Die Spirale stoppen: Wie Sie Ihre Online-Servicepreise in den Griff bekommen
Veröffentlicht: 2022-01-28Die beliebte Fern- und Hybridarbeit hat viele Unternehmen dazu veranlasst, sich noch mehr auf Online-Dienste zu verlassen. Durch den Erwerb eigener elektronischer Lösungen oder das Outsourcing von Lösungen wurden Unternehmen unter Druck gesetzt, sich neue Techniken anzueignen, um grundlegende Arbeitsabläufe im Tagesgeschäft zu erledigen.
Und die Akzeptanz nimmt immer noch zu, auch wenn viele Organisationen wieder auf ein Diplom der bürozentrierten Arbeit umsteigen wollen. In der Tat hat sich Hybridbetrieb mittlerweile bei Mitarbeitern so stark durchgesetzt, dass eine jüngste von Microsoft in Auftrag gegebene YouGov-Umfrage ergab, dass 51 % der Mitarbeiter behaupten, dass sie aufhören würden, wenn der Hybridbetrieb ausfallen würde.
Angefangen bei der Vereinfachung von Personalwesen und Rekrutierung bis hin zur Verringerung des CO2-Fußabdrucks eines Unternehmens gibt es im Internet für fast jeden Unternehmensbedarf eine Abhilfe. Obwohl all diese Optionen vorteilhaft sein können, sollten IT-Supervisoren wirklich wachsam sein, wenn sie die Gebühren und zusätzlichen Vorteile im Zusammenhang mit fast jedem Support untersuchen, bevor sie sich auf erweiterte und allgemein hochpreisige Verträge festlegen.
Aber wo fangen IT-Experten bei so vielen verschiedenen verfügbaren Möglichkeiten an, wenn sie die für Geschäftsanforderungen am besten geeigneten Internetdienste auswählen? Was sind außerdem die besten Strategien, um die Kosten im Auge zu behalten und unnötige Investitionen zu vermeiden?
Hier sind einige der häufigsten Probleme im Zusammenhang mit Online-Unternehmensgebühren, über die Unternehmen informiert werden sollten, um zu vermeiden, mehr als die Chancen für etwas zu zahlen, das für kleine Unternehmen nicht verhältnismäßig wertvoll ist.
Datennutzung richtig prüfen
Eine der sinnvollsten, aber meist ignorierten Maßnahmen, die ein Unternehmen ergreifen kann, um die Online-Gebühren des Unternehmens zu senken, ist die genaue und realistische Bewertung der Informationsnutzung. Es mag wie ein einfaches Unterfangen erscheinen: Ermitteln Sie, wie viele Informationen Sie verwenden, und zahlen Sie dann für diese Summe. Aber wie bewerten Sie die Anforderungen Ihrer Geschäftsinformationen genau?
Nicht wenige Unternehmen müssen hohe Beträge für ungenutzte Daten bezahlen, entweder weil sie nicht wissen, was gewünscht wird, oder weil sie die Berechnungen der Informationsnutzung ungenau durchführen. Normalerweise fällt es Unternehmen schwer, die Benutzerzahlen und den Informationsbedarf realistisch einzuschätzen, einfach weil die Wissensnutzung fast nie regelmäßig erfolgt – sie unterliegt sowohl Spitzen als auch Perioden geringer Aktivität.
Eine der ersten Methoden zur Senkung der Online-Servicepreise besteht darin, festzustellen, wie Ihr Vertrag überraschende Preiserhöhungen ausmacht. Einer der großen Bereitstellungsfaktoren, die Cloud-Unternehmen normalerweise betonen, ist ihre Fähigkeit, sich zu vergrößern und zu verkleinern, um auf wechselnde Informationsanforderungen zu reagieren, aber dies hat im Allgemeinen seinen Preis. IT-Administratoren müssen prüfen, ob dies eine Ausgabe ist, die sie zahlen möchten, oder eine Unterstützung, die sie überhaupt benötigen werden. Es kann sinnvoller sein, die Anbieter eines Cloud-Unternehmens abhängig von einer korrekten Berechnung der Wissensnutzung zu beauftragen.
Einige andere zu berücksichtigende Bedenken sind: Bietet Ihnen Ihr Anbieter eine gute Skalierbarkeit für zukünftige Entwicklungen? Ist Ihre Vereinbarung anpassungsfähig, um sich verändernden Anforderungen und Prioritäten von Unternehmen gerecht zu werden? Und ist der Preis, den Sie für Ihre Lösungen ausgeben, proportional zu den Expertendiensten, die Sie erhalten?
Kurz gesagt, seien Sie realistisch, wenn Sie Ihre Datenanforderungen bewerten und Lösungen bewerten – es könnte auf lange Sicht Geld sparen!
Erhalten Sie die ideale Unterstützung?
In Kürze ist es entscheidend, die logistischen Anforderungen einer Organisation zu bewerten und sicherzustellen, dass das richtige Maß an Unterstützung vorhanden ist. Wenn Sie sich für einen Online-Dienstleister entscheiden, zahlen Sie viel mehr als nur die eigentliche physische Infrastruktur – Sie müssen auch für die Verwaltung dieser Produkte und wichtige technologische Hilfe bezahlen.
