So erstellen Sie einen Leitfaden für Schreibstile [+Kostenloser Leitfaden & Beispiele]

Ein Leitfaden für den Schreibstil ist für jedes Unternehmen unerlässlich – insbesondere, wenn mehrere Autoren im Team sind.

Wenn Sie immer mehr Inhalte auf Ihrer Website und Ihrem Blog erstellen, schleichen sich zwangsläufig Ungereimtheiten ein. Ein Grund? Mangelnde Klarheit über den Stil, in dem Sie schreiben möchten. Unzusammenhängende Kommunikation zwischen der Vielzahl von Inhaltserstellern in Ihrer Organisation kann ebenfalls ein Übeltäter sein.

In jedem Fall ist das Versäumnis, sich für akzeptierte redaktionelle Richtlinien zu entscheiden, ein Rezept für inkonsistente Botschaften. Aus diesem Grund müssen die meisten Unternehmen irgendwann einen Leitfaden für den Schreibstil entwickeln.

Ein Leitfaden zum Schreibstil gibt die Grundregeln des Schreibens an, denen jeder zustimmen muss, um Konsistenz über alle Inhalte hinweg zu gewährleisten, z. B. ob Sie das „a“ nach dem Doppelpunkt groß schreiben sollten.

Hinweis: Wenn Sie Inhalte für HubSpot schreiben, sollten Sie das „a“ nicht groß schreiben.

Aber warte … wenn das der Fall ist, warum sollte ich das „Wenn“ in der letzten Klammer groß schreiben? Denn „Wenn Sie Inhalte für HubSpot schreiben, sollten Sie…“ ist ein vollständiger Satz, der das große „Wenn“ rechtfertigt.

Diese Konventionen sind in unserem Schreibstil-Leitfaden festgelegt.

Wenn Sie diesen Gedankengang furchtbar banal fanden, denken Sie vielleicht, dass Schreibstilrichtlinien die langweiligsten Dinge der Welt sind, und haben das brennende Verlangen, sofort loszuklicken. Au contraire, mein Freund.

Warum Schreibanleitungen wichtig sind

Ein Schreibstil-Leitfaden erspart Ihnen eine Diskussion darüber, ob vor und nach Auslassungszeichen Leerzeichen stehen sollen, ob Sie „für“ im Titel groß schreiben oder wann eine Zahl ausgeschrieben werden muss.

Wenn Sie der Schreibstil-Leitfaden langweilt, stellen Sie sich nur vor, wie langweilig diese Debatte sein wird. Das Vorhandensein eines Styleguides bedeutet, dass Sie den Styleguide einfach als Ihr kleines Schreibregelwerk zur Hand haben können, ohne sich durch Debatten über Blockzitate führen zu müssen.

Beide Leitfäden unterscheiden sich im Inhalt, aber in der Funktion. Sie spielen eine wichtige Rolle dabei, wie potenzielle Verbraucher Ihr Unternehmen sehen, interagieren und sich daran erinnern.

Um Ihnen den Einstieg in Ihren eigenen Styleguide zu erleichtern, führt Sie dieser Blogbeitrag durch die Erstellung eines Styleguides für das Schreiben und welche wesentlichen Elemente Sie einbeziehen müssen.

Bevor wir uns mit den wichtigen Elementen befassen, die Sie in Ihren Schreibstil-Leitfaden aufnehmen müssen, lassen Sie uns die Schritte zur Erstellung eines solchen Leitfadens durchgehen. Ihr Leitfaden sollte Ihr Unternehmen, seine Ziele und Ihre Zielgruppe widerspiegeln. Zu Beginn müssen Sie Folgendes tun:

1. Überprüfen Sie die Mission und die Werte Ihrer Marke.

Warum haben Sie Ihr Unternehmen gegründet? Was ist seine Aufgabe? Das sind zwei wichtige Fragen, die Sie sich stellen, wenn Sie mit der Planung und dem Aufbau Ihres Unternehmens beginnen. Wenn nicht, fragen Sie sie jetzt. Definieren Sie Ihr Leitbild. Skizzieren Sie die Grundwerte Ihrer Marke. Diese Informationen leiten Sie, wie Sie Ihre Verbindungen zu Ihrem Publikum aufbauen. So können Sie eine Vorstellung davon entwickeln, wie Sie mit ihnen kommunizieren möchten.

Die Mission und die Werte Ihrer Marke sollten Ihre Entscheidungen leiten und sicherstellen, dass Sie aktiv auf Ihr Ziel hinarbeiten. Sie definieren und beeinflussen die Unternehmenskultur, indem sie Ihr Unternehmen anleiten, Entscheidungen zu treffen, die für das Unternehmen und Ihre Kunden von Vorteil sind.

Es ist wichtig zu beachten, dass sich diese Informationen ändern können. Eigentlich sollte es so sein. Im Laufe der Zeit und wenn sich Ihr Unternehmen weiterentwickelt, ist es notwendig, Ihre Markenmission und -werte zu überprüfen und zu aktualisieren, um Ihr aktuelles Geschäftsmodell und Ihren aktuellen Betrieb genau widerzuspiegeln.

