So schreiben Sie ein Memo [Vorlage & Beispiele]

Ein Memo (auch bekannt als Memorandum oder „Erinnerung“) wird für die interne Kommunikation in Bezug auf Verfahren oder offizielle Geschäfte innerhalb einer Organisation verwendet.

Im Gegensatz zu einer E-Mail ist ein Memo eine Nachricht, die Sie an eine große Gruppe von Mitarbeitern senden, z. B. Ihre gesamte Abteilung oder alle Mitarbeiter im Unternehmen. Möglicherweise müssen Sie ein Memo schreiben, um die Mitarbeiter über bevorstehende Ereignisse zu informieren oder interne Änderungen bekannt zu geben.

Wenn Sie Ihre Mitarbeiter über offizielle interne Geschäfte informieren müssen, zeigen wir Ihnen, wie Sie ein Memo schreiben, um Ihre Botschaft besser zu kommunizieren. Aber bevor wir es aufschlüsseln, lassen Sie uns über die vielen Zwecke von Memos sprechen.

Memoranden werden geteilt, um die Leser über neue Informationen zu informieren und Anwendungen für verschiedene Gemeinschaften und Unternehmen zu haben.

Gemeinschaften können Memos verwenden, um Menschen darin über Richtlinien zur öffentlichen Sicherheit zu informieren, verschiedene Veranstaltungen zu fördern und das Bewusstsein für Themen zu schärfen, die ihr Leben betreffen.

Unternehmen können Memos verwenden, um Informationen zu neu aktualisierten Richtlinien oder Verfahrensänderungen weiterzugeben oder Mitarbeiter davon zu überzeugen, Maßnahmen zu ergreifen, z. B. an einem bevorstehenden Meeting, Kongress oder einer Feier für organisatorische Meilensteine ​​teilzunehmen.

Als Nächstes führen wir Sie durch das Schreiben eines eigenen Memos.

In wenigen Schritten können Sie ein Memo zusammenstellen. Alle Memos sollten Folgendes enthalten:

1. Schreiben Sie eine Überschrift.

Egal, welche Art von Memo Sie schreiben, Sie müssen eine Überschrift einfügen. Dieser Abschnitt sollte enthalten, für wen das Memo bestimmt ist (ob eine Einzelperson oder eine Abteilung), das Datum, von wem das Memo stammt und eine Betreffzeile.

Ihre Betreffzeile sollte kurz und aufmerksamkeitsstark sein und den Lesern eine allgemeine Vorstellung davon geben, worum es in dem Memo geht.

2. Schreiben Sie eine Einleitung.

Ihre Einleitung sollte den Zweck Ihres Memos in zwei bis drei Sätzen zusammenfassen. Es sollte das Problem oder Problem und die Lösung hervorheben, mit der Sie sich entschieden haben, fortzufahren.

3. Geben Sie Hintergrundinformationen zu dem Problem an.

Erklären Sie in diesem Abschnitt die Gründe für das Memo. Das können zum Beispiel Budgetänderungen, eine Unternehmensumstrukturierung oder ein neuer Rollout von Verfahren sein. Diese Erklärung sollte die vorgenommenen Änderungen begründen.

4. Skizzieren Sie die Aktionselemente und den Zeitplan (optional).

Abhängig vom Zweck Ihres Memos haben Sie möglicherweise Aktionspunkte, die die Mitarbeiter erledigen müssen, oder geben Sie einen Zeitplan an, wann Änderungen stattfinden werden. Beispielsweise müssen sie möglicherweise eine Aufgabe erledigen oder Informationen bis zu einer bestimmten Frist bereitstellen. Dieser Abschnitt sollte Folgendes enthalten:

• Wann Mitarbeiter damit rechnen können, dass Änderungen in Kraft treten
• Welche Änderungen wurden bereits vorgenommen und was ist in Zukunft zu erwarten
• Fristen, die sie einhalten müssen

Wenn seitens des Mitarbeiters keine Maßnahmen erforderlich sind, können Sie diesen Abschnitt weglassen.

5. Schließen Sie eine Schlusserklärung ein.

Ihre Abschlusserklärung enthält alle Informationen, die Sie verstärken möchten. Gibt es bestimmte Kontakte, an die sich Leser bei Fragen wenden sollten? Wenn ja, füge sie hier ein.

