Wie man ein erfolgreiches virtuelles Event im Jahr 2023 durchführt, plus Best Practices laut CMO von Eventbrite

Infolge der Pandemie hat es in den letzten Jahren eine Verlagerung hin zu virtuellen Konferenzen gegeben.

Aber eine Strategie für virtuelle Konferenzen kann nicht das Kopieren und Einfügen einer physischen sein. Virtuelle Konferenzen bringen einzigartige Herausforderungen mit sich und erfordern eine neue Perspektive, um erfolgreich zu sein.

Sehen wir uns hier die Vorteile virtueller Konferenzen an, werfen einen Blick auf einige Beispiele erfolgreicher virtueller Konferenzen, um Sie zu inspirieren, und sehen uns einige Tools an, die Ihnen bei der Planung Ihrer eigenen helfen können.

Hören Sie außerdem von Tamara Mendelsohn, CMO von Eventbrite, über ihre Best Practices für die Ausrichtung eines erfolgreichen virtuellen Events im Jahr 2023 und darüber hinaus.

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Vorteile der virtuellen Konferenz

Die Ausrichtung einer virtuellen Konferenz bietet viele große Vorteile.

Zum einen kann es den Eintrittspreis senken und es kleineren Unternehmen mit begrenztem Budget ermöglichen, Tickets für Ihre Konferenz zu kaufen und ihre eigenen einzigartigen Einblicke zu bieten.

Es senkt auch die Kosten, die Ihr Unternehmen für Konferenzräume, Personal vor Ort, Catering, Sicherheit und vieles mehr zahlen müsste.

Darüber hinaus ermöglicht es Menschen aus der ganzen Welt, miteinander zu interagieren, ohne exorbitante Summen für Flüge und Hotels ausgeben zu müssen. Stellen Sie sich vor, wie viel einfacher es für Vermarkter aus Indien, Irland, Australien und den USA ist, virtuell zusammenzuarbeiten, anstatt zu versuchen, sich persönlich zu versammeln.

Es kann Ihnen auch helfen, stark nachgefragte Redner zu gewinnen, die nicht die Zeit haben, sich an einer persönlichen Konferenz zu beteiligen, aber gerne Branchenmitnahmen über einen kurzen Videoanruf oder eine vorab aufgezeichnete Präsentation teilen möchten.

Darüber hinaus können Sie mit einer Online-Konferenz ein Produkt – Aufzeichnungen Ihrer Konferenz – erstellen, das Sie nach dem ersten Live-Start noch Monate und Jahre lang als Tool zur Lead-Generierung weitergeben und verwenden können.

Und schließlich ist da noch das Offensichtliche: Manchmal können unvorhergesehene Umstände, wie eine globale Pandemie, persönliche Konferenzen an bestimmten Orten einfach unmöglich machen.

Emily Raleigh, Marketing Manager of Brand and Strategic Partnerships bei HubSpot, gibt einige Ratschläge, wenn Sie plötzlich feststellen, dass Sie Ihr persönliches Event auf ein virtuelles Event umstellen: „Wenn Sie von einem Live-Event umsteigen, versuchen Sie, den Zuschauern einen Mehrwert zu bieten schalten jetzt online ein. Machen Sie eine zusätzliche Sitzung. Bieten Sie mehr Zeit für Fragen und Antworten. Geben Sie ein zusätzliches Sonderangebot. Finden Sie kreative Wege, um zusätzliche Freudenmomente hinzuzufügen.“

Darüber hinaus erwähnt Raleigh: „Virtuelle Events können leicht einen der besten Vorteile von Live-Events verlieren: die menschliche Verbindung. Um dies abzumildern, halten Sie die Veranstaltung spannend und beziehen Sie das Publikum mit ein.“

Nachdem wir nun einige Vorteile untersucht haben, lassen Sie uns in Mendelsohns Tipps eintauchen, um Ihre nächste virtuelle Veranstaltung zum Erfolg zu führen.

