الدليل النهائي لمحاسبة WooCommerce للمبتدئين

هل تحاول إعداد نظام محاسبة WooCommerce وظيفي لمتجرك عبر الإنترنت؟ على الرغم من أن المحاسبة ليست صراعًا للعديد من مالكي متاجر WooCommerce ، إلا أنها مهمة شاقة ولكنها ضرورية. يتيح لك معرفة مقدار الأموال التي تجنيها كعمل تجاري.

نظام محاسبة الجودة سيمنع أيضًا حدوث أي مشكلة قانونية. لحسن الحظ ، من السهل إعداد نظام WooCommerce الجيد لمسك الدفاتر.

لماذا المحاسبة مهمة للشركات التي تستخدم WooCommerce ؟

سواء كنت تبيع من خلال Amazon FBA أو في متجرك الخاص بمساعدة منصة WooCommerce أو Shopify ، فمن الأهمية بمكان معرفة الأرقام الخاصة بك. هذا ضروري إذا كنت ترغب في إدارة عمل مربح ومستدام.

يتتبع معظم مالكي المتاجر أعلى أرقام إيراداتهم. ومع ذلك ، فإن مؤشرات الأداء الرئيسية المالية هذه لا تقل أهمية عن تحديد صحة عملك:

• الربح: الباقي بعد الايرادات ومصاريف التشغيل
• التدفق النقدي الوارد: مقدار المال الذي يأتي إلى العمل كل شهر
• التدفق النقدي الصادر: مقدار المال الذي يخرج من العمل كل شهر
• مصاريف التشغيل: جميع تكاليف تسيير عملك ، بما في ذلك رواتب الموظفين
• الأصول: ما تمتلكه الشركة
• الخصوم: أي دين أو قرض مستحق على الشركة
• تكلفة اكتساب العملاء (CAC)
• تكلفة البضائع المباعة (COGS)

على سبيل المثال ، تواجه بعض الشركات مشكلة عندما تركز كثيرًا على الإيرادات والأرباح ولكن ليس بما يكفي على دورة التدفق النقدي. نتيجة لذلك ، تكافح الشركات للحصول على كشوف المرتبات أو شراء مخزون كافٍ ، على الرغم من أنها مربحة من الناحية الفنية.

كيفية إعداد نظام محاسبة الجودة لمتاجر WooCommerce ؟

ربط WooCommerce ببرنامج المحاسبة

تحتوي منصة المحاسبة الجيدة على قائمة ميزات شاملة ، مما يضمن تسجيل كل معاملة يتم تقديمها من خلال متجر WooCommerce الخاص بك وجاهزة للتقارير المستقبلية.

يعد العثور على مثل هذا النظام الأساسي للمحاسبة هو الخطوة الأولى في إعداد سير عمل محاسبي لمتاجر WooCommerce. حتى أن البعض يوفر مكونًا إضافيًا أو ملحقًا مجانيًا لتبسيط العملية.

لذلك ، فإن الهدف ليس فقط العثور على منصة محاسبة حسنة السمعة ، ولكن أيضًا مع برنامج إضافي قابل للتطبيق وعملية مزامنة.

فيما يلي بعض من أفضل برامج المحاسبة لـ WooCommerce:

WooCommerce Sync لـ QuickBooks عبر الإنترنت

يدمج هذا المكون الإضافي متجر WooCommerce الخاص بك مع واحدة من أكثر أدوات المحاسبة شيوعًا للشركات من أي حجم - QuickBooks Online. يوفر مزامنة في الوقت الفعلي للمخزون والمنتجات وأرقام المبيعات.

ما عليك سوى ربطه بحسابك المصرفي لتتبع النفقات واستخدام دعم QuickBooks للضرائب والعملات العالمية لتسجيل جميع الضرائب والمعاملات من كل مكان.

زيرو

Xero هو برنامج محاسبة آخر حسن السمعة له امتداد WooCommerce. يقوم الامتداد بكل شيء ، من تسوية معاملات حسابك المصرفي إلى فحص المخزون وتتبع كشوف المرتبات.

