So führen Sie ein perfektes Kickoff-Meeting durch

Der Start Ihres Projekts ohne Kickoff-Meeting ist wie Wandern ohne Karte. Sicher, Sie mögen vielleicht einige coole Trails genießen, aber ohne eine Karte und einen klaren Plan werden Sie sich wahrscheinlich verlaufen.

Das Gleiche passiert, wenn Projekte ohne Kickoff-Meeting gestartet werden. Nur mit einer soliden Kommunikation und einem Plan können Sie Ihr Projekt auf Kurs halten. Es ist wie ein GPS, das Ihnen hilft, Ihr Ziel zu erreichen.

Lassen Sie uns mehr darüber erfahren.

Inhaltsverzeichnis

Was ist ein Kickoff-Meeting?

Ein Kickoff-Meeting schafft die Voraussetzungen für den Erfolg, indem es die Projektziele klärt, Rollen und Verantwortlichkeiten definiert und den Projektzeitplan skizziert.

Insgesamt führt dies zu einer reibungslosen Projektabwicklung. Betrachten Sie es als den offiziellen Start Ihres Projekts – wie die Eröffnungszeremonie der Olympischen Spiele.

Es gibt zwei Arten von Kickoffs – interne und externe . Interne Kickoffs konzentrieren sich auf die Abstimmung des internen Teams, während externe Kickoffs externe Stakeholder oder am Projekt beteiligte Partner zusammenbringen.

Die Vorteile von Kickoff-Meetings

1. Verbesserte Ausrichtung und Kommunikation

Das Schöne an Kickoff-Meetings? Sie ermöglichen es jedem, seine Prioritäten, Erkenntnisse und Pläne zu teilen. Dies bedeutet, dass Ihr Team von Anfang an wichtige Elemente abstimmen und vereinbaren kann.

Sage Journals führte eine Community-basierte Studie durch, die die Bedeutung von Auftaktveranstaltungen für Forschungsprojekte hervorhob.

Bei diesen Veranstaltungen geht es darum, während jeder Sitzungsphase zusammenzuarbeiten, Beziehungen aufzubauen, indem man die Perspektiven der anderen in Frage stellt, und Fachwissen auszutauschen.

Kickoff-Meetings werden empfohlen, um den Dialog zwischen den Teammitgliedern zu erleichtern und gleichberechtigte Partnerschaften zu fördern.

Profi-Tipp: Eröffnen Sie einen Dialog, um das kollektive Fachwissen Ihres Teams zu nutzen, wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen und ein Gefühl der gemeinsamen Verantwortung zu fördern.

2. Optimierte Projektplanung und -ausführung

Kickoffs sind wie der Startpfiff eines Spiels – Sie weisen Rollen zu und erkennen mögliche Konflikte.

Dies hilft einem Team, enorm viel Energie und Zeit zu sparen, sodass Sie mit einem soliden Projektmanagementplan sofort durchstarten können.

Heather Negley bekräftigt diesen Punkt in ihrem Buch mit dem Titel The Salesforce Consultant's Guide: Tools to Implement or Improve Your Client's Salesforce Solution:

„Das Kickoff-Meeting ist eines der wichtigsten Meetings eines Projekts.

Es ist die Zeit, in der das Team den entscheidenden ersten Eindruck hinterlässt und mit dem Kunden über seine Ziele für das Projekt spricht. Auch die Projektmethodik wird dem Kunden vermittelt.

„Während der Entdeckung führt das Projektteam mithilfe verschiedener Techniken eine Geschäftsanalyse durch, um ein Verständnis für die aktuellen und zukünftigen Prozesse zu gewinnen. Projektmitglieder schreiben Benutzergeschichten, um sich auf die Bauphase vorzubereiten.“

3. Klare Meilensteine ​​und Fristen

Stellen Sie sich eine Gruppe hochmotivierter Personen vor, die zusammenkommen, um einen Plan in die Realität umzusetzen.

Sie führen jeden Meilenstein von der Planungsphase bis zu den letzten Tests akribisch aus, behalten die Uhr im Auge und kommunizieren offen über ihre Fortschritte.

