شرح أتمتة سير العمل & 6 أفضل برامج سير العمل لعام 2022

قد يكون الإدخال اليدوي للبيانات أحد أكثر المهام مملة وغير فعالة في عالم الشركات. فهي لا تجعلك تنام فحسب ، بل إنها تهدر أيضًا وقتًا وموارد ثمينة ، مما يقلل من إنتاجيتك إلى أجزاء صغيرة.

وفقًا لـ Zapier ، يؤدي 94٪ من العمال مهامًا متكررة تستغرق وقتًا طويلاً. لحسن الحظ ، هناك تقنية يمكنها أتمتة هذه المهام المخدرة للعقل ، والقضاء على الخطأ البشري والسماح لك بالتركيز على العمل المهم بالفعل - أتمتة سير العمل.

من خلال الاستفادة من عمليات التشغيل الذاتي التي تقوم بتشغيل المهام اليدوية ، يمكن أن تساعد أتمتة سير العمل عملك في توفير الوقت والمال وتقليل الأخطاء وزيادة الإنتاجية.

جدول المحتويات

كيف تعمل أتمتة سير العمل؟

تعتمد أتمتة سير العمل عادةً على سلسلة من عبارات if / then لتشغيل مهمة أخرى. ثم تتفرع بناءً على الإجراء الذي تم اتخاذه من قبل قائد أو موظف أو صاحب مصلحة آخر.

دعنا نتصفح مثالاً لسير العمل لتحويل إرسال النموذج إلى فرصة صفقة.

• يقوم زائر الموقع بإرسال نموذج.
• يقوم الإجراء تلقائيًا بتسجيل الزائر في حملة بالتنقيط. يُنشئ صفقة جديدة ويضبط الحالة على "جديد".
• يتم إرسال أول رسالة بريد إلكتروني لحملة التنقيط إلى العميل المتوقع ، لطلب تحديد موعد اجتماع.
• ينقر العميل المتوقع للوصول إلى مجدول الاجتماع ويقوم بإنشاء موعد.
• يتم إرسال رسالة شكر بالبريد الإلكتروني إلى العميل المحتمل تؤكد التاريخ والوقت.
• يقوم CRM بإنشاء مهمة جديدة وتعيينها إلى مندوب مبيعات.
• يتواصل مندوب المبيعات بعد ذلك شخصيًا ، وينهي سير العمل الآلي.

إليك ما يمكن أن يبدو عليه سير العمل من البداية إلى النهاية.

مصدر الصورة

يمكن لكل قسم في عملك تقريبًا الاستفادة من أتمتة سير العمل. سواء كان ذلك في مجال التسويق أو الموارد البشرية أو التمويل ، يمكن أن تساعدك التكنولوجيا على العمل بذكاء وليس بجدية أكبر.

أدناه ، سنغطي بعض أشهر أمثلة أتمتة سير العمل.

يمكن استخدام أتمتة سير العمل في أي فريق تقريبًا وفي أي سيناريو عمل. في حين أنها تتعلق في الغالب بالتسويق والمبيعات ، يمكن استخدامها أيضًا في خدمة العملاء والعمليات والموارد البشرية والتمويل.

أتمتة سير عمل التسويق

مصدر الصورة

يمكن أتمتة بعض المهام الأكثر تكرارًا في التسويق ، مثل إرسال رسائل البريد الإلكتروني ونشر تحديثات الوسائط الاجتماعية ، باستخدام أتمتة سير العمل. باستخدام برنامج أتمتة التسويق ، يمكنك جدولة تقويم الوسائط الاجتماعية بالكامل وإعداد تدفقات العمل التي تغذي أنواعًا معينة من العملاء المحتملين من خلال عروض البريد الإلكتروني.

تتضمن مهام سير العمل المؤتمتة في التسويق ما يلي:

• اشتراك مستخدم في حملة بالتنقيط عندما يقوم بتنزيل مورد من موقع الويب الخاص بك
• الترحيب بالمستخدم في شركتك بعد شراء المنتج
• تذكير المستخدم بالسداد بعد إضافة عناصر مختلفة إلى سلة التسوق الخاصة به
• جدولة منشورات الوسائط الاجتماعية عبر منصات متعددة
• توزيع المهام التسويقية على أعضاء الفريق

قراءة إضافية

أتمتة سير عمل المبيعات

مصدر الصورة

تعمل أتمتة سير عمل المبيعات على تبسيط مهام إدارة العملاء المحتملين والاحتمالات المملة ، بحيث يمكن للممثلين التركيز على البيع ، وليس إدخال البيانات. بصرف النظر عن أخذ العملاء المتوقعين تلقائيًا عبر خط الأنابيب بناءً على إجراءاتهم ، يمكن لسير عمل المبيعات الآلي تسجيل العملاء المحتملين في حملات التنقيط وتحديث مراحل الصفقة مع تقدم الصفقة.

