8 Tipps zum Schreiben einer effektiven und überzeugenden E-Mail

Mussten Sie sich jemals aufregen, um eine E-Mail zu senden? Denn gleich.

Das Versenden einer E-Mail hat etwas Monumentales, das Sie mit anderen Kommunikationsformen nicht immer erhalten. Und wenn Sie kein englischer Muttersprachler sind, kann diese Aufgabe noch entmutigender erscheinen.

Dieser Artikel enthält einige hilfreiche Tipps, mit denen Sie die Gesamtqualität Ihrer E-Mails unabhängig von Ihrer Perspektive verbessern können. Sobald Sie diese einfachen Strategien auf Ihr Schreiben angewendet haben, sollten Sie in der Lage sein, E-Mails sicher an jeden zu senden und diese Angst nach dem Versenden loszuwerden.

Lass uns anfangen.

1. Haben Sie eine überzeugende Betreffzeile.

Betreffzeilen können den Erfolg Ihrer E-Mail bestimmen oder beeinträchtigen. Es ist oft der entscheidende Faktor, ob jemand Ihre E-Mail öffnet.

Leider haben viele Leute mit diesem Teil zu kämpfen.

Schauen Sie sich dieses Beispiel an:

Diese spezielle Betreffzeile (übrigens ein Beispiel aus dem wirklichen Leben) ist vage, indirekt und sagt mir überhaupt nicht, worum es in der E-Mail gehen wird.

Das Ergebnis? Ich könnte es löschen oder ganz ignorieren.

Hier ist eine bessere Option:

Es ist beschreibend, spezifisch und sagt mir, dass dies eine Einführung ist.

Betreffzeilen sind besonders wichtig, wenn Sie jemanden zum ersten Mal kontaktieren. Der Empfänger weiß nicht, wer Sie sind, und kann Sie nur anhand Ihrer Betreffzeile beurteilen.

Selbst wenn Sie E-Mails intern in Ihrem Unternehmen versenden, lohnt es sich dennoch, eine gute Betreffzeile zu schreiben, damit Ihr Empfänger eine Vorstellung davon hat, was ihn erwartet. Wie jede vielbeschäftigte Person erhalten Ihre Teamkollegen jeden Tag eine Menge E-Mails und würden den zusätzlichen Aufwand einer aussagekräftigen Betreffzeile sicherlich zu schätzen wissen.

Also, wie schreibt man eine gute Betreffzeile?

Seien Sie klar, direkt und beschreiben Sie den Inhalt Ihrer E-Mail. Scheuen Sie sich nicht, die ganze Betreffzeile aufzugreifen. Hier sind einige gute Beispiele für Betreffzeilen:

• [Aktion erforderlich] Monatliches Marketing-Meeting
• Zu Ihrer Information/Information
• Anfrage für [hier einfügen]
• [Erinnerung] Umfrage zum Ausfüllen | Dauert 2 Minuten
• [Name] hat vorgeschlagen, dass ich mich an Sie wende
• Ich werde nächsten Dienstag in der Stadt sein – sind Sie verfügbar?

Wenn Sie eine Werbe-E-Mail senden, vermeiden Sie irreführende Betreffzeilen wie:

• BETREFFEND:
• FWD:
• Dringend
• Bestellbestätigung
• Kontostatus

Es besteht keine Notwendigkeit, auf hinterhältige Tricks oder Clickbait-Titel zurückzugreifen, nur um eine Öffnung herbeizuführen. Laut einer Lackmus-Umfrage aus dem Jahr 2019 fühlen sich die Empfänger betrogen und ausgetrickst. Sie verlieren das Vertrauen und landen möglicherweise in ihrer Junk-Mail.

Sie möchten mit Ihrer E-Mail positive Gefühle verbinden, nicht Wut und Enttäuschung.

2. Beginnen Sie mit einer angemessenen Begrüßung.

Um die E-Mail zu starten, sollten Sie mit einer angemessenen Begrüßung beginnen. Die Begrüßung besteht aus zwei Bestandteilen: der Anrede und dem Eröffnungssatz.

Die passende Anrede hängt tatsächlich von der Situation ab. Wenn Sie eine formelle E-Mail an eine Bank oder eine staatliche Institution schreiben, ist es besser, mit „Sehr geehrte(r) [X]“ zu beginnen.

Wenn Sie eine E-Mail an jemanden senden, den Sie kennen, oder in einer ungezwungenen Umgebung arbeiten, ist es völlig in Ordnung, ein „Hallo [Name]“ oder „Hallo [Name]“ zu verwenden.