Dieses Maß an Zusammenarbeit gewährleistet einen reibungslosen Ablauf und eine pünktliche Lieferung des fertigen Produkts. Jean Kang, strategischer Programmmanager bei Figma, sagt:

„Starten Sie Ihr Programm mit einem Paukenschlag, indem Sie ein 30-minütiges Kickoff-Meeting veranstalten.

• Setzen Sie Ziele, stellen Sie Teammitglieder vor und erstellen Sie einen Ausführungsplan.
• Definieren Sie Quellen der Wahrheit für Ressourcen, an wen Sie sich für was wenden können und die richtigen Kommunikationskanäle (Slack, Aufnahmeformular, Microsite).
• Teilen Sie den Entscheidungsrahmen wie DACI, RACI oder RAPID.“

4. Frühes Feedback

Die fünf am häufigsten verwendeten Projektmanagement-Tools und -Techniken sind laut Joao Varajao, Gabriela Fernandes und Helio Silva das „Kickoff-Meeting“, die „Fortschrittsbesprechungen“, die „Fortschrittsberichte“, die „Anforderungsanalyse“ und die „Aktivitätsliste“. .

Diese Methoden sind für den Projekterfolg von entscheidender Bedeutung, da sie es den Teams ermöglichen, frühzeitig Feedback zu erhalten und notwendige Anpassungen in Echtzeit vorzunehmen , was zu einem genaueren und effizienteren Projektabschluss führt.

Profi-Tipp: Nutzen Sie die Emoji-Cloud von Slido, um einfache Fragen zu stellen und mithilfe von Emojis Feedback zu erhalten. Mit dieser Gamifizierung können Sie qualitatives und quantitatives Feedback sammeln und angespannte und unangenehme Gefühle lindern.

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4 Arten von Kickoff-Meetings

Internes Kickoff-Meeting

Am besten geeignet für: Projektteam

Der interne Kickoff ist ein entscheidendes Meeting, das ein Projektteam zusammenbringt und den Ton für das größere oder bevorstehende Projekt festlegt. Es wird allgemein als Projekt-Kickoff bezeichnet und ermöglicht es den Teammitgliedern, sich gegenseitig kennenzulernen.

Ziele eines internen Kickoff-Meetings:

• Richten Sie klare Kommunikationskanäle, Besprechungshäufigkeit und Arbeitsabläufe ein.
• Identifizieren Sie potenzielle Engpässe und entwickeln Sie einen Zeitplan zu deren Behebung.
• Stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder das gleiche Verständnis der Projektinformationen haben.
• Richten Sie Prioritäten und Erwartungen für das Projekt aus.

Idealerweise sollte ein interner Kickoff die Rollen der Teammitglieder, den Projekthintergrund, den Projektrahmen und den Zweck abdecken.

Saisonales Kickoff-Meeting

Am besten geeignet für: Die Ahead-Saison

Ein saisonaler Kickoff trägt dazu bei, das Unternehmen für die kommende Saison oder das kommende Jahr zu stärken und feiert außerdem die Erfolge des vergangenen Jahres/der vergangenen Saison.

Große Unternehmen veranstalten häufig zu Beginn des Geschäftsjahres, einer neuen Saison oder eines neuen Jahres ein saisonales Kickoff-Meeting.

Diese interne Veranstaltung kann abteilungsspezifisch oder für das gesamte Unternehmen sein. Normalerweise dauert es einen Tag, kann aber auch in ein paar Stunden abgeschlossen sein.

Ziele des saisonalen Kickoff-Meetings:

• Stärken Sie die Unternehmenskultur und das Teamvertrauen.
• Legen Sie Prioritäten und Ziele für die neue Saison fest.
• Lösen Sie einige frühere Probleme.
• Motivieren Sie alle für die bevorstehende Arbeit.

Kickoff-Meeting des neuen Teams

Am besten geeignet: Vertrauen bei neuen Teammitgliedern aufbauen

Ein Kickoff für ein neues Team, auch „Kennenlerntreffen“ genannt, sorgt für eine ordnungsgemäße Einführung und Abstimmung zwischen neuen und aktuellen Teammitgliedern.

