Überlegungen bei der Auswahl eines Cloud-Speicheranbieters für Unternehmen
Veröffentlicht: 2022-04-07Eine schnelle und zuverlässige Datenspeicherung ist für die Führung Ihres Unternehmens von zentraler Bedeutung, da Sie Dateien auf sichere Weise aufbewahren, sichern und freigeben können.
Abhängig von Ihrem Unternehmen müssen Sie möglicherweise große Datenmengen aus mehreren Quellen verwalten – Kundenprofile, Verkäufe, Geschäftsfinanzdaten, betriebliche Prozesse, Richtlinien, Mitarbeiterinformationen und mehr. Wie findet man bei so vielen wichtigen Informationen den besten Anbieter für Cloud-Speicher (wird in neuem Tab geöffnet) ?
Der beste Ausgangspunkt ist, genau zu verstehen, was Ihr Unternehmen von Cloud-Speicher benötigt. Benötigen Sie tägliche oder kontinuierliche Backups? Werden Sie Dateien über den Cloud-Speicher freigeben? Welche Art von Verschlüsselung benötigen Sie? Wie lässt sich Ihre Datenspeicherung in Ihre bestehenden Systeme integrieren? Dies sind alles wichtige Überlegungen.
In diesem Leitfaden entpacken wir jeden von ihnen und decken alle wichtigen Bereiche ab, um Ihnen bei der Auswahl des besten Cloud-Speichers für Ihr Unternehmen zu helfen (wird in neuem Tab geöffnet) .
Lassen Sie uns darauf eingehen.
Schritt 1: Entscheiden Sie sich für das richtige Gleichgewicht zwischen lokalem und cloudbasiertem Geschäftsspeicher
Unternehmen wechseln zunehmend zu Cloud-basierter Software, Systemen und Speichern, aber das bedeutet nicht, dass jeder bereit ist, lokal gespeicherte Daten aufzugeben. Der lokale Speicher variiert erheblich, von der Nutzung der Festplatte Ihres Computers für ein Ein- oder Zwei-Personen-Unternehmen bis hin zu einem dedizierten Dateiserver für KMU oder einem ganzen Rechenzentrum für größere Unternehmen und Konzerne.
Business-Cloud-Speicher kann lokale Datenverwaltungslösungen über Hybrid-Cloud-Speicher (wird in neuem Tab geöffnet) entweder ersetzen oder parallel dazu arbeiten. Sie können sich entscheiden, fast alle Daten lokal mit regelmäßigen Sicherungen in der Cloud zu speichern oder alle Ihre Informationen online zu verschieben und ausschließlich SaaS und ähnliche Produkte zu verwenden, um über eine Internetverbindung auf Daten zuzugreifen.
Für die meisten Unternehmen ist ein Gleichgewicht zwischen diesen beiden wünschenswert – die Nutzung der Geschwindigkeit und Bequemlichkeit lokaler Dateien, kombiniert mit der Sicherheit externer, cloudbasierter Backups. Wenn Sie sich für die richtige Informationsspeichermischung für Ihre Anforderungen aus Cloud- und lokalem Speicher (wird in neuem Tab geöffnet) entscheiden, denken Sie darüber nach, wie Sie Ihre Daten tatsächlich verwenden, sichern, freigeben und verwalten. Lassen Sie sich von diesem Verständnis bei der Wahl des richtigen Anbieters von Unternehmensspeichern leiten.
Schritt 2: Verstehen Sie Ihre Geschäftsanforderungen, um die beste Datenspeicherlösung zu finden
Der beste Business-Cloud-Speicher wird mit Ihren Datenverwaltungsanforderungen zusammenarbeiten, anstatt Sie zu zwingen, sich an die Vorgehensweise des Anbieters anzupassen. So definieren Sie genau, was Sie von einer Datenspeicherlösung erwarten.
Müssen Sie Dateien teilen und gemeinsam daran arbeiten oder möchten Sie sie nur sichern?