الشيء العظيم هو أن جميع بيانات الضرائب والمنتجات والشحن يتم إرسالها بسلاسة إلى Xero مباشرة من WooCommerce.

كويك بوكس

عندما يصادف معظم الناس مصطلح "برامج محاسبة الأعمال الصغيرة" ، فمن المحتمل أن يفكروا في QuickBooks. قدم Intuit المنتج منذ 20 عامًا. لقد تطورت لتصبح واحدة من أكثر منصات الإدارة المالية شيوعًا والأكثر استخدامًا في العالم اليوم. منافسهم الحقيقي الوحيد هو Xero.

يتم استخدام QuickBooks حاليًا من قبل أكثر من 80٪ من جميع الشركات الصغيرة. تقدره العديد من الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم كمورد قيم. يمكن استخدام QuickBooks لتلبية متطلبات المحاسبة وإعداد التقارير والفواتير. كما يوفر عددًا من الوظائف الإضافية لمعالجة بطاقات الائتمان وتتبع المخزون ومعالجة كشوف المرتبات.

شيء واحد يجب أخذه في الاعتبار هو أن QuickBooks و WooCommerce ليسا متصلين مباشرة. ملحقات الطرف الثالث مطلوبة لإكمال التكامل.

يمكن إتمام هذه المهمة باستخدام مجموعة متنوعة من الموارد. إن معرفة الاختلافات في كيفية نقل WooCommerce و QuickBooks للبيانات هي الخطوة الأولى في اختيار أفضل حل لشركتك.

أصبح الاتصال بين WooCommerce و QuickBooks ممكنًا بواسطة MyWorks و Zapier والمكونات الإضافية الأخرى التابعة لجهات خارجية. يمكن أن يكون التكامل بسيطًا مثل تكامل معلومات المبيعات أو معقدًا مثل تحديث مخزونك في الوقت الفعلي عند حدوث التغييرات. يجب أن يعتمد المكون الإضافي أو الملحق الذي تحدده على احتياجات شركتك.

ستحتاج إلى حساب QuickBooks نشط يمكن دمجه مع متجر WooCommerce قبل أن تتمكن من إجراء أي نوع من الاتصال. يعد QuickBooks Online حلاً ممتازًا للعديد من الشركات الصغيرة.

إنه حل قائم على السحابة لتتبع العملاء والنفقات والدخل ومعاملات المبيعات. يمكن أيضًا استخدام QuickBooks Online لإدارة المخزون والفواتير والمشتريات وغير ذلك الكثير. تبدأ الأسعار من 20 دولارًا شهريًا ، مما يجعلها موردًا ميسور التكلفة للغاية.

تعمل عمليات تكامل QuickBooks و WooCommerce على توصيل المعلومات وإرسالها ذهابًا وإيابًا بعدة طرق: تكامل النقل أحادي الاتجاه والمزامنة ثنائية الاتجاه

ستساعدك معرفة ما هو مهم لشركتك في العثور على أفضل حل QuickBooks. قد تتطلب الملكية الفردية أو الأعمال التجارية الصغيرة فقط مكونًا إضافيًا أحادي الاتجاه برسوم صغيرة لمرة واحدة حتى يتم نشر طلبات WooCommerce تلقائيًا في QuickBooks من أجلهم.

قد تتطلب المؤسسات أو الشركات الكبيرة ذات أحجام الطلبات الكبيرة تكاملاً ثنائي الاتجاه للحفاظ على بياناتها محدثة قدر الإمكان. هذه ميزة مفيدة ، لكنها غالبًا ما تأتي بتكلفة من حيث الرسوم الشهرية لهذه الخدمات.

FreshBooks

FreshBooks هو مكون إضافي لمحاسبة WooCommerce يمكنه الاتصال تلقائيًا بموقع WooCommerce الخاص بك.

يمكنك استخدام FreshBooks لإنشاء الفواتير تلقائيًا كلما تم تقديم طلب على موقع WooCommerce الخاص بك. سيتم إنشاء حساب العميل ، وسيتم تسجيل أي مدفوعات يتم سدادها لهذا الحساب.

