4 Tipps zur Verbesserung der Workflow-Effizienz in Ihrem Unternehmen

Die meisten Büros und Unternehmen arbeiten heute nach einem Acht-Stunden-Zeitplan. Sie denken vielleicht, dass dies lang genug ist, um alle Aufgaben zu erledigen, die an dem Tag erledigt werden müssen. Aber wenn Sie genauer untersuchen, wie diese Stunden verbracht werden, sind Sie sicher, dass jede Minute produktiv verbracht wird? Oder werden Stunden damit verschwendet, Prozesse, Tools und andere Funktionen zu nutzen, um die Arbeit zu erledigen?

Heutzutage stehen Unternehmen unter einem enormen Druck, mehr zu leisten, mehr zu liefern und innerhalb der gleichen Stundenzahl mehr zu produzieren. Die Technologie wird immer fortschrittlicher, und Unternehmen erwarten, dass sie alle verfügbaren Ressourcen zu ihrem Vorteil nutzen, um die Workflow-Effizienz zu verbessern. Es liegt an Ihrem Unternehmen, nach den erforderlichen Tools zu suchen und Quellen wie eine CRM-Vergleichstabelle zu lesen, damit Sie die richtigen Entscheidungen zur Automatisierung Ihres Geschäftsablaufs treffen können. Wenn dies erreicht ist, kann Ihr Unternehmen jegliche Zeitverschwendung am Arbeitsplatz loslassen, sodass die Produktivität und Rentabilität Ihres Unternehmens anschließend ebenfalls steigen.

In diesem Artikel finden Sie vier der besten Tipps, wie Sie die allgemeine Workflow-Effizienz in Ihrem Unternehmen verbessern können. Also, weiterlesen!

1. Erfahren Sie, wie Sie Aufgaben priorisieren

Eines der Dinge, die Ihren gesamten Arbeitsablauf beeinträchtigen können, ist, wenn Sie nicht wissen, wie Sie bestimmte Aufgaben, die Sie erledigen müssen, effektiv priorisieren können. Es gibt keine feste, nicht verhandelbare Regel, wenn es um die Priorisierung von Aufgaben geht, da dies je nachdem, was am Tag erledigt werden muss und welche Fristen dringend sind, unterschiedlich ist.

Die Herausforderung beginnt jedoch zu entstehen, wenn Sie das Gefühl haben, dass alles auf Ihrer Liste wichtig ist, um es zu erreichen. Wie priorisieren Sie einen gegenüber den anderen? Hier ist eine Anleitung:

Konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Aufgaben. Wählen Sie höchstens drei Aufgaben aus, die Sie ganz oben auf die Prioritätenliste setzen müssen. Diese drei Aufgaben sollten am Morgen erledigt werden, wenn Sie geistig noch am produktivsten sind. Auf diese Weise haben Sie am Nachmittag „freie Zeit“, um alles andere auf der Liste zu erledigen, was Sie können. Beginnen Sie dann am nächsten Tag, an dem Sie sich zur Arbeit melden, mit demselben Zyklus erneut.

Heben Sie hervor, was terminlich dringend ist. Dadurch werden Sie sicher sein, dass Sie keine bevorstehende Deadline verpassen, indem Sie zuerst an den Aufgaben arbeiten, deren Deadline noch ziemlich weit entfernt ist.

Gehen Sie früh in die Arbeit. Wenn du es schaffst, mindestens 15 Minuten früher als sonst zur Arbeit zu kommen, macht das tatsächlich einen großen Unterschied, um morgens mehr Dinge zu erledigen. Diese ungestörte Zeit, in der noch nicht so viele Kollegen anwesend sind, kann es Ihnen ermöglichen, sich mehr auf etwas zu konzentrieren, das Sie erledigen müssen. Da Sie 15 Minuten früher angekommen sind, können Sie Ihren Arbeitsplatz möglicherweise auch 15 Minuten früher als alle anderen verlassen.

Wenn Sie die oben genannten Strategien anwenden, werden Sie möglicherweise Veränderungen in Ihrem Geschäftsbetrieb erkennen, da Sie es sich jetzt endlich leisten können, mehr Dinge am Tag zu erledigen.