Einige Unternehmen verwenden hauptsächlich ein Cloud-basiertes System für externe Datensicherungen. Wenn Sie die meiste Arbeit auf Ihrem lokalen Computer erledigen und Dateien auf Ihrer Festplatte speichern, ist eine reine Backup-Lösung eine gute Wahl. Sie erstellen Dateien und Informationen lokal, dann kann ein Cloud-basiertes System Ihren Computer nach aktualisierten Dateien durchsuchen und diese sicher hochladen, um Sie vor Datenverlust zu schützen.
Andere Unternehmen möchten Dateien zwischen Benutzern freigeben (wird in neuem Tab geöffnet) , sodass jeder Mitarbeiter die Datei nach Bedarf aktualisieren kann. Diese Arten von Diensten verknüpfen sich normalerweise mit bestimmten Verzeichnissen auf zwei oder mehr lokalen Computern und aktualisieren Dateien mit den neuesten Änderungen in jedem Verzeichnis, sobald diese Datei gespeichert und geschlossen wird. Dies ist eine gute Möglichkeit, Daten auf mehreren PCs zu verwalten, solange Sie keine Zusammenarbeit in Echtzeit benötigen.
Wenn Sie zwei Benutzern erlauben möchten, gleichzeitig an einer Datei oder Informationen zu arbeiten, benötigen Sie eine andere Art von Speicherlösung, die mehrere Autoren und Bearbeiter zulässt. Bei diesen Speichertypen können Benutzer die von anderen vorgenommenen Änderungen in Echtzeit anzeigen, was eine echte Zusammenarbeit und gemeinsame Nutzung ermöglicht.
Sichern Sie auch lokale Daten oder Netzwerklaufwerke?
Kleine Unternehmen mit einem oder einer Handvoll Mitarbeitern erstellen wahrscheinlich nur Dateien auf einzelnen PC-Festplatten. Dies ist ein einfacher Anwendungsfall für die besten Anbieter von Cloud-Speicher für Unternehmen – ihre Software durchsucht Ihre Festplatte nach Dateien und lädt alle aktualisierten Informationen in die Cloud hoch.
Je größer Unternehmen werden, desto komplexer werden ihre Anforderungen an die Datenspeicherung. Diese Organisationen verfügen häufig über vernetzte Dateiserver – das ist gemeinsam genutzte, lokale Hardware mit vernetzten Laufwerken, auf denen Benutzer Informationen speichern können. Nicht jede Art von Cloud-Datenspeicher (wird in neuem Tab geöffnet) -Backup funktioniert mit Dateiservern. Wenn Sie also diesen Ansatz verwenden, müssen Sie einen Anbieter auswählen, der Netzwerklaufwerke unterstützt.
Speichern Sie bereits Daten in der Cloud über eine dedizierte SaaS-App oder andere Dienste?
Viele Unternehmen nutzen bereits Cloud-basierte SaaS-Plattformen (Software as a Service) für ihren Betrieb. Dazu können Customer Relationship Management, Websites und E-Commerce, Kommunikation oder Rechnungsstellung und Buchhaltung gehören.
Wenn Sie eine SaaS-App verwenden, sind Ihre Daten bereits in der Cloud gesichert, und es ist sehr wahrscheinlich, dass Sie Dateien mühelos teilen und gemeinsam daran arbeiten können. In diesen Fällen benötigen Sie möglicherweise keinen zusätzlichen Cloud-Speicher außerhalb dessen, was die SaaS-Plattform bereits bietet. Tatsächlich bieten viele SaaS-Anbieter nicht einmal direkten Zugriff auf Ihre Root-Informationen und -Dateien, obwohl Sie Daten häufig ad hoc exportieren können.
Es ist auch möglich, dass Sie bereits eine Art Datenspeicher- oder Collaboration-Lösung verwenden. Wenn Sie beispielsweise Google Drive (wird in neuem Tab geöffnet) oder Docs verwenden, sind Ihre Daten bereits online gespeichert. Wenn Sie Dateien von Microsoft Office auf OneDrive (öffnet in neuem Tab) speichern, werden diese Dateien ebenfalls online gespeichert. Es ist hilfreich, die Dienste zu verstehen, die Sie bereits verwenden, damit Sie einen Cloud-Speicheranbieter für Unternehmen auswählen können, der Ihre bestehenden Lösungen ergänzt.
