Die 5 besten Ideen zur Speicherung von Cloud-Informationen für Unternehmen
Veröffentlicht: 2022-01-31Sie haben also nur einen der besten Cloud-Speicheranbieter ausgewählt und die Datendateien Ihres Unternehmens in die Cloud verschoben. Aber holen Sie das Beste aus Ihrem Cloud-Faktenspeicher heraus und tun Sie alles, was Sie können, um Ihre Daten sicher und geschützt aufzubewahren?
Der beste Cloud-Speicher für Unternehmen verfügt über einige Funktionen, die Ihr Unternehmen belohnen könnten. Es ermöglicht Ihnen den Zugriff auf Ihre Dokumente von überall, was für Mitarbeiter, die ihre Arbeit von zu Hause oder unterwegs erledigen, großartig ist, und es bietet auch viele kollaborative Anwendungen, die die technologischen Schwierigkeiten der Teamarbeit berücksichtigen können.
Auch halten die meisten großen Cloud-Unternehmen Ihre Daten verschlüsselt und sicher, aber es gibt wahrscheinlich Stabilitätsrisiken für Sie und Ihre Interessenten, wenn Sie Ihren Cloud-Speicher für Backups wirklich nicht angemessen verwalten.
In diesem Artikel führen wir Sie durch fünf Möglichkeiten, wie Sie Ihre Cloud-Informationsspeichererfahrung verbessern und Ihre Dokumente sicher aufbewahren können.
1. Halten Sie sich an der Spitze der Stabilität
Die wichtigsten Anbieter von Cloud-Datenspeichern verfügen über hochmoderne und regelmäßig aktuelle Schutzvorrichtungen sowie Verschlüsselung und Firewalls, sodass Ihre Dateien in der Cloud wahrscheinlich sicherer sind, als wenn Sie sie im Inland speichern.
Es gibt auch jetzt potenzielle Gefahren, aber den meisten davon kann begegnet werden, indem man diese Schutzfunktionen effektiv versteht und nutzt und Ihre Mitarbeiter in überlegenem Online-Schutz schult.
Es ist wichtig, dass alle Benutzer starke Passwörter haben. Viele Benutzer verwenden das gleiche Passwort für alle ihre Internetkonten, was gefährlich ist – wenn eine Website, auf der ein Mitarbeiter ein privates Konto hat, gehackt wird, können die Hacker höchstwahrscheinlich auch ihre Funktionskonten erhalten.
Die Option besteht darin, die besten Passwort-Administratoren zu verwenden, die extrem sicher sind und es Käufern ermöglichen, unverwechselbare Passwörter für alle ihre Konten zu haben, ohne sie alle abrufen zu müssen.
Endbenutzer in kleinen Unternehmen der Cloud sollten auch die Zwei-Variablen-Authentifizierung verwenden, was bedeutet, dass selbst wenn ein Passwort kompromittiert wird, es eine zusätzliche Stabilitätsebene gibt, die einen Hacker daran hindern würde, in das Konto einzudringen. Als Admin müssen Sie in der Lage sein, die Einrichtung für alle Käufer verpflichtend zu machen.
Darüber hinaus sind Garantiekonto-Warnungen aktiviert. Dies deutet darauf hin, dass Sie benachrichtigt werden, wenn es eine Aktion wie Indication-Ins von einem neuen Computer gibt. Meistens sind diese Warnungen kein Grund zur Sorge, aber sie helfen Ihnen, schnell zu handeln, falls jemand unbefugt versucht, auf Ihre Daten zuzugreifen.
2. Machen Sie das Beste aus der Synchronisierung
Ein enormer Vorteil des Cloud-Speichers ist die schnelle Synchronisierung Ihrer Informationen und Ordner. Mit den effektivsten File-Sharing-Unternehmen, die von Cloud-Datenspeicherungsunternehmen bereitgestellt werden, kann Ihre gesamte Belegschaft auf die aktuellsten Dateien zugreifen, wo immer sie sich befinden, was besonders hilfreich ist, wenn immer mehr Männer und Frauen von zu Hause aus arbeiten .
