Wirtschaftsführer befassen sich mit der Zukunft von Events

Im Jahr 2019 veranstaltete Microsoft für eine Woche sein jährliches Ignite-Event in Orlando. Mit weit über 27.000 Teilnehmern war es die erfolgreichste Ignite, die sie je hatten.

Das heißt, bis Herbst 2021 – als sie über 270.000 Teilnehmer in einer virtuellen Version derselben Veranstaltung beherbergten.

Vor ein paar Jahren veranstalteten die meisten Unternehmen persönliche Messen und Konferenzen. Virtuelle Konferenzen waren eine Seltenheit.

Aber nach der Pandemie sehen wir eine große Verlagerung hin zu virtuellen oder hybriden Veranstaltungen. Tatsächlich hat HubSpot Blog Research herausgefunden, dass ungefähr 40 % der Vermarkter planen, ihre Investitionen in virtuelle Events, Webinare und Konferenzen im Jahr 2022 zu erhöhen, gefolgt von 39 %, die planen, den gleichen Betrag wie 2021 auszugeben. Nur 16 % planen auf die Verringerung ihrer Investition.

Bob Bejan, Vice President of Global Events bei Microsoft, ist von dieser Verlagerung hin zu virtuellen Medien nicht überrascht und glaubt, dass sie schon immer dazu bestimmt waren, die Zukunft von Events zu sein.

Er sagte mir: „Die Pandemie ist wirklich nur ein Beschleuniger von etwas, das sowieso unvermeidlich gewesen wäre, aber wahrscheinlich fünf oder sechs Jahre gedauert hätte statt nur zwei.“

Hier habe ich mit Experten aus verschiedenen Branchen gesprochen, um mehr über die überraschende Zukunft von Events zu erfahren – und ob persönlich, virtuell oder hybrid zur Norm werden. Außerdem, was es für Ihr Unternehmen bedeuten könnte.

Tauchen wir ein.

Die Zukunft der Events, laut Experten

Der Fall für Virtual

Wir alle erinnern uns an die Herausforderungen persönlicher Veranstaltungen: Von Konferenzraum zu Konferenzraum huschen, den letzten Bus zurück zu Ihrem Hotel erwischen, sich von Ausstellungsflächen voller Unternehmen, die um Ihre Aufmerksamkeit buhlen, überreizt fühlen.

Einfach ausgedrückt, persönliche Veranstaltungen können für die Teilnehmer unglaublich stressig und frustrierend sein – insbesondere bei größeren Versammlungen.

Wie Bejan von Microsoft es ausdrückt: „Das schmutzige kleine Geheimnis persönlicher Veranstaltungen ist, dass Sie alle um die größte Zahl konkurrieren – aber je größer die Zahl, desto schlechter das Erlebnis für die Teilnehmer.“

Bejan fügt hinzu: „Die Kraft und Effektivität virtueller Events ist aus Datensicht so überzeugend, dass man sich kaum vorstellen kann, dass sie jemals verschwinden werden. Virtuelle Veranstaltungen in jeder Dimension sind so viel effektiver als persönliche Veranstaltungen.“

Heutzutage wird es Ihnen schwer fallen, einen Geschäftsführer zu finden, der die Vorteile virtueller Veranstaltungen nicht erkennt.

Virtuelle Events können unter anderem:

• Senken Sie den Eintrittspreis, was die Teilnehmerzahl erhöhen und es Unternehmen mit kleineren Budgets ermöglichen kann, an Ihrer Konferenz teilzunehmen und einzigartige Einblicke zu bieten.
• Senken Sie die Kosten, die Ihr Unternehmen normalerweise für Konferenzräume, Personal vor Ort, Catering, Sicherheit und mehr zahlen würde.
• Ermöglichen Sie Menschen auf der ganzen Welt die Interaktion, ohne Geld für Flüge und Hotels ausgeben zu müssen.
• Gewinnen Sie hochkarätige Referenten, die vielleicht nicht die Zeit haben, persönlich an Ihrer Veranstaltung teilzunehmen, aber gerne Einblicke per Videoanruf oder vorab aufgezeichnete Präsentation teilen.
• Bieten Sie Ihnen die Möglichkeit, ein Produkt (Aufzeichnungen von Ihrer Konferenz) zu erstellen, das Sie für zukünftige Angebote zur Lead-Generierung wiederverwenden können.