Dieses Treffen findet normalerweise außerhalb des Unternehmens statt und bietet Gelegenheit zum Networking, zu inspirierenden Vorträgen, zum gemeinsamen Brainstorming und zu produktiven Breakout-Sitzungen.

Am Ende des Tages verlassen die Teammitglieder ein klares Verständnis davon, wie sie effektiv zusammenarbeiten und ihre Ziele erreichen können.

Ziele des Kickoff-Meetings des neuen Teams:

• Fördern Sie eine positive Einstellung.
• Demonstrieren Sie die Rollen aller.
• Entscheiden Sie über die Häufigkeit von Besprechungen, Kommunikationskanäle und mehr.
• Bauen Sie Vertrauen auf und lernen Sie alle kennen.

Externes Kickoff-Meeting

Am besten geeignet für: Zusammenarbeit mit Kunden

Stellen Sie sich vor, Sie treffen zum ersten Mal einen neuen Kunden. Sie kennen ihren Arbeitsstil, ihre Vorlieben oder Erwartungen nicht. Hier kommt ein externer Kickoff ins Spiel.

Dieses Treffen bringt das Unternehmen und den Kunden zusammen, um ihre Ziele abzustimmen, den Umfang des Projekts zu definieren und eine klare Kommunikationslinie festzulegen.

Legen Sie während des externen Kickoffs Erwartungen an Arbeitsüberprüfungen fest und legen Sie fest, wie Sie am besten zusammenarbeiten können. Auch ein formelles Deck wäre eine schöne Ergänzung. Entdecken Sie Vorlagen für Kickoff-Meeting-Decks.

Ziele des externen Kickoff-Meetings:

• Definieren Sie den Projektumfang.
• Erstellen Sie eine Projekt-Roadmap.
• Identifizieren Sie Projektbeteiligte und interagieren Sie mit ihnen.
• Erstellen Sie Protokolle für regelmäßige Statusberichte.

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So führen Sie ein erfolgreiches Kickoff-Meeting durch

Wenn Sie noch nie einen Kickoff geplant haben, zeigt Ihnen die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung genau, wie das geht.

1. Vorbereitung

Legen Sie die Teilnehmerzahl und die Dauer eines Kickoffs fest. Die Einzelheiten hängen von der Formalität und dem Zweck eines Kickoff-Meetings ab. Hier sind einige grundlegende Faktoren, die Sie bei der Vorbereitung berücksichtigen sollten:

• Schließen Sie die Einladungsliste ab.
• Planen Sie Dauer und Zeit ein und lassen Sie etwas Zeit für Fragen.
• Erstellen Sie eine Agenda.

Sie können diese Checkliste vor dem Projektstart verwenden.

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Profi-Tipp: Weisen Sie einen Notizenschreiber zu, damit alle abwesenden Teilnehmer eine Zusammenfassung erhalten können. Auch wenn der Anpfiff virtuell stattfindet, zeichnen Sie ihn auf.

2. Einführungen

Stellen Sie ein neues Teammitglied vor oder treffen Sie sich zum ersten Mal mit einem Kunden? Unterschätzen Sie nicht den Wert einer herzlichen Einführung. Ein positiver Start kann den Grundstein für ein produktives und erfolgreiches Meeting legen.

Beispiel:

„HubSpoters, begrüßen wir unser neuestes Teammitglied, Sarah! Sarah ist eine Marketingexpertin, die es kaum erwarten kann, ihre Weisheit mit uns zu teilen. Wir freuen uns, Sie hier zu haben!

„Sarah, möchtest du uns etwas mehr über dich erzählen?“

Profi-Tipp: Überlegen Sie sich lustige Eisbrecher-Fragen, um die Stimmung aufzulockern. Zum Beispiel: „Erzählen Sie uns von Ihrem Worst-Hair-Day.“ Stellen Sie jedoch sicher, dass der Antwortende mit solchen Fragen vertraut ist.

3. Projektzweck

Stellen Sie sicher, dass alle im Team auf dem gleichen Stand sind. Sie alle müssen wissen, warum das Projekt wichtig ist und welches Ergebnis sie erwarten können.