2. Erstellen Sie Käuferpersönlichkeiten für Ihre Zielgruppe.

Um Ihren Schreibstil-Leitfaden zu erstellen, müssen Sie wissen, mit wem Sie sprechen. Stellen Sie sich vor, Sie führen ein Gespräch mit einem Babyboomer und ein weiteres mit einem Millennial. Die Art und Weise, wie Sie mit ihnen kommunizieren, wird wahrscheinlich anders sein. Diese Nuancen sprechen dafür, wie wichtig es ist, Käuferpersönlichkeiten zu erstellen.

Eine Käuferpersönlichkeit ist eine halb-fiktionale, forschungsbasierte Darstellung Ihres Zielkunden. Diese Informationen sollten sowohl aus der Marktforschung als auch aus tatsächlichen Daten Ihrer bestehenden Kunden stammen. Stellen Sie sich bei der Erstellung Ihrer Käuferpersönlichkeiten Ihren idealen Kunden vor. Wie sind ihre Tage? Wie treffen sie Entscheidungen? Vor welchen Herausforderungen stehen sie? Letztendlich sollte sich Ihre Käuferpersönlichkeit mit der Kundendemografie, Verhaltensmustern, Motivationen und Zielen befassen.

Sobald Sie Ihre Zielgruppe und ihre Käuferpersönlichkeiten identifiziert haben, haben Sie eine bessere Vorstellung davon, wie Sie an die Kommunikation herangehen.

3. Definieren Sie die Stimme und den Ton Ihres Unternehmens.

Es kann eine Herausforderung sein, die Stimme und den Ton Ihres Unternehmens zu etablieren, da die beiden Konzepte leicht verwechselt werden können.

Ihre Unternehmensstimme ist, wie Sie von Ihrem Publikum wahrgenommen werden möchten. Es umfasst, wie Ihre Markenbotschaft übermittelt wird. Willst du witzig oder freundlich rüberkommen? Während beispielsweise die Markenstimme von Starbucks ausdrucksstark ist, ist die von Coca-Cola positiv. Denken Sie beim Definieren Ihrer Stimme daran, dass sich diese während des Schreibens nicht ändern wird. Wenn Sie Ihr Unternehmen als „freundlich“ etablieren, sollte dies in alle Ihre Botschaften aufgenommen werden.

Obwohl Ihre Markenstimme gleich bleiben sollte, könnte sich Ihr Ton ändern. Der Markenton bezieht sich darauf, wie Sie Ihre Stimme ausdrücken möchten. Die Feinheiten im Ton liegen ganz bei Ihrem Publikum. Stell dir vor, ein Freund fragt, ob du mit ihm essen gehen möchtest, und du antwortest „Okay“. Kulturelle Hinweise würden sie wahrscheinlich denken lassen, dass Sie nicht sehr daran interessiert sind, daran teilzunehmen. Wenn Sie jedoch mit „Auf jeden Fall!“ geantwortet haben, Sie könnten denken, dass Sie aufgeregt sind, zu gehen. Obwohl beide Antworten zeigen, dass Sie bereit sind, mit ihnen zu Abend zu essen, ändert sich die Konnotation zwischen den Wörtern.

Entscheide, während du deine Stimme und deinen Ton aufbaust, welche Emotionen dein Schreiben annehmen soll. Wird es positiv, neutral, negativ oder etwas dazwischen sein? Auch hier sollte Ihre Wahl Ihre Zielgruppe widerspiegeln.

4. Skizzieren Sie Markenwörter und -phrasen.

Welche Schlüsselwörter und Phrasen sind mit Ihrem Unternehmen verbunden? Um die Konsistenz in Ihrem gesamten Unternehmen zu wahren, identifizieren Sie diese Wörter für Ihren Styleguide. Dies sollte bestimmte Schreibweisen und Großschreibungen beinhalten.

Nehmen Sie zum Beispiel MSNBC. Der Kabelkanal hat zwei Logos, eines mit Kleinbuchstaben und eines mit Großbuchstaben. Wenn der Kanal jedoch in Kopieform geschrieben ist, wird er immer vollständig großgeschrieben. Dies wäre etwas, das in einem Schreibstilleitfaden zu beachten ist.

Dies sollte auch in alle Slogans oder Phrasen Ihres Unternehmens einfließen. Für ihren Slogan „Betcha kann nicht nur einen essen“ müsste Lay's sicherstellen, dass ihr Reiseleiter die Schreibweise von „Betcha“ angibt und dass es keine Satzzeichen am Ende gibt. Um zusammenhängend und professionell zu wirken, ist es entscheidend, diese Konsistenz bei allen Nachrichten zu wahren.