2. Analysieren Sie Ihre aktuellen Prozesse

Bevor Sie Änderungen an Ihrem Geschäftsablauf vornehmen, ist es wichtig, auch Ihre aktuellen Arbeitsabläufe zu analysieren. Dies ist wichtig, damit Sie sicher sein können, dass jede Änderung, die Sie an Ihrem Arbeitsplatz vornehmen, das ist, was notwendig ist, damit sie effektiver ist. Wenn Sie diesen Prozess durchführen, sollten Sie alle an Bord holen, einschließlich Ihrer Mitarbeiter. Auf diese Weise können Sie das notwendige Feedback von ihnen erhalten, um festzustellen, was für diese Mitarbeiter funktioniert und was nicht.

Beachten Sie die folgenden Schritte und Strategien, um sicherzustellen, dass Ihre Workflow-Analyse effektiv für Ihr Unternehmen ist:

Automatisieren Sie Ihren Arbeitsablauf. Sobald Sie die Problembereiche in Ihrem Arbeitsablauf identifiziert haben, die Sie immer noch hartnäckig manuell bearbeiten, sollten Sie erwägen, diese Schritt für Schritt zu automatisieren.

Finden Sie bestimmte Engpässe in Ihrem Workflow und entwickeln Sie eine Strategie. Die Engpässe in Ihrem Workflow sind die Problemstellen, die den reibungslosen Arbeitsablauf ausbremsen. Gibt es zum Beispiel Schritte, die länger dauern als andere? Gibt es eine Abteilung, die wiederholt Schwierigkeiten hat, das Ende des Prozesses abzuschließen? Das sind Engpässe, die angegangen werden müssen.

Die Workflow-Analyse kommt Ihrem Unternehmen in vielerlei Hinsicht zugute, was es umso wichtiger macht, dass Sie sie durchlaufen. Zu diesen Vorteilen gehören:

Steigerung der Gesamteffizienz an Ihrem Arbeitsplatz. Die Workflow-Analyse ermöglicht Ihrem Unternehmen, einen neuen Blick darauf zu werfen, wie bestimmte Aufgaben zu erledigen sind, sodass diese Ineffizienzen identifiziert und die richtige Technologie aktualisiert werden kann.

Kunden glücklicher machen. Die durch die Workflow-Analyse implementierten Änderungen können auch zu zufriedeneren Kunden führen. Wenn Entscheidungen über die Facetten in Ihrem Workflow getroffen werden müssen, die sich auf Kunden auswirken, können Sie eine starke Workflow-Grundlage haben und dadurch den Geschäftsbetrieb verbessern.

Steigerung der Mitarbeitermoral. Sicherlich möchte kein Mitarbeiter mit antiken Prozessen zurückbleiben, wenn Mitarbeiter in anderen Unternehmen bereits auf modernere Systeme umgestiegen sind.

3. Weisen Sie die richtigen Mitarbeiter zu

Möglicherweise haben Sie bereits einen gründlichen Einstellungsprozess. Dann hat Ihr Unternehmen auch in die richtigen Tools investiert, um die Arbeit zu erledigen. Aber Sie bemerken, dass es immer noch eine langsame Bewegung von einem Ende des Workflows zum anderen gibt. In diesem Fall kann das Problem darin bestehen, dass Sie der Stelle die falschen Mitarbeiter zuweisen, z. B. Mitarbeiter in der Marketingabteilung zuweisen, die Sie noch nicht einmal für digitales Marketing geschult haben.

Die richtige Zuordnung ist sehr wichtig, damit Sie sicher sein können, dass jeder Mitarbeiter für die ihm übertragene Position gut geeignet ist. Sie können es gut machen, einfach weil ihre beruflichen Funktionen ihre Stärken sind. Wenn dies erreicht ist, kann Ihr Unternehmen eine höhere Erfolgswahrscheinlichkeit genießen.

Um sicherzustellen, dass die richtigen Mitarbeiter den richtigen Stellenfunktionen zugeordnet werden, finden Sie hier bewährte Tipps, die Sie möglicherweise anwenden möchten:

Entwickeln Sie genaue Stellenbeschreibungen. Das bedeutet, dass Ihre Stellenbeschreibungen möglichst spezifisch sein sollten. Wenn Sie vage Stellenbeschreibungen hinterlassen, entsteht nur eine Lücke, die es für Ihr Unternehmen schwieriger macht, zu entschlüsseln, ob diese Stellenbeschreibungen tatsächlich erfüllt werden oder nicht.

