لماذا تحتاج إلى خطة احتياطية في حالة وقوع كارثة على وسائل التواصل الاجتماعي

بمساعدة خطة استمرارية الأعمال (BCP) المدروسة جيدًا في وسائل التواصل الاجتماعي ، يمكن التخفيف من أي آثار سلبية لكارثة على منتجات شركتك في أسرع وقت ممكن. يمكن النجاة من الكوارث الطبيعية والهجمات الإلكترونية والحروب بمساعدة التخطيط المستمر. ومع ذلك ، هل من الضروري للغاية أن تكون مستعدًا لأزمة وسائل التواصل الاجتماعي؟ وسائل التواصل الاجتماعي مهمة حقًا في تنمية أعمالك . إلى أي مدى سيكون ، قابل للنقاش. بينما يعد تخطيط استمرارية الأعمال (BCP) أكثر أهمية في حالة حدوث كارثة طبيعية مثل إعصار يدمر مصانعك أو جائحة عالمي يعزلك عن عملائك ، إلا أنه يمكن أن يكون مفيدًا أيضًا في حالة حدوث كارثة في العلاقات العامة على وسائل التواصل الاجتماعي. والسبب هو أنه من الممكن تقليص المراحل المطلوبة بنجاح في السيناريوهات النموذجية التي تغطيها للتعامل مع هذا النوع من المشكلات.

الدليل التفصيلي لتطوير خطة استمرارية الأعمال

هناك عملية متعددة الخطوات يتعين على غالبية الشركات أن تمر بها من أجل إنشاء خطة عمل أساسية موثوقة. وهم على النحو التالي:

• خلال هذا الجزء من تحليل تأثير الأعمال ، ستحدد الشركة الوظائف والموارد التي تعتبر حساسة للوقت وأيها ليست كذلك. (سيكون هناك المزيد حول هذا لاحقًا.) في هذا القسم من العملية ، يتم تكليف الشركة بتحديد الإجراءات الضرورية وتنفيذها لاستعادة وظائف العمل الأساسية.
• يجب أن يكون هناك فريق استمرارية تم إنشاؤه. ستضع هذه المجموعة استراتيجية للتعامل مع الانقطاع الذي حدث. التدريب مطلوب من طاقم الاستمرارية ، ويجب اختبارهم أيضًا. بالإضافة إلى ذلك ، من المهم لكل عضو في الفريق تنفيذ الأنشطة التي تراجع الخطة والاستراتيجيات.
• قد تجد الشركة أيضًا أنه من المفيد تطوير قائمة مراجعة تتضمن عناصر مهمة مثل المعلومات المتعلقة بجهات الاتصال في حالات الطوارئ ، وقائمة بالموارد التي قد يطلبها فريق الاستمرارية ، وموقع البيانات الاحتياطية وغيرها من المعلومات المطلوبة ، والموظفين المهمين الآخرين.

بالإضافة إلى وضع فريق الاستمرارية في خطواته ، يجب على المنظمة اختبار BCP من تلقاء نفسها. يجب إخضاعها لاختبارات صارمة لضمان إمكانية استخدامها في مجموعة متنوعة من الظروف المحفوفة بالمخاطر. سيساعد هذا في تحديد أي عيوب في الخطة ، والتي يمكن تحديد موقعها وإصلاحها عند اكتشافها.

الفرق بين خطة استمرارية أعمال وسائل التواصل الاجتماعي وخطة التعافي من الكوارث

لكل من خطط استمرارية الأعمال (BCPs) وخطط التعافي من الكوارث (DRPs) أغراض متشابهة جدًا ؛ ومع ذلك ، فإن الأخير يركز بشكل أكبر على البنية التحتية للتكنولوجيا وتكنولوجيا المعلومات (IT). تعد BCPs أكثر شمولاً ، مع التركيز على الشركة بأكملها ، بما في ذلك سلسلة التوريد وخدمة العملاء. على عكس خطط التعافي من الكوارث ، تركز خطط استمرارية الأعمال فقط على تقليل مقدار الوقت الذي لا تتوفر فيه التكنولوجيا والمصروفات المرتبطة بها. الأشخاص الوحيدون الذين غالبًا ما يشاركون في خطط التعافي من الكوارث هم موظفو تكنولوجيا المعلومات ، الذين يقومون بوضع السياسة ومراقبتها. من ناحية أخرى ، عادة ما يكون لدى خطط استمرارية العمل عدد أكبر من الموظفين الذين تم تدريبهم على العمليات ذات الصلة.