5. Richten Sie Richtlinien für die Formatierung ein.

Sie müssen sich nicht nur darauf konzentrieren, was in Ihrem Styleguide steht, sondern auch darauf, wie er geschrieben ist. Ihr Schreibstil-Leitfaden sollte Richtlinien enthalten für:

• Überschriften
• Hyperlinks
• Fett, kursiv und normaler Text
• Aufzählungszeichen versus nummerierte Listen

Durch die Formatierung können Ihre Leser Ihre Inhalte schnell überfliegen und verdauen. Darüber hinaus werden sie, wenn sie Ihren Stil kennenlernen, mit dem organisatorischen Zusammenbruch Ihres Unternehmens rechnen. Jedes Unternehmen kann selbst entscheiden, wie es seine Inhalte formatiert. Stellen Sie sicher, dass Sie ein Format entwickeln, das für Ihre Leser effektiv ist.

6. Verwenden Sie eine Styleguide-Vorlage.

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Während Sie die obigen Schritte durcharbeiten, um Ihren Schreibstil-Leitfaden zu erstellen, werden Sie möglicherweise keine Ahnung haben, wie Sie ihn formatieren sollen. Verwenden Sie eine Vorlage. Viele Unternehmen stellen ihre Styleguides der Öffentlichkeit zur Verfügung. Finden Sie ein Unternehmen, dem Sie nacheifern möchten, verwenden Sie es als Ausgangspunkt und passen Sie den Leitfaden an, bis er zu einer Repräsentation Ihres Unternehmens wird. Im Abschnitt „Beispiele für Schreibstilrichtlinien“ weiter unten finden Sie Stilrichtlinien von Unternehmen wie Mailchimp, Google und NASA.

Was Sie in Ihren Schreibstil-Leitfaden aufnehmen sollten

Es gibt einige wichtige Abschnitte, die Sie in Ihren Styleguide aufnehmen sollten.

1. Stilhandbuch

Stilhandbücher sind Nachschlagewerke, die Autoren mitteilen, wie sie mit Grammatik, Zeichensetzung und speziellen Anwendungsfällen umgehen sollen. Die meisten Unternehmen wenden entweder das AP Stylebook oder das Chicago Manual of Style an. Es liegt an Ihnen, zu entscheiden, welchem ​​Handbuch Ihr Unternehmen folgen soll.

Sie können Online-Abonnements für diese Handbücher erwerben, damit Ihre Mitarbeiter darauf zurückgreifen können. Das Login für das Sie auch in diesem Abschnitt des redaktionellen Styleguides angeben sollten, um den Zugriff zu vereinfachen. Möglicherweise greifen Mitarbeiter eher auf diese Tools zurück, wenn sie ein Online-Abonnement erhalten, das eine Suchfunktion anstelle eines Papierbuchs enthält, das sie durchblättern müssen, um ihre Antworten zu finden.

Während diese Styleguides einen guten Bezugspunkt für grundlegende Grammatikregeln bieten, möchten Sie wahrscheinlich einige Ausnahmen von den Regeln machen, um das Branding, den Ton und den Stil zu fördern.

Verwenden Sie diesen Abschnitt Ihres redaktionellen Styleguides, um diese Ausnahmen zu skizzieren und einige der Regeln hervorzuheben, die sich häufig ergeben, wenn Sie für Ihr Unternehmen schreiben. Idealerweise würden sich Ihre Autoren diese Regeln merken, unabhängig davon, ob sie mit oder gegen den Hausstil ausgerichtet sind. Zum Beispiel:

• Was machst du groß? Schreiben Sie den Namen Ihres Produkts groß? Gibt es bestimmte Präpositionen, die Sie trotz der Empfehlungen Ihres Stylebooks in Ihrem Titel groß schreiben möchten?
• Was kürzen Sie ab? Wie setzt man diese Abkürzungen? Würden Sie „aka“ oder „aka“ eingeben? „Okay“ oder „okay“? Oder „okay“?
• Verwenden Sie ein Oxford-Komma?

Wenn Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen wie diese im ersten Teil Ihres redaktionellen Styleguides auflisten, erhalten die Leute eine einfache Referenzquelle, die Ihnen Zeit spart und die Einheitlichkeit fördert. Fühlen Sie sich frei, diese Liste weiter zu ergänzen, wenn weitere Verwirrungen auftreten und während des Inhaltserstellungsprozesses gelöst werden. Sie erstellen Ihren eigenen Styleguide, Sie können sich also gerne verschiedene Regeln aus verschiedenen Styleguides ausleihen. Wichtig ist, dass Sie bei allen von Ihnen erstellten Inhalten konsequent dieselben Regeln anwenden.