Leider fühlen sich erschreckende 74 % der Mitarbeiter von den Zielen ihres Unternehmens abgekoppelt. Tatsächlich verstehen sie nicht einmal, wie ihre Arbeit in das Gesamtbild passt, was ziemlich traurig ist. Lassen Sie Ihr Team nicht in diese Statistik fallen.

Nehmen Sie sich stattdessen die Zeit, jedem Teammitglied Ihre Ziele zu erklären. Und vor allem zeigen Sie ihnen, warum ihre Rolle für den Erfolg wichtig ist.

Profi-Tipp: Stellen Sie sicher, dass Sie mit allen ein 1:1-Gespräch führen (wenn möglich).

4. Projektplan

Nehmen Sie diese äußerst wichtige Komponente in die Tagesordnung des Meetings auf, damit die Teilnehmer vor der Veranstaltung in die Details eintauchen können.

Konzentrieren Sie sich beim Kickoff auf die wichtigsten Informationen, die wirklich wichtig sind – die wichtigsten Ergebnisse, wichtige Meilensteine ​​und den Projektzeitplan.

Profi-Tipp: Ermutigen Sie in dieser Phase zu Fragen.

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5. Projektumfang

Nachdem Sie den Kernprojektplan skizziert haben, klären Sie, was im Umfang enthalten ist und was nicht.

Dies bringt alle auf den gleichen Stand und verhindert Verwirrung über die Ergebnisse und unerwartete Überraschungen in der Zukunft. Definieren Sie dann klar die Grenzen des Projekts.

Profi-Tipp: Beziehen Sie Zielseiten, Ressourcen, Ziele und kreative Anforderungen in Ihren Projektumfang ein.

6. Projektrollen

Legen Sie Ihre Projektrollen fest – wer wird der geschäftsführende Sponsor und der Hauptansprechpartner sein? Wird es einen Genehmiger für das Projekt geben?

Dies gibt dem Team Klarheit und Orientierung. Denken Sie daran: Ein wenig Planung im Voraus kann Ihnen später viele Kopfschmerzen ersparen.

Profi-Tipp: Teilen Sie ein RACI-Diagramm als Aktionselement. Es handelt sich um ein nützliches Projektmanagement-Framework zur Klärung von Rollen und Verantwortlichkeiten für bestimmte Aufgaben und Ergebnisse.

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7. Projektaktualisierungen und -daten

Wir alle neigen dazu, viel Zeit mit der Durchsicht von Dokumenten und dem Sammeln von Informationen zu verschwenden. Das Ergebnis? Weniger Zeit, sich auf wirkungsvolle Arbeiten zu konzentrieren.

Schaffen Sie daher eine zentrale Quelle der Wahrheit für die projektbezogenen Informationen. Wenn Teammitglieder wissen, wo sie nach den benötigten Informationen suchen müssen, können Sie eine höhere Produktivität erwarten.

Profi-Tipp: Stellen Sie sicher, dass Aktualisierungen, Ergebnisse, Meilensteine ​​und Dokumente in Echtzeit an einem leicht auffindbaren Ort zugänglich sind. Nutzen Sie beispielsweise Notion als Ihren zentralen Wissenshub.

8. Fragen

Lassen Sie Ihr Team nach Abschluss des Meetings nicht im Dunkeln. Lassen Sie sie Fragen zum Projekt stellen. Dieser zusätzliche Schritt kann zu einer besseren Ausrichtung und Erkenntnissen führen.

Profi-Tipp: Fördern Sie die aktive Teilnahme, indem Sie ausreichend Zeit für Fragen einplanen.

9. Tagesordnung des Kickoff-Meetings

Um Ihnen das Verständnis zu erleichtern, haben wir eine Beispielagenda für ein Kickoff-Meeting erstellt.

Einführung

Erlauben Sie den Besprechungsteilnehmern, sich vorzustellen. Machen Sie die Sache lockerer, indem Sie ein paar lustige und einfallsreiche Fragen stellen, die bestimmt das ein oder andere Lächeln hervorrufen.

