Moderne Arbeitnehmer müssen täglich mit einer Menge Unterbrechungen zurechtkommen, von Nachrichten-Pings und E-Mail-Benachrichtigungen bis hin zu sozialen Medien und anderen persönlichen Ablenkungen.

US-Arbeiter checken beispielsweise durchschnittlich alle 37 Minuten ihre E-Mails. Dies entspricht 15 Mal am Tag.

Für Remote-Mitarbeiter sind unnötige Besprechungen eine weitere große Ablenkung. Laut Zippia nehmen geringwertige Aufgaben wie diese 51 % des Arbeitstages eines Unternehmensmitarbeiters in Anspruch. Die American Psychological Association hat herausgefunden, dass die Produktivität eines Mitarbeiters um 40 % sinkt, wenn diese kleinen Aufgaben andere, wichtigere Aufgaben ständig unterbrechen.

Um finanzielle Verluste aufgrund eines Produktivitätsrückgangs aufgrund von Arbeitsunterbrechungen zu vermeiden, müssen Sie sich darauf konzentrieren, Ihren Mitarbeitern dabei zu helfen, bessere Zeitmanagementfähigkeiten zu erwerben.

In diesem Artikel werden die effektivsten Methoden beschrieben, um die Arbeitszeit richtig zu verwalten und die Produktivität zu verbessern. Sie erfahren außerdem, wie Sie Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten, überwachen können, um die positiven Auswirkungen von Zeitmanagementpraktiken noch weiter zu unterstützen.

Vorteile eines effizienten Zeitmanagements in Remote-Arbeitsumgebungen

Die Implementierung und Anpassung von Zeitmanagementstrategien in den Tagesablauf Ihres Remote-Teams kann auf verschiedene Weise hilfreich sein:

1. Mit Ablenkungen umgehen: Remote-Arbeitsumgebungen können manchmal die Disziplin behindern. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern helfen, eine effektive Zeitmanagementmethode einzuführen, können sie Ablenkungen leichter ignorieren und bei der Sache bleiben.
2. Verbesserte Produktivität: Geschicktes Zeitmanagement führt zu verbesserter Konzentration und Produktivität. Sobald Ihre Mitarbeiter ein effizientes Zeitmanagement beherrschen, können sie in kürzerer Zeit mehr Qualitätsarbeit leisten.
3. Erhöhte Zuverlässigkeit: Konzentrierte und produktive Mitarbeiter können darauf vertrauen, dass sie alle ihre Aufgaben unabhängig von ihrem Standort pünktlich erledigen. Mit anderen Worten: Um eine zuverlässige und effiziente Belegschaft zu haben, stellen Sie sicher, dass Ihre Remote-Mitarbeiter über die erforderlichen Zeitmanagementfähigkeiten verfügen.
4. Bessere Arbeitsqualität: Wenn Sie sich Zeit für anspruchsvolle Aufgaben nehmen, haben Ihre Mitarbeiter die Möglichkeit, in den Deep-Work-Zustand einzusteigen. Dies sorgt für eine bessere Arbeitsqualität, erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit und reduziert Stress.
5. Work-Life-Balance: Schlechtes Zeitmanagement am Arbeitsplatz führt oft dazu, dass die Arbeit in die Privatzeit übergeht. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern helfen, ihre Aufgaben effizient zu bewältigen, können sie leichter eine gesunde Work-Life-Balance erreichen.

Strategien und Tools für ein besseres Zeitmanagement

Dies sind die bewährten Strategien und Tools, die Ihren Mitarbeitern helfen können, ihre Zeit und Aufgaben effizienter zu verwalten:

1. Richten Sie eine Routine ein

Die Arbeit von zu Hause aus kann sich negativ auf die Disziplin einer Person auswirken. Schlagen Sie Ihren Mitarbeitern trotz flexibler Arbeitszeiten vor, einen Tagesplan zu erstellen und ihr Bestes zu geben, diesen einzuhalten.

In diesen Plan können sie sowohl die Zeit für persönliche Besorgungen als auch ihre Pausen einplanen. Betonen Sie, dass ihre Haushaltsmitglieder mit ihren Zeitplänen vertraut sein müssen.

Raten Sie ihnen, auch einen eigenen Arbeitsbereich einzurichten. Auf diese Weise verringern sie die Möglichkeit persönlicher Unterbrechungen und schaffen eine strukturierte Denkweise im Arbeitsalltag, die die Disziplin verbessert.

2. Widerstehen Sie Ablenkungen

Zu Hause, wo Ihre Mitarbeiter ihre eigenen Vorgesetzten sind, kann es noch schwieriger sein, Ablenkungen zu widerstehen.

Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern und weisen Sie auf die häufigsten Zeitfresser bei der Remote-Arbeit hin. Dies sind in der Regel der Fernseher, Hausarbeiten, das persönliche Mobiltelefon und der Zugang zu unterhaltsamen Inhalten.

Erklären Sie, dass sie am besten einen Arbeitsplatz wählen, an dem sie keine der üblichen Ablenkungen sehen oder hören können. Erinnern Sie sie außerdem daran, ihre Telefone stumm zu schalten und mehrere Arbeitspausen einzulegen, um nach verpassten Benachrichtigungen zu suchen.