2. Häufig störende Wörter

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Die meisten Unternehmen haben eine branchenspezifische Terminologie, und nicht alle dieser Terminologien haben eine allgemein anerkannte Schreibweise. Wenn Sie zum Beispiel viel über digitales Marketing schreiben, wie wir es hier bei HubSpot tun, werden Sie viele Unstimmigkeiten bei der Schreibweise und Großschreibung von Wörtern wie diesen finden:

• E-Book vs. E-Book vs. E-Book
• E-Commerce vs. E-Commerce
• Internet gegen Internet
• Website vs. Website
• Facebook-Gefällt mir vs. Facebook-Gefällt mir
• Retweet vs. Retweet vs. reTweet vs. ReTweet

Anstatt darüber zu debattieren, wie diese Wörter geschrieben, großgeschrieben oder getrennt werden sollen, nehmen Sie einen Abschnitt mit dem Titel „Häufig problematische Wörter“ in Ihren Stilleitfaden auf, damit Autoren die richtige Schreibweise dieser Wörter gemäß Ihrem Stilleitfaden leicht nachschlagen können.

Beratung für globale Unternehmen

Wenn Sie eine weltweite Leserschaft haben und Inhalte für bestimmte, gleichsprachige Märkte erstellen, sollten Sie Hinweise dazu hinzufügen, ob Sie die Schreibweise für diese Märkte ändern oder Ihren Hausstil beibehalten.

Wenn Marketingspezialisten aus dem Dubliner Büro von HubSpot beispielsweise einen Blogbeitrag schreiben, sollten amerikanische Redakteure dann ihre Schreibweise von „favour“ in „favor“ ändern? „Internationalisieren“ auf „Internationalisieren“? Diese Fragen sollten in Ihrem Styleguide beantwortet werden, und der Abschnitt „Häufig problematische Wörter“ ist ein logischer Ort dafür.

Ebenso sollten, wenn Sie Inhalte in verschiedenen Sprachen erstellen, Styleguides für jede Sprache erstellt werden.

3. Stimme und Ton

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Dieser Abschnitt des redaktionellen Styleguides sollte sich mit etwas weniger Konkretem als Grammatikregeln, aber wohl wichtigerem befassen, und so sollte Ihr Inhalt für den Leser klingen.

Können Autoren die erste Person verwenden? Was halten Sie von der Verwendung von Fachjargon? Denken Sie über die Worte nach, die Sie verwenden würden, um Ihre Inhalte in einer idealen Welt zu beschreiben. Welche Adjektive soll Ihr Inhalt hervorrufen? Konversationell, lehrreich, akademisch, lustig, kontrovers oder sachlich?

Sie denken vielleicht, Sie möchten, dass Ihre Inhalte alle oben genannten Inhalte enthalten, aber zwingen Sie sich, nur einige wenige zu priorisieren. Erklären Sie, warum es wichtig ist, diesen Stil und Ton in Ihren Inhalten zu erreichen, und geben Sie Beispiele für Inhalte (Auszüge sind in Ordnung), die dabei erfolgreich sind, insbesondere wenn diese Auszüge bereits auf Ihrer eigenen Website vorhanden sind.

Wenn es stilistische Merkmale gibt, die Ihre Inhalte auf keinen Fall haben sollten, geben Sie diese ebenfalls an. Auch hier sind zur vergleichenden Veranschaulichung Beispiele dafür hilfreich, was man nicht tun sollte.

Berücksichtigen Sie bei der Entscheidung für Stil und Ton unbedingt Ihre Zielgruppe und Käuferpersönlichkeiten. Welcher Stil und Ton würde am besten zu ihnen passen? Dies bringt uns zu unserem nächsten Abschnitt.

4. Persönlichkeiten

Käuferpersönlichkeiten sind untrennbar mit Stil und Ton verbunden, daher ist es wichtig, diesen Abschnitt entweder vor oder nach dem Abschnitt „Stil und Ton“ Ihres Styleguides einzufügen. Warum ist es so wichtig, Personas einzubeziehen? Weil der Stil und der Ton, den Sie anwenden, von Ihrer Zielgruppe bestimmt werden sollten, dh von den Leuten, die all das lesen, was Sie schreiben.

Allerdings müssen die Personas in Ihrem redaktionellen Styleguide nicht so tiefgründig sein wie die Personas, die von Ihren Vertriebs- und Marketingteams erstellt wurden. (Dies können detaillierte Informationen wie Einwände im Verkaufsprozess und deren Überwindung oder Tipps zur Identifizierung dieser Personas „in freier Wildbahn“ oder am Telefon sein.)

Die Personas in Ihrem redaktionellen Styleguide sollten kürzer sein und einfach die Highlights hervorheben, die prägnant erklären, wer Ihre Zielgruppe ist, ihre Schmerzpunkte, wie sie gerne kommuniziert wird, den Wert, den Ihr Unternehmen bietet, und ein Bild, das Sie den Autoren geben können ein visuelles Element, das beim Erstellen von Inhalten im Hinterkopf behalten werden sollte.

Die Aufnahme von Personas in Ihren Styleguide ist wirklich praktisch, wenn Sie mit freiberuflichen Autoren zusammenarbeiten. Wenn Sie beim Management freiberuflicher Autoren gute Arbeit leisten, bieten Sie ausreichend Kontext, um die Inhalte zu informieren, die sie schreiben. Eine Persönlichkeit und wie diese den Ton und den Schreibstil beeinflusst, sollte immer enthalten sein, wenn Sie ein neues freiberufliches Autorenprojekt starten.