Es gibt auch „To Whom It May Concern“, wenn Sie eine E-Mail an eine Gruppen-E-Mail senden und nicht sicher sind, wer sie lesen wird.

Eine Sache, die Sie vermeiden sollten, ist die Verwendung von geschlechtsspezifischen und nicht inklusiven Begriffen wie „Hallo Leute“ und „Herr/Frau/Frau“. in deiner Anrede.

Um Ihnen zu helfen, finden Sie hier eine Liste mit Anreden, die Sie in Ihren E-Mails öffnen können:

• Sehr geehrte/r [Vorname]
• [Name]
• Guten Morgen Nachmittag
• Hallo Team
• Hey
• Hi

3. Haben Sie einen starken Blickfang.

Sobald Sie die Anrede aus dem Weg geräumt haben, ist es Zeit, mit Ihrer E-Mail zu beginnen.

Während die Betreffzeile darüber entscheidet, ob Ihre E-Mail geöffnet wird, bestimmt Ihr Eröffnungssatz, ob Ihre E-Mail bis zum Ende gelesen wird.

Wenn es sich um eine Einführung handelt, können Sie mit etwas beginnen, von dem Sie wissen, dass es Ihren Empfänger interessieren wird. Sie können dies durch ein wenig Recherche auf ihren Social-Media-Profilen herausfinden. Vielleicht haben sie etwas Interessantes getwittert oder kürzlich etwas auf LinkedIn gepostet, auf das Sie sich beziehen können.

Dies wird Ihnen helfen, eine Beziehung aufzubauen und zu zeigen, dass Sie keine allgemeine E-Mail an mehrere Personen senden.

Dies ist natürlich nicht erforderlich, wenn Sie einem Kollegen oder einer Ihnen bekannten Person eine E-Mail senden, aber es ist dennoch wichtig, eine Art Kontext herzustellen, damit sie wissen, was passiert.

Beginnen Sie mit einem Kollegen mit dem „Warum“.

Niemand hat die Zeit (und Geduld), zu erraten, worum es in einer E-Mail geht. Je früher Sie das „Warum“ beantworten, desto schneller werden Sie ihre Aufmerksamkeit erregen.

Kurzer Tipp: Wenn Sie Verkaufs-E-Mails versenden und Inspiration brauchen, was genau Sie sagen sollen, werfen Sie einen Blick auf die kostenlosen E-Mail-Vorlagen von HubSpot . Mit diesem Tool können Sie auf eine Bibliothek mit integrierten Vorlagen zugreifen, die für jede Phase der Customer Journey entwickelt wurden.

4. Halten Sie Ihre Nachricht kurz und prägnant.

Laut Statista versenden und empfangen wir weltweit täglich rund 319 Milliarden E-Mails.

Diese Statistik macht eines ganz deutlich: Wir verbringen viel Zeit damit, E-Mails zu lesen. Aus diesem Grund scannen viele Menschen einfach E-Mails, um die Essenz der Nachricht zu erhalten, und fahren mit der nächsten fort.

Vor diesem Hintergrund möchten Sie Ihre E-Mails auf Lesbarkeit und Scanbarkeit optimieren. Das sieht so aus:

• Absätze kurz halten.
• Stichpunkte hinzufügen.
• Verwenden Sie visuelle Elemente, um den Text aufzubrechen.

Auch wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie ihnen alles in einer E-Mail mitteilen müssen, tun Sie es nicht.

Niemand wartet sehnsüchtig darauf, dass ein dreiseitiger Aufsatz in seinem Posteingang ankommt. Stellen Sie sich das so vor: Was ist das Wichtigste aus Ihrer E-Mail und gibt es eine bestimmte Aktion, die Ihr Empfänger ausführen soll?

Verfassen Sie von dort aus Ihre E-Mail und stellen Sie beim erneuten Lesen sicher, dass jede Zeile, die Sie hinzufügen, Ihnen hilft, dieses Ziel zu erreichen. Wenn dies nicht der Fall ist, entfernen Sie es.

Wenn Sie viele Informationen in eine E-Mail aufnehmen müssen, ist es wahrscheinlich besser, stattdessen einen Telefonanruf oder ein Treffen vorzuschlagen. Sie können dieses kostenlose Meeting-Tool verwenden, um Ihre Meetings schneller zu planen und das Hin- und Her-E-Mails zu vermeiden.

5. Seien Sie konsistent mit Ihrer Schriftart.

Wenn ich eine solche E-Mail erhalte, lösche ich sie sofort oder gehe davon aus, dass es sich um einen Betrug handelt.