Und wie wir in den Jahren 2020 und 2021 als Folge der Pandemie gesehen haben: Manchmal sind virtuelle Veranstaltungen die einzige Option, wenn unvorhergesehene Umstände Präsenzveranstaltungen unmöglich machen.

Virtuelle Events sind unglaublich leistungsstarke Möglichkeiten, um neue Zielgruppen zu erreichen und die Markenbekanntheit zu steigern. Tatsächlich können 80 % der Vermarkter ein breiteres Publikum erreichen und ihren ROI steigern, indem sie virtuelle Events veranstalten.

Auch virtuelle Events haben seit den Anfängen der Webinare einen langen Weg zurückgelegt. Heutzutage verbessern Marken das Spiel, indem sie unglaublich einzigartige, immersive virtuelle Erlebnisse anbieten.

Denken Sie zum Beispiel an INBOUND 2021, das es den Teilnehmern ermöglichte, sich bei virtuellen Treffen zu vernetzen, in Echtzeit mit Teilnehmern und Rednern zu interagieren und von renommierten Rednern wie Oprah und Spike Lee zu lernen – und das alles bequem von zu Hause aus.

Für viele Marken werden virtuelle Events auch in Zukunft die einzig praktikable Option für Events sein. Wie Bejan feststellt: „Wenn Sie ein kleines oder mittelständisches Unternehmen sind und versuchen, Menschen zu erreichen und beeindruckende Erlebnisse zu bieten, sind wir der Meinung, dass es keinen besseren Weg gibt, Ihr Geld auszugeben als im digitalen Raum.“

Wenn Sie sich jedoch vor rein virtuellen Erlebnissen fürchten, sind Sie nicht allein. Viele Führungskräfte sind sich nicht sicher, ob es eine gute Idee ist, die persönliche Komponente ganz wegzulassen, insbesondere wenn so viele Teilnehmer am besten persönlich lernen und sich vernetzen.

Geben Sie ein: Das hybride Ereignis.

Warum Hybrid eine leistungsstarke Alternative ist

Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie sitzen auf einem Sitzsack, einen Eiskaffee neben sich, und Sie blicken auf eine Reihe riesiger, runder Bildschirme, auf denen eine Vielzahl von Sitzungen gleichzeitig stattfinden.

Sie setzen Ihre Kopfhörer auf und wählen sich in eine Sitzung ein, während die Person neben Ihnen – mit der Sie sich früher an der Essensstation verbunden und Visitenkarten getauscht haben – dasitzt und einer anderen zuhört.

Das mag futuristisch klingen, ist es aber nicht.

Vor der Pandemie arbeiteten Bejan und sein Team daran, die Veranstaltungsstrategie von Microsoft in Richtung einer Strategie zu verlagern, bei der die primären Angebote immer digital waren – bekannt als „digitaler Kern“.

„Und dann“, sagte mir Bejan, „anstatt Ziele festzulegen – wie wir früher Veranstaltungen gemacht haben – würden wir diesen digitalen Kern verteilen und gleichzeitig Veranstaltungen rund um diesen digitalen Kern lokal und regional aktivieren, damit wir diese liefern können besondere und einzigartige Dinge, die man nur persönlich machen kann.“

Diese Räume, die als „Hang Spaces“ bekannt sind, waren genau wie im obigen Beispiel beschrieben. Die Leute saßen in einem gemieteten Konferenzraum zusammen, sahen sich vorab aufgezeichnete oder digitale Live-Sitzungen von Microsoft an und erlebten genau das Networking, nach dem sie sich sehnten.

Wenn alternativ jemand von zu Hause aus zusehen wollte, konnte er das auch tun.

Dies ist ein hybrides Beispiel, aber es gibt viele in verschiedenen Formen. Denken Sie zum Beispiel an die Social Media Marketing World, eine jährliche Konferenz für Social Media Manager.

