Expertentipps von Office 365-Migrationsberatern für einen reibungslosen Übergang

Die Akzeptanzrate von Office 365 steigt ebenso wie seine Beliebtheit und Nützlichkeit, da Microsoft der Suite weitere Geschäftsanwendungen hinzufügt. Die Einführung neuer Produktivitäts- und Kollaborationstools wie Microsoft Teams, Groups und Planner vereinfacht und beschleunigt die Geschäftskommunikation und erhöht die Attraktivität des Wechsels von einer anderen Plattform zu Office 365. Hier sind fünf Expertentipps, die Ihnen den Übergang zu Office 365 erleichtern Unternehmen, falls Sie darüber nachdenken oder bereits damit begonnen haben.

Was ist Office 365 und warum benötigen Sie einen reibungslosen Übergang dazu?

Office 365, eine vielseitige Sammlung von Software und Diensten, die über abonnementbasierte Pläne verfügbar sind, bietet eine Reihe von Vorteilen, die auf individuelle und organisatorische Bedürfnisse zugeschnitten sind. Diese Suite umfasst bekannte Anwendungen wie Word und Excel. Ein wesentlicher Vorteil der Verwendung von Office 365 ist der Zugriff auf die neuesten Versionen dieser Anwendungen. Die zahlreichen Funktionen und Vorteile der Suite vereinfachen verschiedene Aspekte der professionellen Arbeit.

Ein wichtiger Aspekt bei der Umstellung auf Office 365 ist die Möglichkeit, alle Unternehmensdateien in der Cloud zu speichern, sodass sie von jedem Ort mit Internetverbindung und auf einer Vielzahl von Geräten zugänglich sind. Diese cloudbasierte Zugänglichkeit ist besonders wichtig für Unternehmen, in denen Mobilität und Fernzugriff unerlässlich sind. Office 365 ermöglicht nicht nur den einfachen Zugriff auf notwendige Apps und Dateien, wenn Mitarbeiter nicht im Büro sind, sondern sorgt auch durch Maßnahmen wie die Zwei-Faktor-Authentifizierung für robuste Sicherheit. Diese Sicherheitsfunktion ist von entscheidender Bedeutung, um den unbefugten Zugriff auf Daten zu verhindern, selbst im Falle einer Gerätekompromittierung.

Um einen nahtlosen und effizienten Übergang zu Office 365 zu gewährleisten, ist die Rolle des Office 365-Migrationsexpertenteams der EPC Group unverzichtbar. Ihr Fachwissen umfasst eine Reihe von Dienstleistungen, einschließlich der Beratung bei der Implementierung von Office 365, der Erleichterung der Benutzerakzeptanz und der Begleitung der Entwicklung von Office 365 innerhalb eines bestimmten Unternehmens. Durch die Nutzung des Wissens und der Erfahrung von Experten können Unternehmen Office 365 effektiv in ihre Abläufe integrieren und so einen sicheren, zugänglichen und aktuellen digitalen Arbeitsplatz gewährleisten, der ihren individuellen Bedürfnissen und Zielen entspricht.

Hier die Tipps der Experten:

Tipp 1: Bewerten Sie den Zustand Ihrer IT-Infrastruktur

Untersuchen Sie Ihre aktuelle IT-Infrastruktur, um zu sehen, ob sie eine Office 365-Migration unterstützen kann, bevor Sie mit dem Migrationsprozess beginnen. Erhalten Sie einen genauen und aktuellen Überblick über Ihre Netzwerkarchitektur, DNS, E-Mail- und andere Client-Apps, Sicherheits- und Compliance-Lösungen, Verzeichnisdesign, Server und Konnektivität. Microsoft bietet ein hilfreiches automatisiertes Tool zur Bereitschaftsprüfung.

Tipp 2: Achten Sie auf die Planung

Erstellen Sie einen Plan und passen Sie Ihre Office 365-Migration an die digitale Transformation Ihres Unternehmens an. Der Schlüssel zu einem erfolgreichen Umzug ist die Vorbereitung. Eine mentale Checkliste, die Sie sich merken sollten:

• Bilden Sie ein multidisziplinäres Team: Um Servicebedarf und -Must-Haves zu ermitteln, sollte das Team Mitglieder aus den Abteilungen Business, Engineering, Marketing, Vertrieb und Support umfassen.
• Wählen Sie die Funktionen aus, die Sie benötigen: Wählen Sie die Funktionen aus, die Sie verwenden möchten, die Reihenfolge, in der sie erstellt werden sollen, und orientieren Sie diese Anforderungen am Wert für das Unternehmen.
• Wählen Sie einen geeigneten Migrationstyp aus: Diese bestehen aus einer IMAP-Migration, einer stufenweisen Migration, einer Hybridbereitstellung und einer einfachen Cutover-Migration. Denken Sie über die Implementierung eines Testprogramms ohne „High-Touch“-Konsumenten nach.
• Erstellen Sie einen umfassenden Plan: Beschreiben Sie Ihre Anforderungen und die Daten, die Sie im Hinblick auf die Ziele Ihres Unternehmens übertragen möchten.

