5 Tipps zur Auswahl der besten Projektmanagement-Software für Ihr Unternehmen

Projekte zu haben ist keine große Sache, aber alles effizient zu verwalten ist es. Und wenn Sie jemals das Gefühl haben, dass Ihnen dieser Bereich irgendwie fehlt, ist dieser Leitfaden für Sie bestimmt! Denken Sie so! Sie haben eine Fülle von Projekten, sagen wir 11, in Ihrem Bucket. Kein Wunder, dass Sie hart arbeiten, um die Projekte abzuschließen, aber Sie können nicht alle gleichzeitig verwalten, da ihre Berichtsdaten oder andere Fristen kollidieren. Wie werden Sie dann zurechtkommen? Hier kommt die Projektmanagement-Software als Rettung. Zweifellos sind Ihre Projektpläne perfekt, auch die Ausführung stimmt absolut überein, aber ohne die richtige Projektmanagement-Software, die nicht nur am besten ist, sondern auch zu Ihren Unternehmensanforderungen passt, ist dies für eine erfolgreiche Projektabwicklung erforderlich. Und warum nicht?

Benutzerfreundliche Schnittstellen

Es ist die Projektmanagement-Software, die Teams hilft, die geleistete Arbeit effizient zu verwalten, egal wo oder wie sie arbeiten. In den letzten Jahren sind jedoch mehrere Projektmanagement-Softwarelösungen explodiert. Für diejenigen, die es nicht wissen, umfassen Projektmanagement-Tools Benutzeroberflächen, die entwickelt wurden, um die Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern zu verbessern, und bieten eine Vielzahl von Berichtsfunktionen, um alle auf dem Laufenden zu halten. Das ist groß genug! Hinterlässt aber auch eine ganz entscheidende Frage: „Welche Software ist die richtige für mich oder mein Unternehmen?“ Ihre Wahl wirkt sich darauf aus, wie Sie Ihre Arbeit verwalten, wie Ihr Team zusammenarbeitet und wie Ihre Arbeit entworfen und genehmigt wird. Nun, keine Panik! Die folgenden Punkte helfen Ihnen dabei. Aber vorher wollen wir zuerst verstehen, worum es bei Software geht.

Was ist Projektmanagement-Software?

Projektmanagement-Software ist ein Tool, das es Teams ermöglicht, Projekte vom Ursprung bis zum Abschluss voranzutreiben, einschließlich Budgetierung, Planung, Verwaltung von Aufgaben, Zuweisung von Ressourcen, Verfolgung und Berichterstattung des Fortschritts und vieler anderer Funktionen. Unternehmen verwenden Projektmanagement-Tools, um Projekte abzuschließen und das Erreichen von Zielen effektiver und effizienter zu erleichtern. Die beste Projektmanagement-Software, vollgepackt mit Tools, befähigt das Team zur Zusammenarbeit und hilft ihnen, die für die Lieferung erforderlichen Arbeiten zu organisieren, zu koordinieren und zu verfolgen ein erfolgreiches Projekt von Anfang bis Ende.

5 Punkte, die bei der Auswahl der besten Projektmanagement-Software zu berücksichtigen sind

1. Einfach zu bedienen (nicht zeitaufwändig zu bearbeiten)

Zunächst müssen Sie sicherstellen, dass die Software, in die Sie investieren, einfach zu verstehen und zu verwenden ist! Ganz zu schweigen davon, dass viele der Projektmanagement-Tools sehr kompliziert sind und die Benutzer mehrere Tage Schulung benötigen, um daran zu arbeiten. Das beste Produkt ist das einzige, an dem Sie unkompliziert arbeiten können und das auch zu Ihrem Unternehmen passt. Viele Tools bieten kostenlose Testversionen an, damit Sie sehen können, ob es das Beste für Sie ist, bevor Sie sich zum Kauf verpflichten.