أهمية خطة استمرارية الأعمال

تحتاج الشركات إلى خطط استمرارية الأعمال (BCPs) لضمان استمرارها في العمل في حالة حدوث أي أزمة ، مهما كانت كبيرة أو صغيرة. تم تصميم تخطيط استمرارية الأعمال (BCP) للحفاظ على سير الأعمال بسلاسة حتى عند مواجهة عقبات غير متوقعة. قد يتسبب هذا في انخفاض الربحية بسبب خسارة الإيرادات و / أو زيادة في النفقات. ونظرًا لأن التأمين نادرًا ما يدفع مقابل كل شيء ، خاصةً عندما ينسحب المستهلكون إلى المنافسة ، فلا يمكن للشركات الاعتماد عليه بمفرده.

ما الذي يجب تضمينه في خطة استمرارية الأعمال؟

يجب مراعاة أي تهديدات محتملة لعمليات الشركة في أي خطة استمرارية أعمال قابلة للتطبيق. بالإضافة إلى تحديد التهديدات وإنشاء إجراءات الحماية والعمليات للتعامل معها ، يجب أن توضح الخطة أيضًا كيفية تأثر العمليات. يجب التحقق من فعالية هذه التدابير الوقائية والبروتوكولات التشغيلية من خلال الاختبارات الصارمة. أخيرًا وليس آخرًا ، يجب مراجعة الخطة كثيرًا للتأكد من أنها لا تزال ذات صلة.

تعريف تحليل تأثير الأعمال

يعد إجراء تحليل تأثير استمرارية الأعمال أمرًا بالغ الأهمية لبناء خطة استمرارية الأعمال لأنه يحدد الآثار السلبية لانقطاع أنشطة الشركة ووظائفها الهامة. علاوة على ذلك ، فإنه يستخدم البيانات لتحديد أنواع الأولويات والتكتيكات التي يجب تطبيقها على عملية الاسترداد. توجد ورقة عمل مقدمة من FEMA لحساب التأثيرات التشغيلية والمالية التي يمكن استخدامها في تحليل استمرارية الأعمال. تجمع هذه الأوراق الآثار النقدية والوظيفية لفقدان عمليات الشركة ووظائفها المختلفة. يتم أيضًا تحديد وقت حدوث الآثار التجارية المحددة في حالة حدوث وظيفة أو عملية خسارة.

لتقييم احتمالية وشدة أزمة وسائل التواصل الاجتماعي ،

أنت بحاجة إلى تخطيط استمرارية الأعمال (BCP)

سوف نتظاهر بأنك بدأت للتو في العمل على توسيع نطاق ظهور عملك على الإنترنت باستخدام وسائل التواصل الاجتماعي. تأمل في زيادة عملائك وشبكتك من خلال وسائل التواصل الاجتماعي. ومع ذلك ، أثناء القيام بذلك ، يجب أن تكون على دراية بأي مخاطر محتملة مرتبطة بنمط الاتصال هذا والاستعداد لها. تكتيكات التشويه ، العملاء الغاضبون من خط الإنتاج المعيب ، والاستعداد للإلغاء نتيجة للإساءة المتصورة كلها أمثلة.

يسمح لك تخطيط استمرارية الأعمال بالتنبؤ بالتهديدات التي يتعرض لها تواجدك على وسائل التواصل الاجتماعي وتقييم مدى شدة تأثيرها المحتمل على قدرة الشركة على الاستمرار في العمل. لن يكون عامل واحد ساخط يُصدر بيانات محرجة بشكل عام كافيًا لإحداث اضطراب كبير في نموك ، ولكن إذا أعلن عدد قليل من المؤثرين البارزين في مجالك عن دعمهم لهم ، فقد تنظر في احتجاج كبير على وسائل التواصل الاجتماعي وقضية. مقاطعة المستهلك.