Ab 2022 wird die Konferenz nun persönlich im San Diego Convention Center oder per Remote-Livestream angeboten. Wenn Sie persönlich an der dreitägigen Veranstaltung teilnehmen möchten, müssen Sie mehr als 1.700 US-Dollar bezahlen (je nachdem, ob Sie einen zusätzlichen Tag und auch Zugang zum Live-Stream wünschen). Alternativ kostet die On-Demand-Konferenz zwischen 597 und 797 US-Dollar.

Mit einer hybriden Strategie erfüllen Sie die Bedürfnisse von zwei verschiedenen Untergruppen von Menschen – diejenigen, die aktiv nach persönlichen Erfahrungen suchen, und diejenigen, die lieber aus der Ferne lernen möchten. Letztendlich ist eine hybride Strategie eine überzeugende Option, wenn Sie feststellen, dass die Präferenzen Ihres Publikums zwischen persönlich und remote aufgeteilt sind.

Wie Cheri Hulse, VP of Strategy & Research bei ON24, es ausdrückt: „ Hybrid hat sich als guter Mittelweg für Vermarkter erwiesen, wenn sie versuchen, globale und regionale Vorschriften, Publikumspräferenzen und vertragliche Verpflichtungen mit Veranstaltungsorten zu bewältigen.“

Hulse fügt hinzu: „Hybrid gibt Vermarktern das Gefühl, dass ihre Basis für die Durchführung einer Veranstaltung gedeckt ist – egal, was ihnen vor dem großen Tag entgegengeworfen wird.“

Penny Elmslie, GM von Xero für Brand & Community, sagte mir, dass Hybrid eine Option ist, die sie begeistert, da wir in eine neue Ära für Events eintreten.

Elmslie sagt: „Das Schöne an einem Hybridmodell ist, dass es unsere Veranstaltungen skalieren lässt und uns gleichzeitig ermöglicht, mit denen in Kontakt zu treten, die aus physischen, finanziellen oder medizinischen Gründen möglicherweise nicht persönlich teilnehmen können.“

Elmslie fügt hinzu: „Bei der Schaffung des richtigen Erlebnisses machen wir auch die hybride Bereitstellung absichtlich kürzer und schärfer als das, was Sie live erwarten würden, um sicherzustellen, dass wir die Zeit unseres Publikums vor den Bildschirmen respektieren.“

Elmslie fährt fort: „Wir haben festgestellt, dass das aktuelle Umfeld die Erwartungen der Menschen verändert hat und uns herausgefordert hat, sicherzustellen, dass wir in unserem Modell genügend Flexibilität bieten, um allen Zielgruppen gerecht zu werden. Glücklicherweise haben es uns die Fortschritte in der Veranstaltungstechnik und den Produktionsfähigkeiten ermöglicht, unser Publikum weiterhin auf neue Weise zu überraschen und zu begeistern – auch wenn es nicht physisch bei uns sein kann.“

Sarika Abraham, Medien- und PR-Managerin bei Hexnode, arbeitet daran, ihr erstes Hybrid-Event in diesem Jahr, Hexcon 22, zusammenzustellen.

Zu den größten Herausforderungen gehören für sie die Projektmanagementfähigkeiten, die erforderlich sind, um eine persönliche und eine virtuelle Veranstaltung zu einem nahtlosen Erlebnis zu kombinieren.

Abraham sagte mir: „Mit dem doppelten Nutzen kommt die doppelte Arbeit. Hybrid-Events sind komplex und erfordern ein kompliziertes Management sowohl einer physischen Plattform als auch eines virtuellen Streams. Ich glaube, dass das Management der erhöhten Komplexität, Kosten und Risiken, die mit der Integration verschiedener Plattformen, Tools und Technologien verbunden sind, der Dreh- und Angelpunkt für die erfolgreiche Durchführung einer hybriden Veranstaltung ist.“

Wenn Sie daran interessiert sind, 2022 ein Hybrid-Event zu planen, haben Sie Glück. Hulse teilte ihre Tipps mit Marketern, die ihre erste Hybrid-Veranstaltung planen möchten.

