So steigern Sie Ihre Kommunikationskompetenz in 5 einfachen Schritten

Im Büro hat jeder einzelne Mitarbeiter möglicherweise eigene Aufgaben und Ziele, aber Sie alle arbeiten gemeinsam auf das gleiche Ziel hin.

Aber bei so vielen verschiedenen Menschen, die heute zusammenkommen, wird es zwangsläufig einige Reibungen geben, wie man Tipps und Methoden am besten umsetzt. Der entscheidende Faktor für den Erfolg Ihrer Gruppe ist die Interaktion.

Konversation ist eine kollaborative harte Arbeit, und jeder kann die Arbeit aufgrund seiner Kommunikationskompetenzen erledigen. Während einige Mitarbeiter schüchtern werden und ihre herausragenden Konzepte nicht teilen werden, könnten andere Gruppenbenutzer Schwierigkeiten haben, verschiedene Details des Blicks zu sehen oder zu verstehen.

Egal, wo Sie sich mit Ihren Konversationsfähigkeiten befinden, Sie können sie mit fünf sehr einfachen Schritten verbessern, vor allem zu einer kollaborativeren und erfolgreicheren Gruppe.

Wie man die Gesprächstechniken am Arbeitsplatz verbessert

Die Verbesserung der Konversationsfähigkeiten am Arbeitsplatz kann viele einzigartige Komponenten erfordern. Unabhängig davon, ob Sie ein besserer Zuhörer sein oder sich mit fast jedem Mitarbeiter verständigen möchten, gibt es mehrere Möglichkeiten, Ihrem Team zu helfen, sich mit fast jedem besser zu unterhalten. Im Folgenden finden Sie fünf einfache Möglichkeiten, um mit der Verbesserung Ihrer Kommunikationsfähigkeiten zu beginnen.

1. Sei ein energischer Zuhörer.

Hören Sie Ihren Gruppenmitgliedern wirklich zu? Wenn Sie in einer Konferenz kritzeln, E-Mails über ein Zoom-Telefon schreiben oder mit Ihren individuellen Konzepten oder Optionen unterbrechen, hören Sie nicht aktiv zu. Glücklicherweise gibt es viele Möglichkeiten, Ihre Hörkompetenz zu verbessern, um sicherzustellen, dass Ihre Kollegen gehört werden.

• Machen Sie einen Augenaufruf, wenn andere Leute sprechen.
• Schalte Unterbrechungen weg. Sie können Notizen machen, aber nicht kritzeln, E-Mails versenden oder Texte sortieren, wenn eine andere Person versucht, mit Ihnen zu kommunizieren.
• Achten Sie auf den Tonfall und die Systemsprache der anderen Person.
• Behalten Sie Ihre Ansichten bei, bis der Mensch mit dem Reden fertig ist. Wenn Sie dran sind, reagieren Sie richtig und spiegeln Sie die Ihnen gerade mitgeteilten Tatsachen noch einmal wider, um Ihre Aufmerksamkeit deutlich zu zeigen.
• Nicke und lächle so gut es geht, wenn die andere Person chattet. Wenn möglich, versuchen Sie, nicht an Ihren Haaren, Fingern oder anderen Gegenständen in der Nähe zu ziehen.
• Denken Sie wirklich nicht darüber nach, was Sie Zukunft in Ihrem Kopf sagen sollen. Sie können sich sofort von diesen Ideen verzehren lassen und übersehen, was die andere Person sagt.
• Halten Sie Urteile und Gedanken für sich. Vermeiden Sie voreilige Schlüsse und lassen Sie die Person stattdessen alles mitteilen, was sie zu sagen hat.
• Wenn die betreffende Person mit dem Sprechen fertig ist, sprechen Sie mit Fragen, um alle Punkte zu klären, bei denen Sie Zweifel haben.

2. Halten Sie hilfreiche Konferenzen ab.

Wenn Sie gerade erst anfangen, jeden zweiten Arbeitstag Konferenzen in den Kalender aufzunehmen, werden Sie wahrscheinlich eine Menge stöhnender und murrender Mitarbeiter haben. Die Verbesserung der Interaktion bedeutet nicht, zusätzliche Konferenzen im Web zu hosten. Die Kunst besteht vielmehr darin, erfolgreiche und sinnvolle Konferenzen zu veranstalten.