Wenn Sie kein Fan der standardmäßigen browserbasierten Cloud-Speicherschnittstellen sind, dann ist ein praktisches Merkmal, das von vielen Anbietern bereitgestellt wird, die Möglichkeit, Ihre Cloud-Ordner in die Dateistruktur Ihres Betriebssystems zu integrieren, z. B. die Windows-Datei Explorer oder den Mac Finder.
Sobald Sie eine wichtige Anwendung heruntergeladen haben, werden Ihre in der Cloud gespeicherten Dateien als Ordner auf Ihrem PC angezeigt, und solange Sie eine Online-Beziehung haben, sollte die Synchronisierung computergestützt und nahtlos erfolgen. Wenn Sie viele Dokumente haben, die nicht regelmäßig synchronisiert werden – zum Beispiel ein Archiv früherer, nicht oft abgerufener Informationen –, dann lohnt es sich zu prüfen, ob Ihr Speicherunternehmen eine Option hat, diese Dokumente „kalt“ weiterzuverkaufen.
Dies ist der Fall, wenn Dokumente auf weniger leistungsfähigen Komponenten wie Band gespeichert werden und nicht live synchronisiert werden, sodass sie manuell abgerufen werden müssen, um darauf zuzugreifen. Der Vorteil ist, dass es eine Menge Geld sparen kann. Google und Microsoft Azure sind zwei Plattformen, die Ihnen Cold Storage anbieten.
3. Haltefaktoren angeordnet
Der Cloud-Informationsspeicher ermöglicht es Ihnen, Ihre Informationen in einer einfachen Ordnerstruktur zu sortieren, wie Sie es bei einem klassischen harten Push tun würden. Wenn Sie Daten mit Ihrem Team teilen möchten, ist es wichtig, ein klar geplantes Framework zu haben und Richtlinien für zuverlässige Dateibenennung zu erstellen, damit jeder die Informationen finden kann, die er benötigt.
Tun Sie dies von Anfang an, anstatt nach und nach zu sortieren, oder Sie werden unweigerlich mit einem nicht navigierbaren Durcheinander enden. Eine sehr gute Ordnerstruktur ist auch für die Sicherheit wichtig, vor allem, weil sie Ihnen hilft, Berechtigungen zu regeln. Wenn Sie beispielsweise einen Ordner eingerichtet und den Zugriff auf Organisationsleiter beschränkt haben, werden alle darin abgelegten Dateien vertraulich behandelt. Dies ist viel einfacher, als Dateiberechtigungen für jede einzelne Personendatei zu vergeben.
Neben einer Standardordnertechnik sollten Sie sich darüber im Klaren sein, mit welchen weiteren organisatorischen Ressourcen Ihr Cloud-Speicher ausgestattet ist. Diese ändern sich von einem einzigen Dienstanbieter zu einem weiteren, aber zum Beispiel ist eine besonders nützliche Software, die in Google Travel zu finden ist, die Sie möglicherweise nicht kennen, die Fähigkeit, eine Verknüpfung zu einer Datei in einem anderen Ordner zu integrieren.
Wählen Sie dazu die Datei aus und drücken Sie Umschalt+Z. Sie können sich dann für einen zweiten Ordner entscheiden, in dem Sie eine Verknüpfung platzieren möchten. Für Bearbeitungszwecke ist dies genau dieselbe Datei, anstatt zwei unabhängige Kopien zu bleiben. Dies ist hilfreich, wenn eine Akte für weit mehr als eine einzelne Gruppe oder ein einzelnes Unternehmen gilt.
4. Arbeiten Sie mit lebendigem Papierkram zusammen
Bei Datendateien, die auf lokalen Laufwerken gespeichert sind, hätten Sie versuchen können, dass mehr als ein Mitarbeiter die gleiche Datei öffnet, nur um die Leistung der anderen zu überschreiben. Aber mit der Cloud-Datenspeicherung können Dokumente gleichzeitig aufgerufen und bearbeitet werden, was viele Aufgaben tendenziell erheblich erleichtert.
