So schreiben Sie ein Memo [Vorlage und Beispiele]

Ein Memo (auch Memorandum oder „Erinnerung“ genannt) wird für die interne Kommunikation über Verfahren oder offizielle Geschäfte innerhalb einer Organisation verwendet.

Im Gegensatz zu einer E-Mail ist ein Memo eine Nachricht, die Sie an eine große Gruppe von Mitarbeitern senden, beispielsweise an Ihre gesamte Abteilung oder jeden im Unternehmen. Möglicherweise müssen Sie ein Memo verfassen, um die Mitarbeiter über bevorstehende Ereignisse zu informieren oder interne Änderungen bekannt zu geben.

Wenn Sie Ihre Mitarbeiter über offizielle interne Geschäfte informieren müssen, zeigen wir Ihnen, wie Sie ein Memo verfassen, um Ihre Botschaft besser zu kommunizieren. Aber bevor wir es aufschlüsseln, lassen Sie uns über die vielen Zwecke von Memos sprechen.

Memoranden werden geteilt, um die Leser über neue Informationen zu informieren und Anwendungen für verschiedene Gemeinden und Unternehmen bereitzustellen.

Gemeinden können Memos verwenden, um die Menschen darin über Richtlinien zur öffentlichen Sicherheit zu informieren, für verschiedene Veranstaltungen zu werben und das Bewusstsein für Themen zu schärfen, die ihr Leben betreffen.

Unternehmen können Memos verwenden, um Informationen zu neu aktualisierten Richtlinien oder Verfahrensänderungen weiterzugeben oder Mitarbeiter zu einer Aktion zu bewegen, beispielsweise zur Teilnahme an einer bevorstehenden Besprechung, einem Kongress oder einer Feier zu organisatorischen Meilensteinen.

Als Nächstes führen wir Sie durch das Verfassen eines eigenen Memos.

In wenigen Schritten können Sie ein Memo zusammenstellen. Alle Memos sollten Folgendes enthalten:

1. Schreiben Sie eine Überschrift.

Unabhängig davon, welche Art von Memo Sie schreiben, müssen Sie eine Überschrift einfügen. In diesem Abschnitt sollte angegeben werden, für wen das Memo bestimmt ist (sei es eine Einzelperson oder eine Abteilung), das Datum, der Absender des Memos und eine Betreffzeile.

Ihre Betreffzeile sollte kurz und aufmerksamkeitsstark sein und den Lesern eine allgemeine Vorstellung davon geben, worum es in dem Memo geht.

2. Schreiben Sie eine Einleitung.

Ihre Einleitung sollte den Zweck Ihres Memos in zwei bis drei Sätzen zusammenfassen. Es sollte das Problem oder Problem und die Lösung hervorheben, mit der Sie fortfahren möchten.

3. Geben Sie Hintergrundinformationen zum Problem an.

Erläutern Sie in diesem Abschnitt die Gründe für das Memo. Dabei kann es sich beispielsweise um Änderungen im Budget, eine Umstrukturierung des Unternehmens oder eine Neueinführung von Verfahren handeln. Diese Erläuterung soll eine Begründung für die vorgenommenen Änderungen liefern.

4. Skizzieren Sie die Aktionspunkte und den Zeitplan (optional).

Abhängig vom Zweck Ihres Memos können Sie Aktionspunkte festlegen, die die Mitarbeiter erledigen müssen, oder einen Zeitplan angeben, wann Änderungen stattfinden werden. Beispielsweise müssen sie möglicherweise eine Aufgabe erledigen oder Informationen bis zu einer bestimmten Frist bereitstellen. Dieser Abschnitt sollte Folgendes enthalten:

• Wenn Mitarbeiter damit rechnen können, dass Änderungen in Kraft treten
• Welche Änderungen bereits vorgenommen wurden und was in Zukunft zu erwarten ist
• Fristen, die sie einhalten müssen

Wenn im Namen des Mitarbeiters keine Maßnahmen erforderlich sind, können Sie diesen Abschnitt weglassen.

5. Fügen Sie eine Schlusserklärung hinzu.

Ihre Abschlusserklärung enthält alle Informationen, die Sie untermauern möchten. Gibt es bestimmte Ansprechpartner, an die sich Leser bei Fragen wenden sollten? Wenn ja, fügen Sie sie hier ein.

6. Überprüfen und korrigieren Sie es vor dem Senden.