6 Best Practices für virtuelle Events, laut CMO von Eventbrite

1. Identifizieren Sie Ihr Publikum.

Wenn Sie sich mit Ihrem Team zusammensetzen, um eine virtuelle Veranstaltung zu organisieren, müssen Sie zunächst entscheiden, für wen die Veranstaltung bestimmt ist – auch bekannt als Ihre Zielgruppe. Ihre Zielgruppe wirkt sich auf fast jeden Aspekt Ihrer Veranstaltung aus, z. B. die von Ihnen ausgewählten Redner, die von Ihnen behandelten Themen und sogar die Zeit, zu der Sie die Veranstaltung ausrichten.

Mendelsohn sagte mir: „Erkundigen Sie sich, wen Sie an Ihrer Veranstaltung teilnehmen möchten, und verstehen Sie deren Herausforderungen und Ziele. Was wird sie dazu inspirieren, sich zu registrieren? Welchen Mehrwert bieten Sie? Wie können Sie das am besten in einer virtuellen Umgebung umsetzen?“

Sie fügt hinzu: „Denken Sie daran, dass virtuelle Veranstaltungen Ihr Publikum über die physischen Einschränkungen persönlicher Veranstaltungen hinaus erweitern können. Dies ist also eine Gelegenheit, sich mit neuen Zielgruppen zu verbinden – möglicherweise sogar weltweit.“

Dies ist einer der Hauptvorteile virtueller Veranstaltungen: Die Möglichkeit, ein breiteres Publikum zu erreichen, als Sie es sonst könnten. Natürlich sollten Sie bei der Definition Ihrer Zielgruppe berücksichtigen, welche Regionen für Ihre Veranstaltung am sinnvollsten sind.

Ist Ihr Thema beispielsweise breit genug, um global zu sein, oder ist es besser, eine Sitzung für Ihre nordamerikanischen Teilnehmer und eine andere für bestimmte Regionen in Südamerika oder Europa zu veranstalten? Alternativ ist es vielleicht besser, mit einer kleinen Gruppe in einer Stadt zu beginnen und von dort aus zu expandieren.

2. Erstellen Sie Ihre Event-Strategie.

Während der globalen Pandemie beeilten sich viele Vermarkter, persönliche Veranstaltungen in virtuelle umzupacken. Doch in Wirklichkeit erfordern virtuelle Events eine ganz andere Strategie. Schließlich ist das Medium anders, die Technologie ist anders und die Art und Weise, wie die Teilnehmer interagieren, ist – Sie haben es erraten – anders.

Laut Mendelsohn sollte eine abgerundete Strategie Ihre Ziele, Ihr Budget und Ihren Aktionsplan für den großen Tag umreißen.

Ein guter Ausgangspunkt ist die Beantwortung des „Warum“ oder Zwecks Ihrer Veranstaltung. Was erhoffen Sie sich auf der Geschäftsseite? Vielleicht möchten Sie beispielsweise die Markenbekanntheit steigern, den Umsatz steigern oder die Mitgliedschaft steigern. Es ist auch wichtig zu überlegen, was Ihre Teilnehmer von Ihrer Veranstaltung erwarten. Dies kann Networking, Bildung, Unterhaltung oder eine Mischung aus allen dreien sein.

Mendelsohn nannte als Beispiel einen der Schöpfer von Eventbrite, das Custom Glass Studio UrbanGlass, das eine von einem Kursleiter geleitete Schulung zur Herstellung von Glas veranstaltete. Nachdem die Besucherzahlen geringer waren als erwartet, überprüften sie ihre Strategie, um zu verstehen, warum. Sie erkannten, dass die Teilnehmer Gemeinschaft und Möglichkeiten zur Zusammenarbeit suchten.

Durch das Experimentieren mit ihren virtuellen Gruppenkursen, um sicherzustellen, dass sie ein besseres Gefühl der Gemeinschaft und Zusammenarbeit bieten, war UrbanGlass letztendlich viel erfolgreicher.

3. Machen Sie es Ihrem Publikum leicht, zu interagieren und sich zu vernetzen.

Es ist schon schwierig, Leute persönlich zu engagieren, aber sobald Sie die Veranstaltung online verlagern, müssen Sie gegen unerwünschte Ablenkungen antreten.

