Die 10 besten Tipps und Tricks zur Organisation von Social Media für Manager

Die Verwaltung von Social-Media-Konten für eine Marke ist nicht einfach – und eine der größten Herausforderungen ist die Organisation Ihrer Social-Media-Inhalte.

Zwischen der Verwaltung von Social-Promotion-Zielen aus verschiedenen Abteilungen, dem Bleiben über soziale Erwähnungen und Trends auf dem Laufenden und dem regelmäßigen Posten relevanter und ansprechender Inhalte kann sich die Arbeit eines Social-Media-Managers manchmal anfühlen, als würde man Katzen hüten.

Also, wie halten vielbeschäftigte Social-Media-Manager ihre Enten in einer Reihe? Wir haben die Leute, die Social Media für ihre Marken in den USA betreiben, nach ihren besten Tipps gefragt, wie man organisiert bleibt. Hier ist, was sie mit uns geteilt haben.

1. Führen Sie einen aktualisierten Inhaltskalender.

Das Planen von Social-Media-Beiträgen ist zeitaufwändig, daher kann es hilfreich sein, mit einem Inhaltskalender den Überblick zu behalten, um Zeit zu sparen.

„Ich führe einen aktualisierten Inhaltskalender, der alle unsere sozialen Netzwerke und die Arten von Inhalten enthält, die wir auf jedem veröffentlichen werden“, sagt Georgie Morley, Community Manager bei Bai.

Anschließend erstellt sie basierend auf dem Kalender sowohl eine tägliche als auch eine wöchentliche To-do-Liste.

„Ich sorge für Flexibilität, denn es kommt immer etwas dazwischen – man muss bereit sein, einige Brände zu bekämpfen.“

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Um Ihnen zu helfen, Ihre Updates zu planen und Social-Media-Kampagnen einfacher zu koordinieren, finden Sie hier eine kostenlose Social-Media-Publishing-Vorlage.

2. Planen Sie soziale Beiträge im Voraus und in großen Mengen.

Das Planen von Beiträgen spart viel Zeit und ermöglicht es Ihnen, sich auf andere Teile Ihrer Arbeit zu konzentrieren, anstatt ständig von der Notwendigkeit abgelenkt zu werden, zu bestimmten Tageszeiten zu veröffentlichen.

Robyn Showers, ehemalige Social Media Managerin von HubSpot, hat früher 24 Mal oder öfter am Tag über das @HubSpot-Konto getwittert, Antworten an andere Twitter-Nutzer nicht mitgerechnet.

Um Zeit zu sparen, nutzte sie Social Inbox, um Tweets in großen Mengen zu planen, indem sie sie aus einer Tabelle hochlud. HubSpot-Kunden: Erfahren Sie hier, wie Sie das Massenplanungstool verwenden.

„Ich neige auch dazu, Facebook-, LinkedIn- und Google+-Beiträge mehrere Tage im Voraus zu planen“, sagte Showers.

3. Verwenden Sie eine Aufgabenlisten-App.

Ohne ihre To-Do-Listen wären Social-Media-Manager aufgeschmissen. Oft stellt sich die Frage: Was ist die beste To-do-Listen-App da draußen?

Es gibt eine große Auswahl – Todoist, TickTick, Any.do, um nur einige zu nennen. Um Ihre Optionen einzugrenzen, sind hier einige wichtige Merkmale, auf die Sie achten sollten:

• Synchronisierungsoption zwischen Geräten
• Wiederkehrende Fälligkeitstermine und Erinnerungen
• Prioritätsstufen
• Kategorien
• Aufgabenteilung und Delegation
• Kalender-Feeds

4. Wissen, wo Trendthemen zu finden sind.

Was ist gerade angesagt? Was bewegt die Twitter-Timeline? Über welche Nachrichten wird gesprochen?

All das sind Fragen, über die sich Social-Media-Manager Gedanken machen müssen – nicht nur, wenn sie morgens zur Arbeit kommen, sondern den ganzen Tag. Indem sie über steigende Trends auf dem Laufenden bleiben, können Social-Media-Manager richtig Nachrichten knacken, was zu enormen Traffic-Spitzen auf Ihrer Website führen kann.