2. Erleichtert die Verwaltung von Aufgaben

Es ist eine wichtige Funktion, mit der Sie nicht nur alle Aufgaben auflisten, sondern auch Teammitglieder zuweisen können. Auf diese Weise können Sie sich auf die höchsten Vorlieben konzentrieren und Fristen festlegen, sodass jeder leicht weiß, was von wem erledigt werden muss. Einige Projektmanagement-Tools ermöglichen es Ihnen, Aufgaben ordentlich aufzuteilen. Zum Beispiel nach Ressource, To-do, Fertigstellungstag, Kategorien usw., damit Sie Informationen schnell finden und organisieren können. Um sicherzustellen, dass Aufgaben pünktlich erledigt werden, gibt es in den meisten Tools eine Funktion, um das zuständige Teammitglied zu benachrichtigen, wenn eine Deadline naht.

3. Effektive Teamkommunikation

Effektive Kommunikation ist der Schlüssel, um die Zusammenarbeit zu beschleunigen und sicherzustellen, dass Aufgaben fachmännisch erledigt werden. Da immer mehr Menschen aus der Ferne arbeiten oder auf Büros an verschiedenen Standorten verteilt sind, insbesondere in der Pandemiezeit, wird die Notwendigkeit einer optimierten Kommunikation immer wichtiger. Mit dem Tool kommunizieren also alle Teammitglieder schnell und in Echtzeit miteinander, ohne einen Stapel E-Mails sortieren zu müssen. Außerdem können andere Teammitglieder, um schnell auf den neuesten Stand zu kommen, einen Thread durchsehen, anstatt jemanden durch Ordner mit alten E-Mails graben zu lassen. Dies trägt zweifellos dazu bei, die Zusammenarbeit und den Übergang zu erleichtern.

4. Visuelle Dashboards

Entweder mit Grafiken, Diagrammen, visuellen Metriken oder Key Performance Indicators (KPIs) hilft Dashboard dabei, alle über den Projektstatus auf dem Laufenden zu halten, und bietet eine allgemeine Ansicht des Projektstatus mit einem Team. Diese grafischen Berichte liefern den Projektstatus auch Stakeholdern und Sponsoren, die die in einem schriftlichen Bericht präsentierten Details möglicherweise nicht einsehen möchten.

5. Benutzeroberfläche

Es ist kein Geheimnis, dass eine schlechte, überladene Benutzeroberfläche es Ihrem Team erschweren kann, das zu finden, was es braucht, und auch die Produktivität Ihres Teams beeinträchtigen kann. Eine klare, einfache und professionelle Benutzeroberfläche macht nicht nur die Benutzererfahrung angenehmer, sondern hilft auch den Teammitgliedern, sich für die Verwendung der Software zu begeistern. Außerdem ist eine gut gestaltete Online-Oberfläche auch wichtig, wenn Sie die kundenorientierte Komponente des Verwaltungstools verwenden, insbesondere für die Kundenkommunikation. Ein professionelles und zeitgemäßes Design verbessert das Image Ihrer Unternehmensmarke. Viele Softwareprogramme bieten sogar eine einzigartige visuelle Benutzeroberfläche, die an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden kann, sodass Sie Informationen übersichtlicher und einfacher zu verwalten machen. Und vergessen Sie nicht, das ist der eigentliche Zweck einer Projektmanagement-Software!

Warum ist Ayoa die beste Projektmanagement-Software?

Nachdem ich einige der Projekte verwendet hatte, fand ich Ayoa am besten. Es verfügt über alle Tools, die Sie benötigen, um die Verwaltung aller Aspekte Ihrer Projekte zu vereinfachen. Außerdem hilft es Ihnen von Anfang bis Ende, alle Faktoren wie Führung, Motivation, Organisation, Produktivität und mehr zu erreichen, indem es Ihnen einen dedizierten Ort bietet, an dem Sie Ideen sammeln, Teammitgliedern Aufgaben zuweisen, Fristen festlegen und den Fortschritt für mehrere Projekte verfolgen können.

Einige der Funktionen, die mir am besten gefallen, sind:

• Einfaches Team-Onboarding
• Eine Plattform für jedes Projekt
• Machen Sie Projekte kollaborativer
• Sofortige Updates zum Aufgabenfortschritt
• Produktive Teamkommunikation
• Unterschiedliche Ansichten für unterschiedliche Projekte

Am wichtigsten ist, dass Sie jederzeit kostenlos damit beginnen können, daran zu arbeiten. Also, worauf wartest Du? Steig ein!