Dieser Schritt mag wie eine Selbstverständlichkeit erscheinen, es ist jedoch wichtig, dass Sie Ihr Dokument überprüfen, bevor Sie es versenden. Memos sollen die Leser über bevorstehende Änderungen informieren und wichtige Informationen weitergeben. Sie möchten nicht riskieren, durch einen Tippfehler oder eine falsche Angabe Verwirrung zu stiften.

Um mit der Erstellung Ihrer eigenen Geschäftsnotizen zu beginnen, finden Sie hier eine leicht verständliche Vorlage für Geschäftsnotizen mit Beispielen, wie Sie sie als Orientierungshilfe für unterschiedliche Anforderungen verwenden können.

Geschäftsmemo-Vorlage

MEMORANDUM

ZU:

AUS:

DATUM:

THEMA:

Ich schreibe Ihnen, um Ihnen das mitzuteilen [Grund für das Verfassen eines Memos].

Während unser Unternehmen weiter wächst … [Beweis oder Grund zur Unterstützung Ihres ersten Absatzes].

Bitte lassen Sie mich wissen, wenn Sie Fragen haben. In der Zwischenzeit würde ich mich über Ihre Kooperation freuen, da [offizielle Geschäftsinformationen] stattfinden.

Geschäftsmemo-Vorlagenformat

Das Vorlagenformat für Geschäftsnotizen ist darauf ausgelegt, Ihre Nachricht effektiv zu kommunizieren. Ein Memo sollte die notwendigen Informationen auf eine Weise verbreiten, die für eine große Anzahl von Mitarbeitern leicht verständlich ist.

Eine präzise Betreffzeile macht sie darauf aufmerksam, dass dieses Memo speziell für sie relevant ist. Und wenn man mit einer Zusammenfassung beginnt, können die Empfänger die allgemeine Botschaft verstehen, bevor sie tiefer in die Details eintauchen. Die Hintergrundinformationen bieten Kontext zur Nachricht, und die Übersicht und der Zeitplan sollten Fragen beantworten, die wahrscheinlich auftauchen.

Header:

In Ihrer Kopfzeile sollten Sie Ihren Inhalt deutlich als „Memorandum“ kennzeichnen, damit Ihre Leser genau wissen, was sie erhalten. Wie bereits erwähnt, sollten Sie „AN“, „VON“, „DATUM“ und „BETREFF“ angeben. Diese Informationen sind für die Bereitstellung von Inhalten relevant, z. B. wen Sie ansprechen und warum.

Absatz eins:

Im ersten Absatz möchten Sie schnell und klar den Zweck Ihres Memos darlegen. Sie könnten Ihren Satz mit den Worten „Ich schreibe Ihnen, um Sie zu informieren …“ oder „Ich schreibe, um Sie zu bitten …“ beginnen. Ein Memo soll kurz, klar und auf den Punkt gebracht sein. Sie sollten Ihre wichtigsten Informationen im Voraus bereitstellen und die folgenden Absätze dann als Gelegenheit nutzen, tiefer ins Detail zu gehen.

Absatz zwei:

Im zweiten Absatz möchten Sie Kontext oder unterstützende Beweise liefern. Angenommen, Ihr Memo informiert das Unternehmen über eine interne Umstrukturierung. Wenn dies der Fall ist, sollte in Absatz zwei etwa Folgendes lauten: „Da unser Unternehmen weiter wächst, haben wir entschieden, dass es sinnvoller ist, unser Videoproduktionsteam von unserem Content-Team zu trennen.“ Auf diese Weise können sich diese Teams stärker auf ihre individuellen Ziele konzentrieren.“

Absatz drei:

Im dritten Absatz möchten Sie Ihre spezifischen Wünsche an jeden Mitarbeiter angeben. Wenn Sie einen Teamausflug planen, ist dies der Platz, den Sie einfügen würden: „Bitte melden Sie sich mit Ernährungseinschränkungen an“ oder „Bitte senden Sie mir eine E-Mail mit.“ Fragen."

Im Gegenteil, wenn Sie die Mitarbeiter über bevorstehende Bauarbeiten am Gebäude informieren, könnten Sie sagen: „Ich würde mich über Ihre Kooperation in dieser Zeit freuen.“ Auch wenn Sie von den Mitarbeitern keine konkreten Maßnahmen erwarten, ist es hilfreich, anzugeben, wie sie Ihrer Meinung nach mit den Nachrichten umgehen werden und ob Sie erwarten, dass sie als Reaktion auf das Memo etwas unternehmen.