3. Definieren Sie Ziele

Kurz- und langfristige Ziele zu haben, verbessert die Motivation und das Verantwortungsgefühl. Um Ihren Mitarbeitern dabei zu helfen, ihre eigenen Zeitmanagementziele festzulegen, denken Sie darüber nach, eine Schulung zu organisieren.

Die Befolgung des SMART-Frameworks kann für diesen Zweck am effektivsten sein. Das bedeutet, Ziele zu setzen, die sind:

• Spezifisch.
• Messbar.
• Erreichbar.
• Realistisch.
• Rechtzeitig.

Einige gute Beispiele für Zeitmanagementziele sind:

• Reduzierung der Social-Media-Zeit in den Arbeitspausen auf 15 Minuten
• Schnellere Morgenroutine, um früher in den Arbeitstag zu starten

4. Legen Sie Prioritäten fest

Machen Sie sich klar, welche Priorität jedes Projekt hat. Dies wird den Managern helfen, Aufgaben zu priorisieren und den Mitarbeitern relevante Informationen zur Verfügung zu stellen.

Raten Sie Ihren Mitarbeitern, zu Beginn jeder Woche eine nach Prioritäten geordnete Aufgabenliste zu erstellen. Empfehlen Sie ihnen, ähnliche Tageslisten zu erstellen. Anschließend können sie detaillierte Zeitpläne erstellen und Zeit für besonders anspruchsvolle Aufgaben einplanen.

Erinnern Sie sie daran, auch etwas Freizeit in ihren Zeitplan einzuplanen. Auf diese Weise können sie die Liste anpassen, wenn eine neue dringende Aufgabe ansteht.

5. Streben Sie nach maximaler Produktivität

Um maximale Produktivität zu erreichen, können Ihre Mitarbeiter verschiedene Zeitmanagementpraktiken implementieren:

Nutzen Sie Ihr Wissen über sich selbst

Schlagen Sie Ihren Mitarbeitern vor, ihre anspruchsvollsten Aufgaben während ihrer Hauptarbeitszeiten einzuplanen. Wenn sie bei einigen ihrer Aufgaben unsicher sind, ermutigen Sie sie, längere Zeiträume für diese Aufgaben einzuplanen.

Blockzeit für unterbrechungsfreies Arbeiten

Ununterbrochene Arbeitsblöcke ermöglichen maximale Produktivität. Weisen Sie Ihre Mitarbeiter an, sich auf eine anspruchsvolle Aufgabe zu konzentrieren und jede Quelle persönlicher und arbeitsbezogener Benachrichtigungen auszuschalten.

Probieren Sie die Pomodoro-Technik aus

Manche Menschen arbeiten besser, wenn sie kurze, aber häufige Pausen einlegen. Pomodoro besteht aus 25-minütigen konzentrierten Arbeitsphasen, kombiniert mit 5-minütigen Pausen. Der schwierige Teil besteht darin, die Intervalle einzuhalten.

6. Verlassen Sie sich auf Überwachungssoftware

Die Implementierung einer Überwachungssoftware trägt vor allem dazu bei, die Zeit einfacher zu erfassen. Robustere Versionen dieser Tools können Ihrem Unternehmen und Ihren Mitarbeitern jedoch auf viele weitere Arten helfen:

• Ablenkungen leichter widerstehen – Das Wissen, dass sie überwacht werden, hilft den Mitarbeitern, disziplinierter zu sein.
• Verfolgen, wie gut Mitarbeiter ihre festgelegten Zeitblöcke einhalten – Durch die Zeiterfassung können Ihre Mitarbeiter besser erkennen, wie viel Zeit sie tatsächlich für eine Aufgabe aufwenden.
• Die Disziplin der Mitarbeiter besser einschätzen – Leistungsstarke Überwachungssoftware misst jede Minute der Leerlaufzeit und vermittelt so ein realistisches Bild der Disziplin eines Mitarbeiters.
• Bereitstellung von Arbeitsnachweisen – Computerüberwachungstools, die die von Mitarbeitern genutzten Ressourcen verfolgen und Screenshots ermöglichen, liefern ebenfalls Arbeitsnachweise. Dies ermöglicht es Mitarbeitern, Benachrichtigungen während konzentrierter Arbeitsphasen auszuschalten und keine Nachrichten zu beantworten, ohne befürchten zu müssen, dass ihre Vorgesetzten denken könnten, dass sie nachlassen.

Abschluss

Die Unterstützung Ihrer Mitarbeiter beim Erlernen und Auffrischen von Zeitmanagementfähigkeiten kommt sowohl dem Unternehmen als auch den Mitarbeitern zugute. Dank einer besseren Organisation können Mitarbeiter Spitzenproduktivität erreichen, ohne länger arbeiten zu müssen. So sorgen Sie für finanzielle Stabilität, Ihr Unternehmen bleibt wettbewerbsfähig und Ihre Mitarbeiter bleiben zufrieden und loyal.