Sie sagte mir: „Mein einziger Tipp für Marketer, die Hybrid-Events planen, ist, flexibel zu bleiben und auf Feedback zu hören. Als ON24 letztes Jahr eine hybride Veranstaltung plante, boten wir den Teilnehmern viele Optionen, um auszuwählen, wie sie das Erlebnis nutzen wollten: persönlich oder virtuell.“

Hulse fügt hinzu: „Das war entscheidend, da wir sahen, wie die Teilnehmer ihre Meinung änderten, je näher der Termin rückte und sich ihre Situation änderte. Letztendlich basierte der Erfolg der Veranstaltung darauf, dass das Publikum Inhalte konsumierte und sich mit dem Erlebnis beschäftigte – und wir überließen es ihnen, zu entscheiden, wie sie das tun würden.“

Christy Steward, Global VP of Marketing bei Reachdesk, teilte auch einige wichtige Erkenntnisse für Marketingexperten mit, die 2022 Hybrid-Events planen möchten.

Steward sagte mir: „Der einzige Ratschlag, den ich jedem Unternehmen vorschlagen würde, das seine erste Hybrid-Veranstaltung durchführt, wäre sicherzustellen, dass Sie sowohl den persönlichen als auch den Fernteilnehmern die gleiche Aufmerksamkeit schenken. Obwohl beide Gruppen technisch gesehen bei der gleichen Veranstaltung sein werden, werden sie sehr unterschiedliche Erfahrungen machen, also bedenken Sie dies bei der Planung.“

Steward fügt hinzu: „Eine intelligente Geschenkstrategie kann dazu beitragen, für jeden Teilnehmer ein gleichermaßen unvergessliches Erlebnis zu schaffen. Wenn Sie beispielsweise Snacks und Erfrischungen für persönliche Teilnehmer anbieten, stellen Sie sicher, dass Sie den virtuellen Teilnehmern vor der Veranstaltung einen Kaffeegutschein oder noch besser eine Schachtel Kaffeebohnen und etwas zum Knabbern während der Veranstaltung schicken.“

Um sicherzustellen, dass sich Ihre persönlichen und Remote-Teilnehmer gleichermaßen einbezogen fühlen, überlegen Sie außerdem, wie Sie einzigartige Tools nutzen können.

Zum Beispiel sagte mir Vikas Reddy, VP of Product bei Airmeet: „Planen Sie Möglichkeiten ein, die sicherstellen, dass sich Ihre virtuellen Teilnehmer durch Umfragen gehört fühlen, bringen Sie sie auf die Bühne usw. Erleichtern Sie die Vernetzung zwischen persönlichen und virtuellen Teilnehmern durch kuratierte Sitzungen wie Speed-Networking, Breakouts und 1-1-Meetings.“

Reddy fügt hinzu: „Verdoppeln Sie auch die mobilen Funktionen, die Ihren persönlichen Teilnehmern einen digitalen Taschenführer bieten, der sich um alles von der Navigation bis zum Networking kümmert. Stellen Sie sicher, dass Sie Daten für beide Zielgruppen an allen oben genannten Kontaktpunkten erfassen. Dies kann wertvolle Erkenntnisse darüber liefern, was für jedes Publikumssegment wichtig ist, und so die Strategie für zukünftige Hybrid-Events festlegen.“

All das ist schön und gut … aber was ist mit den Menschen, die sich einfach nach persönlichen Erfahrungen sehnen?

Lassen Sie uns als Nächstes die Zukunft persönlicher Veranstaltungen erkunden.

Für einige Marken ist der persönliche Kontakt immer noch am effektivsten

In den nächsten paar Jahren (und natürlich abhängig von den Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften) werden wir sehen, dass einige Unternehmen wieder vollständig persönliche Veranstaltungen veranstalten. Und für bestimmte Branchen ist der persönliche Kontakt immer am effektivsten.

Brittani Dinsmore, Head of Marketing bei Moz, glaubt, dass der Grund, warum 16 % der Marketer planen, ihre Investitionen in virtuelle Events im Jahr 2022 zu reduzieren, auf die Notwendigkeit persönlicher Interaktionen zurückzuführen ist.