Wenn Sie beispielsweise eine auf Google Sheets gehostete Kontentabelle haben, kann jeder Mitarbeiter Ihrer Konten gleichzeitig Einzelheiten zu den Konten, mit denen er arbeitet, über separate Gadgets hinzufügen. Sie müssen sich auch keine Gedanken darüber machen, das Blatt zu schließen, damit eine andere Person einen Schalter darauf zugreifen kann!
Auch die Überwachung von Modifikationen ist recht unkompliziert. Wenn der Leiter der Buchhaltung der Meinung ist, dass eine Sorte im Blatt falsch ist, kann er den Bearbeitungsdatensatz der entsprechenden Zelle sehen und herausfinden, wer ihn wann eingegeben hat, was helfen wird, herauszufinden, wie der Fehler verursacht wurde. Auch wenn dieser einzigartige Aspekt nur für Google Push gilt, haben andere Cloud-Collaboration-Unternehmen ihre ganz eigenen Edit-Record-Merkmale.
Sie könnten dennoch nervös sein, wie, wenn mehrere Käufer die Arbeit an einer Datei erledigen, nur ein Benutzer versehentlich die Arbeit eines anderen löschen könnte. Viele Cloud-Expertendienste bieten jedoch Versionierung – die Möglichkeit, mit wenigen Klicks zu einem früheren Modell des Dokuments zurückzukehren. Dies ist unglaublich nützlich, wenn sich Drähte kreuzen und Sie Änderungen rückgängig machen möchten, die ein Mitarbeiter durch Fehleinschätzung vorgenommen hat.
5. Verwenden Sie Integrationen
Andere Anwendungen, die Sie in Ihrem Unternehmen verwenden, können in Ihren Cloud-Informationsspeicherdienstanbieter integriert werden, was eine reibungslose Kommunikation zwischen den Verfahren ermöglicht.
In diesem Fall können Sie die Chat-App Slack für die Interaktion mit den Mitarbeitern verwenden. Es kann in eine Reihe von Cloud-Unternehmen integriert werden, darunter Google Travel und Dropbox. Dies bedeutet, dass Sie nach Ihren Dateien suchen können, ohne die Slack-Anwendung verlassen zu müssen, Cloud-Dateien in nur Chats freigeben oder sogar eine automatische Nachricht veröffentlichen lassen, wenn Änderungen an einem Ordner vorgenommen werden.
Ein weiteres Beispiel ist HelloSign, mit dem Kunden schnell und einfach Dokumente anzeigen können. Mit dieser Integration in Dropbox oder Google Drive können Sie mit nur wenigen Klicks Dokumente in Ihrem Speicher anzeigen.
Dropbox lässt sich besonders gut in Salesforce integrieren, die Verwaltungsmethode für Kundenpartnerschaften, die von zahlreichen Organisationen verwendet wird. Sie können es so einrichten, dass Informationen aus Dropbox direkt in Ihre Salesforce-Daten übertragen werden, was Ihren Arbeitsablauf vereinfachen kann und bedeutet, dass Sie überall Zugriff auf Verkaufsdokumente haben.
Dies sind nur einige Beispiele für die zahlreichen Integrationen einiger Cloud-Anbieter. Um jedoch weiterhin ein sauberes und wirtschaftliches Verfahren zu gewährleisten und potenzielle Sicherheitsrisiken zu verringern, müssen Sie daran denken, regelmäßig zu überprüfen, welche Apps Zugriff auf Ihren Cloud-Datenspeicher haben, und alle löschen, die Sie nicht mehr verwenden .
Zusammenfassung
Wenn Sie sich an diese Tipps halten, können Sie sicher sein, dass Ihre Dateien in der Cloud sicher und geschützt sind und viele Faktoren Ihres Arbeitsalltags deutlich reibungsloser ablaufen, dank der Vorteile der Cloud-Datenspeicherung .
Ein weiterer Blick auf den Cloud-Speicher
Sehen Sie sich unbedingt unser Tutorial zum besten Cloud-Speicher für Unternehmen an und entdecken Sie weitaus praktischere Strategien in Bezug auf Cloud-Speicher in unserem Aspekt, wie Sie die Preise für Cloud-Speicher senken können. Wir haben auch Dropbox Small Business, den Unternehmenssupport der Plattform, überprüft.