Hintergrundinformation

• Erklären Sie, warum dieses Projekt für die Ziele Ihres Teams und den Erfolg des Unternehmens von entscheidender Bedeutung ist.
• Geben Sie geeignete Informationen über frühere Projekte und Kunden weiter, um dem Team zu helfen, den Umfang des Projekts zu verstehen und zu verstehen, worum es geht.

Projektziele

• Besprechen Sie den Projektumfang und die Ziele im Detail.
• Definieren Sie die Kennzahlen, um den Erfolg des Projekts zu messen.

Wichtige Aufgaben und Zeitplan

• Halten Sie Ihr Projekt auf Kurs, indem Sie einen klaren Zeitplan mit wichtigen Meilensteinen festlegen.
• Definieren Sie die Rollen jedes Teammitglieds, um sicherzustellen, dass jeder weiß, was von ihm erwartet wird.
• Besprechen Sie den Zeitplan und die Meilensteine ​​im Detail und klären Sie die Verantwortlichkeiten jedes Teammitglieds.

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Logistik

• Richten Sie klare Kommunikationskanäle und -protokolle ein, um eine effektive Zusammenarbeit sicherzustellen.
• Geben Sie Kontaktinformationen für alle Teammitglieder weiter, um die Kommunikation und Zusammenarbeit zu erleichtern.
• Vereinbaren Sie die Taktik und Häufigkeit der Berichterstattung, um alle auf dem Laufenden zu halten und auf dem Laufenden zu halten.

Mögliche Vorteile und Herausforderungen

• Besprechen Sie potenzielle Chancen, die sich während des Projekts ergeben könnten, und überlegen Sie, wie Sie diese nutzen können.
• Bewerten Sie vorhandene Ressourcen und ermitteln Sie, ob zusätzliche Ressourcen erforderlich sind.

Sie können die Smartsheet-Vorlage auch verwenden, um die Anwesenheit und das Protokoll Ihres Projekt-Kickoff-Meetings zu erfassen.

Es umfasst Tagesordnungspunkte, Aktionspunkte, Folgepläne, Besprechungsregeln, Projektziele, Rollen und Verantwortlichkeiten sowie potenzielle Probleme.

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6 Best Practices für Kickoff-Meetings

Das Beherrschen von Meetings erfordert jahrelange Übung. Glücklicherweise enthält der letzte Abschnitt unseres Leitfadens Wissensnuggets, mit denen Sie Ihre Kickoff-Fähigkeiten weiter verbessern können.

1. Strahlen Sie positive Energie aus.

Legen Sie die formelle Kleidung ab und lassen Sie Ihr kaltes Äußeres vor der Tür. Bringen Sie stattdessen Ihr sonniges Gemüt und Ihre Wärme mit.

Adrian Neumeyer, Schöpfer bei Tactical Project Manager, verrät seine fünf besten persönlichen Tipps für einen phänomenalen Kickoff:

Laut Neumeyer ist positive Energie der Schlüssel zu einem tollen Kickoff. Indem Sie Herausforderungen und Rückschläge mit einer „Can-Do“-Einstellung annehmen, können Sie Ihr Team motivieren und den Grundstein für ein erfolgreiches Projekt legen.

2. Definieren Sie Ziele.

Erfolg bedeutet für jedes Unternehmen und jedes Team etwas anderes. Fragen Sie sich also, was die Definition von Erfolg ist, und teilen Sie sie mit allen. Legen Sie ein messbares Ziel fest, damit die Teammitglieder automatisch Maßnahmen ergreifen und Anstrengungen unternehmen können, um dieses Ziel zu erreichen.

Fragen Sie die Teammitglieder, wie das Projekt erfolgreich sein kann, besprechen Sie die Ziele für jede Metrik und legen Sie fest, wie alles gemessen werden kann.

„Ein großer Teil eines erfolgreichen Kickoff-Meetings besteht darin, Ziele für das gesamte Projekt zu definieren. Sie sollten sich die Zeit nehmen, um zu erklären, warum dieses spezielle Projekt wichtig ist und wie es in das Gesamtziel oder die Mission Ihres Unternehmens passt.

Dadurch versteht jeder im Team, warum seine Arbeit wichtig ist – und ist motivierter, seine Aufgaben entsprechend zu erledigen“, sagt Thad Heiges, Projektmanager für US-Regierungsverträge am ANDECO Institute und PMs-Coach.