5. Grafiken und Formatierung

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Ich weiß, ich habe Ihnen vorhin gesagt, dass Sie nicht mit visuellen Richtlinien ins Wesentliche gehen sollen. Dies ist immer noch wahr. Ihr Designteam oder Ihre Agentur sollte einen separaten Markendesign-Styleguide erstellen, der sich mit nuancierteren visuellen Dingen befasst. (Kannst du sagen, dass ich kein Designer bin?)

Sie sollten Ihrem schriftlichen Styleguide jedoch ein paar Informationen hinzufügen, wenn Ihre Autoren jemals für die Erstellung visueller Assets und/oder die Überarbeitung von visuellen Assets verantwortlich sind, die von Designern erstellt wurden. Hier sind einige häufig auftretende Fragen, die sich auf Autoren oder Redakteure auswirken können:

• Woher können Autoren Bilder beziehen und wie ordnen sie sie richtig zu?
• Wann sollten Bilder rechts, links oder in der Mitte ausgerichtet werden?
• Soll Text Bilder umfließen?
• Wie lauten die RGB- und Hex-Codes für Ihren Text und Ihre Überschriften?
• Welche Schriftarten können verwendet werden?
• Können Autoren kursiv, fett oder unterstrichen verwenden? Wenn ja, ist die Verwendung auf bestimmte Gelegenheiten beschränkt, z. B. fettgedruckte Überschriften und Hyperlinks?
• Welche Aufzählungszeichen sollten verwendet werden (eckig, rund oder andere) und wie sollten sie zum Rest des Textes passen?
• Wie sollen nummerierte Listen erscheinen: „1“, „1“. oder „1.)“?

Viele dieser grafischen Elemente können in Ihrem Content-Management-System vorhanden sein, aber sie können leicht außer Kraft gesetzt werden, wenn Autoren Inhalte von woanders mit angehängter Formatierung kopieren und einfügen, oder von einem übereifrigen Autor mit einem Gespür für Design. Skizzieren Sie diese Erwartungen in Ihrem redaktionellen Styleguide und verweisen Sie diejenigen mit fortgeschritteneren Anforderungen auf Ihren Marken-Styleguide.

6. Genehmigte und nicht genehmigte Inhalte

Großartige Inhalte zitieren oft Forschungsergebnisse und Daten aus Drittquellen. Erleichtern Sie die Arbeit Ihres Autors, indem Sie anerkannte Branchenressourcen bereitstellen, aus denen er schöpfen kann, und noch wichtiger, Ressourcen, aus denen er nicht schöpfen kann. Unterteilen Sie diesen Abschnitt Ihres redaktionellen Styleguides in zwei Abschnitte: empfohlene und genehmigte Branchenressourcen und „nicht erwähnen“-Ressourcen.

Die Informationen im Abschnitt „Nicht erwähnen“ sollten Konkurrenten und unzuverlässige Ressourcen enthalten und auch kontroverse Themen und Meinungen erwähnen, die auf jeden Fall vermieden werden sollten. Zum Beispiel verbieten viele Unternehmen strikt jegliche Erwähnung von Politik oder Religion in ihren Inhalten oder haben Bestimmungen, die erklären, wann es akzeptabel ist, die Diskussion einzubeziehen und wie man sie einrahmt. In ähnlicher Weise arbeiten viele Unternehmen innerhalb bestimmter rechtlicher Einschränkungen. In diesem Fall enthält dieser Abschnitt des Styleguides möglicherweise Anweisungen zum Einholen einer rechtlichen Genehmigung vor der Veröffentlichung eines Inhalts.

In diesem Abschnitt Ihres redaktionellen Styleguides erläutern Sie die Feinheiten solcher Kontroversen in Bezug auf Ihre Marke, damit Sie Reputationsmanagement-Katastrophen verhindern können.

7. Beschaffung

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Mit großartiger Recherche geht große Verantwortung einher … und leider auch viele Entscheidungen. Beseitigen Sie die Verwirrung darüber, wie Sie Forschungsergebnisse richtig zitieren, indem Sie sich für eine Methode entscheiden und diese in Ihrem redaktionellen Styleguide dokumentieren. Erläutern Sie, wie Sie Fußnoten, Referenzen, Links zu externen Websites oder sogar Bibliographien erstellen, wenn sie für Ihr Unternehmen relevant sind.

Dieser Abschnitt Ihres redaktionellen Styleguides muss nicht lang sein. Schreiben Sie einfach die Regeln auf und geben Sie einige Beispiele für korrekte Zitate an, damit Autoren ihre Quellen leicht richtig zuordnen können.

8. Beispiele, um zu zeigen, was richtig und was falsch ist

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Jeder Abschnitt Ihres redaktionellen Styleguides kann von realen Beispielen der von Ihnen erläuterten Konzepte profitieren, unabhängig davon, ob Sie diese Beispiele auf derselben Seite oder als Anhang am Ende des Leitfadens einfügen.