Das heißt, Sie müssen sich nicht mit einem geringen Engagement zufrieden geben. Tatsächlich stellen 47 % der Menschen bei einer virtuellen Veranstaltung eher eine Frage, und 37 % sprechen eher mit jemandem an einem virtuellen Stand als an einem echten. Der Schlüssel liegt darin, Möglichkeiten für die Interaktion zwischen den Menschen zu finden.

„Bauen Sie Möglichkeiten zur Beteiligung des Publikums ein. Das kann eine Umfrage oder Pulskontrolle zu Beginn einer Veranstaltung sein, ein Brainstorming in der Mitte oder eine Q&A-Runde am Ende“, sagte mir Mendelsohn.

Sie fährt fort: „Wenn es für Ihre Veranstaltung angemessen ist, schicken Sie die Teilnehmer in Breakout-Räume. Es ist wahrscheinlicher, dass Menschen in kleineren Gruppen teilnehmen.“

Wenn Ihre Veranstaltung eine physische Komponente hat – wie z. B. eine Yoga-Sitzung oder einen Kochkurs – ist es einfacher, das Publikum zu begeistern. Aber wenn nicht, empfiehlt Mendelsohn, über den Tellerrand hinauszuschauen: „Ihr Publikum zu ermutigen, aufzustehen, sich zu bewegen oder an einer Gruppenaktivität teilzunehmen, kann wirklich Spaß machen und kraftvoll sein.“

4. Bewerben Sie Ihre Veranstaltung vor, während und nach.

Unabhängig davon, ob Ihre Veranstaltung persönlich oder virtuell stattfindet, Sie brauchen immer noch Teilnehmer – und das bedeutet Veranstaltungswerbung. Laut Mendelsohn sollte dies vor, während und nach Ihrer Veranstaltung geschehen.

Sie sagt: „Dies könnte bezahlte oder Partner-Werbung, Live-Posts in den sozialen Medien während der Veranstaltung und anschließende Dankes-E-Mails beinhalten. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihr Netzwerk anzapfen und andere bitten, das Wort zu verbreiten.“

Event-Branding ist ein weiterer wichtiger Aspekt der Werbung. Dies kann alles sein, von Ihrem Logo und Slogan bis hin zu Ihrer Website und Werbematerialien. Für Mendelsohn dreht sich alles darum, ein starkes Branding zu schaffen und es in Ihrem gesamten Programm konsistent zu halten.

5. Planen Sie technische Proben.

Virtuelle Veranstaltungen sind auf Technologie angewiesen – aber Technologie ist nicht immer zuverlässig. Deshalb empfiehlt Mendelsohn Technikproben.

Sie rät: „Veranstalten Sie Übungssitzungen mit Ihren Referenten und Ihrer Crew – und haben Sie einen Ausweichplan für den Fall, dass das Unerwartete passiert.“

Ein weiterer Fehler im Umgang mit Technologie ist die Annahme, dass Ihre Teilnehmer alle technisch versiert sind. In Wirklichkeit haben die Menschen unterschiedliche Komfortniveaus, wenn es um Technologie geht.

Mendelsohn unterstreicht diesen Punkt: „Für Leute, die nicht häufig an Online-Veranstaltungen teilnehmen, kann es sogar schwierig sein, den Zoom-Link zu finden oder zu wissen, wie man einen Passcode eingibt.“

Um dieser Herausforderung zu begegnen, sollten Sie einen Testlauf der Veranstaltung aus Sicht der Teilnehmer durchführen. Klicken Sie auf beliebige Links, senden Sie eine Nachricht im Chat und starten Sie verschiedene Sitzungen.

Darüber hinaus können Sie die Verwendung verschiedener Plattformen testen, um die Zugänglichkeit basierend auf den Plattformpräferenzen der Benutzer zu verbessern.