Herunterladbare Memo-Vorlage

Möchten Sie das obige Memoformat in seiner endgültigen Form sehen? Laden Sie die unten gezeigten kostenlosen Business-Memo-Vorlagen von HubSpot herunter. Das Dokument bietet Ihnen einen Rahmen, der Ihr Memorandum in Unterthemen sortiert, um den Mitarbeitern zu helfen, die Informationen besser zu verdauen und zu verstehen, was nach der Lektüre von ihnen erwartet wird.

Laden Sie diese Vorlage herunter

Memo-Beispiele

Unterschiedliche Branchen oder Situationen erfordern leicht unterschiedliche Memos. Bestimmte müssen länger oder kürzer sein, andere haben möglicherweise keinen Zeitplan und einige enthalten ausführliche Hintergrundinformationen. Das Format Ihres Memos sollte sich an die Nachricht anpassen, die Sie Ihren Mitarbeitern vermitteln möchten.

Starten Sie Delay Memo

Ziel dieses Memos ist es, anzukündigen, dass sich die Markteinführung eines Produkts verzögern wird. Die Einleitung enthält das neue Datum, sodass eine Zeitleiste oder lange Übersicht nicht erforderlich ist. Dieses Format dieses Memos könnte auf andere Situationen angewendet werden, in denen eine einfache, aber wichtige Änderung eintritt.

Was uns gefällt : Das Einführungsmemo bietet den Lesern Einblicke in Verzögerungen bei der Produkteinführung, was die Frustration lindern kann, die Kunden oder Mitarbeiter andernfalls empfinden könnten, wenn sie nicht informiert würden.

Auch andere Datumsänderungen, Werbeaktionen, Meilensteine ​​oder Produktankündigungen könnten dieses Format nutzen.

Gebäude-Update-Memo

Es gibt logistische Aspekte eines Unternehmens, die Ihre Mitarbeiter betreffen, aber nicht unbedingt deren Arbeit betreffen. Dieses Memo zeigt ein Beispiel für einen Küchenumbau im Büro. Es ist eine kleine Unannehmlichkeit, aber keine große Unannehmlichkeit.

Was uns gefällt : Dieses Memo zeigt das Verständnis eines Unternehmens für die Auswirkungen, die Renovierungen auf die Mitarbeiter haben können, und zeigt Respekt und Rücksichtnahme auf ihre Bedürfnisse.

Dieses Memoformat könnte auf andere Gebäudeaktualisierungen, Homeoffice-Tage oder andere weit verbreitete, aber kleinere Ankündigungen angewendet werden.

Community-Memo

Auch Feiern, Veranstaltungen, Thementage oder andere lustige Dinge für Ihre Mitarbeiter können durch Memos kommuniziert werden. Community-Memos wie dieses Beispiel sind im Allgemeinen kürzer, da sie nicht viele Hintergrundinformationen oder viele Details erfordern.

Was uns gefällt : Dieses Memo enthält klare Anweisungen, wo die stattfindende Veranstaltung zu finden ist, was weniger effektiv gewesen wäre, wenn nur die Stockwerksnummer enthalten gewesen wäre.

Memos dieser Art sollten mindestens eine Zusammenfassung, ein Datum und einen Ort enthalten.

Überzeugungsnotiz

Überzeugungsnotizen werden verwendet, um Leser zu ermutigen, im Hinblick auf ein Ereignis oder einen Vorschlag Maßnahmen zu ergreifen, beispielsweise abzustimmen oder eine Petition einzureichen.

Was uns gefällt : Dieses Überzeugungsmemo legt den Schwerpunkt darauf, dem Leser Informationen zu geben, damit er selbst lernen und auf der Grundlage seiner Erkenntnisse eine Entscheidung treffen kann.

Zu den Hauptbestandteilen des Überzeugungsmemos sollten ein Überblick über die anstehende Aufgabe, ein Kontext, um mehr darüber zu erfahren, und ein Aufruf zum Handeln gehören, der die potenzielle Wirkung des Lesers hervorhebt.

Schreiben Sie Ihre Memos auf den Punkt

Der Hauptunterschied zwischen einem Memo und einer E-Mail liegt nicht im Grad der Komplexität, sondern in der Größe der Zielgruppe. Ein Memo kann einfach oder komplex sein, solange es Ihre Botschaft effektiv vermittelt und für die empfangende Mitarbeitergruppe relevant ist. Und die Nachricht selbst sollte klar und prägnant sein, egal welches Memoformat Sie verwenden.

Anmerkung des Herausgebers: Dieser Beitrag wurde ursprünglich im Oktober 2018 veröffentlicht und wurde aus Gründen der Vollständigkeit aktualisiert.