6. Vor dem Versenden überprüfen und korrekturlesen.

Dieser Schritt mag wie ein Kinderspiel erscheinen, aber es ist wichtig, dass Sie Ihr Dokument überprüfen, bevor Sie es versenden. Memos sollen die Leser über bevorstehende Änderungen informieren und wichtige Informationen weitergeben. Sie möchten nicht riskieren, durch einen Tippfehler oder eine falsche Angabe Verwirrung zu stiften.

Um mit der Erstellung Ihrer eigenen Geschäftsnotizen zu beginnen, finden Sie hier eine einfach zu befolgende Vorlage für Geschäftsnotizen mit Beispielen, wie Sie sie verwenden können, um unterschiedliche Anforderungen zu erfüllen.

Vorlage für Geschäftsmemos

MEMORANDUM

ZU:

AUS:

DATUM:

THEMA:

Ich schreibe Ihnen, um Ihnen mitzuteilen, dass [Grund für das Schreiben des Memos].

Während unser Unternehmen weiter wächst … [Beweis oder Grund zur Unterstützung Ihres einleitenden Absatzes].

Bitte lassen Sie es mich wissen, wenn Sie Fragen haben. In der Zwischenzeit würde ich mich über Ihre Kooperation freuen, da [offizielle Geschäftsinformationen] stattfinden.

Vorlagenformat für Geschäftsmemos

Das Vorlagenformat für Geschäftsnotizen wurde entwickelt, um Ihre Botschaft effektiv zu kommunizieren. Ein Memo sollte die notwendigen Informationen auf eine Weise verbreiten, die für eine große Anzahl von Mitarbeitern leicht verdaulich ist.

Eine genaue Betreffzeile macht sie darauf aufmerksam, dass dieses Memo speziell für sie relevant ist. Und beginnend mit einer Zusammenfassung ermöglicht es den Empfängern, die allgemeine Botschaft zu verstehen, bevor sie tiefer in die Details eintauchen. Die Hintergrundinformationen bieten einen Kontext für die Nachricht, und die Übersicht und Zeitleiste sollten Fragen beantworten, die wahrscheinlich aufkommen werden.

Header:

In Ihrer Kopfzeile sollten Sie Ihren Inhalt eindeutig als „Memorandum“ kennzeichnen, damit Ihre Leser genau wissen, was sie erhalten. Wie bereits erwähnt, sollten Sie „TO“, „VON“, „DATUM“ und „BETREFF“ angeben. Diese Informationen sind für die Bereitstellung von Inhalten relevant, z. B. wen Sie ansprechen und warum.

Absatz eins:

Im ersten Absatz solltest du schnell und klar den Zweck deines Memos angeben. Sie könnten Ihren Satz mit dem Satz beginnen: „Ich schreibe, um Sie zu informieren …“ oder „Ich schreibe, um Sie um … zu bitten“. Ein Memo soll kurz, klar und auf den Punkt gebracht sein. Sie sollten Ihre wichtigsten Informationen im Voraus bereitstellen und dann die nachfolgenden Absätze als Gelegenheit nutzen, um mehr ins Detail zu gehen.

Absatz zwei:

Im zweiten Absatz möchten Sie Kontext oder unterstützende Beweise liefern. Nehmen wir zum Beispiel an, Ihr Memo informiert das Unternehmen über eine interne Reorganisation. Wenn dies der Fall ist, sollte Absatz zwei etwa lauten: „Da unser Unternehmen weiter wächst, haben wir entschieden, dass es sinnvoller ist, unser Videoproduktionsteam von unserem Inhaltsteam zu trennen. Auf diese Weise können sich diese Teams stärker auf ihre individuellen Ziele konzentrieren.“

Absatz drei:

Im dritten Absatz sollten Sie Ihre spezifische Anfrage für jeden Mitarbeiter angeben – wenn Sie einen Teamausflug planen, ist dies der Platz, den Sie einfügen würden: „Bitte antworten Sie mit Ernährungseinschränkungen“ oder „Bitte senden Sie mir eine E-Mail mit Fragen."

Im Gegenteil, wenn Sie die Mitarbeiter über den bevorstehenden Bau des Gebäudes informieren, könnten Sie sagen: „Ich würde Ihre Zusammenarbeit während dieser Zeit schätzen.“ Auch wenn Sie keine konkreten Maßnahmen von Mitarbeitern erwarten, ist es hilfreich, anzugeben, wie sie Ihrer Meinung nach mit der Nachricht umgehen werden und ob Sie erwarten, dass sie auf das Memo reagieren.