علاوة على ذلك ، يمكنك اختيار الحسابات المراد ربطها بـ FreshBooks بناءً على مصدر الطلب أو حالة التنفيذ أو حالة الدفع. تمنحك الخيارات المتقدمة مزيدًا من التحكم في كيفية دمج حساباتك.

يمكنك أيضًا تعيين أكواد الضرائب إلى FreshBooks تلقائيًا. تنشئ المنتجات في أوامر WooCommerce عبر الإنترنت عناصر جديدة في حساب FreshBooks الخاص بك.

يمكنك إما تعيين حساب مقاصة محدد للمدفوعات أو تعيين طرق دفع مختلفة مقبولة حاليًا.

عندما يتم تحديث المنتجات أو إنشاؤها في متجر WooCommerce ، يمكن أيضًا إنشاء العناصر في حساب FreshBooks.

WooCommerce Zapier

يعد امتداد WooCommerce Zapier بديلاً لأولئك الذين يستخدمون بالفعل منصة محاسبة إلى جانب QuickBooks أو Xero.

يعمل Zapier كموحد عالمي لربط متجر WooCommerce الخاص بك بأي برنامج محاسبة لا يحتوي على ملحق / ملحق WooCommerce رسمي.

بصرف النظر عن المحاسبة ، يمكن لتكامل WooCommerce Zapier أتمتة جوانب أخرى من متجر WooCommerce أيضًا ، مثل التسويق ودعم العملاء وتتبع الطلبات والمزيد.

قم بإعداد التتبع والإبلاغ عن الأرقام المهمة.

من الناحية المثالية ، بنقرة واحدة ، ستبدأ منصة المحاسبة في مزامنة بيانات المبيعات ووضعها في الأعمدة المناسبة وتقارير التتبع.

ومع ذلك ، يجب عليك أيضًا تتبع المقاييس الرئيسية الأخرى لمعرفة كيفية تقدم متجر WooCommerce بمرور الوقت وإنشاء التقارير بسهولة أكبر في المستقبل.

تساعد تقارير محاسبة WooCommerce في الحفاظ على السيطرة على أموالك. يمكنك أيضًا إرسالها إلى أصحاب المصلحة الذين يحتاجون إلى التحقق من الاستقرار المالي لعملك. أخيرًا ، قد تضطر إلى إعادة قراءة هذه التقارير قبل الموعد النهائي للضريبة.

قم بإعداد معدلات ضريبة WooCommerce

بينما يقوم برنامج المحاسبة بالكثير من العمل لمزامنة إيراداتك ونفقاتك ، فإنك لا تزال مسؤولاً عن مجال بارز آخر: الضرائب. أنت بحاجة إليها حتى تتمكن من الامتثال للقانون والتأكد من أنك لست مضطرًا لدفع غرامات عند وصول موسم الضرائب.

باختصار ، إذا لم تقم بتكوين القواعد الضريبية في متجر WooCommerce الخاص بك ، فلن يستمر عملك طالما تتراكم الفواتير بسرعة.

بالإضافة إلى ذلك ، يؤدي حساب الضرائب الدقيق إلى تحسين إعداد التقارير في برنامج المحاسبة. يتم تصنيف هذه المدفوعات كضرائب ويمكن وضعها جانباً لدفعها للحكومة عندما يحين الوقت.

نظرًا لأن الموضوع معقد ، فقد كتبنا بالفعل مقالًا على وجه التحديد عن معدلات ضريبة WooCommerce التي يجب عليك التحقق منها بالتأكيد!

بدلاً من ذلك ، توجد مكونات إضافية للضرائب - بدءًا من حاسبات ضرائب الشركات الصغيرة البسيطة إلى منظمي ضرائب التجارة الإلكترونية الأكثر تعقيدًا - لكي تستخدمها.

TaxJar هو مثال. يتكامل هذا المكون الإضافي المجاني مع WooCommerce بسلاسة ويسحب معدلات الضرائب في الوقت الفعلي من مواقع مختلفة. لذلك ، لا تحتاج إلى معرفة معدلات الضرائب في منطقتك.

بالإضافة إلى ذلك ، تقدم TaxJar تقارير متقدمة ، وإيداعًا تلقائيًا ، وحسابات ضريبية في الوقت الفعلي تتيح لك معرفة متى تم استيفاء الحدود الضريبية في كل منطقة من مناطقك.

