11 kostenlose E-Mail-Hacks zur Steigerung Ihrer Effizienz

Wenn Sie so etwas wie ich sind, besteht ein großer Teil Ihres Arbeitstages darin, Ihren Posteingang zu durchsuchen, E-Mail-Nachrichten in den Junk-Ordner zu verschieben und auf zeitkritische E-Mails zu antworten.

Müssen Sie eine Aktivierung haben, um es zu steuern? Wir haben kostenlose E-Mail-Hacks erhalten, mit denen Sie Ihren Posteingang besser kontrollieren können, damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können.

11 völlig kostenlose E-Mail-Hacks zur Steigerung Ihrer Produktivität

1. Schalten Sie Ihre Benachrichtigungen um oder pausieren Sie E-Mails.

Abgesehen von den sozialen Medien ist E-Mail der Ort, an dem die meisten Leute mit Benachrichtigungen überflutet werden. Dies kann nur einer der wichtigsten Blocker für die Effizienz sein, wenn man bedenkt, dass Ihr Bewusstsein an anderen Stellen angezogen bleibt.

Lösung? Konvertieren Sie einfach E-Mail-Benachrichtigungen, um sich auf Ihre dringenderen Aufgaben zu konzentrieren. Noch besser ist jedoch, dass Sie verhindern können, dass eingehende E-Mails sogar in Ihrem Posteingang angezeigt werden – wenn Ihr E-Mail-Anbieter dies zulässt.

Grafische Ressource

Outlook-Benutzer können Benachrichtigungen über die Boomerang-App anhalten und wieder anhalten, wenn sie bereit sind, sie zu bearbeiten.

2. Blockieren Sie Zeiten für die Batch-E-Mail-Bewertung.

E-Mails können zu mehreren Stunden des Arbeitstages eingehen, und wenn Sie asynchron mit einer Mannschaft arbeiten, gibt es keine Feierabendzeiten.

Anstatt also ständig Ihre E-Mails zu lesen und jeder Person zu antworten, wie es kommt, sollten Sie sich im Laufe des Tages Zeitblöcke einplanen, um sie zu bewerten.

Dies kann am frühen Morgen, am späten Nachmittag oder jederzeit sein, wenn Sie mit Ausfallzeiten rechnen.

Professioneller Vorschlag: Wenn Sie sich für diesen Zeitblock entschieden haben, fügen Sie ihn in Ihren Kalender ein, um Konflikte mit anderen Geschäftsaktivitäten zu vermeiden.

3. Erstellen Sie Vorlagen.

Sie wissen, wie Websites FAQ-Abschnitte haben? In unseren erfahrenen Berufen kommunizieren wir in der Regel dieselben Details mehr als und darüber an unsere Kunden, Kollegen und Interessengruppen.

Um dies etwas einfacher zu machen, erstellen Sie Vorlagen, um zu vermeiden, dass Sie jedes Mal bei Null anfangen, wenn Sie eine E-Mail entwerfen.

Ihre Vorlagen basieren in erster Linie auf den Suchanfragen, die Sie am häufigsten erhalten, den Phrasen, die Sie am häufigsten verwenden, und den Nachrichten, die Sie am häufigsten teilen. Dinge wie:

• Kalte E-Mails
• Umleitungen zu anderen Gruppen
• Wöchentliche Teambenachrichtigungen
• OOO-Konzept

Um dies in Google Mail einzurichten, navigieren Sie zu Ihren Einstellungen, klicken Sie auf die Registerkarte „Erweitert“ und dann auf „Aktivieren“, bis Sie zum Bereich „Vorlagen“ gelangen.

4. Erstellen Sie Ordner.

Das Geschäft ist der wichtigste Faktor für die Produktivität, und E-Mail-Nachrichten fallen oft auf den hinteren Brenner. Die Ironie ist, dass sie wahrscheinlich einige der wichtigsten Informationen aufbewahren, die wir in unserem Arbeitstag verwenden.

Das Erstellen von Ordnern in Ihrer E-Mail macht die Elemente nicht nur einfacher zu finden, sondern auch viel einfacher zu verwalten, wenn Sie Ihre E-Mails priorisieren.

Für Anlässe können Sie Kategorien erstellen nach:

• Priorität (z. B. Aktion erforderlich, informativ)
• Betrieb (z. B. HR, Finanzen, Versicherungsschutz)
• Gruppen (z. B. Management, direkte Erfahrungen, Kollegen usw.)

5. Filtern Sie Ihre eingehenden E-Mails.

Warum per E-Mail versenden, wenn Ihr E-Mail-Anbieter dies automatisch für Sie erledigen kann?

Das Filterattribut – erhältlich bei den meisten E-Mail-Anbietern – ermöglicht es Ihnen, E-Mail-Nachrichten zu sortieren, zu löschen, zu kennzeichnen und weiterzuleiten.

Sie können dies tun, indem Sie die folgenden Informationen verwenden:

• E-Mail-Adressen
• Wörter und Phrasen und/oder Phrasen
• Betreff
• Anhang

In dem Moment, in dem Sie den Filter erstellen, legen Sie die automatisierte Aktion zum Einhalten fest.

