5 beste Software für die Zusammenarbeit an Dokumenten, um Ihr Team zu stärken

„Teamarbeit lässt Träume wahr werden.“ John Maxwell

Niemand kann die Bedeutung der Teamarbeit in jeder Organisation leugnen, von Technologieriesen wie Apple oder Microsoft bis hin zu KMU-Unternehmen.

Es ist keine Übertreibung zu sagen, dass Teamarbeit und Zusammenarbeit die Grundlage sind, die Ihr Geschäft zum Erfolg führen kann. Dies ist als eine der 4 wichtigsten Fähigkeiten für den Erfolg der Mitarbeiter bekannt. Jüngste Untersuchungen belegen, dass Zusammenarbeit von 75 % der Mitarbeiter als wichtig erachtet wird.

Um ein Team aufzubauen, das gut und produktiv zusammenarbeitet, braucht es neben dem Kollektivgeist auch die Hilfe der richtigen Werkzeuge, damit alle Mitglieder effektiv zusammenarbeiten können. Daher sollten Sie sich Software für die Dokumentenzusammenarbeit nicht entgehen lassen.

In diesem Artikel definieren wir kurz, was Software für die Dokumentenzusammenarbeit ist und warum sie für Ihr Unternehmen von Vorteil ist. Dann stellen wir Ihnen eine handverlesene Liste der 5 besten Tools für die Zusammenarbeit an Dokumenten zur Verfügung. Ihre Eigenschaften, Vor- und Nachteile werden in diesem Beitrag sorgfältig behandelt.

• Was ist Documentation Collaboration Software?
• Hauptmerkmale der Dokumentations-Collaboration-Software
• #1 Google-Dokumente
• #2 Montag
• #3 Dokumente360
• #4 ReSkript
• #5 Zoho

Was ist Documentation Collaboration Software?

Ein Tool für die Zusammenarbeit an Dokumenten bietet Ihrem Team die ideale Gelegenheit, gemeinsam an demselben Dokument zu arbeiten. Es kann eine Textdatei, eine Tabelle oder sogar ein PDF-Dokument sein.

Teammitglieder können dieses Dokument bearbeiten, aktualisieren und kommentieren, während sie sehen, was andere tun. Dies befreit sie nicht nur davon, mehrere Dateien gleichzeitig speichern zu müssen, sondern verhindert auch Versionskonflikte.

Vorteile der Dokumentations-Collaboration-Software

Eine Dokumentationskollaborationsplattform ist in mehrfacher Hinsicht für Ihr Unternehmen von Vorteil. Es trägt zur Steigerung der Teamproduktivität bei, insbesondere von Remote-Teams, und macht Ihr Unternehmen gleichzeitig besser organisiert.

• Verbessern Sie die Produktivität der Mitarbeiter

Es wird geschätzt, dass Collaboration-Tools die Teamproduktivität um bis zu 30 % steigern.

Wenn alle Mitglieder an demselben Dokument arbeiten, können Sie den Arbeitsablauf des Teams verfolgen. Es würde nie passieren, dass zugewiesene Aufgaben oder die Arbeit anderer missverstanden werden.

Außerdem kann jede Person einen bestimmten Abschnitt bearbeiten und den Fortschritt des Teams kennen. Sie können bei Bedarf einspringen, um das Ergebnis sicherzustellen.

• Schnelles Feedback aktivieren

Ohne ein Online-Collaboration-Tool wird Ihr Posteingang ein Durcheinander von E-Mails sein, die hin und her gehen. Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer können nicht anders, als täglich Tonnen von E-Mails zu senden und zu empfangen, was zu mehreren Versionen des Dokuments führt.

Glücklicherweise geben die meisten Kollaborationsprogramme den Benutzern die Möglichkeit, Kommentare hinzuzufügen. Dies ermöglicht dem Teamleiter oder dem Arbeitgeber, schnell Feedback zu geben. Seitdem kann das Team auch schnell Änderungen im Dokument vornehmen.

• Unterstützen Sie Remote-Arbeiten

Fernarbeit wird heutzutage immer beliebter, insbesondere in dieser Pandemiezeit. Die richtige Zusammenarbeitsoption ermöglicht es dem Team, physische Standorte zu besuchen oder zu Hause zu bleiben, um Projekte flexibel durchzuführen. Ein mit dem Internet verbundenes Gerät für den Zugriff auf die Teamdateien ist die unabdingbare Voraussetzung.