Schritt 3: Definieren Sie Ihre Anforderungen an Verschlüsselung, Sicherheit und spezielle Datenspeicherung
Es ist wichtig, Ihre Daten jederzeit über den besten sicheren Cloud-Speicher (wird in neuem Tab geöffnet) zu sichern – egal, ob Sie Informationen in die Cloud hochladen, herunterladen oder einfach nur speichern. Das bedeutet, nach Cloud-Speicheranbietern für Unternehmen zu suchen, die den besten verschlüsselten Cloud-Speicher anbieten (wird in neuem Tab geöffnet) .
Glücklicherweise ist die Verschlüsselung bei den meisten Anbietern Standard, wobei Ihre Daten kryptografisch verschlüsselt werden, wenn sie „unterwegs“ oder „im Ruhezustand“ sind. Dies macht es für böswillige Akteure viel schwieriger, Ihre sensiblen Geschäftsinformationen abzufangen und zu entschlüsseln.
Sicherer Cloud-Speicher (wird in neuem Tab geöffnet) ist ein Bereich, der Ihre Datensicherheit verbessern kann, insbesondere in Bezug darauf, wie Sie sich anmelden und auf Ihren geschäftlichen Cloud-Speicher zugreifen. Im Allgemeinen sollten Sie einen Anbieter wählen, der eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (wird in einem neuen Tab geöffnet ) oder eine Multi-Faktor-Authentifizierung (wird in einem neuen Tab geöffnet ) anbietet. Dieser Anmeldeschutz erfordert einen Benutzernamen, ein Kennwort und einige andere Sicherheitsfaktoren wie einen SMS-Code oder einen einmaligen Authentifizierungsschlüssel, um auf Daten zuzugreifen.
Abhängig von der Art der Daten, die Sie speichern, muss Ihr Anbieter möglicherweise zusätzliche Compliance und Vorschriften erfüllen. Wenn Sie beispielsweise Daten über europäische Bürger speichern, muss Ihre Datenspeicherung DSGVO-konform sein (wird in neuem Tab geöffnet) . Wenn Sie medizinische Informationen verwalten, müssen Sie HIPAA beachten. Wenn Sie mit Kreditkartenzahlungen zu tun haben, sind PCI DSS-konforme Anbieter erforderlich.
Schritt 4: Integration in Ihre bestehenden Disaster-Recovery-Prozesse
Datenverlust kann unter verschiedenen Umständen auftreten. Hardwarefehler, Naturkatastrophen, menschliches Versagen, falsch konfigurierte Änderungen, Malware und Hacking können Informationen beschädigen oder zerstören. Das Fehlen eines Backup-Plans ist schlecht fürs Geschäft – mehr als die Hälfte aller Unternehmen haben aufgrund unzureichender Backups Daten verloren (wird in neuem Tab geöffnet) . Katastrophale Datenverluste sind eine der Hauptursachen für das Scheitern von Unternehmen (wird in neuem Tab geöffnet) und den Bankrott.
Unternehmen verwenden häufig Frameworks wie Disaster Recovery (DR) (wird in neuem Tab geöffnet) oder Business Continuity Planning (BCP), um zu definieren und zu verwalten, wie sie im Falle eines Datenverlusts weiterarbeiten und wiederherstellen. Bei der Auswahl des besten Cloud-Speichers für Unternehmen ist es wichtig zu verstehen, ob Sie über DR- oder BCP-Richtlinien oder -Verfahren verfügen. Auf diese Weise können Sie die Schritte verstehen, die Sie befolgen müssen, um Informationsprobleme zu bewältigen, und sicherstellen, dass sich Ihr Datenspeicheranbieter in diese Prozesse integriert.
Wenn Sie noch keine DR- oder BCP-Prozesse haben, dann lohnt es sich auf jeden Fall, diese zu entwickeln. Sie können Zeitpläne für die Datensicherung erstellen, die Art der benötigten Sicherungen festlegen und Ihre Wiederherstellungsprozesse testen. Auf diese Weise sind Sie bereit, wenn eine Katastrophe eintritt!
Schritt 5: Weitere Überlegungen für Anbieter von Cloud-Speicher für Unternehmen
Jeder der Bereiche, die wir bereits aufgelistet haben, wird Ihnen helfen, zu definieren, was Sie von Ihrem geschäftlichen Cloud-Speicher benötigen, aber hier sind einige zusätzliche Überlegungen, um Ihre Suche noch einfacher zu machen.