Wenn Sie beispielsweise über die richtige Formatierung sprechen, fügen Sie ein visuelles Beispiel für einen gut formatierten Blog-Beitrag mit Callouts hinzu, die detailliert beschreiben, warum die Elemente erfolgreich sind. Wenn Sie die Verwendung von Grammatik diskutieren, geben Sie ein falsches Beispiel an und markieren Sie es dann, um zu zeigen, wie ein Autor es korrigieren könnte, um es an Ihren redaktionellen Styleguide anzupassen.

Die Überbrückung Ihrer Anforderungen mit der richtigen Ausführung Ihrer eigentlichen Website wird dazu beitragen, diese Konzepte klarer zu veranschaulichen und Folgefragen und Fälle von Ausnahmen von den von Ihnen festgelegten Regeln zu reduzieren.

Was Sie nicht in Ihren Styleguide aufnehmen sollten

Es kann verlockend sein, den umfassendsten Styleguide aller Zeiten zu erstellen. Aber wenn Dokumente unglaublich lang werden, kann die tägliche Verwendung etwas schwierig werden. Streben Sie „umfassend, aber brauchbar“ an, indem Sie absichtlich einige Abschnitte kürzen. Zu den allgemeinen Abschnitten, die Sie in Ihrem Styleguide auslassen sollten, gehören:

Hinweise zum Inhaltsbetrieb

Während Inhaltsoperationen das Rückgrat Ihres Inhaltserstellungsprozesses sind, sollten detaillierte Informationen zu den Prozessen nicht in einem Leitfaden für Schreibstile enthalten sein. Die Übermittlung von Inhalten an Ihr Redaktionsteam ist ein unersetzlicher Schritt bei der Veröffentlichung von Inhalten. Dies erhöht jedoch nicht den Wert des Stils, den Ihre Autoren beim Erstellen verwenden werden. Zusätzliche Anmerkungen zum Umgang mit Inhalten, die in Ihrem Styleguide weggelassen werden können, umfassen das Anfordern von Slots im Redaktionskalender oder Überarbeitungszyklen.

Kleinere visuelle Stilempfehlungen

Viele Teams erkennen nicht, dass das Logo einer Marke die Suchmaschinenoptimierung beeinflussen kann. Für diejenigen, die diese Informationen kennen, könnten Sie versucht sein, Regeln zur Verwendung von Logos oder anderen visuellen Styleguide-Elementen in Ihren Styleguide aufzunehmen. Nicht. Mit einigen grundlegenden Ausnahmen würden diese für eine separate Marke oder einen visuellen Styleguide gespeichert.

Design-Elemente

Wie bereits erwähnt, haben Schreibstilrichtlinien wenig mit den visuellen Gestaltungselementen der Marke zu tun. Sie wirken sich darauf aus, wie das Geschriebene aussieht, aber sie dienen Ihren Autoren nicht beim Erstellen. Die folgenden Gestaltungselemente sollten in Ihrem Schreibstil-Leitfaden weggelassen werden.

Typografie

In diesem Abschnitt sind die Schriftarten aufgeführt, die Ihre Marke verwenden wird, und wo auf sie zugegriffen werden kann. Typografische Abschnitte enthalten auch detaillierte Informationen darüber, wann und wo unterschiedliche Schriftarten verwendet werden können, sowie akzeptable Größen und Variationen.

Logo & Variationen

So wichtig Ihr Logo für Ihre Markenidentität ist, hat es in den Augen Ihrer Autoren wenig bis gar keine Bedeutung. Wenn Sie Ihren Autoren ein Bild Ihres Logos zur Verfügung stellen, können sie sich mit dem Erscheinungsbild der Marke identifizieren. Zusätzliche Details zu Variationen und wann sie für gedruckte oder digitale Inhalte verwendet werden sollen, sind jedoch belanglos.

Farbpalette

Bei der Auswahl von Markenfarben richten sie sich normalerweise nach dem Gefühl der Marke. Helle Farben werden verwendet, um „fröhliche“ oder „frische“ Marken zu symbolisieren, während dunklere Farben eine Marke kühner und kühner erscheinen lassen können. Während die Farbpalette dazu beitragen kann, den Ton der Marke für den Autor zu festigen, ist sie dennoch unnötig. Alles, was sie wissen müssen, sollte ausgedrückt werden, wenn Sie die Stimme und den Ton Ihres Unternehmens definieren.

Ihr redaktioneller Styleguide leitet Autoren einfach an, indem sie eine Reihe von Standards bereitstellt, an die sie sich bei der Erstellung von Inhalten für Ihre Website halten müssen. Es beseitigt Verwirrung, Vermutungen und Debatten darüber, was unter Grammatik- und Inhaltsfreaks auf eine Frage der redaktionellen Meinung hinausläuft.

Wenn Sie sich jemals unsicher sind, ob etwas in Ihrem schriftlichen Styleguide enthalten sein sollte oder nicht, greifen Sie auf die Verwendung zurück, um Ihre Entscheidung zu treffen. Wenn es zu lang ist, um verwendbar zu sein, schneiden Sie es ab; Wenn es zu kurz ist, um die häufigsten Fragen zu beantworten, verstärken Sie es.