Dieses Arbeitsmodell ermutigt das Team nach wie vor, seine Gedanken und Ideen auszutauschen. Jeder kann offene Gespräche wie im Büro führen.

Hauptmerkmale der Dokumentations-Collaboration-Software

Jedes Tool verfügt über eine Reihe nützlicher Funktionen für bestimmte Zwecke. Es ist schwierig, eine All-in-One-Lösung für die Bedürfnisse aller zu finden. Bevor wir uns für eine maßgeschneiderte Plattform entscheiden, werfen wir einen Blick auf die unverzichtbaren Funktionen eines Tools für die Dokumentenzusammenarbeit.

• Echtzeit-Editor – Natürlich ist Ihr Dokument „live“, sodass die Bearbeitungen und Kommentare der Benutzer in Echtzeit aktualisiert werden.
• Automatisches Speichern von Dateien – Speichern Sie den Fortschritt des Teams automatisch, wenn es Aktualisierungen am Dokument gibt.
• Dokumentversionen – Ermöglicht es Ihnen, verschiedene Versionen einer Datei aufzubewahren, was Ihnen die Möglichkeit gibt, eine alte Version wiederherzustellen.
• Kommentare – Hier können Sie Feedback geben und Fragen in den Kommentaren stellen. Dies hat keinen Einfluss auf die aktuelle Arbeit des Teams und macht gleichzeitig den Bearbeitungsprozess aufschlussreicher.
• Cloud-Speicher – Gewähren Sie großen Speicherplatz, damit alle Ihre Teammitglieder auf ihre Arbeit zugreifen und sie speichern können.
• Benachrichtigungen – Verfolgen Sie alle Änderungen am Dokument. Informieren Sie die Teammitglieder über alle Anpassungen dort.

Die 5 besten Tools für die Dokumentenzusammenarbeit

Hier sind die 5 wichtigsten Tools, die Sie für die Online-Dateispeicherung und -verwaltung in Betracht ziehen können.

#1 Google-Dokumente

Die erste Option auf dieser Liste ist Google Docs.

Es ist erwähnenswert, dass Google Docs kein Vermögen kostet, um loszulegen. Sie müssen lediglich eine Google-ID oder ein Gmail-Konto besitzen, um die App nutzen zu können.

Es ist wie die Cloud-basierte Version von Microsoft Word, ermöglicht jedoch den Zugriff auf Ihre Dateien über alle mit dem Internet verbundenen Geräte, von Computern bis hin zu Mobiltelefonen und Tablets. Sie können die Datei ähnlich wie Word mit den Optionen in der oberen Leiste bearbeiten.

Das Teilen einer Google-Datei war dank der Link-Sharing-Funktion noch nie so einfach. Sie können bestimmte Personen zum Zugriff auf das Dokument einladen oder die Tür für alle offen lassen. Um die Berechtigungen einzuschränken, können Sie sie die Datei entweder bearbeiten, kommentieren oder nur anzeigen lassen.

Google bietet 15 GB Cloud-Speicher kostenlos an. Dennoch können Sie für mehr Speicherplatz auf ein Premium-Konto upgraden, insbesondere für große Teams. Der monatliche Preis beträgt 10 $ für 100 GB für jeden Benutzer.

Vorteile

• Verzichten Sie auf den Anmeldeprozess.
• Senden Sie E-Mail-Benachrichtigungen, wenn Sie ein Dokument freigegeben haben oder wenn jemand Ihre Datei kommentiert.
• Zeigen Sie Dokumentversionen an und stellen Sie vorherige wieder her.
• Kommen Sie mit einer einfach zu bedienenden Oberfläche.

Nachteile

• Erzwingen Sie eine Internetverbindung, um Dateien zu bearbeiten.
• Begrenzen Sie Stile und Themen.
• Mangel an erweiterten Funktionen von Word.

#2 Montag

Monday.com übernimmt das Projektmanagement für jede Teamgröße. Es bietet alle notwendigen Funktionen, die eine Dokumentenkollaborationsplattform haben sollte.

Sie können Aufgaben zuweisen, den Fortschritt der Mitglieder verfolgen und ein Mitglied mit @ markieren. Darüber hinaus können Sie Dateien in Echtzeit bearbeiten, automatisch speichern, Kommentare teilen und Text ziehen und ablegen, ohne andere Teamkollegen zu beeinträchtigen.

Bemerkenswerterweise lässt sich Monday.com nahtlos in viele Anwendungen integrieren, sodass Sie Dateien von diesen Apps auf die Plattform bringen können, z. B. Google Drive und Dropbox.