Dinsmore sagt: „Ich denke, wir sehen eine Abkehr von virtuellen Veranstaltungen, weil es eine wachsende Nachfrage gibt, zu persönlichen Interaktionen zurückzukehren. Zoom-Müdigkeit ist eine reale Sache. Viele Menschen sind ausgebrannt, wenn sie berufliche und persönliche Meetings über einen Bildschirm abhalten.“

Dinsmore fügt hinzu: „Manche Events, wie etwa Networking oder eine Tagung, können von ihrem Wohnzimmer aus nicht in vollem Umfang erlebt werden. Gerade Live-Events haben eine gewisse Energie, die virtuell nicht nachgebildet werden kann.“

Während beispielsweise die MozCon, die jährliche Marketingkonferenz von Moz, in den letzten zwei Jahren online abgehalten wurde, sagte Dinsmore mir, dass ihr Team vorläufig plant, die MozCon 2022 wieder persönlich zu veranstalten (solange die Einschränkungen nachlassen).

Neben dem Vorteil der persönlichen Verbindung weist Dinsmore darauf hin, dass es oft einfacher ist, sinnvolle Leads zu generieren und neue Sponsoren persönlich zu gewinnen als virtuell.

Es gibt auch echte Wissenschaft hinter der Bedeutung persönlicher Interaktionen. Bedenken Sie zum Beispiel, dass 55 % der Wirkung unserer Kommunikation auf die Körpersprache, 38 % auf den Tonfall und nur 7 % auf die Worte selbst zurückzuführen sind.

In einer virtuellen Welt kann es schwierig sein, Nuancen in der Körpersprache und im Ton über einen Computerbildschirm zu erkennen. Das bedeutet, dass in einer Welt, die sich hauptsächlich auf virtuelle Interaktionen konzentriert, einige sinnvolle Verbindungen verloren gehen.

„Die Rückkehr zu persönlichen Veranstaltungen wird schrittweise erfolgen“, sagt Dinsmore. „Wenn neue COVID-Varianten auftauchen, werden Unternehmen weiterhin hybride Veranstaltungen veranstalten, um den Gruppen zu dienen, die sich gerne persönlich treffen, und denjenigen, die es vorziehen, an Veranstaltungen teilzunehmen Heimat."

Dinsmore fährt fort: „Aber ich denke, Unternehmen sollten erwägen, kleinere Networking-Gruppen zu sponsern oder sich an ihnen zu beteiligen, anstatt an hybriden Veranstaltungen teilzunehmen, um sich wieder an die Dinge zu gewöhnen. Sobald die Pandemie abgeklungen ist, sehe ich voraus, dass viele eine große Rückkehr zu persönlichen Veranstaltungen planen.“

Also … was ist das Richtige für Sie?

Letztendlich liegt die Wahl zwischen persönlich, virtuell oder hybrid weitgehend bei Ihnen. Hulse betont: „In Zukunft erwarte ich eine Mischung aus Veranstaltungstypen im B2B-Bereich. Zwischen hybriden, physischen und digitalen Veranstaltungen liegt es an den Marketingleitern, die richtige Mischung der drei auf der Grundlage der Bedürfnisse und Vorlieben des Publikums, des Budgets und der Marketingprioritäten zu kalibrieren.“

Und wenn Sie in Zukunft eher zu virtuellen oder hybriden Veranstaltungen tendieren, überlegen Sie, wie Sie bereits Erreichtes erneuern können . Das Potenzial im virtuellen und hybriden Veranstaltungsbereich ist unbegrenzt – und wir stehen erst am Anfang.

Wie Bejan mir sagte: „Wir hatten eine große Erleuchtung, als wir eine Streaming-Version unserer Show in Las Vegas lieferten und feststellten, dass das größte Publikum von Menschen, die unsere Keynotes sahen, von ihren Hotelzimmern aus zusahen. Das war also eine Erkenntnis für uns: Solange man gutes, interaktives Fernsehen macht, wird man Erfolg haben.“

„Und“, fügt Bejan hinzu, „in meinen fast 30 Jahren im Geschäft … ist dies die überzeugendste Arbeit, die ich in meiner Karriere geleistet habe. Es macht wirklich, wirklich Spaß.“