بمساعدة BCP ، يمكنك وضع خطة موثوقة للتعامل مع أزمة وسائل التواصل الاجتماعي

نظرًا لوجود عدد كبير جدًا من التهديدات المحتملة لوجود وسائل التواصل الاجتماعي بحيث يمكن لأي شخص مراقبتها وإدارتها بنجاح ، فستحتاج إلى إنشاء بروتوكول متسق للتعامل معها ، والذي يمكن تسهيله من خلال استخدام برامج رائدة في الصناعة مثل Continuity2. في هذا النهج ، يمكن لأي عامل في شركتك استيعاب الموقف بسرعة واتخاذ الإجراءات المناسبة. في حالة حدوث أزمة في وسائل التواصل الاجتماعي ، على سبيل المثال ، من المحتمل ألا يكون الشخص المسؤول عن صفحتك مسؤولاً أيضًا عن التعامل مع الاستجابة للأزمة. من خلال معرفة البروتوكولات عن ظهر قلب ، يمكنهم اكتشاف العلامات المبكرة لكارثة كبيرة في العلاقات العامة وتعليق نشرهم المنتظم على الفور. نظرًا لأنهم غاضبون بالفعل ، فإن الاستمرار ، كالمعتاد ، سيجعلهم أكثر صعوبة إذا تصرفت كما لو لم يحدث شيء. سيفترضون أنك تختار تجاهل هذه المشكلة. بفضل BCP ، لقد تجنبت بصعوبة موقفًا محرجًا.

تساعدك أفضل خطط الاستجابة للأزمات في معرفة كيفية التعامل مع انهيار وسائل التواصل الاجتماعي

يمكن بعد ذلك تحديد أفضل الحلول الممكنة للمشكلة بمساعدة نهج الاستجابة القياسي الذي أنشأته. لذلك ، تم انتقاد عملك للتو بسبب إستراتيجية التسويق التي يعتبرها بعض الأشخاص مسيئة. والنتيجة المتوقعة هي أن مستخدمي وسائل التواصل الاجتماعي غاضبون ، وأن منشوراتهم تحظى بالاهتمام. ستبدأ استجابة BCP الحقيقية بإزالة المواد المسيئة ، وإصدار اعتذار عام ، والوعود بتنفيذ تدابير لمنع التكرار.

تتمثل الخطوة التالية في بدء تحقيق داخلي في قسم التسويق لتحديد الشخص أو الأشخاص المسؤولين عن هذا الجهد والحصول على مستشار قانوني لتقييم أي مسؤولية محتملة. الشفافية ضرورية عند التعامل مع مشكلة وسائل التواصل الاجتماعي. لاستعادة ثقة المستمعين ، يجب أن تكون منفتحًا وصادقًا تمامًا. هذه هي الطريقة الوحيدة لإصلاح الضرر الذي لحق بمصداقيتك وتهدئة منتقديك. لا يهتم الجمهور بحيل العلاقات العامة ولكن بالتفسيرات الصادقة. لا تعتذر كثيرًا أثناء التفاعل مع متابعيك ، فقد يؤدي ذلك إلى سوء تقديرهم لخطورة الموقف.

استنتاج

في هذه الأيام ، لا تستطيع أي شركة تجاهل أهمية التخطيط للطوارئ في حالات الطوارئ التجارية. يمكن أن يعني الفرق بين الحل الناجح وغير الناجح لأزمة وسائل التواصل الاجتماعي ، وكذلك المساعدة في التعافي من كارثة طبيعية أو هجوم إلكتروني. أفضل طريقة للتعامل مع أزمة وسائل التواصل الاجتماعي هي توقعها واتخاذ الإجراءات الوقائية مسبقًا. نأمل أن الوقت والطاقة اللذين يتم إنفاقهما في التخطيط للطوارئ سيؤتي ثماره ويساعدك على الهروب من كارثة وسائل التواصل الاجتماعي هذه بمزيد من المعرفة ، ومن يدري ، ربما ثقة أكبر من جمهورك. استمتع!