Wie Sie andere dazu bringen, Ihren Styleguide zu verwenden

Wenn Sie all diese Arbeit investieren, um einen umfassenden Styleguide zu erstellen, wäre es wirklich schade, wenn ihn niemand verwenden würde.

Hier ist die Wahrheit: Manche Leute werden es einfach nicht benutzen, egal wie einfach Sie es ihnen machen. Also akzeptiere das einfach. Aber nachdem Sie mit der Trauer fertig sind, gibt es ein paar Dinge, die Sie tun können, um die Wahrscheinlichkeit einer Adoption zu erhöhen:

1. Beziehen Sie von Anfang an andere Personen in die Erstellung ein.

Anstatt die Regeln vorzuschreiben, die Ihr gesamtes Unternehmen beim Schreiben anwenden muss, bringen Sie ein paar Leute zusammen, um als Gruppe bei der Erstellung des Styleguides zu helfen. Im Idealfall umfasst dieses kleine Komitee mehr als eine Abteilung, um die Wahrscheinlichkeit einer breiten Akzeptanz zu erhöhen.

2. Machen Sie es einfach zu finden und zu verwenden.

Unser Styleguide ist in unserem internen Repository verfügbar, sodass er leicht zu finden, zu markieren und mit Strg+F schnell Antworten auf Fragen zu erhalten. Machen Sie Ihren Zugriff und die Verwendung ähnlich einfach.

3. Aktualisieren Sie es weiter.

Ihr Styleguide soll ein lebendiges Dokument sein. Wenn neue Fragen auftauchen, machen Sie es den Autoren leicht, Fragen zur richtigen Verwendung zu stellen und eine Lösung zu erhalten, und stellen Sie sicher, dass sich die Lösung in einer aktualisierten Version des Styleguides widerspiegelt.

Beispiele für Styleguides schreiben

Wenn Sie einen Schreibstilleitfaden in Aktion sehen möchten, sehen Sie sich die folgenden Beispiele von bekannten Unternehmen wie Apple, Shopify und Intuit an.

1. Google

In den Styleguides von Google sind sie sehr explizit mit ihrem Prinzip, klaren, genauen und prägnanten Text zu erstellen. Das Unternehmen bietet klare Anweisungen, um einfach und direkt zu schreiben, Benutzer klar anzusprechen und mehr.

Sie demonstrieren auch gekonnt Beispiele dafür, was Mitarbeiter tun und lassen sollten. Anstatt beispielsweise zu sagen: „Weitere Anweisungen finden Sie in der mit Ihrem Telefon gelieferten Dokumentation“, sollten ihre Autoren etwas Ähnliches schreiben wie „Lesen Sie die mit Ihrem Telefon gelieferte Anleitung“. Mit diesem Leitfaden stellt Google sicher, dass sein Text für alle offen ist, unabhängig von kulturellen oder sprachlichen Unterschieden.

2. Intuitiv

Wahrscheinlich erkennen Sie Intuit an Programmen wie TurboTax und Quickbooks. Während einige Unternehmen ihren Schreibstil-Leitfaden als formelles Dokument formatiert haben, verfolgt Intuit einen anderen Ansatz. Ihr Leitfaden erscheint als Message Board.

In einem ihrer letzten Updates teilten sie neue Richtlinien darüber mit, wann und wie Kundengewinne gefeiert werden können. Wenn Sie durch ihren Leitfaden blättern, finden Sie Sprach- und Tonbeispiele, Wortlistenaktualisierungen und Prinzipien zum Identifizieren und Ersetzen schädlicher Sprache.

3. Shopify

Die E-Commerce-Plattform Shopify verfügt über einen umfangreichen Styleguide für Inhalte, der ihre Autoren durch Sprache und Ton, zugängliche und integrative Sprache, Grammatik und Mechanik sowie Benennung führt. Während es seine Stimmrichtlinien ausführt, erinnert es die Autoren daran, dass sie, wenn sie als Shopifys Stimme sprechen, „echt sein sollten, aber nicht zu hart oder zu vertraut“.

Es weist Autoren an, proaktiv zu sein, ohne aufdringlich zu sein, indem es ihren Kunden aufrichtige Ermutigung und praktische Ratschläge bietet. Zusätzlich zu diesen Richtlinien hat Shopify eine Liste akzeptabler Vokabeln und Abkürzungen erstellt, um sicherzustellen, dass seine Botschaften für seine Händler konsistent und klar sind.

4.Microsoft

Warm und entspannt, knackig und klar und bereit, selbst Hand anzulegen: So schreibt Microsoft für seine Kunden. Microsoft ist ein weiteres Unternehmen mit einer anderen Herangehensweise an die Präsentation seines Schreibstil-Leitfadens. Mit einer zentralen Webseite verlinkt es zu wertvollen Informationen, einschließlich der „Top 10-Tipps zur Beherrschung von Microsoft-Stil und -Sprache“.