Herunterladbare Memo-Vorlage

Möchten Sie das obige Memo-Format in seiner endgültigen Form sehen? Laden Sie die unten gezeigten kostenlosen Vorlagen für Geschäftsmemos von HubSpot herunter. Das Dokument bietet Ihnen einen Rahmen, der Ihr Memorandum in Unterthemen sortiert, um den Mitarbeitern zu helfen, die Informationen besser zu verdauen und zu verstehen, was von ihnen nach dem Lesen erwartet wird.

Laden Sie diese Vorlage herunter

Memo-Beispiele

Unterschiedliche Branchen oder Situationen erfordern leicht unterschiedliche Memos. Einige müssen länger oder kürzer sein, andere haben möglicherweise keinen Zeitplan und einige enthalten umfangreiche Hintergrundinformationen. Das Format Ihres Memos sollte sich an die Nachricht anpassen, die Ihre Mitarbeiter erhalten sollen.

Starten Sie Delay Memo

Das Ziel dieses Memos ist es, anzukündigen, dass sich die Markteinführung eines Produkts verzögern wird. Die Einführung enthält das neue Datum, sodass eine Zeitleiste oder eine lange Übersicht nicht erforderlich sind. Dieses Format dieses Memos könnte auf andere Situationen angewendet werden, in denen eine einfache, aber wichtige Änderung auftritt.

Was uns gefällt : Das Launch-Memo gibt den Lesern einen Einblick in Verzögerungen bei der Produkteinführung, was einige Frustrationen lindern kann, die Kunden oder Mitarbeiter sonst möglicherweise empfinden, wenn sie nicht informiert wurden.

Andere Datumsänderungen, Werbeaktionen, Meilensteine ​​oder Produktankündigungen könnten dieses Format ebenfalls verwenden.

Gebäude-Update-Memo

Es gibt logistische Aspekte eines Unternehmens, die Ihre Mitarbeiter betreffen, aber nicht unbedingt ihre Arbeit betreffen. Dieses Memo zeigt ein Beispiel für eine Küchenumgestaltung im Büro. Es ist ein bisschen eine Unannehmlichkeit, aber keine von großem Ausmaß.

Was uns gefällt : Dieses Memo zeigt das Verständnis eines Unternehmens für die Auswirkungen, die Renovierungen auf die Mitarbeiter haben können, und zeigt Respekt und Rücksicht auf ihre Bedürfnisse.

Dieses Memo-Format könnte auf andere Gebäudeaktualisierungen, Home-Office-Tage oder andere weit verbreitete, aber geringfügige Ankündigungen angewendet werden.

Gemeinschaftsmemo

Auch Feiern, Veranstaltungen, Thementage oder andere lustige Dinge für Ihre Mitarbeiter können über Memos kommuniziert werden. Community-Memos wie dieses Beispiel sind im Allgemeinen kürzer, da sie nicht viele Hintergrundinformationen oder viele Details erfordern.

Was uns gefällt : Dieses Memo enthält klare Anweisungen, wo die stattfindende Veranstaltung zu finden ist, etwas, das weniger effektiv gewesen wäre, wenn es nur die Etagennummer enthalten hätte.

Memos dieser Art sollten mindestens eine Zusammenfassung, ein Datum und einen Ort enthalten.

Überzeugungsnotiz

Überzeugungsnotizen werden verwendet, um die Leser zu ermutigen, in Bezug auf ein Ereignis oder einen Vorschlag Maßnahmen zu ergreifen, z. B. Abstimmungen oder Petitionen.

Was uns gefällt : Dieses Überzeugungsmemo legt Wert darauf, dem Leser Informationen zu geben, damit er selbst lernen und auf der Grundlage seiner Ergebnisse eine Entscheidung treffen kann.

Die Hauptbestandteile des Überzeugungsmemos sollten einen Überblick über die anstehende Aufgabe, den Kontext, um mehr darüber zu erfahren, und einen Aufruf zum Handeln beinhalten, der die potenzielle Wirkung des Lesers hervorhebt.

Schreiben Sie Ihre Memos auf den Punkt

Der Hauptunterschied zwischen einem Memo und einer E-Mail ist nicht die Komplexität, sondern die Größe des Publikums. Ein Memo kann einfach oder kompliziert sein, solange es Ihre Botschaft effektiv kommuniziert und für die Empfängergruppe von Mitarbeitern relevant ist. Und die Botschaft selbst sollte klar und prägnant sein, egal welches Memo-Format Sie verwenden.

Anmerkung des Herausgebers: Dieser Beitrag wurde ursprünglich im Oktober 2018 veröffentlicht und aus Gründen der Vollständigkeit aktualisiert.