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Wie behalten Sie den Überblick, wenn sich die Dinge so schnell ändern? Melden Sie sich zunächst für einen RSS-Reader wie Feedly an und abonnieren Sie Branchennachrichtenseiten und Blogs, die über Branchentrends und -themen berichten.

5. Pflegen Sie eine „Inbox Zero“-Mentalität.

Für die meisten Menschen ergibt sich eine hohe Produktivität aus dem Schließen von E-Mails für mehrere Stunden am Stück. `Dies trifft auf Social-Media-Manager, die auf eingehende Anfragen achten müssen, ganz besonders zu.

Als Laurie Meacham das Social-Media-Team bei JetBlue leitete, mussten sie zusätzlich zu Social-Post-Anfragen ihrer Marketing-, PR-, Betriebs- und Kundenbindungsteams auch über Twitter-Erwähnungen auf dem Laufenden bleiben. Wie machen Sie das?

„Ich behalte die „Inbox Zero“-Mentalität bei, damit ich weiß, was neu ist und wo ich aktiv werden muss“, sagte sie. „So geht es nicht in Bergen unwichtiger E-Mails oder Aufgaben verloren.“

Es kann leicht passieren, dass wichtige E-Mails "below the fold" verloren gehen, markieren (oder markieren) Sie also diejenigen, auf die Sie verweisen möchten, und stellen Sie Alarmbenachrichtigungen für Ihre wichtigsten Absender ein.

6. Richten Sie in Ihrer E-Mail einen eigenen Ordner „Soziale Inhalte“ ein.

Als Social-Media-Manager besteht eine Ihrer vielen Aufgaben darin, alle von Ihrem Unternehmen erstellten Inhalte zu sammeln, sie zu sichten und mundgerechte soziale Beiträge zu erstellen, die Ihr Publikum schnell verdauen kann.

Aber wie stellen Sie bei so vielen eingehenden Content- und Werbeanfragen sicher, dass Sie die wichtigen Dinge nicht übersehen oder vergessen?

Wenn es darum geht, Inhalte zu durchsuchen und mit Lesezeichen zu versehen, empfiehlt die ehemalige Social Media Managerin bei HubSpot Brittany Leaning, einen Ordner für soziale Inhalte zu erstellen.

Für Leaning enthielten viele dieser E-Mails bevorstehende Webinare, Produkteinführungen oder Marketingmaterialien von anderen Unternehmen, von denen sie dachte, dass sie das HubSpot-Publikum schätzen würden.

„Meine Routine bestand darin, jeden einzelnen HubSpot-Blog-Beitrag, der in der letzten Woche veröffentlicht wurde, durchzugehen und die immergrünen Beiträge für die folgende Woche zu planen“, sagte sie. „Ich würde dasselbe mit all unseren relativ neuen Evergreen-Bemühungen machen. Dies würde die Social-Publishing-Maschinerie am Laufen halten, während ich nach Möglichkeiten für Newsjacking oder andere zeitkritische Inhalte suchte.“

Haben Sie nach dem Erstellen des Ordners eine Routine, in der Sie ihn durchsuchen, wenn Sie Inspiration für neue Inhalte benötigen, und veraltete Inhalte nach Ablauf einer bestimmten Zeit entfernen.

7. Erstellen Sie ein Formular für soziale Beförderungsanfragen.

Um die Anzahl der Werbeanfragen für soziale Medien, die Sie per E-Mail und Instant Messaging erhalten, zu minimieren, füllen Sie diese Anfragen über ein Formular aus.

Auf diese Weise entlasten Sie Ihre E-Mails und IM und haben jetzt einen speziellen Ort, um Anfragen zu überprüfen.

Wenn Sie Bedenken wegen zeitkritischer Anfragen haben, können Sie eine Notiz hinzufügen, die angibt, wie Sie oder Ihr Team bei dringenden Anfragen am besten kontaktiert werden können.

8. Verwenden Sie Canva, um Stapel ähnlicher Bilder zu erstellen.

Canva ist eine wunderbar einfache (und kostenlose) Grafikdesign-Plattform, mit der Social-Media-Manager Social-Media-Vorlagen erstellen können.