Anwendungsfälle umfassen das Einschließen von E-Mails vom Management in einen bestimmten Ordner, das Löschen von Junk-Mails und das Markieren von Erinnerungen als Studie.

6. Verwenden Sie einen E-Mail-Planer.

Abwesend sind die Tage, an denen Sie um 6 Uhr morgens aufwachen, nur um eine E-Mail zu verschicken, die Sie um 22 Uhr am Vorabend, als Sie sie verfasst haben, nicht verschicken konnten.

Einige E-Mail-Anbieter ermöglichen es Ihnen, ein Datum und eine Uhrzeit für die Zustellung Ihrer E-Mail festzulegen, damit Sie sie erstellen und vergessen können – ohne Angst.

Wenn Ihr Unternehmen diesen Aspekt nicht hat, denken Sie über eine Erweiterung wie Boomerang nach, die Sie mit Ihrer E-Mail-Plan-E-Mail kombinieren können.

7. Ermöglichen Sie die „Unsend“-Funktion.

Wir alle machen es: Eine E-Mail verschicken und die E-Mail dann obligatorisch noch einmal lesen, die Sie jetzt fünfmal kurz vor dem Versenden unter Umständen noch einmal prüfen – auch wenn Sie fast nichts dagegen tun können. Bis jetzt endlich.

Google Mail und andere E-Mail-Anbieter ermöglichen es Ihnen jetzt, eine E-Mail für ein paar Sekunden abzusenden, nachdem Sie auf „Senden“ geklickt haben, nur für den Fall, dass Sie einen Ausrutscher entdeckt oder einfach nur Ihren Intellekt geändert haben.

Pro-Tipp: Erhöhen Sie die Empfänger erst, wenn Ihre E-Mail versandbereit ist – so liefern Sie auf keinen Fall noch einmal eine unfertige E-Mail.

8. Abkürzungen lernen.

Mit Verknüpfungen können Sie Ihre E-Mail-Aufträge schnell erledigen, ohne eine Eroberung zu überspringen.

Mit E-Mail-Shortcuts können Sie:

• Neue E-Mail verfassen.
• Fügen Sie Cc- und Bcc-Empfänger hinzu.
• Eingehende Links einfügen.
• Rechtschreibtipps öffnen.
• Formatieren Sie Text mutig, kursiv, unterstrichen, Einzüge und Ausrichtungen.
• E-Mails archivieren

Und das ist nur um einige zu nennen. Wenn es eine Funktion gibt, die Sie normalerweise verwenden, gibt es wahrscheinlich eine Verknüpfung, mit der Sie mit nur einem einfachen Klick oder Tastendruck dorthin gelangen.

Natürlich unterscheiden sich Shortcuts je nach Firma und Maschine. Bevor Sie sie also verwenden, vergewissern Sie sich, dass Sie die idealen verwenden.

9. Abbestellen.

Wenn Ihr Posteingang fast so ist wie meiner, gibt es ein paar tausend E-Mails von Models, mit denen Sie kaum interagieren.

Während das Löschen dieser E-Mails zeitaufwändig ist, können Sie damit beginnen, Ihren Posteingang aufzuräumen, indem Sie E-Mails abbestellen, die Sie unter keinen Umständen lesen. Leider verfügen nicht alle Modelle über Deaktivierungs-Workflows, die Sie routinemäßig aus einem Leseprotokoll herausnehmen.

In diesem Fall müssen Sie sich manuell abmelden. Glauben Sie mir, Ihr langjähriges Selbst wird es Ihnen danken.

10. Holen Sie sich eine Grammatik-Browser-Erweiterung.

Die meisten von uns entwerfen E-Mails direkt aus dem Feld „Neuer Entwurf“. Auf der anderen Seite birgt diese Methode einige Gefahren – insbesondere Rechtschreibfehler oder umständliche Formulierungen.

Anwendungen wie Grammarly dienen als Korrekturleser und fangen Ihre Fehler nach wie vor ab, solange Sie sie machen. Grammarly hat auch nette Eigenschaften, die Ihnen den Ton Ihrer Nachricht vermitteln und alternative Phrasen vorschlagen.

Mit diesem Gerät müssen Sie sich nie Gedanken darüber machen, wie Sie klingen oder ob es einen versteckten Tippfehler gibt. Das Rätselraten entfällt, sodass Sie sich einfach darauf konzentrieren können, „Senden“ zu drücken.

11. Priorisieren Sie Ihre E-Mail-Nachrichten.

Wenn Sie weiterhin Probleme haben, die große Menge an E-Mails zu bewältigen, die Sie erhalten, versuchen Sie, diese beliebte Regel zu befolgen: Wenn die E-Mail eine Antwort erfordert, die zwei Minuten oder weniger dauert, reagieren Sie schnell.

Wenn es länger dauert, bewahren Sie es für danach auf. Diese Taktik soll Ihnen helfen, das Durcheinander loszuwerden, ohne überwältigt zu werden.

Da haben Sie es – kostenlose E-Mail-Hacks, die Ihnen helfen, Ihren Posteingang zu verwalten und Ihre Produktivität zu optimieren.

Hinweis der Redaktion: Dieser Artikel wurde ursprünglich im August 2016 veröffentlicht und aus Gründen der Vollständigkeit aktualisiert.