أهم نصائح محاسبة WooCommerce

فيما يلي بعض أفضل ممارسات المحاسبة ومسك الدفاتر لمتاجر WooCommerce التي يجب عليك اتباعها.

إنشاء عملية محاسبة شهرية

أنت بحاجة إلى بيانات مالية دقيقة إذا كنت ترغب في اتخاذ قرارات تعتمد على البيانات. هذا يعني بناء عملية شهرية (من الناحية المثالية أسبوعية إذا كنت تبيع العديد من العناصر) للمحاسب لتحديث مخطط الحساب.

قم بالتبديل إلى محاسبة الاستحقاق

هناك نوعان من المحاسبة: المحاسبة النقدية والمحاسبة على أساس الاستحقاق. يعمل الخيار الأول جيدًا عندما تبدأ للتو أو تدير مشروعًا تجاريًا صغيرًا بسيطًا.

ومع ذلك ، إذا كان لديك متجر WooCommerce حيث تميل إلى رؤية طفرات في المبيعات - على سبيل المثال خلال موسم العطلات ، يجب عليك التبديل إلى المحاسبة على أساس الاستحقاق.

تعني المحاسبة على أساس الاستحقاق أن الإيرادات والمصروفات يتم تسجيلها في مخططات حسابك عند اكتسابها ، وليس عند وصول الأموال أو مغادرتها لحسابك المصرفي.

استخدم البرنامج المساعد لإدارة المخزون لمتجر WooCommerce

إذا كان لديك أكثر من عشرة وحدات SKU ، فإن الاستثمار في برنامج إدارة المخزون الذي يتزامن مع برنامج المحاسبة الخاص بك سيوفر لك الكثير من الوقت والصداع. هذا لأنه يمكنك أيضًا استخدامه للتنبؤ بالمخزون ، وحساب انكماش المخزون ، وما إلى ذلك ، إلى جانب تتبع مخزونك.

تعرف على المواعيد النهائية للضرائب

تختلف المواعيد النهائية للضرائب حسب موقع شركتك. يجب أن تتذكرهم إذا كنت تريد تجنب الغرامات وعمليات التفتيش المحتملة.

لننظر إلى الولايات المتحدة كمثال. تقليديا ، يوم الضرائب هو 15 أبريل هنا. لكل عام موعد نهائي ممتد للإيداع الضريبي ، والذي يمكنك العثور عليه عبر الإنترنت إذا كان هناك أي سبب لتأخرك.

أيضًا ، قد تضطر إلى دفع ضرائب تقديرية بصفتك صاحب عمل. في حين أن هذا ليس مطلوبًا دائمًا ، فإن معظم المالكين الفرديين والشراكات والشركات و S-Corps لديهم متطلبات دفع.

قم بإعداد لوحة معلومات مالية

تتمثل الطريقة المستدامة لإدارة الأعمال (وحفظ صحتك العقلية) في إنشاء لوحة تحكم مالية تحتوي على جميع مؤشرات الأداء المالية الأساسية التي تُظهر صحة عملك.

إذا كنت تتعقب مسك الدفاتر الخاصة بك وعرضت لوحة القيادة هذه أسبوعيًا على الأقل ، فستكون دائمًا على اطلاع على كيفية أداء عملك.

الأفكار النهائية حول محاسبة WooCommerce

عالم الضرائب والمحاسبة ليس دائمًا ممتعًا. لكن أفضل رهان لك هو إعداد عملية محاسبة WooCommerce بشكل صحيح من البداية. لذلك لن تقلق أبدًا بشأن المفاجآت المخيفة من الحكومة.

قم بتعيين محاسب ، وقم بمزامنة بيانات المبيعات الخاصة بك مع برنامج محاسبة WooCommerce عالي الجودة ، وتأكد من تشغيل التقارير بانتظام.

أخيرًا ، ابحث عن المزيد من الطرق لتحسين متجر WooCommerce وسير العمل الخاص به عن طريق التحقق من مجموعتنا من أفضل ملحقات WooCommerce المجانية.