E-Mails können Spaß machen. Sie können Bilder, GIFs und Farben hinzufügen. Es gibt jedoch eine Möglichkeit, dies nicht zu stören oder abzulenken.

Dies ist ein Beispiel dafür, was Sie nicht tun sollten. In der E-Mail werden mehrere Schriftarten verwendet, unterschiedliche Schriftgrößen und unterschiedliche Farben. Infolgedessen weiß das Auge nicht, wohin es gehen soll, und es ist ein bisschen überwältigend.

Außerdem geht die Botschaft verloren, da Ihr Empfänger von all diesen Elementen, die um seine Aufmerksamkeit kämpfen, zu sehr abgelenkt wird.

Als Faustregel gilt also: Bleib bei einer Schriftart. Wenn Sie einen zweiten verwenden möchten, verwenden Sie ihn sparsam. Befolgen Sie die gleiche Regel für die Farbe.

Wenn Sie eine nicht englische Tastatur verwenden, werden Ihre Schriftarten möglicherweise nicht richtig auf dem Gerät der anderen Person angezeigt. Verwenden Sie stattdessen websichere E-Mail-Schriftarten wie:

• Arial
• Kurier
• Georgia
• Helvetica
• Lucida Sans
• Tahoma
• Times New Roman
• Trebuchet MS
• Verdana

Tatsächlich ist dies die genaue Liste, die Google Mail gibt:

Dadurch wird sichergestellt, dass Ihr Empfänger Ihre Nachricht unabhängig von Gerät oder Betriebssystem in einer normalen Schriftart erhält.

6. Schreiben Sie einen einfachen Abschluss.

Sobald Sie mit dem Inhalt Ihrer E-Mail fertig sind, ist es an der Zeit, sie zu schließen.

Sie müssen es nicht extravagant machen – halten Sie einfach Ihren Abschluss einfach und unkompliziert.

Also nichts dergleichen:

Halten Sie sich stattdessen an die sicheren, bewährten Schlusslinien und Sie sollten gut sein.

Sie können aus einigen der gängigsten Schlusszeilen unten wählen:

• Aufrichtig
• Mit freundlichen Grüßen
• Am besten
• Herzliche Grüße
• Lieber Gruss
• Mit freundlichen Grüßen
• Freundliche Wünsche
• Vielen Dank
• Aufpassen

7. Planen Sie Ihre E-Mails.

Eine Umfrage von Sleep Advisor aus dem Jahr 2020 ergab, dass rund 54 % der Amerikaner ihre Arbeits-E-Mails unmittelbar nach oder innerhalb einer Stunde nach dem Aufwachen abrufen.

Eine weitere Studie von Lackmus zum Stand des E-Mail-Engagements in den Vereinigten Staaten im Jahr 2021 unterstützt dies. Es zeigt, dass die beliebteste Zeit zum Lesen von E-Mails der Morgen ist. Die Öffnungsraten beginnen um 6:00 Uhr morgens, erreichen jedoch normalerweise zwischen 9:00 Uhr und 12:00 Uhr Ortszeit ihren Höhepunkt.

Angesichts dieser Informationen können Sie eine von zwei Strategien verfolgen: Senden Sie Ihre E-Mail morgens, wenn Sie wissen, dass sie scrollen, oder warten Sie auf eine weniger geschäftige Zeit.

Einerseits besteht die Gefahr, dass Ihre E-Mail verschüttet wird, wenn Sie sie morgens versenden. Wenn Sie jedoch auf einen späteren Zeitpunkt warten, wird Ihre E-Mail möglicherweise nie geöffnet.

Es braucht Versuch und Irrtum, um herauszufinden, was beim E-Mail-Versand mit Ihrem Team am besten funktioniert.

Wenn Sie jemandem in einem anderen Staat oder Land eine E-Mail schreiben, müssen Sie auch Zeitzonen berücksichtigen. Mittag für Sie kann 19 Uhr für jemand anderen sein. Denken Sie daher daran, wer Ihr Empfänger ist und wann er am empfänglichsten für Ihre E-Mail wäre.

Pro-Tipp: Sie können unser kostenloses E-Mail-Planungstool verwenden, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mails zur richtigen Zeit gesendet werden.

8. Führen Sie eine abschließende Rechtschreib- und Grammatikprüfung durch.

Sie haben es fast geschafft – vermasseln Sie nicht das letzte Stück.