Dies kann ein äußerst wertvoller Aspekt von Online-Produkten und -Dienstleistungen sein, aber es ist auch dort, wo die Kosten in die Höhe schnellen können. Ähnlich wie bei der Kenntnis detaillierter Nutzungsanforderungen ist es wichtig, die Serviceanforderungen regelmäßig zu bewerten und diese mit dem zu vergleichen, wofür Sie bezahlen müssen. Es ist genauso nützlich, eine Hilfe zu erkennen, für die Sie Geld ausgeben, aber nicht benötigen, wie eine Leistung zu erkennen, die Sie vermissen.
Nachdem Sie die Unterstützungswünsche des Unternehmens vollständig verstanden haben, beurteilen Sie diese anhand der Vereinbarung mit dem Unternehmen – es ist nicht ungewöhnlich, dass die Anbieterstufen viel zu hoch angesetzt sind, als Sie realistischerweise benötigen. Wenn Sie für etwas bezahlen, das Sie einfach nicht verwenden, scheinen Sie es aus Ihrem SLA herausgenommen zu haben.
Haben Sie Hybrid betrachtet?
Als der Pandemiestreik und etliche Organisationen umgehend in die Ferne zogen, war On-Premises-Storage keine Option mehr und der Großteil des Betriebs musste in die Cloud verlagert werden, um die Kontinuität zu gewährleisten. Da die Leute jetzt jedoch wieder in die Büroumgebung zurückkehren oder zumindest lieber vor Ort arbeiten, ist die Cloud nicht mehr die einzige praktikable Lösung zur Informationsspeicherung.
Während Cloud Computing ein erstaunlich praktisches Gerät sein kann, kann es ziemlich teuer sein und ist keine optimale Umgebung zum Speichern einiger Arten von Dokumenten. Beispielsweise sind riesige Datendateien wie AutoCADs wesentlich besser für die Speicherung vor Ort geeignet und können unnötigerweise Cloud-Speichergebühren in die Höhe treiben, wenn sie außerhalb des Unternehmens gespeichert werden.
Die Verwendung hybrider Alternativen kann auch die Datenhoheit verwalten, wenn Unternehmen sicher sein können, dass ihre wichtigsten und sensibelsten Details vor Ort gespeichert werden, wo Sie eine noch straffere und granularere Verwaltung über Ihren Schutz und Ihre Kontinuität haben.
Ist "always-on" normalerweise notwendig?
Wenn es um die Cloud geht, ist nur ein Satz, den Sie immer wieder sehen werden, „always-on“, was bedeutet, dass Anbieter jederzeit verfügbar sind. Es ist eines der wichtigsten Marketing-Details, die Anbieter von Wissenszentren verwenden, um ihre Unternehmen voranzutreiben. Dennoch ist es wichtig, sich wieder für einen Rückzug zu entscheiden und zu berücksichtigen, will Ihre Organisation wirklich einen 24/7-Zugang?
„Always-on“ kann teuer werden, wenn es nicht optimiert ist – und die meisten Unternehmen haben dafür nur nie die Notwendigkeit. Viele Mitarbeiter sind nur während der Arbeitszeit im Netz, aber die Unternehmen müssen kurz nach Geschäftsschluss für den Bereitschaftsdienst bezahlen. Und diese Gebühren beinhalten wirklich bis. Es lohnt sich wirklich, Ihren Informationsbedarf zu analysieren und ernsthaft zu prüfen, ob „Always-on“ eine wichtige Unternehmensvoraussetzung ist. Wenn dies nicht der Fall ist, gehen Sie mit Ihrem Cloud-Dienstanbieter die Optionen durch, wie die Einsparungen aussehen würden, wenn Sie sich gegen die Ausgaben für Standby-Stunden entscheiden würden.
Sprechen ist erschwinglich
Und schließlich kommunizieren Sie konsequent mit Ihren Serviceunternehmen. Es zahlt sich wirklich aus, wenn IT-Experten die Mittel behalten, um einen ehrlichen Dialog über Erwartungen und Wünsche zu eröffnen. Auf diese Weise kann ein Anbieter die Gebühren im Voraus und transparent darstellen und viel besser auf die Anforderungen Ihres Unternehmens abgestimmt sein, um die Expertendienste zu ändern, um diese zu unterstützen. Wenn Ihr Assistenzdienstleister nicht damit zufrieden ist, flexibel zu sein, um Anforderungen und Finanzen zu erfüllen, ist es möglicherweise an der Zeit, sich woanders umzusehen.
Jeder seriöse Dienstleister muss darauf vorbereitet sein, sich die Zeit zu nehmen, Ihre Infrastruktur und Ihren Supportbedarf zu verstehen, und wenn Sie sich zuvor mit Ihrer erwarteten Wissensnutzung und Ihrem Servicebedarf auseinandergesetzt haben, werden Sie die Abweichung unterm Strich sehen.
Terry Storrar kümmert sich bei Leaseweb um den Director United Kingdom .