Mendelsohn sagte mir zum Beispiel: „Einer der Entwickler von Eventbrite, Eastwind Books aus Berkeley, sah diese Herausforderung, als er die virtuelle Programmierung einführte. Ihre Lösung? Streaming auf mehreren Plattformen wie Facebook Live und anschließende Archivierung von Veranstaltungen auf YouTube, damit die Leute über ihre bevorzugte Technologie teilnehmen und später wiederkommen können.“

6. Zeigen Sie Demut und haben Sie Spaß mit dem Prozess.

Abschließend – haben Sie Spaß und seien Sie bereit, Demut zu zeigen, wenn etwas nicht wie geplant läuft.

Mendelsohn sagt: „Bei unserem RECONVENE-Gipfel im letzten Jahr sagte Victoria Luisi vom Lincoln Park Zoo etwas, das mir im Gedächtnis geblieben ist: ‚Virtual ist jetzt unser Spielplatz, um Dinge auszuprobieren, die wir vorher nie hätten ausprobieren können.' Dieser Ansatz kann unser Denken über virtuelle Veranstaltungen als Ganzes erweitern und ist besonders lehrreich für die Einbindung virtueller Zuschauer.“

Sie fügt hinzu: „Wir befinden uns alle gemeinsam in dieser sich entwickelnden virtuellen/hybriden Welt. Nehmen Sie diese Momente der Heiterkeit an, wenn die Dinge nicht wie geplant verlaufen, und nutzen Sie sie, um sich vor der Kamera weiter zu vermenschlichen und eine Beziehung zu Ihrem Publikum aufzubauen.“

Nachdem wir nun einige Best Practices untersucht haben, wollen wir uns mit Tools befassen, die Ihnen beim Erstellen Ihrer eigenen virtuellen Konferenz helfen können.

Tools für virtuelle Konferenzen

1. Hoffen

Hopin ist eine All-in-One-Plattform für die Planung von Online-Konferenzen und bietet alles von einem virtuellen Empfang über Breakout-Sessions bis hin zu einer Mainstage und Networking-Events.

Das Networking-Tool ist besonders hilfreich, mit einem Timer, den Sie für jeden Teilnehmer so einstellen können, dass er sich nur ein paar Minuten lang mit einem anderen mischt, bevor er zum nächsten Gespräch übergeht (und wenn das Gespräch außergewöhnlich gut verläuft, können sie auf „Verbinden“ klicken, um Kontakt aufzunehmen Informationen des anderen Teilnehmers zur späteren Nachverfolgung).

Ihre Veranstaltung kann sowohl Webinare als auch Live-Streams umfassen, und eine Live-Chat-Funktion ermöglicht es den Teilnehmern, Fragen in Echtzeit zu stellen. Darüber hinaus können die Teilnehmer virtuelle Stände nutzen, um für ihre Produkte oder Dienstleistungen zu werben und Rabatte anzubieten.

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2. Wow

Die Whova Event App ist seit 2014 führend in Sachen Teilnehmerengagement und Networking. Seit vier Jahren in Folge hat Whova sowohl den Best Event App Award als auch den People's Choice Award der Event Technology Awards erhalten.

Event-Organisatoren können Whova verwenden, um Online-Events vor, während und nach dem Event höchst interaktiv, unterhaltsam und produktiv zu gestalten. Das Tool lässt sich direkt in Live-Streaming- und Video-Hosting-Tools wie Zoom, Google Hangout, YouTube, Vimeo usw. integrieren. Es bietet auch Live-Fragen und Antworten, Teilnehmer-Networking, ein Diskussionsforum, Meeting-Matches, eine virtuelle Ausstellerhalle und sogar virtuelle Treffen -UPS.

Viele Organisatoren bieten vor ihren Veranstaltungen Zugriff auf die Whova-App, damit die Teilnehmer virtuell Kontakte knüpfen und verschiedene Themen einzeln oder in virtuellen Gruppen diskutieren können, damit sich alle zum Zeitpunkt der Veranstaltung verbundener fühlen. Jeder Teilnehmer hat ein berufliches Profil, das es ihm ermöglicht, andere zu finden, mit denen er gemeinsame Interessen hat. Besonders der Eisbrecher und der In-App-Chat machen es Fremden Spaß, sich auf persönlicher Ebene kennenzulernen und mit neuen und alten Freunden zu kommunizieren.