تشمل المهام الآلية في المبيعات ما يلي:

• وضع كل عميل متوقع في مرحلة مختلفة من خط الأنابيب عندما يتخذون إجراءً معينًا
• نقل عميل متوقع خارج خط الأنابيب إذا توقف عن الاستجابة لرسائل البريد الإلكتروني
• إرسال رسالة بريد إلكتروني مقدمة من مندوب مبيعات إلى عميل متوقع بعد تنزيل كتاب إلكتروني
• تحديث مرحلة الصفقة بمجرد أن يحدد العميل المتوقع موعدًا أو اجتماعًا
• إنشاء مهام لمندوبي المبيعات بمجرد قيام العميل المتوقع بجدولة اجتماع

قراءة إضافية

أتمتة سير عمل خدمة العملاء

مصدر الصورة

أتمتة سير العمل مفيدة بشكل لا يصدق في خدمة العملاء. بصرف النظر عن بدء الاستطلاعات ، يمكن أن تهتم أتمتة سير العمل بالتذاكر والحالات والأسئلة الشائعة عن طريق إرسال سلسلة من رسائل البريد الإلكتروني أو إنشاء المهام.

تشمل المهام الآلية في خدمة العملاء ما يلي:

• إنشاء تذكرة جديدة في النظام عندما يصل شخص ما عبر وسائل التواصل الاجتماعي أو البريد الإلكتروني
• إعداد العملاء بسلسلة من رسائل البريد الإلكتروني المفيدة
• إرسال استطلاعات NPS وتسجيلها في حملات بريد إلكتروني مختلفة اعتمادًا على تصنيفها
• تحديد أولوية التذاكر بناءً على نغمة الرسالة أو البريد الإلكتروني
• حل وأرشفة التذاكر بمجرد التوصل إلى حل

قراءة إضافية

العمليات أتمتة سير العمل

مصدر الصورة

العمليات هي شريان الحياة لأي مؤسسة ، ويمكن أيضًا أتمتتها لتقليل حالات الإدخال اليدوي للبيانات.

تشمل المهام الآلية في العمليات ما يلي:

• حذف التكرارات بمجرد اكتشافها أو دمج خاصيتين إذا كانتا متطابقتين
• إدارة أذونات الفريق لأعضاء الفريق الجدد
• تحديد الأولويات لعمليات الأعمال المختلفة
• تجميع التقارير تلقائيًا في نهاية كل ربع سنة
• إنشاء المهام في أدوات الطرف الثالث مثل Asana أو Slack أو Zoom

قراءة إضافية

أتمتة سير عمل الموارد البشرية

بدلاً من الاضطرار إلى إدخال جميع المعلومات الشخصية للموظفين الجدد يدويًا - مثل العناوين وأرقام الضمان الاجتماعي ومعلومات الموظفين الأخرى في كشوف المرتبات والمصروفات وأنظمة التأمين - يمكن لبرنامج أتمتة الموارد البشرية القيام بذلك نيابةً عنك في دقائق.

تشمل المهام الآلية في الموارد البشرية ما يلي:

• إزالة المرشحين من قاعدة البيانات إذا كانوا غير نشطين لفترة من الوقت
• إرسال رسائل بريد إلكتروني إلى المرشحين الذين لم يصلوا إلى الجولة النهائية
• تصفية المرشحين بكلمات رئيسية معينة في تاريخهم الوظيفي
• إرسال W2s إلى الموظفين الحاليين
• جمع ملاحظات الموظفين بعد أن يكونوا في الشركة لفترة من الوقت

أتمتة سير العمل المالي

مصدر الصورة

من خلال السماح لك بإنشاء النماذج وتصميم مهام سير العمل وتتبع العمليات ، يمكن لبرنامج أتمتة العمليات المالية تبسيط جميع طلبات السفر وعمليات السداد والموافقات على الميزانية.

تشمل المهام الآلية في التمويل ما يلي:

• أخذ عملية الموافقة على النفقات من البداية إلى النهاية
• إدارة موافقات البائعين والعقود
• تحديد أولويات ACH والطلبات السلكية
• إدارة طلبات مصاريف السفر حسب الموقع والنشاط
• اعتماد الميزانيات بناءً على مجموعة محددة مسبقًا من المعلمات

الآن بعد أن عرفت كل شيء عن استخدام سير العمل الآلي ، دعنا نلقي نظرة على أفضل الأدوات التي يمكنك استخدامها.