Die Seite listet weitere empfohlene Inhalte auf, wie z. B. Informationen zur vorurteilsfreien Kommunikation und Anweisungen zum Verfassen von Schritt-für-Schritt-Anleitungen. Unabhängig davon, ob es sich um Inhalte für eine App, eine Website oder ein Whitepaper handelt, sorgt dieser Leitfaden dafür, dass die gesamte Microsoft-Kommunikation klar, prägnant und konsistent ist.

5. Apfel

In Apples Schreibstil-Leitfaden bringen sie gleich ihre Mission zum Ausdruck. In Anbetracht der Vielfalt seiner Kunden betonen sie den Zweck des Leitfadens – bewusst und integrativ zu schreiben.

Das Setup, das Apple verwendet, ist auch sehr markenkonform. Sein Styleguide hat „Zurück“- und „Weiter“-Schaltflächen, die ein Schritt-für-Schritt-Tutorial nachahmen, mit dem man vertraut ist, wenn man mit Apple-Produkten vertraut ist. Apple ermutigt seine Autoren auch, für Updates zurückzukehren. Das Schreiben ändert sich im Laufe der Zeit, daher müssen sich die Autoren an die Änderungen anpassen, die Apple an seinem Schreibstil-Leitfaden vornimmt, sobald sie eintreten.

6. Mailchimp

Das Schreiben von Texten für eine Marke kann verwirrend sein. Wenn Sie zwischen Medien wechseln, müssen Sie möglicherweise bestimmte Nuancen berücksichtigen. Mailchimp leistet hervorragende Arbeit bei der Aufschlüsselung dieser Komponenten in seinem Styleguide. Es enthält Prinzipien für das Schreiben von technischen Inhalten, rechtlichen Inhalten, E-Mail-Newslettern und sozialen Medien.

Um den Prozess für seine Autoren zu vereinfachen, verfügt der Content Style Guide von Mailchimp über einen Abschnitt mit Hyperlinks, der es Benutzern ermöglicht, schnell durch die Webseite zu navigieren.

7. NASA

Die National Aeronautics and Space Administration (NASA) ist bekannt für die Komplexität des Weltraums. In seinem Styleguide erwähnt es, dass sein Zweck darin besteht, in seinem Schreibstil und seiner Verwendung konsistent zu sein, damit seine Leser nicht von verwirrenden Begriffen und Konzepten abgelenkt werden.

Der Leitfaden weist seine Autoren an, das Chicago Manual of Style zu verwenden, bietet aber auch spezifische Themen, darunter einen Überblick über ihren redaktionellen Stil sowie Abschnitte zu geschlechtsspezifischer Sprache, Abkürzungen sowie Abbildungen und Tabellen.

8. Yokel Lokal

Dieses Beispiel stammt vom HubSpot-Partner Yokel Local. Ihr Schreibstil-Leitfaden hält sowohl ihre internen Mitarbeiter als auch ihre Freiberufler auf derselben Seite, wenn sie Marketinginhalte für Kunden schreiben und bearbeiten.

Sie werden feststellen, dass sie auch im Unkraut nicht zu weit gegangen sind. Der gesamte Leitfaden umfasst 15 Seiten in großen, attraktiven Buchstaben, und alles, was nicht ausdrücklich im Leitfaden angegeben ist, bleibt dem AP Stylebook und dem Merriam-Webster-Wörterbuch überlassen. Die Einfachheit ist effektiv, und sie hatten eindeutig Spaß daran, das Dokument so zu gestalten, dass es mit ihren Markenrichtlinien übereinstimmt.

Polieren Sie Ihren redaktionellen und inhaltlichen Stil auf

Wenn es darum geht, Ihr Unternehmen zu führen, gehen Sie vielleicht davon aus, dass Ihre Worte im Vergleich zu Ihren Produkten oder Dienstleistungen wenig Gewicht haben. Sie würden sich irren. Während Ihre Produkte für Ihr Unternehmen von zentraler Bedeutung sind, ist die Art und Weise, wie Sie Informationen teilen – die Worte, die Sie verwenden – entscheidend, um neue Kunden zu gewinnen und bestehende zu halten.

Konsistenz ist ein wichtiger Faktor für die Führung eines erfolgreichen Unternehmens. Mit einem Schreibstil-Leitfaden verringern Sie inkonsistente Inhalte und Kommunikation. Sie statten Ihr Team mit den Tools und Ressourcen aus, um eine starke, zusammenhängende Botschaft zu übermitteln, die Ihre Zielgruppe anzieht. Während Sie daran arbeiten, Ihren Schreibstil-Leitfaden zu erstellen oder zu verfeinern, dient dieser Artikel als Leitfaden, um dorthin zu gelangen.

Anmerkung des Herausgebers: Dieser Beitrag wurde ursprünglich im Mai 2015 veröffentlicht und aus Gründen der Vollständigkeit aktualisiert.