو التبعيات.

فيما يلي مثال رائع لحدود المشروع لمنتج تقني:

مصدر الصورة

8. تحديد الجدول الزمني.

اعمل جنبًا إلى جنب مع مديري المشروع لتحديد المواعيد النهائية لكل مرحلة من مراحل مبادراتك. يجب أن تتضمن BRDs للعملاء الخارجيين المواعيد النهائية وتواريخ التسليم المقدرة حول المراحل الرئيسية.

بالنسبة إلى TikTok CMS ، إليك جدولنا الزمني.

• المرحلة 1. أكمل X بحلول كانون الأول (ديسمبر) 2022

• المرحلة 2. تطوير وإجراء ضمان الجودة لميزة X بحلول مارس 2023

9. لخص تحليل التكلفة والعائد.

يحدد تحليل التكلفة والعائد ما إذا كانت فوائد المشروع تفوق تكاليفه. قم بإنشاء جدول بيانات يحدد النفقات الحالية والميزانية المفقودة بسبب عدم الكفاءة. توقع مقدار المال والفوائد الأخرى التي ستكسبها الشركة.

هدفك هو إقناع المديرين التنفيذيين بأن مشروعًا جديدًا يستحق الاستثمار. عزز قضيتك من خلال تقديم الحقائق والأرقام.

مصدر الصورة

5 أمثلة وثيقة متطلبات الأعمال المعلقة

لقد جمعنا مجموعة من 5 قوالب مستندات لمتطلبات العمل. ابحث في كل منها واختر ما يناسب مشروعك بشكل أفضل. تأكد من ضبط كل قالب لتلبية متطلبات مشروعك.

قالب PandaDoc BRD

هذا نموذج رائع إذا كنت ترغب في إعداد BRD لتطوير المنتج. يقدم PandaDoc أمثلة مباشرة على النص الذي يجب أن تضعه في كل قسم. ستجد أيضًا أفضل الممارسات لكل كيان مذكور في النموذج.

مصدر الصورة

قالب TechWhirl BRD

تم تصميم هذا النموذج خصيصًا للحلول التقنية الجديدة. تشتمل TechWhirl على 17 قسمًا توضح بالتفصيل ملخص المشروع والنطاق ونظرة عامة على إجراءات العمل ومتطلبات العمل والمزيد. يمكنك حتى تضمين البيانات في المخططات والرسوم البيانية.

الأفضل لـ: شرح العمليات التجارية المعقدة والتبعيات.

مصدر الصورة

قالب أسانا BRD

يوفر Asana نموذج BRD مجانيًا يمكنك تحريره في الوقت الفعلي. يتضمن هذا القالب المضغوط الحقول الضرورية فقط ، ولكل قسم تلميحات حول ما يجب كتابته. هذا النموذج هو الأفضل للحصول على دعم من أصحاب المصلحة الداخليين.

مصدر الصورة

قالب Smartsheet BRD

تقدم Smartsheet نموذج BRD بحجم واحد يناسب الجميع. يمكنك استخدامه للمشاريع الداخلية الصغيرة وللمشاريع المعقدة والمكلفة للموردين الخارجيين. يُستكمل كل قسم بوصف موجز أو مثال لما يجب كتابته.

هل تريد رؤية المزيد من القوالب؟ إليك 10 قوالب BRD مجانية من Smartheet (تتبع جميعها نفس النمط).

مصدر الصورة

قالب ClickUp BRD

هل تبحث عن BRD بسيط لتوجيه مشاريعك؟ جرب هذا القالب من ClickUp. لا يوجد سوى أقسام أساسية (بأوراق) يمكنك ملؤها بسهولة عبر الإنترنت. يمكن لفرق التسويق والمبيعات استخدام هذا القالب للحصول على دعم لتعديلات CRM وتطوير موصلات API وما إلى ذلك.

الأفضل لـ: المشاريع الداخلية الصغيرة ذات المتطلبات والتسليمات القليلة.

مصدر الصورة

كتابة وثيقة متطلبات عملك

بغض النظر عن نطاق مشروعك ، يمكن أن يساعدك مستند متطلبات العمل في الحفاظ على تنظيم العملية. باستخدام هذا المستند ، سيكون لديك خطة واضحة لتوجيه مشروعك. بالإضافة إلى ذلك ، سيكون لديك ملخص موجز عن دراسة الجدوى التي تغذي مبادرتك.

إذا كنت تتطلع إلى الترويج لعملك ككل ، فاستكشف قالب اقتراح الأعمال المجاني من HubSpot. سنتعرف على كيفية تلخيص الحلول الخاصة بك ومشاركة الأسعار وتحديد الجداول الزمنية.