Stellen Sie sich vor, Sie verbringen Zeit damit, eine perfekte Nachricht zu verfassen, nur um dann ignoriert zu werden, weil die E-Mail voller Rechtschreib- und Grammatikfehler ist.

So vermeiden Sie dies: Nachdem Sie Ihre E-Mail fertig geschrieben haben, kopieren Sie sie und fügen Sie sie in Microsoft Word oder Google Docs ein, um sie einer schnellen Grammatik-, Formulierungs- und Rechtschreibprüfung zu unterziehen.

Alternativ können Sie auch kostenlose Checker wie Grammarly verwenden, um den Prozess während des Entwurfs zu automatisieren.

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Lesen Sie die Nachricht außerdem laut vor, um sicherzustellen, dass die Sätze nicht zu lang sind, klobig oder roboterhaft klingen. Ihre E-Mail-Kopie soll menschlich klingen.

All diese Tipps helfen dem Leser, sich auf Ihre Nachricht zu konzentrieren, nicht auf die anderen Elemente Ihrer E-Mail.

E-Mail-Schreibtipps für internationale Teams

Die meisten Leute werden Ihnen das nicht sagen, aber das Verfassen einer guten E-Mail beginnt, noch bevor Sie ein einziges Wort geschrieben haben. Es beginnt mit Ihrer Denkweise.

Wenn Sie in der richtigen Verfassung sind, können Sie effektive E-Mails schreiben, die kommunizieren und überzeugen.

Klingt logisch … aber wie kommt man in die „richtige Stimmung“? Nun, es gibt zwei Möglichkeiten: Versetzen Sie sich in die Lage des Empfängers und schreiben Sie so, wie Sie sprechen.

Mehr dazu weiter unten.

Stellen Sie sich vor, Sie erhalten die E-Mail, die Sie schreiben.

Haben Sie jemals eine E-Mail erhalten, die so zusammenhangslos war, dass Sie sie nicht einmal zu Ende lesen, geschweige denn antworten konnten? Oder einen völlig irrelevanten Vorschlag enthalten?

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Ahrefs ist ein SEO-Tool, aber sie haben eine E-Mail von einem Fischereiunternehmen erhalten.

Eines der größten Probleme beim Schreiben von E-Mails ist die fehlende Empathie für den Empfänger. Stellen Sie sich diese Fragen:

• Warum schreibe ich dieser Person eine E-Mail?
• Ist dies der richtige Ansprechpartner, wenn man bedenkt, was ich erreichen möchte?
• Ist meine Botschaft klar und auf den Punkt?
• Sollte das besser in einem Meeting besprochen werden?
• Hilft oder schadet jede Zeile meinem Ziel?

Dies ist besonders wichtig, wenn Sie jemandem eine neue E-Mail senden, aber immer noch wertvoll, wenn Sie einen Kollegen kontaktieren.

Schreiben Sie, wie Sie sprechen.

Wenn Sie kein englischer Muttersprachler sind, ist es normal, dass Sie beim Schreiben Ihrer E-Mails förmlicher sein sollten.

Dies führt jedoch dazu, dass E-Mails zu förmlich sind und unangenehm oder steif wirken. Zum Beispiel:

Englische Muttersprachler schreiben informeller – ihr Schreiben klingt, als würde eine Person mit einer anderen sprechen.

Hier ist ein schneller Grammatiktipp, der Ihnen immer dabei helfen wird, einheimischer zu klingen: Schreiben Sie im Aktiv und vermeiden Sie das Passiv .

Eine „aktive Stimme“ zeigt an, dass ein Subjekt die Aktion des Verbs ausführt, z. B.: „Marilyn hat den Brief abgeschickt.“

Im Gegensatz dazu zeigt das „Passiv“, dass das Verb vom Subjekt beeinflusst wird, z. B.: „Der Brief wurde von Marilyn abgeschickt.“

Anstatt zu schreiben „wir würden uns sehr über Ihr Feedback freuen“, versuchen Sie es mit „ich würde mich über Ihr Feedback freuen“. Statt „Ihre Anfrage ist eingegangen“ zu schreiben, versuchen Sie es mit „Ich habe Ihre Anfrage erhalten“.

Beachten Sie, wie das Schreiben mit aktiver Stimme menschlicher klingt.

Das Schreiben einer E-Mail sollte nicht entmutigend sein. Mit diesen einfachen Tipps stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail jedes Mal effektiv ist.

Anmerkung des Herausgebers: Dieser Beitrag wurde ursprünglich im Juli 2018 veröffentlicht und aus Gründen der Vollständigkeit aktualisiert.