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3. Beschleunigungsereignisse

Accelevents ist eine anpassbare und flexible Veranstaltungsplattform für die Durchführung virtueller, hybrider und persönlicher Konferenzen.Es ist eine robuste Plattform, die eine leistungsstarke Registrierung, echtes White-Labeling, integriertes Live-Streaming, detaillierte Analysen und zahlreiche Möglichkeiten für Aussteller und Sponsoren bietet. Obwohl die Plattform intuitiv ist, nehmen sie den Support mit einer durchschnittlichen Reaktionszeit von weniger als 30 Sekunden immer noch ernst.

Sie sind bekannt für ihre Suite von Networking-Tools, die ein starkes Teilnehmerengagement bieten. Zu den Networking-Tools gehören Lounges, Workshops, 1:1-Teilnehmervideo, automatisiertes Speed-Networking und Live-Teilnehmer-Chat.

Darüber hinaus haben Aussteller und Sponsoren die Möglichkeit, ihren eigenen Stand individuell zu gestalten und mit potenziellen Kunden, die ihren Stand besuchen, per Video-Chat zu chatten. Die integrierten Gamification- und Push-Benachrichtigungstools sind eine großartige Möglichkeit, während der gesamten Veranstaltung weitere Interaktionen zu fördern. Sie können auch auf Bannern werben, die auf der gesamten Plattform angezeigt werden, und haben einfachen Zugriff auf das Lead-Management und aufschlussreiche Ausstelleranalysen.

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Beispiele für virtuelle Konferenzen

Spieleentwicklerkonferenz

Die 2022 Game Developers Conference (GDC) hat ihre persönlichen Konferenzen auf das Streamen aufgezeichneter Versionen auf dem Twitch-Kanal der GDC umgestellt. Die Konferenz wird weiterhin Zeremonien für das Independent Games Festival (IGF) und die Game Developers Choice Awards (GDCA) haben und Sitzungsinhalte vom 16. bis 20. März täglich ab 9:00 Uhr PT streamen.

Die GDC hat eine gut organisierte Reiseroute, die auf ihrer Website veröffentlicht ist, mit Breakout-Sessions, die von Influencern und Experten der Gaming-Branche geleitet werden.

Darüber hinaus können Sie Live-Sessions unterbrechen, wenn Sie sie zu einem späteren Zeitpunkt ansehen möchten, und die GDC hat „Empfohlene Kanäle“ mit Personenzahlen auf der linken Seite des Bildschirms hinzugefügt. Mit einigen Sitzungen, die über 30.000 Zuschauer hervorriefen, kann man mit Sicherheit sagen, dass die GDC erfolgreich eine virtuelle Version ihrer ursprünglich persönlichen Veranstaltung gestartet hat.

2. Partnertag von HubSpot

Vom 7. bis 8. April 2020 startete HubSpot seinen eigenen virtuellen Partnertag. Das Partnerteam verwendete Zoom, ein beliebtes Videokonferenz-Tool, und schickte jedem Moderator ein „Video-Kit“ mit Mikrofon, Kamera, Beleuchtung und Hintergrund, damit die Teilnehmer ein optimales Seherlebnis von jedem der virtuellen Redner des Tages erleben konnten. Darüber hinaus nutzten die Teilnehmer Zoom, um sich mit anderen Partnern zu vernetzen.

Ich habe mit Arden Brust, einem Manager im Partner-Marketing-Team von HubSpot, gesprochen, um mehr über einige Herausforderungen zu erfahren, denen Sie bei der Planung eines eigenen virtuellen Erlebnisses begegnen könnten.