Kompromiss zwischen Anpassung und Benutzerfreundlichkeit
Viele Lösungen für die Sicherung und gemeinsame Nutzung von Geschäftsdaten sind so konzipiert, dass sie schnell und einfach zu bedienen sind. Das bedeutet, dass sie nicht besonders ausgefeilt sind, wenn es darum geht, auszuwählen, was, wie oft, wann oder wo gesichert werden soll. Dies wird für die meisten Unternehmen kein Problem sein, aber wenn Sie eine tiefere Anpassung benötigen, benötigen Sie möglicherweise eine speziellere Lösung.
Service Level Agreements zum Sichern und Wiederherstellen von Informationen
Die meisten Anbieter von Datenspeichern bieten eine sehr gute Verfügbarkeit von weit über 99,5 %. Dies ist für die meisten Geschäftsanforderungen mehr als ausreichend – aber wenn Sie sehr strenge Backup- und Wiederherstellungsanforderungen haben, suchen Sie nach Anbietern, die kommerzielle Service Level Agreements mit noch besser garantierter Betriebszeit anbieten.
Anfängliche Einrichtungs- und Supportkosten für Cloud-basierte Datenspeicherung
Die Cloud-basierte Datensicherung ist preisgünstig (wird in neuem Tab geöffnet) und hängt oft davon ab, wie viele Daten Sie speichern möchten. In der Regel zahlen Sie für den Speicher ohne Vorabkosten auf monatlicher oder jährlicher Abonnementbasis. Sie können die Speicherung von Geschäftsdaten oft zu einem Preis von 100 $ oder weniger für ein Jahr finden. Das ist ein Schnäppchen, wenn man es mit den potenziellen Kosten für den Verlust von Daten vergleicht und sie nicht wiederherstellen kann.
Schritt sechs: Listen Sie Ihre Anforderungen auf und starten Sie Ihre Suche
Die Themen, die wir in diesem Leitfaden untersucht haben, sollten die meisten Ihrer Überlegungen zur Auswahl des perfekten Cloud-Speicheranbieters für Unternehmen abdecken. Gehen Sie nacheinander jeden dieser Bereiche durch und stellen Sie sich und Ihren Kollegen Fragen, basierend auf Ihren aktuellen und zukünftigen Geschäftsanforderungen. Auf diese Weise können Sie eine „Must-Have“-Anforderungsliste erstellen, mit der Sie Ihre Suche eingrenzen können.
Wenn es darum geht, Ihre Anforderungen mit dem richtigen Anbieter und der richtigen Speicherlösung abzustimmen, haben wir bereits viel Arbeit geleistet. Wir haben mehrere ausführliche Leitfäden erstellt, die den besten Cloud-Speicher für Unternehmen prüfen, mit Details zu vielen Bereichen in diesem Artikel, darunter: der beste Cloud-Speicher (wird in neuem Tab geöffnet) ; der beste Cloud-Speicher für Unternehmen (öffnet in neuem Tab) ; die besten Apps zum Teilen von Dateien (öffnet in neuem Tab) ; und der beste verschlüsselte Cloud-Speicher (öffnet in neuem Tab) .
Nachdem Sie die besten Optionen für Ihre Cloud-Speicheranforderungen überprüft haben, ist es an der Zeit, die Lösungen zu testen, um die richtige für Sie zu finden.
Weiterführende Literatur zum Cloud-Speicher
Werfen Sie einen Blick auf unsere anderen Kaufratgeber für Cloud-Speicher, einschließlich des besten Cloud-Speichers für Fotos (wird in neuem Tab geöffnet) und der besten Cloud-Backup-Dienste (wird in neuem Tab geöffnet) , für die wir eine Anleitung zur Auswahl skizziert haben Cloud-Speicher für Backups (öffnet in neuem Tab) . Wir haben auch erklärt, wie man Cloud-Speicher am besten auswählt und verwendet (wird in neuem Tab geöffnet) , und wenn Sie Speicher mit knappem Budget suchen, erkunden Sie die besten kostenlosen Cloud-Speicherdienste.