Ein Leitfaden für Anfänger zu Datenflussdiagrammen

Fragen Sie jeden Profisportler oder Geschäftsführer, wie er erfolgreich geworden ist, und er wird Ihnen sagen, dass er einen Prozess gemeistert hat. Indem sie herausfanden, welche Gewohnheiten zum Erfolg führten und welche nicht, verbesserten sie ihre Effizienz und Produktivität.

Aber die Implementierung eines Prozesses in einem Unternehmen, einer Abteilung oder sogar einem Team ist eine ganz andere Aufgabe als die Verfeinerung Ihres persönlichen Prozesses. Wie können Sie bei so vielen beweglichen Teilen jeden Aspekt Ihres Geschäftsprozesses verfolgen und verfeinern?

Datenflussdiagramme bieten Unternehmen eine einfache und effiziente Möglichkeit, neue Prozesse oder Systeme zu verstehen, zu perfektionieren und zu implementieren. Es handelt sich um visuelle Darstellungen Ihres Systems, die das Verständnis und die Bereinigung erleichtern.

Bevor wir näher darauf eingehen, wie Datenflussdiagramme dabei helfen können, Ihre Geschäftssysteme oder -prozesse zu verfeinern, schauen wir uns an, worum es genau geht.

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DFDs erfreuten sich in den 1970er-Jahren großer Beliebtheit und erfreuen sich aufgrund ihrer einfachen Verständlichkeit weiterhin großer Beliebtheit.

Es gibt zwei Arten von DFDs – logische und physische. Logische Diagramme zeigen den theoretischen Prozess der Informationsübertragung durch ein System, z. B. woher die Daten kommen, wohin sie gehen, wie sie sich ändern und wo sie enden.

Physikalische Diagramme zeigen Ihnen den praktischen Prozess der Informationsübertragung durch ein System. Es kann zeigen, wie die spezifische Software, Hardware, Dateien, Mitarbeiter und Kunden Ihres Systems den Informationsfluss beeinflussen.

Sie können diesen Informationsfluss entweder mithilfe logischer oder physischer Diagramme beschreiben. Sie können sie auch in Verbindung verwenden, um einen Prozess oder ein System auf einer detaillierteren Ebene zu verstehen.

Die Vorteile von Datenflussdiagrammen

DFDs sind visuelle Darstellungen, die fast jedem helfen können, die Logik und Funktionen eines Systems oder Prozesses zu verstehen. Sie sind nicht nur zugänglich, sondern sorgen auch für die dringend benötigte Klarheit und verbessern die Produktivität. Hier ist wie.

Barrierefreiheit

Da visuelle Informationen leichter zu verstehen sind, erklären DFDs komplexe Konzepte in der Regel besser als Textblöcke.

Auch visuelle Darstellungen der Funktionsweise eines Prozesses können die Aufmerksamkeit der Menschen länger fesseln und so die Informationen leichter behalten.

Klarheit

DFDs klären die Systeme und Prozesse, die Ihr Team benötigt, um optimale Arbeit zu leisten. Ganz gleich, ob Sie ein neues unternehmensweites System implementieren oder den bestehenden Prozess einer Abteilung verfeinern, ein DFD bringt Sie und Ihr Team auf den gleichen Stand.

Durch die Erstellung von DFDs erhalten Sie auch Klarheit über den Geschäftsbetrieb. Ein klareres Verständnis ermöglicht es Ihnen, Ihre Geschäftsprozesse reibungsloser zu verfeinern und zu verfolgen.

Produktivität

Die mit DFDs geschaffene Zugänglichkeit und Klarheit lässt weniger Spielraum für Fehler. Ihr Team wird Systeme und Prozesse besser beherrschen, weil es sie versteht.

Ein besseres Verständnis – gepaart mit einem wiederholbaren Prozess – wird wahrscheinlich die Effektivität und Produktivität des Teams steigern.

Auf einer breiteren Ebene können DFDs Ihnen dabei helfen, Ihre Geschäftsabläufe zu optimieren. Wenn Sie Ihre Prozesse abbilden, erhalten Sie Erkenntnisse darüber, was funktioniert und was nicht.

Diese Erkenntnisse tragen dazu bei, die Produktivität von Ihnen und Ihrem Team zu steigern. Als Bonus können Sie alle Best Practices abteilungsübergreifend teilen.

Symbole für Datenflussdiagramme

Bevor Sie ein DFD verwenden, müssen Sie die zu seiner Beschreibung verwendeten Symbole kennen.

Datenflussdiagrammsymbole sind standardisierte Notationen wie Rechtecke, Kreise, Pfeile und Kurztextbeschriftungen. Diese Symbole stellen die Datenflussrichtung, Eingaben, Ausgaben, Speicherpunkte und Unterprozesse eines Systems dar.

In DFDs werden vier gängige Notationsmethoden verwendet: Yourdon & De Marco, Gene & Sarson, SSADM und Unified.