أفضل برنامج لأتمتة سير العمل في عام 2022

1. HubSpot: أفضل برنامج لأتمتة سير العمل الكل في واحد

مصدر الصورة

يعمل برنامج HubSpot للتسويق والمبيعات والخدمة والعمليات على نظام أساسي واحد ، مما يجعله أحد أفضل الخيارات لأتمتة سير العمل الكل في واحد. كل شيء مرتبط معًا ، مما يسمح لك بمحاذاة جميع عمليات فرقك وتقليل الاحتكاك من مهمة إلى مهمة.

يمكنك بسهولة تسليم العملاء المتوقعين من التسويق إلى المبيعات ، وتوصيل تذكرة خدمة بسجل جهة اتصال موجود ، وتنظيف بيانات العملاء - كل ذلك في نظام أساسي واحد سهل الاستخدام.

الأفضل لـ : HubSpot موصى به بشدة للشركات النامية التي لم تحاول بعد أتمتة سير العمل ولشركات المؤسسات ذات العمليات الراسخة. يمكنك البدء باشتراك Starter ، ثم الترقية لأنك تحتاج إلى المزيد من الوظائف. موصى به بشكل خاص لأقسام التسويق والمبيعات والخدمة والعمليات.

التسعير لمركز التسويق: مجاني ؛ 50 دولارًا في الشهر (Starter) ؛ 890 دولارًا / شهريًا (محترف) ؛ 3،200 $ / شهر (Enterprise)

التسعير لمركز المبيعات: مجاني ؛ 50 دولارًا في الشهر (Starter) ؛ 500 دولار / شهر (محترف) ؛ 1،200 $ / شهر (Enterprise)

تسعير مركز الخدمة: مجاني ؛ 50 دولارًا في الشهر (Starter) ؛ 400 دولار / شهر (محترف) ؛ 1،200 $ / شهر (Enterprise)

تسعير مركز العمليات: مجاني ؛ 50 دولارًا في الشهر (Starter) ؛ 800 دولار / شهر (محترف)

2. Nintex: أفضل برنامج لأتمتة سير العمل للمؤسسات

مع وجود أكثر من 3 ملايين تطبيق لسير العمل تعمل على نظامهم الأساسي في الوقت الحالي ، تساعد Nintex أكثر من 8000 من عملاء المؤسسات في إدارة عمليات الأعمال وأتمتها وتحسينها ، دون الحاجة إلى خبرة في الترميز.

من خلال تقديم العديد من أدوات أتمتة سير العمل - مثل تخطيط العمليات ، وسير العمل المتقدم ، وذكاء العمليات - يكون عملك قادرًا على تحديد كل من العمليات الخاصة بك وتنفيذها ومراقبة أدائها.

الأفضل لـ : يوصى بشدة باستخدام Nintex للأعمال التجارية ذات العمليات الراسخة. إنه برنامج قوي يجمع بين أداة تصميم سير عمل سهلة الاستخدام مع عمليات تكامل قوية ستربط كل واحد من تطبيقاتك. موصى به بشكل خاص لإدارات تكنولوجيا المعلومات والقانون والموارد البشرية والمالية.

التسعير : 910 دولارات شهريًا (قياسي) ؛ 1،400 $ / شهر (مؤسسي)

3. Kissflow: أفضل برامج أتمتة سير العمل الصديقة للمبتدئين

موثوق به من قبل أكثر من 10000 شركة ، بما في ذلك Domino's و Michelin و Pepsi ، تقدم Kissflow برنامجًا متكاملًا لأتمتة سير العمل يتيح لعملك إنشاء مهام سير عمل تعمل تلقائيًا في أقسام الموارد البشرية والمبيعات والتمويل والإدارة والتسويق والشراء. .

من خلال أكثر من 50 تطبيقًا مثبتًا مسبقًا لإدارة عمليات الأعمال - مثل المصاريف وأوامر المبيعات ، والشروط والمحفزات ، ولوحات معلومات التقارير لسير العمل - يمكن لـ Kissflow تبسيط جميع عمليات عملك تقريبًا.

الأفضل لـ : يوصى بشدة بـ Kissflow للشركات الصغيرة التي بدأت للتو في تجربة أتمتة سير العمل. ستجعل بساطة الأداة وسهولة استخدامها من بدء التشغيل الآلي للعمليات. موصى به بشكل خاص لإدارات المشتريات والموارد البشرية والشؤون المالية.

التسعير : 200 دولار شهريًا (أساسي) ؛ 495 دولارًا في الشهر (متقدم) ؛ 1،900 $ / شهر (محمل بالكامل)

4. التكامل: أفضل برنامج لأتمتة سير العمل في الإدارة اليومية

Integrify هو برنامج أتمتة لسير العمل يتيح لك إنشاء تدفقات عمل في أداة إنشاء السحب والإفلات وتشغيل التدفقات المتوازية أو المتسلسلة. من خلال القدرة على التعاون في المهام والطلبات ، واختبار العمليات الخاصة بك ، وإعداد التذكيرات ، يمكنك بسهولة تبسيط عمليات عملك وأتمتة المهام اليدوية.