Tipp 3: Sprechen Sie mit einem Experten

Sprechen Sie mit anderen, die erfolgreich auf Office 365 migriert haben, um vermeidbare Fehler bei Ihrer eigenen Migration zu vermeiden. Ihr Rat kann nützlich sein. Denken Sie außerdem über die Beauftragung eines Cloud-Integrators oder -Beraters nach, um einen reibungsloseren Übergang zu gewährleisten. Durch die Zusammenarbeit mit Ihrem Team wird die Belastung erheblich verringert.

Wenn es um Sicherheit geht, ist Office 365 unübertroffen. Es schützt Ihre Daten fachmännisch vor Pannen und Verlusten, die unter seiner Kontrolle liegen, wie zum Beispiel Störungen aufgrund einer Naturkatastrophe. Es kann Sie jedoch nicht vor Unfällen schützen, die Ihrerseits passieren. Daher sind Sie weiterhin einem Datenverlust aufgrund mehrerer Risikofaktoren ausgesetzt, darunter Viren, Hacking, Synchronisierungsfehler und versehentliches oder absichtliches Löschen. Datenverlust kann auch bei On-Premise-Systemen auftreten, wenn nicht sogar noch häufiger in der Cloud. Da Sie letztendlich die Verantwortung für Ihre Daten tragen, müssen Sie diese in der Cloud schützen. Die Verfügbarkeit und Sicherheit Ihrer Daten kann durch die Verwendung eines Sicherungs- und Wiederherstellungsprogramms eines Drittanbieters wie Spanning Backup für Office 365 gewährleistet werden. Spanning bietet vollständige, punktgenaue, granulare Wiederherstellungsfunktionen sowie umfassende, automatisierte Sicherungen für E-Mails und Kalender , OneDrive und SharePoint. Im Falle eines Vorfalls, der die Geschäftskontinuität gefährden kann, können Sie schnell und reibungslos wieder auf die Beine kommen.

Tipp 4: Bereiten Sie Ihre Mitarbeiter vor

Bei der Umstellung auf eine neue Plattform oder in die Cloud kommt es zu einer Abkehr von etablierten Abläufen und Standards. Indem Sie Ihren Mitarbeitern den Umgang mit den neuen Tools beibringen und ihnen Ängste nehmen, können Sie ihnen helfen, sich auf die Umstellung vorzubereiten. Mehrere Empfehlungen lauten wie folgt:

• Beginnen Sie mit einem internen Verfechter: Wenn Sie einen Stakeholder-Verfechter für den Wandel haben, können Sie die Unterstützung aller Abteilungen gewinnen und Schulungsprogramme für die gesamte Organisation implementieren, um den Wandel zu erleichtern.
• Mitarbeiter sanft vorstellen: Schulen Sie Mitarbeiter mithilfe von kurzen Tutorials, Spickzetteln, FAQs und Verweisen auf das Help Center. Nehmen Sie vor allem kleine, schrittweise Änderungen vor und fördern Sie deren Vorteile. Dadurch wird die Unterstützung der Mitarbeiter bei der Umstellung deutlich erhöht und sie können die neuen Features und Möglichkeiten besser nutzen. Richten Sie eine spezifische E-Mail-Adresse ein, an die Mitarbeiter Fragen zur Migration senden können.
• Untersuchungen fördern: Office 365 bietet eine Fülle faszinierender Funktionen und Möglichkeiten. Es geht weit über E-Mail hinaus. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, die neuen Funktionen von Microsoft Teams zu nutzen und deren Vorteile zu besprechen.

Hunderte von Unternehmen haben von den erfolgreichen Migrationsprojekten profitiert, die von Microsoft 365-Migrationsexperten geleitet wurden. Sie bieten mit bewährten Methoden und viel Erfahrung eine maßgeschneiderte Lösung, um die Auswirkungen auf Ihr Unternehmen zu verringern.