Alle verwenden dieselben Beschriftungen und ähnliche Formen, um die vier Hauptelemente eines DFD darzustellen – externe Entität, Prozess, Datenspeicher und Datenfluss.

1. Externe Entität

Externe Entitäten – auch Terminatoren, Quellen, Senken oder Akteure genannt – sind externe Systeme, die Daten an das Diagrammsystem senden oder von diesem empfangen.

Sie sind entweder die Quelle oder das Ziel von Informationen und werden daher normalerweise an den Rändern des Diagramms platziert.

Externe Entitätssymbole sind bei allen Modellen ähnlich, mit Ausnahme von Unified, das eine Strichmännchenzeichnung anstelle eines Rechtecks, Kreises oder Quadrats verwendet.

2. Prozess

Ein Prozess ist ein Verfahren, das die Daten und ihren Fluss manipuliert, indem es eingehende Daten aufnimmt, ändert und eine Ausgabe erzeugt. Ein Prozess kann dies tun, indem er Berechnungen durchführt und Logik verwendet, um die Daten zu sortieren oder ihre Flussrichtung zu ändern.

Prozesse beginnen normalerweise oben links im DFD und enden unten rechts im Diagramm.

3. Datenspeicher

Datenspeicher speichern Informationen zur späteren Verwendung, wie eine Datei mit Dokumenten, die auf die Verarbeitung warten. Dateneingaben fließen durch einen Prozess und dann durch einen Datenspeicher, während Datenausgaben aus einem Datenspeicher und dann durch einen Prozess fließen.

4. Datenfluss

Der Datenfluss ist der Weg, den die Informationen des Systems von externen Einheiten durch Prozesse und Datenspeicher nehmen. Mit Pfeilen und prägnanten Beschriftungen kann Ihnen das DFD die Richtung des Datenflusses anzeigen.

DFD-Ebenen

DFDs können von einfachen Übersichten bis hin zu komplexen, detaillierten Darstellungen eines Systems oder Prozesses mit mehreren Ebenen reichen, beginnend mit Ebene 0.

Die gebräuchlichsten und intuitivsten DFDs sind DFDs der Ebene 0, auch Kontextdiagramme genannt. Es handelt sich dabei um leicht verdauliche, allgemeine Übersichten über den Informationsfluss durch ein System oder einen Prozess, sodass sie fast jeder verstehen kann.

Ebene 0: Kontextdiagramm

Diese DFD-Ebene konzentriert sich auf übergeordnete Systemprozesse oder -funktionen und die Datenquellen, die zu ihnen oder von ihnen fließen. Diagramme der Ebene 0 sind als einfache, unkomplizierte Übersichten über einen Prozess oder ein System konzipiert.

Ebene 1: Prozesszerlegung

Während DFDs der Ebene 1 immer noch einen umfassenden Überblick über ein System oder einen Prozess bieten, sind sie auch detaillierter – sie unterteilen den einzelnen Prozessknoten des Systems in Unterprozesse.

Level 2: Tiefere Tauchgänge

Die nächste Ebene der DFDs geht noch tiefer ins Detail, indem sie jeden Prozess der Ebene 1 in granulare Unterprozesse aufteilt.

Ebene 3: Zunehmende Komplexität

DFDs der Stufe 3 und höher sind ungewöhnlich. Dies ist größtenteils auf die erforderliche Detailliertheit zurückzuführen, die ihren ursprünglichen Zweck, leicht verständlich zu sein, zunichte macht.

Beispiele für Datenflussdiagramme

Fachleute in verschiedenen Branchen wie Softwareentwicklung, IT, E-Commerce sowie Produktmanagement und -design können DFDs verwenden, um ein neues System oder einen neuen Prozess besser zu verstehen, zu verfeinern oder zu implementieren.

Doch wie sieht ein Datenflussdiagramm in der Praxis aus – und wie hilft es Ihrem Unternehmen? Hier sind drei Beispiele, die Ihnen helfen sollen, die Auswirkungen von DFDs zu kontextualisieren.

1. DFD der Stufe 0

Dieses DFD der Stufe 0 bietet eine kontextbezogene Karte einer Wertpapierhandelsplattform.

Der Datenfluss erfolgt in eine Richtung vom Kundendienstmitarbeiter und dem Makler zur Plattform. Es fließt auch in zwei Richtungen vom Kunden zur Plattform und wieder zurück.

2. DFD der Stufe 1

Dieses Level-1-DFD gliedert den Kundenprozess detaillierter auf und erweitert ihn um die Kontoerstellung, Bargeldabhebungen und eventuelle Wertpapiertransaktionen.

3. DFD der Stufe 2

Dieses DFD der Stufe 2 zerlegt den Prozess „Auftrag erteilen“, um die Schritte zu kontextualisieren, die zur Erteilung einer Bestellung erforderlich sind – entweder durch einen Kunden oder durch einen Broker.

Es handelt sich sogar um ein externes Börsenzentrum, an das die Transaktionsdetails weitergeleitet werden, nachdem eine Bestellung aufgegeben wurde.