In den sozialen Medien ist es sehr wichtig, eine konsistente Ästhetik beizubehalten. Mit Canva kannst du Vorlagen erstellen, sie bei Bedarf von deinem Branding-Team genehmigen lassen und sie verwenden, wenn du in sozialen Medien postest.

Sie können mehrere Ordner basierend auf der Post-Kategorie, der Plattform oder dem visuellen Format erstellen – wie Sie es organisieren, liegt ganz bei Ihnen.

Duschen würden Canva verwenden, um Bilder in großen Mengen für die Kampagnen von HubSpot in sozialen Netzwerken zu erstellen.

„Jedes Mal, wenn wir eine Kampagne durchführen, um ein E-Book, ein Webinar oder einen anderen wertvollen Inhalt zu bewerben, möchte ich mindestens fünf Creatives zum Testen auf Twitter haben“, sagte sie.

Um diese Creatives zu erstellen, muss sie nur ein Bild auf Canva entwerfen, dann verwendet sie das „Kopieren“-Tool (siehe unten), um das Bild zu duplizieren und mehrere Versionen zu erstellen, während die zentralen Designelemente beibehalten werden.

9. Organisieren Sie Ihre Fenster und Registerkarten jeden Tag in einer bestimmten Reihenfolge.

Wenn Sie mit Ihren E-Mails, Kalendern, sozialen Streams, Post-Anfragen, Links usw. jonglieren, können Sie leicht den Überblick verlieren, welcher Tab wo ist. Ein Mitglied des Social-Teams von JetBlue schlägt vor, Fenster und Registerkarten in einer bestimmten Reihenfolge geöffnet zu lassen, an die Sie sich schnell gewöhnen und die Sie sich merken werden.

Das JetBlue-Team schlägt außerdem vor, sich anzugewöhnen, Tabs zu schließen, sobald Sie damit fertig sind.

„Wir bekommen so viele Links zugeschickt, dass ich, wenn ich nicht aufpasse, 30 Artikel offen habe, dazu Fly-Fi-Selfies und Bilder von Koffern mit fehlenden Rädern und Reißverschlüssen.“

Wenn jemand einen Link zu Ihrer Marke twittert, schließen Sie den Link, sobald Sie diesen Tweet adressiert haben. Dies trägt auch dazu bei, dass Ihre Toggle-Leisten nie so voll werden, dass Sie Updates nicht einfach sehen können, wenn sie passieren.

10. Legen Sie für jede Aufgabe ein Zeitlimit fest.

Social-Media-Manager neigen dazu, vollgestopfte Zeitpläne zu haben, die es ihnen nicht erlauben, eine Aufgabe zu lange zu erledigen.

„Es ist leicht, sich in den endlosen Strömen von Aufgaben, Recherchen und Besprechungen zu verlieren“, sagt Yip, „daher ist es wichtig, Zeitlimits für jede Aufgabe festzulegen, damit Sie konzentriert bleiben und nicht zu viel Zeit mit einer verbringen müssen.“

Und schließlich sagt das JetBlue Social Team: „Vergiss nicht zu blinzeln!“

Organisiert bleiben als Social Media Manager

Es ist eine Sache, sich zu organisieren, es ist eine andere, so zu bleiben.

Alle unten aufgeführten Tipps erfordern Konsistenz. Sonst erfüllen sie kaum einen Zweck. Wie bei allem, wenn Sie diese Tipps in Ihre Routine integrieren, werden Sie langsam aber sicher sehen, wie organisiert Ihre Tage werden.

Pro-Tipp : Integrieren Sie einen Tipp nach dem anderen und wählen Sie basierend auf Ihrem größten Schmerzpunkt. Für einige ist es viel einfacher, eine Sache nach der anderen hinzuzufügen, und macht es einfacher, sich nicht von den Änderungen überwältigen zu lassen.

Anmerkung des Herausgebers: Dieser Beitrag wurde ursprünglich im Oktober 2014 veröffentlicht und aus Gründen der Vollständigkeit aktualisiert.