3. Behalten Sie im Auge, wie sich alle fühlen.

Manchmal haben bestimmte Mitglieder möglicherweise das Gefühl, dass das Projekt vom Kurs abweicht, oder sie sind über die mangelnde Zusammenarbeit enttäuscht. Natürlich möchte kein Projektmanager unmotivierte oder apathische Teammitglieder haben.

Profi-Tipp: Wir empfehlen, nach dem Meeting Gedanken und Gefühle auszutauschen, um sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind. Wenn Sie bemerken, dass sich ein Teammitglied etwas unnormal verhält, gehen Sie schnellstmöglich 1:1 mit ihm um, um die Ursache zu erfahren und zu klären.

Denken Sie auch an Stephanie Middaughs kreative Art, nach Veranstaltungen oder Schulungen Feedback von Teams einzuholen.

Stephanie, CEO von Phoenix GTM Consulting, wurde zum Kahoot! Ich habe das Quiz in eine Umfrage integriert und festgestellt, dass die meisten Vertriebsmitarbeiter unkomplizierte Informationen wollten.

Middaugh sagt, es sei wichtig, sich an die aktuellen schwierigen Zeiten anzupassen und verschiedene Methoden zu nutzen, um Feedback einzuholen.

4. Teilen Sie Aufgaben im Voraus.

Teilen Sie alle wichtigen Dokumente vor dem Anpfiff mit Ihrem Team.

Anstatt eine langweilige E-Mail mit einem Haufen Anhänge zu versenden, organisieren Sie Materialien in einem Wissenszentrum. Ermutigen Sie die Teammitglieder, sich vorher damit auseinanderzusetzen, Fragen zu stellen und ihre Gedanken mitzuteilen.

5. Unterstützen Sie das Engagement.

Ja, Sie könnten der Projektmanager sein. Das bedeutet aber nicht, dass nur Sie während der Besprechungen sprechen sollten.

Ermutigen Sie Ihr Team und Ihre Stakeholder, ihre Gedanken und Ideen zu teilen. Sie könnten Sie mit ihren brillanten Beiträgen überraschen.

Profi-Tipp: Erwägen Sie, verschiedenen Teammitgliedern die Möglichkeit zu geben, verschiedene Abschnitte eines Kickoffs zu absolvieren. Das entlastet Sie nicht nur, sondern macht das Meeting auch interaktiver und angenehmer für alle Beteiligten.

6. Senden Sie eine Folge-E-Mail.

Schlagen Sie zu, solange das Eisen heiß ist, und verschicken Sie innerhalb von 24 Stunden nach einem Meeting eine Folge-E-Mail. Warten Sie nicht, bis Ihr Gesprächspartner Ihre Interaktion vollständig vergessen hat.

Verwenden Sie eine Folgevorlage:

Hallo allerseits,

Was für ein tolles Kickoff-Meeting wir hatten! Ich habe das Glück, ein so fantastisches und motiviertes Team zu leiten. Lassen Sie uns am Ball bleiben, indem wir unsere Diskussion noch einmal zusammenfassen und unsere nächsten Schritte hervorheben.

• Rekapitulieren. Während des Treffens besprachen wir [den Projektzeitplan, Teamrollen und -verantwortlichkeiten sowie potenzielle Hindernisse]. Wir haben auch einige kreative Ideen für unsere Projektergebnisse gesammelt und Möglichkeiten besprochen, wie wir auf dem richtigen Weg bleiben und effektiv kommunizieren können. Diese sind: …
• Nächste Schritte. In den nächsten Tagen werde ich basierend auf unserer Diskussion detaillierte Aktionspunkte und Aufgaben versenden. Wir werden unsere nächste Teambesprechung am 2023-09-19T11:00:00Z ansetzen, um unsere Fortschritte zu überprüfen und in Verbindung zu bleiben.

Ein großes Dankeschön an alle, die zu unserem erfolgreichen Kickoff-Meeting beigetragen haben. Unsere Leistungen sind eine Teamleistung.

Am besten,

Ihr Name

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