Vorteile

• Coole, saubere und intuitive Benutzeroberfläche.
• Verfügbar für Web, Android, iPhones und iPads.
• Biete eine kostenlose Version an.

#3 Dokumente360

Document360 unterstützt Ihr Team beim Erfassen und Speichern wichtiger Informationen an einem Ort. Alle Mitglieder können gleichzeitig an demselben Dokument arbeiten und ihre Aktualisierungen werden automatisch gespeichert. Es ist Ihnen auch möglich, Versionen wiederherzustellen.

Einige andere wichtige Funktionen von Document360 sind der Versionsverlauf, Kommentieren, Markieren und Überprüfungserinnerungen.

Darüber hinaus unterstützt die Software den Benutzerrollenzugriff, sodass Sie steuern können, wer welches Dokument anzeigen oder bearbeiten kann.

Vorteile

• Haben Sie eine saubere Benutzeroberfläche.
• Integrieren Sie beliebte Apps wie Slack, Microsoft Teams und Chrome.
• Aktivieren Sie automatische und manuelle Backups.

Nachteile

• Schwierig in Gang zu setzen aufgrund von Einschränkungen bei Dokumentation und Lernmaterialien.

#4 ReSkript

ReSkript erweist sich dank seiner breiten Palette an nützlichen Funktionen als eine der am weitesten verbreiteten Software für die Online-Dateiverwaltung und Zusammenarbeit an Dokumenten. Die Plattform wurde entwickelt, um den Arbeitsablauf des Teams effizienter zu verwalten.

Das Tool gibt Ihnen einen Überblick darüber, wer auf Ihre Datei zugreift, wie oft, wie lange sie damit verbracht haben und sogar zu welchem ​​Abschnitt sie nach unten gescrollt haben. Abgesehen davon können Sie Dateien anordnen, Dokumente taggen und kommentieren.

Vorteile

• Haben Sie ein ästhetisches Design und eine benutzerfreundliche Benutzeroberfläche.
• Videoanrufe und Chats zulassen.
• Arbeiten Sie mit jeder Teamgröße.

#5 Zoho

Ähnlich wie Google Docs kümmert sich Zoho um die Erstellung von Dokumenten, Tabellenkalkulationen und Präsentationen. Sie können mit anderen zusammenarbeiten, um Dateien im Handumdrehen hinzuzufügen, zu speichern, zu bearbeiten und zu teilen.

Es stärkt die Bindungen zwischen Teams und hält enge Verbindungen aufrecht, indem Dateien nach Teams, Projekten, Dateitypen und Autoren klassifiziert werden. Mitarbeiter können auch in Echtzeit mit anderen chatten, um die Überprüfung oder Diskussion zu beschleunigen.

Was Benutzer am meisten beeindruckt, ist die Möglichkeit, Berechtigungen festzulegen, Passwörter zu schützen und Dateien ablaufen zu lassen, um unbefugten Zugriff zu blockieren.

Vorteile

• Laden Sie Musik, Filme und andere Dateitypen in Zoho hoch.
• Erstellen Sie Ordner für eine bessere Dokumentenorganisation.
• Mit Desktops synchronisieren.
• Haben Sie strenge Sicherheit.

Nachteile

• Keine kostenlose Version. Der Starter-Plan beginnt bei 2,00 $ pro Benutzer monatlich.

Welches ist Ihre ideale Software für die Zusammenarbeit an Dokumenten?

Ein Online-Dateiverwaltungstool ermöglicht Ihrem Team, die Arbeit am selben Dokument zu verarbeiten. Es hilft, das Teamzusammenarbeitsprojekt zu vereinfachen und die Fristen einzuhalten.

Wir haben Ihnen die 5 besten Software für die Zusammenarbeit an Dokumenten vorgestellt. Wenn Sie nach einer einfachen Lösung mit grundlegenden Dateiverwaltungs- und Freigabefunktionen suchen, ist Google Docs genau das Richtige für Sie. Wenn Sie eine leistungsstarke Plattform mit starken Sicherheitsoptionen suchen, entscheiden Sie sich für Zoho.

Während Google Doc und Zoho Sie nichts kosten, um loszulegen und bis zu 5 GB gewähren, müssen Sie sich bei anderen für einen Premium-Plan anmelden.

Was ist Ihre Lieblingslösung? Teilen Sie uns Ihre Gedanken im Kommentarbereich unten mit!