1. Kennen Sie die Grundlagen.

Bevor Sie mit der Erstellung von Datenflussdiagrammen beginnen, müssen Sie vier Best Practices befolgen, um ein gültiges DFD zu erstellen.

1. Jeder Prozess sollte mindestens einen Input und einen Output haben.
2. Jeder Datenspeicher sollte über mindestens einen Dateneingang und Datenausgang verfügen.
3. Die gespeicherten Daten eines Systems müssen einen Prozess durchlaufen.
4. Alle Prozesse in einem DFD müssen mit einem anderen Prozess oder Datenspeicher verknüpft sein.

2. Wählen Sie ein System oder einen Prozess aus.

Wählen Sie zunächst ein bestimmtes System oder einen bestimmten Prozess aus, den Sie analysieren möchten. Während jedes System oder jeder Prozess in ein DFD umgewandelt werden kann, gilt: Je größer der Prozess, desto komplizierter das Diagramm und desto schwieriger wird es, es zu kontextualisieren.

Beginnen Sie nach Möglichkeit mit einer kleinen Funktion oder einem kleinen Prozess, den Sie verbessern möchten.

3. Kategorisieren Sie verwandte Geschäftsaktivitäten.

Als nächstes kategorisieren Sie alle mit diesem Prozess verbundenen Aktivitäten in externe Einheiten, Datenflüsse, Prozesse und Datenspeicher.

Stellen Sie sich ein Bestellsystem für Restaurantspeisen vor. Kunden sind externe Einheiten, das Essensbestellsystem ist ein Prozess und die Interaktion zwischen Kunden und dem System (die in beide Richtungen geht) ist der Fluss.

Auch erwähnenswert? Das Ordnungssystem fungiert gleichzeitig als Datenspeicher. Für ein SSADA-Modell bedeutet dies, dass es als Rechteck mit abgerundeten Ecken und zwei horizontalen Linien im Inneren gezeichnet wird, um seine Doppelfunktion darzustellen.

4. Zeichnen Sie ein Kontext-DFD.

Jetzt ist es an der Zeit, mit dem Zeichnen zu beginnen. DFDs können manuell, mithilfe kostenloser online verfügbarer Vorlagen oder über Browsererweiterungen erstellt werden.

Beginnen Sie mit einem einfachen DFD der Stufe 0: Beginnen Sie mit Ihrem Prozess oder System und bilden Sie dann alle grundlegenden Verbindungen und Abläufe ab.

5. Überprüfen Sie Ihre Arbeit.

Bevor Sie sich mit komplexeren DFDs befassen, überprüfen Sie die bereits geleistete Arbeit, um sicherzustellen, dass sie korrekt und vollständig ist.

Wenn Sie einen Prozess, eine Entität oder einen Ablauf verpasst (oder hinzugefügt) haben, sind Ihre DFDs der nächsten Ebene möglicherweise nicht sinnvoll und Sie müssen möglicherweise von vorne beginnen.

6. Erstellen Sie untergeordnete Diagramme.

Erstellen Sie für jeden in Ihrem DFD der Ebene 0 beschriebenen Prozess oder jedes System ein neues untergeordnetes Diagramm mit eigenen Entitäten und Abläufen. Schließlich können Sie diese untergeordneten Diagramme verwenden, um Prozesse miteinander zu verbinden.

7. Erweitern Sie Prozesse zu DFDs der Ebene 1.

Mithilfe Ihrer untergeordneten Diagramme sollten Sie detailliertere Verbindungen zwischen den einzelnen Prozessen abbilden.

Im Fall unseres Restaurantbeispiels könnte dies bedeuten, dass wir uns eingehender mit dem Lebensmittelbestellsystem und seiner Verbindung zu Lieferanten, Managern, Kunden und Küchenpersonal befassen.

8. Wiederholen Sie den Vorgang nach Bedarf.

Jeder Prozess – egal wie groß oder klein – kann als Kontextdiagramm der Ebene 0 neu interpretiert werden, und der Zyklus kann von vorne beginnen.

Wiederholen Sie diese Schritte nach Bedarf, um so viele DFDs wie erforderlich zu erstellen, oder unterteilen Sie die Prozesse weiter, um DFDs der Ebenen 2, 3 usw. zu entwickeln.

Perfektionieren Sie Ihren Prozess

Auch wenn es kein „perfektes“ Datenflussdiagramm gibt, kann kontinuierliches Üben dazu beitragen, den Prozess zu rationalisieren und wichtige Erkenntnisse darüber zu gewinnen, was funktioniert und was nicht und wo Ihr Unternehmen wirkungsvolle Verbesserungen vornehmen kann.

Ihre beste Wahl? Denken Sie an die Regel: Halten Sie es einfach. Beginnen Sie mit dem Kontext, bauen Sie verbundene Prozesse auf und wiederholen Sie diese nach Bedarf, um wichtige Verbindungen, Abläufe und Entitäten in Ihrem Unternehmen abzubilden.