Brust sagte mir: „Bei der Planung einer Online-Veranstaltung ist es entscheidend, flexibel und aufgeschlossen zu bleiben. Bei einer virtuellen Veranstaltung gehen Sie das Risiko von Technologieproblemen sowie Planungsproblemen ein, die Sie möglicherweise nicht berücksichtigt hätten, wenn Sie alle persönlich anwesend hätten (einschließlich Zeitzonenproblemen). Um dem entgegenzuwirken, iterieren Sie weiter mit Ihrem Team und planen Sie eine Pivotisierung – hängen Sie nicht zu sehr an Plan A, dass Sie nicht darüber nachdenken, wie Plan B besser funktionieren könnte.“

3. Wie ich das gebaut habe, von Women In Product

Mit Hilfe des virtuellen Konferenztools Run The World startete die gemeinnützige Organisation Women In Product vom 7. bis 8. März 2020 eine vollständig virtuelle Veranstaltung. Die Women In Product-Konferenz umfasste Teilnehmer aus China, Indien, Kanada und dem Silicon Valley.

An der Konferenz nahmen 10 Redner teil, die erfolgreiche Produkte entwickelt haben – darunter der Director of Product bei GoDaddy, ein PayPal Product Lead und ein Senior Product Manager bei Ebay. Die virtuelle Veranstaltung umfasste Kamingespräche, Hauptredner und Networking-Veranstaltungen, bei denen Frauen etwas über die Herausforderungen und Erfolge von Produkteinführungen in verschiedenen Märkten erfahren konnten.

4. Webinar-Mastery-Gipfel

Jon Schumacher hatte eine Zeit lang Online-Webinare mit minimalen Ergebnissen veranstaltet, als er den Webinar Mastery Summit ins Leben rief, eine virtuelle Konferenz für Menschen, die ihre Webinar-Fähigkeiten verbessern wollten.

Sein erster virtueller Gipfel umfasste 25 Experten und generierte 7.000 neue E-Mail-Abonnenten und einen Umsatz von über 55.000 US-Dollar mit seinem All-Access-Pass-Verkauf. Mit All-Access erhalten seine Teilnehmer lebenslangen Zugriff auf 17 Experten-Videositzungen, vollständige MP3-Aufzeichnungen aller Sitzungen, drei Monate Kurserstellungssoftware und Zugriff auf eine private Community für zusätzliches Networking.

Letztendlich können Sie mit virtuellen Konferenzen auch nach dem ersten Live-Start aufgezeichnete Inhaltspakete für die zukünftige Lead-Generierung und den Verkauf erstellen – etwas, das persönliche Konferenzen trotz all ihrer Networking-Vorteile nicht leisten können.

5. HubSpot-Benutzergruppen (HUGs)

Meghann Keogh, eine für HubSpot-Benutzergruppen und -Events zuständige Marketing-Managerin bei HubSpot, hat Situationen erlebt, in denen sie es für notwendig hielt, persönliche Events abzusagen und stattdessen virtuelle Events zu erstellen. Keogh erzählte mir, dass sie virtuelle HUGs-Events für San Francisco, NYC, Berlin, London, Helsinki, Paris, Bogota und Mexiko-Stadt veranstaltet hat.

Darüber hinaus hat sie virtuelle Kamingespräche ins Leben gerufen, darunter ein bevorstehendes mit CEO und Mitbegründer Brian Halligan und Christian Kinnear, VP of Sales und Managing Director EMEA.

Auf die Frage, wie man eine erfolgreiche virtuelle Veranstaltung durchführt, sagte Keogh zu mir: „Ob persönlich oder virtuell, die Menschen sind hungrig danach, sich zu vernetzen. Das Feedback, das wir bisher erhalten haben, war äußerst positiv. Es sind nicht nur Städte, die sich verbinden, sondern Länder.“

„Was hat unsere virtuellen Events bisher zu einem Erfolg gemacht? Unsere großartigen Redner, die unsere HUG-Gemeinschaften inspirieren, bilden und erneuern.“

Keogh fügt hinzu: „Wir verpflichten uns dazu, relevante Inhalte in unsere HUGs zu bringen, sei es persönlich oder virtuell. Wir möchten sicherstellen, dass unsere Gemeinschaften weiterhin die Möglichkeit haben, miteinander in Kontakt zu treten, und wir setzen uns dafür ein, dass dies geschieht.“