• Das erste ist zunächst. Bestimmen Sie, welche Besprechungen erforderlich sind und welche besser als E-Mail-Nachrichten geeignet wären. Die Verschwendung von Zeit in unproduktiven Konferenzen lässt Mitarbeitern viel weniger Zeit und Energie, um ihre wichtigen Aufgaben zu erledigen.
• Entwickeln Sie Entwürfe für jede einzelne Konferenz. Dies hilft dabei, jede Person beim Thema zu halten, und Sie können jederzeit zum Definieren zurückkehren, wenn der Dialog beginnt, sich zu verirren.
• Laden Sie nur die Personen ein, die unbedingt zur Versammlung müssen. Obwohl ein unternehmensweites Gespräch unerlässlich ist, ist es kontraproduktiv, Personen zu einer Konferenz einzuladen, die nicht unbedingt anwesend sein müssen. Wenn es ein paar Details gibt, die sich auf jemanden beziehen, er aber wirklich nicht während der gesamten Versammlung anwesend sein muss, laden Sie ihn ein, daran teilzunehmen, und beginnen Sie mit menschlichen Faktoren. Besser noch, mailen Sie es in einer E-Mail.
• Verlassen Sie die Montage mit beschriebenem Bewegungsgut. Diese Hilfsmittel machen das Treffen lohnenswert.
• Beobachten Sie sich nach der Besprechung mit der Belegschaft. Senden Sie Notizen zu den Inhalten der Konferenz und schließen Sie mit den geplanten Bewegungsobjekten der Gruppe ab.

3. Enthüllen Sie das Warum.

Wenn Sie einen Mitarbeiter fragen, ob er mit der Durchführung einer Untersuchung für ein neues Unternehmen beginnen oder Berichte herunterladen möchte, versuchen Sie zu erklären, warum Sie ihn bitten, die Arbeit zu erledigen. Sie können einen Mitarbeiter bitten, Geschichten für eine Sache zu erhalten, an der er in den letzten 30 Tagen gearbeitet hat.

Ohne Klärung könnten sie befürchten, dass ihre Leistung sehr schlecht war und sie in Schwierigkeiten sind, wenn Sie wirklich nur die Mengen in eine neue Firma übernehmen möchten, auf die Sie hinarbeiten.

Teilen Sie unabhängig von Job und Zweck mit, warum Sie nach bestimmten Dingen fragen. Dies kann auch dazu beitragen, Missverständnisse und Missverständnisse unter den Mitarbeitern zu vermeiden.

4. Melden Sie sich bei den Mitarbeitern ab.

Selbst wenn Sie eine Politik der offenen Tür haben, die Mitarbeiter einlädt, Ihnen jederzeit ihre Meinung zu sagen, werden sich nicht alle Menschen für diese offene Interaktionslinie entscheiden. Einige Mitarbeiter werden möglicherweise nervös, wenn sie ihre Gedanken teilen oder lieber für sich behalten möchten.

Veranstalten Sie regelmäßig Einzelgespräche, meistens einmal im Monat oder in jedem Quartal, um sich mit jedem Gruppenmitglied auszutauschen. Fragen Sie sie nach der Entwicklung ihrer Aufgaben, überprüfen Sie, ob sie sich verwirrt fühlen, und laden Sie sie ein, ihre Vorschläge und Ziele mitzuteilen.

5. Fragen Sie nach Vorschlägen.

Interaktion ist keine Einbahnstraße. Neben den ersten erfolgreichen Konferenzen und der Besprechung mit den Mitarbeitern über ihre Arbeit und den Arbeitsfortschritt sollten Sie auch Feedback zu Ihrer eigenen Leistung und der Organisation insgesamt begrüßen.

Dies kann für die Dauer von nur Einzelgesprächen geschehen oder regelmäßige Umfragen zum Ausfüllen durch die Mitarbeiter darstellen. Bieten Sie die Möglichkeit, Feedback ebenso effektiv anonym zu übermitteln, was dazu führen kann, dass sich einige Mitarbeiter wirklich viel wohler fühlen, wenn sie sich ansprechen.

Wenn Sie Kommentare erhalten, drängen Sie sie nicht einfach zur Seite und vergessen Sie sie. Erstellen Sie ein Bewegungssystem, um Ihre eigenen Schwächen zu stärken. Wenn Sie Feedback erhalten, das für das Unternehmen gilt, stellen Sie sicher, dass Sie diese Fakten auch Ihrem Management mitteilen.