Unterstützen Sie das Wachstum und Talent jedes Mitglieds Ihres Teams. Wann immer es für jedes Mitglied Ihres Teams Möglichkeiten gibt, sich weiterzuentwickeln, machen Sie das Beste aus diesen Möglichkeiten. Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, sich weiterzuentwickeln und ihre Fähigkeiten zu verbessern, indem Sie sie zu vom Unternehmen bezahlten Schulungen und Seminaren schicken. Diese mögen wie zusätzliche Kosten für Ihr Unternehmen erscheinen, aber die Renditen sind größer, wenn sie in der Lage sind, gute Leistungen zu erbringen und mehr für Ihr Unternehmen zu erreichen.

Legen Sie klare Ziele für jede Aufgabe fest, damit jeder Ihrer Mitarbeiter eine Vorstellung davon hat, was er für jede Aufgabe erreichen muss. Die Aufteilung der Verantwortlichkeiten in kleinere Aufgaben macht den Prozess klarer und rationalisiert, eliminiert jede Möglichkeit von Grauzonen, wenn Mitarbeiter unsicher sind, was sie für jede Aufgabe erreichen sollen, und hilft ihnen zu bestimmen, ob sie tun oder nicht. bringt tatsächlich Ergebnisse.

4. Priorisieren Sie Dateifreigabe und Dokumentation

Dateien sind ein fester Bestandteil jedes Unternehmens. Es gibt Dokumente, die von einem Ende des Workflows zum anderen geteilt werden müssen, um einen erfolgreichen Informationsfluss sicherzustellen. Egal wie gut oder wie gut alle anderen Aspekte Ihres Workflows automatisiert sind, Sie werden Ihre Ziele immer noch verfehlen, wenn Ihr Team keine andere Wahl hat, als manuell nach den benötigten Dokumenten zu suchen.

Eines Ihrer Ziele für die Automatisierung Ihrer Workflow-Effizienz muss darin bestehen, mehr Zeit damit zu verbringen, Ihre Ziele zu erreichen, anstatt Zeit damit zu verschwenden, nach bestimmten Dokumenten zu suchen, die sonst leicht zu finden gewesen wären.

Vor diesem Hintergrund finden Sie hier Tipps, die Sie anwenden können, um eine sichere Dateifreigabe durch ein automatisiertes System zu gewährleisten:

· Wählen Sie eine File-Sharing-Software , die eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ermöglicht, um sicherzustellen, dass Passwörter und andere Sicherheitsmaßnahmen vorhanden sind, um Daten- und Identitätsdiebstahl zu vermeiden.

· Führen Sie eine regelmäßige Dateiprüfung durch, damit Sie auf dem Laufenden darüber sind, wer Zugriff auf bestimmte Dateien hat und wer derzeit die Kontrolle über Dateien hat. Der Dateiprüfungsprozess ist auch notwendig, um unerwünschte Dateien sofort aus Ihrem Cloud-System zu entfernen.

· Wählen Sie ein File-Sharing-System der Unternehmensklasse, da Systeme der Verbraucherklasse anfälliger für Lecks, Sicherheitsverletzungen und Diebstahl sind und weniger Sicherheitsmaßnahmen ergriffen werden. Ein File-Sharing-System der Unternehmensklasse ermöglicht Ihnen unter anderem mehr Sicherheitskontrollen, wie z. B. Compliance- und Sichtbarkeitskontrollen.

· Schulen und schulen Sie Ihr Team in den automatisierten File-Sharing-Methoden, da Ihre Filesharing-Software immer noch nutzlos wäre, wenn Ihr Team nicht einmal im Hinblick darauf, wie diese angemessen und zum Vorteil Ihres Unternehmens eingesetzt werden kann, auf dem Laufenden ist.

Fazit

Die oben genannten Tipps funktionieren unabhängig von der Art Ihres Unternehmens und unabhängig von der Abteilung, der Sie angehören. Wenn Sie jede Abteilung als Fragment des gesamten Puzzles betrachten, kann sich Ihr Unternehmen verbessern und produktiver werden. Workflow-Prozesse sind entscheidend, um Dinge zu erledigen, und es liegt an Ihnen, sicherzustellen, dass alle Ihre Prozesse zu einer höheren Erfolgswahrscheinlichkeit für Ihr Unternehmen beitragen. Wenn Ihre Geschäftsprozesse zu überwältigend werden, ist dies ein Startsignal für Sie, Ihren Workflow tatsächlich zu ändern und anzupassen, um ihn effizienter zu gestalten.