يقدم Integrify أيضًا أمثلة لسير العمل وقاعدة معرفة للمستخدم ، وواجهة برمجة تطبيقات مفتوحة قائمة على الراحة تسمح لك بالتكامل مع قواعد البيانات الخارجية ، والقدرة على استيراد وتصدير البيانات من Excel وحتى ملفات PDF.

الأفضل لـ : يوصى بشدة باستخدام Integrify للشركات الصغيرة والمتوسطة التي تتطلع إلى أتمتة المهام اليومية. إن أداة "Process Builder" التي تعمل بالسحب والإفلات تجعل من السهل والسهل تنفيذ العملية من البداية إلى النهاية. موصى به بشكل خاص لأقسام الإدارة.

التسعير : التسعير متاح عند الطلب

5. Zapier: أفضل برنامج لأتمتة سير العمل لتوصيل التطبيقات

من خلال القدرة على الاتصال ومشاركة البيانات مع أكثر من 1000 تطبيق ويب ، مثل Facebook و QuickBooks و Google Drive ، يمكن لـ Zapier أتمتة أي نوع من العمليات التجارية تقريبًا. كل ما عليك فعله هو بناء سير عمل في محررهم ، واختيار التطبيقات التي تريد تضمينها في سير عملك ، وتصميمه.

على سبيل المثال ، إذا كنت تريد أن تكون قادرًا على حفظ جميع مرفقاتك في Dropbox ، فيمكنك تصميم سير عمل يقوم تلقائيًا بنسخ أي مرفق من صندوق الوارد الخاص بك في Gmail إلى Dropbox ثم يرسل إليك رسالة Slack حول التنزيل.

الأفضل لـ : يوصى بشدة باستخدام Zapier لأصحاب الأعمال الحرة والشركات الصغيرة إلى المتوسطة التي تستخدم مجموعة متنوعة من الأدوات التي لا تتحدث مع بعضها البعض. على سبيل المثال ، إذا كنت تستخدم MailChimp لإرسال رسائل البريد الإلكتروني و Typeform لجمع العملاء المتوقعين ، فيمكنك توصيل هاتين الأداتين باستخدام Zapier. موصى به بشكل خاص لأقسام التسويق والخدمات.

التسعير : مجاني ؛ 19.99 دولارًا في الشهر (Starter) ؛ 49 دولارًا / شهريًا (محترف)

6. Flokzu: أفضل برنامج لأتمتة سير العمل لإدارة المشاريع

بدون كتابة أي رمز ، يتيح لك Flokzu إنشاء المهام والمواعيد النهائية وقواعد العمل والإشعارات. يرسل برنامجهم أيضًا المهام المعلقة إلى علب الوارد الخاصة بكل من المكلفين بمشروعك ، ومع اكتمال كل مرحلة من مراحل سير العمل ، سيتم تلقائيًا تعيين كل مهمة جديدة لمستخدم أو دور.

بالإضافة إلى ذلك ، يقدم Flozku لوحة تحكم لإعداد التقارير تعرض عمليات عملك '

الأداء والمقاييس ، مثل مقدار المهام المؤجلة حاليًا ، والمهام المخصصة لكل مستخدم ودور ، والمهام المكتملة ، والوقت الذي تستغرقه كل مهمة ، مما يمنحك البيانات اللازمة لتنقيح وتحسين سير العمل في المستقبل.

الأفضل لـ : يوصى بشدة باستخدام Flokzu للفرق الفردية التي ترغب في تحسين إدارة الوقت وسير عمل المهام. الميزة الرئيسية لهذه الأداة هي أن المستخدمين سيتلقون المهام المعلقة في صندوق الوارد الخاص بهم ، مما يجعلها أداة ممتازة لإدارة المشاريع. موصى به لأي فريق.

التسعير : مجاني ؛ 19.99 دولارًا في الشهر (Starter) ؛ 49 دولارًا / شهريًا (محترف)

سوف تساعدك أتمتة سير العمل على النمو بشكل أفضل

تعد أتمتة سير العمل أمرًا بالغ الأهمية للشركات التي ترغب في التوسع والنمو دون ترك أي شيء يسقط من خلال الثغرات. من خلال السماح للتكنولوجيا بإكمال المهام اليدوية ، يمكنك تنمية أعمالك بشكل فعال دون أي متاعب.

ملاحظة المحرر: تم نشر هذا المنشور في الأصل في يناير 2019 وتم تحديثه للشمول.