Ergänzende Auswahl für verbesserte Kommunikationsfähigkeiten

Während diese fünf Aktionen ein ausgezeichneter Ausgangspunkt sind, gibt es andere Möglichkeiten, die Interaktionsfähigkeiten im Büro zu verbessern. Setzen Sie Technologien wie Google Chat oder Slack ein, um Konversationskanäle zu generieren.

Wenn Sie eine Anwendung oder andere Kommunikationsressourcen verwenden, sollten Sie erwägen, Grenzen für das Öffnen einzelner Leitungen festzulegen. Regelmäßige Nachrichten um 3 Uhr morgens über eine Erledigungsaufgabe können dazu führen, dass sich viele Mitarbeiter ausgebrannt fühlen, wenn sie den Erledigungsmodus nie verlassen können.

Fragen Sie auch Ihre Kollegen nach ihrem Interaktionsgeschmack. Sicherlich wird es Momente geben, in denen Sie eine Konferenz für alle haben müssen, aber behalten Sie weiterhin die Kommunikationspräferenzen im Kopf, wenn Sie nur eine oder zwei Personen erreichen müssen. Einige Männer und Frauen halten Informationen und Fakten am effektivsten, wenn sie sie in einer E-Mail durchlesen können, während andere es vorziehen, Tipps persönlich zu kommunizieren.

Wenn Sie in Ihrem Team hilfreiche Gespräche führen, sollten Sie darauf achten, dass Sie alle einbeziehen. Natürlich möchten Sie Männer und Frauen nur dann in eine E-Mail einbinden, wenn es für sie relevant ist, aber als Ganzes absolut jeden einbeziehen – auch wenn sie sich nicht in Ihrem Bereich des Büros oder sogar in derselben Stadt befinden – in Ihren Interaktionsrichtlinien.

Erwägen Sie schließlich, einen Plan für offene Türen aufzustellen, damit die Mitarbeiter jederzeit in Ihrem Büro vorbeikommen können, um über Probleme oder Gefühle zu sprechen.

Vorteile robuster Kommunikationstechniken

Die Vorteile der Verbesserung Ihrer Konversationsfähigkeiten sind scheinbar endlos. Wenn sich jemand gehört fühlt, gibt es weniger Chancen auf angespannte Konfrontationen. Darüber hinaus wird Ihr Team deutlich weniger Zeit damit verbringen, Missverständnisse zu korrigieren, die dadurch entstanden sind, dass ein bestimmter Mann oder eine bestimmte Frau nicht aktiv zugehört oder jemand anderes eine Konferenz unterbrochen hat. Das bedeutet gesteigerte Produktivität und zusätzliche Zeit, die für wichtige Aufgaben aufgewendet wird.

Wenn Ihre Gruppe im gesamten Vorstand erfolgreich kommuniziert, können Sie auch die Arbeitserfahrung der Käufer verbessern. Mitarbeiter können Verbraucheranforderungen viel effizienter erfüllen, wenn sie gemeinsam an Herausforderungen arbeiten, und sie können feststellen, dass es kleine Missverständnisse gibt, die dazu führen, dass Aufgaben durch das Raster fallen.

Viel bessere Kommunikationsfähigkeiten zeigen, dass sich fast jeder Mitarbeiter angehört fühlt und dass er seine Ideen auch gerne teilt. Das bedeutet, dass Ihre Mitarbeiter viel mehr Ideen an den Schreibtisch liefern können, was Ihrem Unternehmen helfen wird, etablierte und neue Ziele zu erreichen.

Kommunikation ist der Schlüssel am Arbeitsplatz

Ihre Gruppe ist nur so stark wie ihre Interaktionsexpertise. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, das Beste aus Interaktionsanwendungen zu machen, Kommentare zu überblicken, Konferenzagenden festzulegen und nur Einzelgespräche mit Mitarbeitern zu führen, wird dies zu zusätzlichem Mitarbeiterengagement und Effizienz auf ganzer Linie führen.

Die Interaktion funktioniert auf beide Arten, also arbeiten Sie garantiert an Ihren Kommunikationstechniken und unterstützen Sie Ihre Crew dabei, ihre Konversation zu verbessern. Am Ende wird es Ihrer Organisation umso besser gehen.